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生産性が高い人に共通する10個の特徴！生産性を高める秘訣や低い人の共通点
生産性が高いと言われている人には共通している特徴があり、常に効率よく仕事をこなせるように意識して仕事に取り組んでいます。生産性の高い人になるにはどうすればいいのか・どのような特徴があるのか気になっている方も多いはずです。この記事では、生産性の高い人・低い人の特徴や高めるポイントについて紹介していきます。
目次
生産性が高い人とは？
生産性とは、仕事の成果と費やした時間の割合のことを指しており、同じ労働時間で成果が大きいほど、生産性が高い人といえます。
例えば、生産性が低い人が1日で50%しか仕事をこなせないのに対し、生産性が高い人は1日で80％まで仕事をこなせるなどです
なお、生産性が高いということは仕事を早く効率的にこなせるというメリットだけではなく、下記のような様々なメリットがあります
- 残業が少なくなる
- 社内評価が高くなり昇進や昇給に恵まれる
- やりがいを感じやすくなる
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生産性が高い人に共通する10個の特徴
「学ぶより真似ろ」という言葉が存在するように、目標を達成したいと思ったら成功者の行動を真似るのが1番の近道です。
ここでは、生産性が高い人に共通する特徴を10点紹介していますので、取り入れやすいものから実践してみましょう。
1.生産性や目標を意識している
生産性が高い人は、常に目標を意識して行動しています。生産性は必ずしも労力と比例して上がるとは言い切れませんが、目標を意識して努力することが大切です。
目標値については、「ストレッチ目標」と呼ばれる範囲で設定しましょう。最初は小さい進歩でも、努力を重ねることで生産性は向上するものです。
2.時間やタスク管理を徹底している
生産性が高い人はだらだらと業務に取り組んでいるのではなく、常に所要時間の把握やタスク管理を意識しています。スキルアップしても、時間やタスク管理を怠って期限内に間に合わなかったり失念していては意味がありません。
所要時間の把握やタスク管理はアラート機能が付いているITツールなど使うと、対応漏れが予防できます。また、人は長時間、集中力を保つことは難しいので、適度に休憩を挟むことも忘れないようにしましょう。
3.情報整理に長けている
仕事を進める中で情報が整理されていないと、優先順位があいまいになり、業務効率が低下してしまいます。その点、生産性が高い人は常に情報を整理することを意識しており、かつ得意としています。
情報整理は、収集・整理・共有・活用の4つに分けられます。なお、情報整理をするための方法は様々あり、人や業種によって最適な方法が異なるので、自分に適した情報整理術を身につけるようにしましょう。
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4.自分のキャパシティを把握している
生産性の高い人は、自分がどこまで対応できるのか・いつまでにどのような仕事をこなせるのかなど、自らのキャパシティを理解して仕事に取り組んでいます。
高い目標を掲げる・たくさんの仕事を引き受けるのは決して悪いことではありませんが、自らのキャパシティ以上のことに取り組んでしまうとかえって作業効率の低下に陥ります。
そのため、自分がどの程度の仕事ができるのか・できる業務は何かなど、キャパシティを理解しておくことで作業の効率化が望めるのです。
5.できないことは人に頼む/人に聞く
どれだけ生産性の高い人でも、できない仕事・苦手としている仕事は必ずあります。その際、できない仕事に無理やり取り組むのではなく、できないことは別の人に依頼して対処しています。
できない仕事に取り組むことで新たなスキルを身につけられるメリットはありますが、その判断は業務状況によって判断するようにしましょう。
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6.仕事に対して前向き・意欲的である
生産性の高い人は日々の仕事に対して「どうすれば効率化できるか」「ミスしないためにどうすべきか」など、常に意欲をもって取り組んでいます。
