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採用管理システムとは？主な機能やメリット・導入する際の選び方を解説！
昨今の人手不足の影響で注目を集める採用管理。募集要項の作成や面接など、採用業務は多岐にわたり、優秀な人材確保に日々苦労している企業も多いのではないでしょうか。本記事では、採用管理システムとは何か？メリットや管理項目、導入する際の選び方などを詳しく解説します。
目次
採用管理とは？
採用管理とは、人事採用に関する情報や進捗を管理することです。応募者とのやり取りや採用計画のスケジュール、各種タスクなどを管理します。各部門の人材バランスを見ながら、内定者の人員を配置する業務も採用管理に含まれます。
採用活動の目的
採用活動の主な目的は、不足している人材の確保です。退職による人員の補充・新規事業の開拓・事業拡大するための増員などで人材を確保します。優秀な人材の確保することでチームが成長するので、企業全体のステップアップや活性化につながります。
現在、少子高齢化に伴い労働人口が減少し、人材確保そのものが難しくなっています。中でも優秀な人材の獲得は難しい状況です。
採用管理システムとは？
採用管理システムとは、採用活動の情報や進捗などを一元管理するシステムです。求人情報や応募者情報、採用業務の進捗管理などが行えます。採用業務はタスクが多く作業が煩雑なため、業務負担が大きいです。しかし、採用管理システムを導入すると、手作業で管理していた業務をシステムで管理できるので、業務負担が減り効率化できます。
採用管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。それぞれの特徴は以下の通りです。
クラウド型
クラウド型はインターネットに接続して採用管理システムを利用する方法です。ベンダーのサーバーに設置するため、導入工事は不要です。導入費用は安いですが、毎月の利用料が発生します。機能を追加する場合にはオプション料が発生するため、場合によっては割高になる可能性があります。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社のサーバーに採用管理システムを設置して利用する方法です。自社に設置するのでカスタマイズ性が高い点が特徴です。
導入には設備の準備やソフトウェアのインストールが必要なため、クラウド型と比較すると導入費用が高額になります。しかし、月々の利用料の支払いは不要なので、長期的に見ればオンプレミス型のほうが費用を抑えられることもあります。
▷【2023年最新】おすすめの採用管理システム20選比較｜選び方と導入のポイント
採用管理システムが注目される理由
採用管理システムが注目されている理由の一つにインターネットの普及が挙げられます。
近年はスマートフォンで求人検索をする人が増えており、求職サイトからの応募者数も多く、企業側も対応が追いつかない状況です。しかし採用管理システムなら、採用業務をスピーディーに進められるため導入する企業が増えています。
また、採用が難しくなっている点も注目されている理由の一つです。労働人口の減少で人材不足が顕著に進んでいます。優秀な人材を確保するためには、採用活動に力を入れなければなりません。しかし、多数の応募者の選考を行うには管理が難しく、タスク漏れも生じやすくなります。
採用管理システムを導入すれば、進捗管理やタスク管理を行いながらスムーズな採用活動が行えます。さらに、テレワークでも採用業務を進められるため、働き方改革に適していることも注目されている理由です。
採用管理システムとExcelによる採用管理との違い
採用管理システムとExcelでの採用管理の違いは、リアルタイムで情報を共有できることです。採用管理システムに入力した情報はすぐに反映されるため、常に最新の内容をチェックできます。また、複数人の管理も容易に行えるでしょう。求人情報や応募者情報を自動入力できるシステムもあるため、入力ミスのリスクも低いです。
Excelはコストを抑えた採用管理が可能ですが、情報が最新でなかったり入力ミスが発生したりします。しかし採用管理システムを導入すれば、業務効率化やヒューマンエラーの防止につながります。
採用管理システムの管理項目
採用管理システムの管理項目は主に5つです。
- 求人内容の管理
- 応募者情報の管理
- 採用業務の管理
- 進捗状況の管理
- 内定者の管理
