採用プロセスとは？設計する方法や課題・改善に向けたポイントを解説

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採用プロセスとは？

採用プロセスとは、企業が求職者を選考し、雇用するまでの一連のプロセスを指します。

具体的には、求人案件の公開から応募者の管理、面接の実施、最終的な採用決定に至るまでに発生する業務や一連のフローなどが挙げられるでしょう。

良い人材の採用は、企業を成長させる組織づくりに直結するため、採用プロセスの確立は重要な役割を担うことになります。

新卒と中途で採用プロセスは変わる？

新卒採用と中途採用では、採用プロセスにいくつかの違いがあります。

新卒採用は、未経験者を対象にしているため、教育プログラムや将来のポテンシャル重視で進行します。一方中途採用では、即戦力となる経験豊富な人材を求めることが一般的なため、経験やスキルが重視される点が特徴です。

また、新卒採用は入社前年の3月〜4月頃と採用活動の時期が限定的ですが、中途採用は、ポジションの空きが出たタイミングなど、企業のニーズに応じて採用活動が行われます。

また、実務経験のある中途採用と、新社会人である新卒採用では選考方法や評価基準も異なります。そのため、企業はそれぞれに応じた採用戦略を立てる必要があります。

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一般的な採用プロセスの流れ

一般的な採用プロセスは下記の通りです。

1. 採用計画の策定
2. 求人募集
3. 企業説明会・セミナーの開催
4. 面接・選考
5. 内定・入社後のフォロー

それぞれのプロセスをより詳しく解説します。

採用計画の策定

まず、採用計画を策定します。策定する際は、企業の現在のニーズと将来の目標を考慮しましょう。採用計画は、採用時期、採用人数、求める人材の人物像を明確にしたうえで策定します。

また、採用活動にかける予算を設定したうえで、求人サイトへの掲載や人材紹介サービスの利用など、求人方法を選択することも重要です。計画的に採用活動を行うことで、効率的かつ効果的に優秀な人材を確保できるようになります。

求人募集

求人募集の方法はさまざまですが、例えば、新卒採用では求人サイトのほか、SNSを活用してアピールするなど、多くの求職者の目に止まるようターゲットに合わせた媒体を選ぶようにしましょう。

効果的な求人募集により、幅広い候補者の中から自社に最適な人材を引き寄せられます。求人募集や求人広告は企業の顔とも言えるため、丁寧に作成することが重要です。

企業説明会・セミナーの開催

企業説明会やセミナーを開催することで、自社の文化やミッション・ビジョン、求める人物像を直接求職者に伝えられます。

一方で参加者は、先輩社員と話すことで社内の雰囲気を感じ取ることができるなど、企業と求職者の双方にとって理解を深め、互いの期待がマッチするかを確認するよい機会となるでしょう。

同時に、企業は参加者の興味や動機、コミュニケーション能力を観察でき、採用プロセスの初期段階で求める人物像とのマッチ度を確かめることができます。

面接・選考

採用の選考・面接では、応募者のスキルや経験、企業文化への適合性を評価します。

まず、書類選考で応募者の経歴や資格を確認します。新卒採用の場合はエントリーシートと履歴書、中途採用の場合は履歴書や職務経歴書、ポートフォリオなどをもとに書類選考を行いましょう。

面接では、直接の対話を通じて応募者の人柄を知り、応募動機やキャリアパスなどで仕事観などを確かめます。面接回数としては、新卒の場合は3〜4回程度、中途採用は1～3回程度行うのが一般的です。

基本的に、まずは一次面接で現場担当者もしくは人事担当者、二次面接で各部門の管理職、最終面接で役員との面接を行います。複数回の面接を実施することで、双方のミスマッチを防ぐ効果が期待できます。

内定後のフォロー

最終面接が終了したら、採用の可否を決定します。最終面接から内定の連絡に時間をかけすぎると求職者が自社に興味をなくして内定を辞退されるリスクが高まってしまうため、採用連絡は迅速に行いましょう。

また、内定者が安心して入社できるように、こまめに連絡をとり、入社手続きや初日の流れ、必要な準備物などの情報を提供しましょう。また、疑問や不安が生じた時の連絡先を伝えておくことも大切です。

入社後のフォロー

入社後は新入社員のオリエンテーションや研修、メンター制度の設置など、スムーズに職場に溶け込むためのサポートが必要です。新卒社員はもちろん、実務経験豊富な中途採用であっても、新しい環境と人間関係の中での仕事は、混乱が伴うものです。