しかし、すべての業務に意欲的に取り組むのは難しいので、自分が興味のある業務は何か・得意な業務は何かなど、意欲的に取り組める業務を見つけて伸ばしていくのが大切です。
得意な業務を見つけて生産性高く取り組んでいくことにより、仕事に対してのやりがい・意欲を生み出すことができ、別の業務に対しての意識の底上げにもつながるでしょう。
7.コミュニケーション能力が高い
部署や部門、役職や社内外に関わらず、誰とでも円滑なコミュニケーションを取れる人も生産性の高い人に共通している特徴です。
良好なコミュニケーションをとり関係性を築いておくことによって、課題や問題が生じたときに周りの人と連携して課題を解決することができます。
コミュニケーションをとる上では口数が少なくても問題ありません。重要なのは相手にわかりやすく伝える・適度に気をつかうなど些細な配慮を積み重ねることが重要です。
コミュニケーションを重ねて人間関係を構築しておくことも、生産性の向上につながるということを理解しておきましょう。
8.これまでの常識や美徳を疑う
生産性の高い人は、常識にとらわれず様々なことにアンテナをはり、知識や情報をインプットしています。これまでの常識や美徳にとらわれていると視野が狭くなり、新しいアイディアは生まれないでしょう。
ビジネスでは、知り得た知識や情報を活用するアウトプットが重要とよくいわれていますが、そもそもインプット量が少ないとアウトプットに至りません。
あらゆる価値観を持つ人と積極的にコミュニケーションをとり、情報交換することで、インプットとアウトプットの両方が実現できるでしょう。
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9.集中をコントロールしている
どんなに優秀で生産性の高い人でも長時間集中力を保ち続けることはできません。そのため、自身の集中力を理解してコントロールしています。
1時間集中して5分休息を取る・3時間ごとに休憩するなど、自らの集中できるルールを作って仕事をこなし、その結果として1日を通して高いパフォーマンスを保っているのです。
集中力がどれほど持続できるのかはすぐに把握できるものではないので、自己理解を深めてどうすれば集中力を継続できるのかという点を理解できるようにしましょう。
10.シングルタスクを意識している
業務の進め方として、複数のタスクを同時進行していくマルチタスクとタスクをひとつずつ消化するシングルタスクがあります。生産性が高い人は、シングルタスクを意識している人が多い傾向にあります。
マルチタスクは効率が良さそうに見えますが、複数の物事を考えるよりひとつの物事を考える方が集中力の持続がしやすく生産性が高くなります。工数が多い長期タスクは、細分化しシングルタスクをたくさん抱えている状態にしてから進めると効率的です。
▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説
生産性が低い人の特徴
ここでは、先に説明したものとは真逆の生産性が低い人に見られる特徴を紹介します。ひとつでも当てはまる特徴がある人はすぐに見直し、生産性アップを目指しましょう。
長時間労働が日常化している
労働時間を増やせば生産性や業績が上がると勘違いしている人がいますが、長時間労働は集中力を低下させるため生産性が下がります。さらに長時間労働を続けると慢性的に睡眠不足となり健康障害のリスクが高くなるでしょう。
その状態で作業を続けても、ますます生産性は下がっていく一方です。また、時間外労働は労働基準法により上限が定められ、違反した会社は罰則を受けなければなりません。
そのため、効率化できる業務・無駄な業務を理解し、業務時間を短くできるように取り組んでいきましょう。
何事も完璧を求めている
完璧主義の人は合格点80点にもかかわらず、120点を目指してしまいがちです。より良いものを作ろうという考え方は素晴らしいものですが、生産性を高めるという観点から見ると逆に業務効率の低下を招きます。
そのため、及第点でこなして問題ない業務と完璧にこなすべき業務を選別しておくようにしましょう。
経験やスキルに見合わない仕事をしている
経験やスキルに見合わない仕事内容は、着手する前に下調べが必要になるので生産性は低くなります。抱えているタスクに余裕があれば挑戦してみても良いと思いますが、事前に上司に相談してみましょう。