求人内容の管理
求人の募集要項や採用予定人数、転職サイト等求人を公開した媒体名や媒体数などを一元管理できます。また、自社の採用サイトで行った求人情報の管理を行えるシステムもあります。求人内容を一元管理することで、採用状況を把握しやすくなるでしょう。
応募者情報の管理
応募者の履歴書や過去の職務経歴などの個人情報を管理します。採用担当者間での情報共有も可能で、アクセス制限をかければ閲覧者を制限できるため、個人情報の漏えいも防止できます。
また、システム内で管理できているため、検索をすれば知りたい情報をすぐに知れるのも採用管理システムの特徴と言えます。
採用業務の管理
企業説明会や面接のスケジュールを調整したり、応募者への連絡や書類処理などのタスクを配置したりします。採用業務の管理を行うことで、採用業務が滞りなく進むよう管理できます。
連絡が漏れてしまうリスクもなくなるので、逐一確認したり再度連絡をする必要もなくなります。
進捗状況の管理
書類選考中や面接日程調整中など、応募者一人ひとりの選考進捗を管理が可能です。次に対応すべきことがすぐに把握できるので、採用活動の見通しを立てやすくなります。なお、面接での評価や筆記テストの結果もあわせて管理・共有することが可能で採用合否の決定に役立てられます。
内定者の管理
システムを通して内定者に合格通知を送ったり、その後のフォローをしたりできます。中には内定辞退防止のため、こまめなサポートができるようコミュニケーション機能が搭載されたシステムもあります。
採用管理システムのメリット
採用管理システムを活用するメリットは、主に7つあります。
- 業務効率の向上が見込める
- 情報の属人化を防げる
- ヒューマンエラーの防止につながる
- 採用コストの削減につながる
- 採用のミスマッチを防げる
- 選考状況を随時把握できる
- 採用業務のブラッシュアップできる
ここからは上記項目の内容を具体的にご紹介します。
業務効率の向上が見込める
求人情報を各媒体に自動連携・登録できたり、応募者情報を取り込めたりと、従来が手作業で行っていた作業を削減できます。中には応募者との面接スケジュールを決められるシステムもあります。採用管理システムを活用すると、採用担当者の作業工数を減らせるため、業務の効率化につながるでしょう。
情報の属人化を防げる
採用業務に関する情報を一元管理・共有できるため、特定の担当者でないと状況がわからない、業務を進められないといった状況を防げます。情報の属人化を防げば、担当者に確認する工数がなくなるため、採用業務がスムーズに進められます。
ヒューマンエラーの防止につながる
採用管理システムでは、採用業務の進捗管理やタスク管理、LINE・メール等のコミュニケーションなどを一括して行えます。タスクの抜けや連絡漏れの確認をまとめて行えるため、人的ミスを防ぎやすくなります。
人的ミスが発生すると、採用の機会を逃したり企業の信用を落としたりするため、人的ミスの防止は大きなメリットといえるでしょう、
採用コストの削減につながる
煩雑な採用業務を採用管理システムで行えば、入力作業や管理業務、データ分析にかかる時間を削減できます。そのため労働時間の確保につながり、残業時間も減らせるため、人件費の削減につながります。
採用のミスマッチを防げる
採用管理システムでは、あらかじめ求める人材のモデリングが行えます。適合検査の結果や性格、志望動機などから、モデリングした人材に近い応募者を選ぶことが可能です。企業のニーズにあった人材を採用できるため、入社後のミスマッチを防げます。
選考状況を随時把握できる
管理画面にアクセスすれば、応募者ごとの選考状況をリアルタイムで確認できます。担当者間で選考状況を共有できるため、伝達遅れが起こりません。次の行動を把握しながら、スムーズに採用活動を進められます。
採用業務のブラッシュアップできる
採用管理システムには、過去の採用活動に関するデータを記録できます。応募者数や内定辞退率などの分析結果をもとに、採用活動の改善を行うことが可能です。データをもとにブラッシュアップすれば、より効果的な採用活動を行えます。
採用管理システムのデメリット
採用管理システムにはデメリットもあります。デメリットも理解して導入を検討しましょう。
費用がかかる
採用管理システムは、導入費用や運用費用がかかります。採用規模が小さかったり、導入しても得られる効果が少なかったりすると、コストパフォーマンスが悪い可能性があります。システムの導入によって得られる効果と、発生する費用を見比べて導入を検討するのがおすすめです。
