圧倒的に生産性が高いビジネスパーソンに共通する10個の特徴

生産性が高いとは？

生産性とは、仕事の成果と費やした時間の割合のことを指しています。同じ労働時間で成果が大きいほど、生産性が高いといえます。

生産性向上への取り組みには、以下のような背景があり、労働者には課題解決のために短い時間で高い成果を出すことが求められています。

• 働き方改革
• 少子高齢化による労働人口の現象
• 労働基準法改正による時間外労働時間の制限
• 世界的にみて生産性が低い

生産性が高い人に共通する10個の特徴

「学ぶより真似ろ」という言葉が存在するように、目標を達成したいと思ったら成功者の行動を真似るのが1番の近道です。

ここでは、生産性が高い人に共通する特徴を10点紹介していますので、取り入れやすいものから実践してみましょう。

1.生産性や目標を意識

生産性が高い人は、常に目標を意識して行動しています。生産性は必ずしも労力と比例して上がるとは言い切れませんが、目標を意識して努力することが大切です。

目標値については、「ストレッチ目標」と呼ばれる、 頑張れば手が届く範囲で設定しましょう。最初は小さい進歩でも、努力を重ねることで生産性は向上するものです。

2.時間やタスク管理を徹底

業務はだらだらとこなすのではなく、所要時間の把握やタスク管理を意識して行いましょう。スキルアップしても、時間やタスク管理を怠って期限内に間に合わなかったり失念していては意味がありません。

所要時間の把握やタスク管理はアラート機能が付いているITツールなど使うと、対応漏れが予防できます。また、人は長時間、集中力を保つことは難しいので、適度に休憩を挟むことも忘れないようにしましょう。

3.情報整理に長けている

日頃から情報整理する習慣を身に付けておくと、必要な情報を必要な時にすぐ引き出せるので、探す時間を省略できます。情報整理は、収集・整理・共有・活用の4つに分けられます。

収集した情報は必要性や優先度を考慮して整理しましょう。整理した情報のなかで、必要性や優先度が高いものを組織内で共有し、活用します。情報整理が苦手な人もこの流れを心がけるだけで、情報整理スキルが上がっていくでしょう。

4.自分のキャパシティを把握

高い目標を掲げるのは良いことですが、高すぎる目標設定やタスク管理はかえって逆効果になってしまいます。自分のキャパシティを正しく把握しましょう。

早く実績を積みたいと焦る気持ちもわかりますが、キャパシティオーバーの時はミスが増え、パフォーマンスが低下するので逆効果になります。適正な作業量を少しずつ増やすことでキャパシティが広がるのです。

5.できないことは人に頼む/人に聞く

ビジネスにおいて、できないことやわからないことは、できる人に頼むか教えてもらうことが鉄則です。できないのに引き受けてしまうと、生産性が低下します。

できないことにチャレンジする精神や努力も必要ですが、そのために生産性を落としてしまうのはビジネスセンスのある仕事とはいえません。できないことを人に頼むことも、時には必要です。

6.途中段階で報告・提出する

生産性の高い人は、担当案件の途中段階での進捗報告を欠かしません。個別案件は、途中段階で問題があった場合、本人以外が発見することは困難なのでトラブル回避のためにも必ず報告が必要です。

プロジェクト案件は、ひとりでも遅れるとプロジェクト進行に支障が出るため、必ず責任者に聞かれる前に自ら現状を報告しましょう。

また、案件の中には想定より時間を要するものもあるので、進捗報告により内容の見直しや納期の変更も可能です。

7.スピード感を意識

生産性の高い人は、何事もスピード感を意識して業務に取り組む特徴があります。だらだら時間をかけるよりも短時間で集中して作業する方が、パフォーマンス力が高いと知っているからです。

ビジネスでは、作業・決断・対応の3つのスピードが求められます。作業スピードに関しては日々の積み重ねで速くなりますが、決断と対応スピードは常に意識していないと速くなりません。また、無駄な作業は作業の妨げになるので、何事も整理整頓を心がけましょう。

8.これまでの常識や美徳を疑問視

生産性の高い人は、これまでの常識にとらわれず様々なことにアンテナをはり、知識や情報をインプットしています。これまでの常識や美徳にとらわれていると視野が狭くなり、新しいアイディアは生まれないでしょう。

ビジネスでは、知り得た知識や情報を活用するアウトプットが重要とよくいわれていますが、そもそもインプット量が少ないとアウトプットに至りません。

あらゆる価値観を持つ人と積極的にコミュニケーションをとり、情報交換することで、インプットとアウトプットの両方が実現できるでしょう。

9.面倒な仕事を後回しにしない

タスク消化は、面倒なものを後回しにせず優先順位の高いものから着手しましょう。優先順位が同じ場合は、逆に面倒なものから片付けるとタスクの追加があっても対応できます。

面倒な仕事を後回しにする癖がつくと、計画的な行動が難しくなり、集中力の低下から、自分のキャパシティ内の業務であっても終わらなくなるのです。

10.シングルタスクを意識

業務の進め方として、複数のタスクを同時進行していくマルチタスクとタスクをひとつずつ消化するシングルタスクがあります。生産性が高いビジネスマンは、シングルタスクを意識している人が多い傾向にあります。

マルチタスクは効率が良さそうに見えますが、複数の物事を考えるよりひとつの物事を考える方が集中力の持続がしやすく生産性が高くなります。工数が多い長期タスクは、細分化しシングルタスクをたくさん抱えている状態にしてから進めると効率的です。