上司から任された場合は、適性があると判断されているので問題ありませんが、ほかのタスク消化に影響がでるときは事前にその旨を伝え辞退するのも大切です。
マルチタスクをこなしている
生産性の高い人はシングルタスクを意識していますが、生産性の低い人は意図せずマルチタスクが常態化しています。マルチタスクが常態化している人は、複数タスクを中途半端に着手していたり、優先順位がわからなくなっているのではないでしょうか。
マルチタスクはシングルタスクに比べ生産性が大幅に下がり判断力も低下するといわれています。生産性をあげたければすぐにマルチタスクからシングルタスクへ切り替えましょう。
情報整理やタスク管理ができていない
生産性が低い人は、整理整頓が苦手だという特徴があるので、情報整理やタスク管理が不十分な人が多いのではないでしょうか。情報整理ができていないと、必要な情報のピックアップに時間がかかってしまい、作業効率が低下します。
また、タスク管理ができていないと業務の漏れが発生してしまい、生産性向上どころか会社に不利益をもたらす可能性も出てくるのです。情報整理やタスク管理が苦手な人は、ITツールを導入してみてもよいでしょう。
不規則な生活を送っている
長時間労働や不規則な生活を続けると、自律神経の乱れから無気力や注意力の低下など、いわゆるうつ症状が出やすいといわれているのです。
無気力や注意力が低下している状態では高いパフォーマンスを発揮できず、生産性も低下します。高いパフォーマンス力を発揮し生産性を上げるには、まず、生活リズムを整えましょう。
▷中小企業における生産性向上の重要性と実現する方法とは？
生産性が高い人になるためのポイント
生産性が高い人と低い人それぞれの特徴をみてきましたが、ここまでの情報を踏まえて、生産性が高い人になるためのポイントを3つ紹介します。いずれも難しいことではないので、できることから無理なく取り組んでいきましょう。
少し高めの目標を設定する
一つ目のポイントとして、少し高めの目標を設定することが長く続けるコツです。目標は主に以下の3つに分けられますが、生産性向上においてはストレッチ目標を選択しましょう。
- 最低目標：最低限達成しなければいけない目標値
- ストレッチ目標：少し背伸びすれば届くレベルのちょうどいい目標値
- チャレンジ目標：ジャンプして届くかどうかギリギリの高い目標値
目標を設定するにはまず、自分のキャパシティを正しく把握しなければいけません。ストレッチ目標には、現状以上の能力を発揮させる効果が期待できますが、キャパシティを把握して適正な目標値を設定しないと意味がなくなるのです。
また、ストレッチ目標に届かなくても最低目標に到達していれば問題はなく、気にする必要はありません。
目標に対して努力を惜しまない
二つ目のポイントは、目標達成に対して努力を惜しまないことです。目標達成は一夜漬けでなんとかなるものではなく、計画を立て日々コツコツ積み上げたものが成果として現れます。
目標達成のために長時間労働や不規則な生活を送ると、生産性が大幅に下がるので注意してください。また、周りに助けを求めるのも能力のひとつなので、わからないことはひとりで抱えずわかる人に教えてもらいましょう。
ロールモデルとなる人物から積極的に学ぶ
三つ目のポイントは、ロールモデルとなる生産性が高い人から積極的に学び、真似ることです。ロールモデルがいるとき、キャリアプランやすべきことが明確になるため、成長速度が速くなるといわれています。
真似すれば必ず生産性が上がるというわけではありませんが、生産性が高い人たちの共通点である「常に生産性を意識する」ということを心がければ、可能性は高まるでしょう。
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生産性が高い人を参考に学んで改善すること
生産性が高い人たちにはいくつか共通点がありますが、すべての根底にあるのはいかに生産性を上げるかといったマインドです。ロールモデルになるような人たちも一朝一夕で成し遂げたわけではありません。
まずは、無駄の多い情報整理やタスク管理からはじめ、生産性が高い人の特徴をひとつずつ実践することが大切です。少し高めの目標を設定し、ロールモデルとなる人物から学ぶことで生産性の高い仕事を目指しましょう。
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