効果を得るまでには時間がかかる
導入効果を得るまでに時間がかかります。最初のうちは、システムを使いこなすのに時間がかかるでしょう。場合によっては作業フローを変更したり、マニュアルの整備が必要になったりする可能性もあります。
採用管理システムの運用体制が構築できるまでは、効果があまり期待できない可能性があります。
採用管理システムの選び方
採用管理システムにはさまざまな種類があるため、選び方に迷う担当者も多いでしょう。ここからは、採用管理システムの選び方をご紹介します。
提供形態は適しているか
採用管理システムは、オンプレミス型とクラウド型があるので、自社に適した提供形態のシステムを選んでください。
例えば、機能をカスタマイズしたかったり自社でセキュリティを管理したかったりする場合は、オンプレミス型が向いています。ただし、導入コストが高額になる可能性があります。導入コストを抑えて採用管理システムを利用したい企業は、クラウド型がおすすめです。
採用条件は適しているか
採用管理システムが採用条件に適しているかも選び方の一つです。採用管理システムによって、得意な採用条件が異なります。
例えば、新卒採用に適したものはコミュニケーション機能が強化されていたり、アルバイト採用に適したものは応募者との面接調整がスムーズにできたりします。自社の採用条件に適した機能がある採用管理システムを選んでください。
機能は十分か
採用管理システムは、自社の採用プロセスに必要な機能が揃っているものを選びましょう。求人案件の管理や応募者情報の管理、進捗管理機能など、採用管理システムによって付いている機能は異なります。自社の採用プロセスをイメージしながら、必要な管理項目があるかを必ずチェックしてください。
操作性は良いか
採用管理システムは、操作性の良さも重要です。担当者がスムーズに操作できないと、業務が滞る可能性があります。直感的に操作できたり、管理画面がわかりやすかったりするシステムを選ぶことをおすすめします。
セキュリティ対策は十分か
採用管理システムを選ぶ際には、セキュリティ対策の内容や強度も確認しておきましょう。採用業務では、応募者の個人情報を扱います。
万が一サーバー攻撃や不正アクセスなどで情報が漏えいすると、応募者に迷惑をかけたり、企業の信用が悪化したりするリスクがあります。特に、クラウド型のセキュリティ対策はベンダー任せになるため、対策内容を確認してから導入を決めましょう。セキュリティを重視する場合は、自社で管理できるオンプレミス型がおすすめです。
サポート体制は十分か
サポート体制が整っているかも確認したうえで、採用管理システムを選ぶのがおすすめです。サポートを受けられるシステムがほとんどですが、中には不十分なものもあります。例えば、導入後のサポートやトラブル時の対応、カスタマイズなど具体的な内容を確認しておくと、失敗しにくいでしょう。
他システムとの連携は可能か
他のシステムを利用している場合は、連携のしやすさも重要です。既存のシステムと連携できないものだと、手作業でデータを移行する手間が発生する場合があります。
そのため、既存システムと連携できるシステムを選ぶことをおすすめします。複数のシステムを利用している場合は、連携するシステムの優先順位を決めてから選びましょう。
費用は妥当か
費用が妥当かも必ずチェックしてください。システムの機能が多いほど費用が高くなる傾向にあるため、あらかじめ必要な機能や導入の優先順位を決めておきましょう。費用と機能性のバランスを見ながら導入することをおすすめします。
トライアル期間はあるか
トライアル期間がある採用管理システムを選ぶと、操作性や管理画面の使いやすさを導入前に確認できます。スムーズに業務を行えるか、業務効率化につながるかをチェックしてからシステムの導入を決めるとよいでしょう。
優秀人材確保のためにも採用管理システムを導入しよう
採用管理システムを利用すれば、採用活動をスムーズかつスピーディーに行えます。
優秀な人材を確保するためには、多くの応募者を選考したり、対応漏れ・連絡漏れといった採用機会の損失を減らしたりするのが必須です。採用活動で優秀な人材を確保し、企業の成長やステップアップを図りたい場合は、採用管理システムの導入を検討してください。
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