生産性が低い人に見られる特徴は？

ここでは、先に説明したものとは真逆の生産性が低い人に見られる特徴を紹介します。ひとつでも当てはまる特徴がある人はすぐに見直し、生産性アップを目指しましょう。

長時間労働

労働時間を増やせば生産性や業績が上がると勘違いしている人がいますが、長時間労働は集中力を低下させるため生産性が下がります。さらに長時間労働を続けると慢性的に睡眠不足となり健康障害のリスクが高くなるでしょう。

その状態で作業を続けても、ますます生産性は下がっていく一方です。また、時間外労働は労働基準法により上限が定められ、違反した会社は罰則を受けなければなりません。

より多くの業務をこなして会社に貢献しようと違反になる働き方をしては、逆に会社に迷惑をかけてしまいます。

完璧主義

完璧主義の人は合格点80点にもかかわらず、120点を目指してしまいがちです。より良いものを作ろうという考え方は素晴らしいものですが、生産性を高めるという観点から見ると逆に業務効率が低下しマイナス評価となるでしょう。要所を押さえ、力の入れどころを変えるのもテクニックのひとつです。

経験やスキルに見合わない仕事内容

経験やスキルに見合わない仕事内容は、着手する前に下調べが必要になるので生産性は低くなります。抱えているタスクに余裕があれば挑戦してみても良いと思いますが、事前に上司に相談してみましょう。

上司から任された場合は、適性があると判断されているので問題ありませんが、ほかのタスク消化に影響がでるときは事前にその旨を伝え辞退するのも大切です。

マルチタスクの常態化

生産性の高い人はシングルタスクを意識していますが、生産性の低い人は意図せずマルチタスクが常態化しています。マルチタスクが常態化している人は、複数タスクを中途半端に着手していたり、優先順位がわからなくなっているのではないでしょうか。

マルチタスクはシングルタスクに比べ生産性が大幅に下がり判断力も低下するといわれています。生産性をあげたければすぐにマルチタスクからシングルタスクへ切り替えましょう。

情報整理やタスク管理が不十分

生産性が低い人は、整理整頓が苦手だという特徴があるので、情報整理やタスク管理が不十分な人が多いのではないでしょうか。情報整理ができていないと、必要な情報のピックアップに時間がかかってしまい、作業効率が低下します。

また、タスク管理ができていないと業務の漏れが発生してしまい、生産性向上どころか会社に不利益をもたらす可能性も出てくるのです。情報整理やタスク管理が苦手な人は、ITツールを導入してみてもよいでしょう。

不規則な生活

長時間労働や不規則な生活を続けると、自律神経の乱れから無気力や注意力の低下など、いわゆるうつ症状が出やすいといわれているのです。

無気力や注意力が低下している状態では高いパフォーマンスを発揮できず、生産性も低下します。高いパフォーマンス力を発揮し生産性を上げるには、まず、生活リズムを整えましょう。

生産性が高い人になるためのポイント

生産性が高い人と低い人それぞれの特徴をみてきましたが、ここまでの情報を踏まえて、生産性が高い人になるためのポイントを3つご紹介します。生産性が高い人の特徴すべてを真似するのは大変なので下記の3つを押さえておきましょう。

1. 少し高めの目標を設定
2. 目標に対して努力を惜しまない
3. ロールモデルとなる人物から積極的に学ぶ

少し高めの目標を設定

一つ目のポイントとして、少し高めの目標を設定することが長く続けるコツです。目標は主に以下の3つに分けられますが、生産性向上においてはストレッチ目標を選択しましょう。

• 最低目標：最低限達成しなければいけない目標値
• ストレッチ目標：少し背伸びすれば届くレベルのちょうどいい目標値
• チャレンジ目標：ジャンプして届くかどうかギリギリの高い目標値

目標を設定するにはまず、自分のキャパシティを正しく把握しなければいけません。ストレッチ目標には、現状以上の能力を発揮させる効果が期待できますが、キャパシティを把握して適正な目標値を設定しないと意味がなくなるのです。

また、ストレッチ目標に届かなくても最低目標に到達していれば問題はなく、気にする必要はありません。

目標に対して努力を惜しまない

二つ目のポイントは、目標達成に対して努力を惜しまないことです。目標達成は一夜漬けでなんとかなるものではなく、計画を立て日々コツコツ積み上げたものが成果として現れます。

目標達成のために長時間労働や不規則な生活を送ると、生産性が大幅に下がるので注意してください。また、周りに助けを求めるのも能力のひとつなので、わからないことはひとりで抱えずわかる人に教えてもらいましょう。

ロールモデルとなる人物から積極的に学ぶ

三つ目のポイントは、ロールモデルとなる生産性が高い人から積極的に学び、真似ることです。ロールモデルがいるとき、キャリアプランやすべきことが明確になるため、成長速度が速くなるといわれています。

真似すれば必ず生産性が上がるというわけではありませんが、生産性が高い人たちの共通点である「常に生産性を意識する」ということを心がければ、可能性は高まるでしょう。

生産性が高い人を参考に学んで改善すること

生産性が高い人たちにはいくつか共通点がありますが、すべての根底にあるのはいかに生産性を上げるかといったマインドです。ロールモデルになるような人たちも一朝一夕で成し遂げたわけではありません。

まずは、無駄の多い情報整理やタスク管理からはじめ、生産性が高い人の特徴をひとつずつ実践することが大切です。少し高めの目標を設定し、ロールモデルとなる人物から学ぶことで生産性の高い仕事を目指しましょう。