新卒・中途どちらの採用であっても、必ず定期的なフォローとサポートを心がけましょう。

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採用プロセスを設けるメリット

採用プロセスを設けることによって、さまざまなメリットが得られます。ここからは、採用プロセスを設けるメリットを4つ紹介します。

採用担当者の負担を軽減できる

明確な採用プロセスを設けることで、採用担当者の作業が効率化され、負担を軽減できます。

採用活動は、採用計画の立案や掲載する求人媒体の選出、求人広告の作成など業務が多く、採用担当者の負担が大きくなる傾向があります。

そこで採用プロセスを設けて業務フローを確立することで、業務を効率的に進めやすくなり、通常業務と両立しながらの進行もしやすくなるのです。

応募数の増加が期待できる

効果的な採用プロセスは、企業の良いイメージを形成して求職者にアプローチし、より多くの優秀な応募者を惹きつけることが期待できます。

一貫した募集要項、アクセスしやすい応募システム、迅速で丁寧なコミュニケーションは、求職者にとって魅力的です。

また、良い採用経験は口コミによるポジティブな評判を生み、結果としてより多くの人材がその企業に興味を持って応募するようになるのです。

離職率の低下につながる

適切な採用プロセスを通じて、企業は応募者とお互いの期待値を正確に合わせることができます。これによって入社後のミスマッチを防ぎ、新入社員が満足して長く働く環境を作ることが可能です。

また、適正な人材を選出することで、従業員が自分のポジションや求められる成果に納得しながら働けるため、より高いパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。従業員が期待通りのキャリアを築けることは、離職の防止だけでなく、企業全体の士気と生産性の向上にも寄与します。

採用コストの削減につながる

明確で効率的な採用プロセスは、不要な手順を省き、時間とお金の浪費を減らせるため、採用コストを削減できます。

例えば、自社が求めるターゲットと合致する適切な求人媒体で求人を出すことで、高コスパの採用活動が行えるため広告費や紹介料などの外部コストを抑えられます。

また、内定者のフォローアップや入社後のサポートを充実させることで新入社員の早期離職を防ぎ、再採用にかかるコストや労力も削減可能です。

採用プロセスの課題の見つけ方

ここからは、採用プロセスにおける課題の見つけ方と課題解決の方法を4つ紹介します。

応募自体が少ない

応募数が少ない場合は、求人手段、求人広告のデザインやキャッチコピーなどのメッセージ、掲載方法などを見直す必要があります。対象とする応募者に適切に届いているか、また、求人内容が明確で魅力的に表現されているかを確認しましょう。

さらに、応募プロセスが煩雑でないか、応募者にとってアクセスしやすいかという点も重要です。応募のハードルを低くし、企業の魅力を効果的に伝えることで、より多くの応募を促せます。

自社が求める人材からの応募がない

自社が求める人材からの応募がない場合、求人内容やターゲット設定を再度見直す必要があります。ターゲットとする人材の利用状況を考慮したうえで適切な求人媒体を選べているのかを改めて確認しましょう。

また、業界のイベントやセミナーへの参加、大学や専門学校との連携など、幅広いアプローチを試みることも有効です。企業目線ではなく、求める人材のニーズや関心を理解し、欲しい人材にリーチできる採用活動を行うことが重要です。

内定を辞退されてしまう

内定辞退の理由はさまざまですが、期待していた企業文化や職務内容、労働条件と、実際の採用条件や社風が違っていた、あるいは、より魅力的な企業から内定をもらったなどの理由が多く見られます。

そのため、採用プロセスにおける自社PRの内容やコミュニケーションの方法を分析することが重要です。

また、内定後のコミュニケーションが十分に行われていたかを省みるほか、競合他社と比較して労働条件が見劣りしていないか、などを検討する必要があります。

入社後のミスマッチにより早期離職してしまう

入社後の早期離職は、採用プロセスでの期待と、入社後の実際の業務や企業文化とのミスマッチが原因であることが多い傾向です。期待と現実のギャップを防ぐためには、面接や説明会で企業文化や職務内容を正確に伝え、リアルな職場のイメージを提供しましょう。

また、入社後は新入社員に対して適切な研修を行い、定期的なフィードバックやメンター制度を通じて、サポート体制を整えることが大切です。

採用プロセスを改善する際のポイント

ここでは、採用プロセスを改善する5つのポイントを紹介します。

採用ターゲットを明確にする

自社が求める人材は、必ず言語化し、採用プロセスに関わる全ての担当者が共通の認識を持てるようにします。

具体的には、どのようなスキル、経験、価値観を持った人材が必要かを明確にし、それに基づいて求人募集の内容を作成しましょう。求める人物像が明確であればあるほど、適切な採用チャネルの選定、効果的な面接質問の設計、期待に合致する候補者の選別の精度も向上します。

採用プロセスを社内で共有する

採用プロセスを社内で共有することは、社内全体の認識を統一し、スムーズな採用活動を促進します。経営者や採用担当者だけではなく、社内全体で採用プロセスの各段階を理解し、役割と責任を明確にすることで、一貫性のある評価基準やコミュニケーション、従業員の協力体制の確保が可能です。

また、プロセスに対する透明性を高めることで、部門間の連携が強化され、候補者に対して迅速かつ効果的なフィードバックを提供できるようになります。これにより、採用活動の鈍化を防いで応募者に良好な印象を与え、企業のブランド価値を高めることにもつながります。

内定者のフォロー体制を整備する

内定者のフォロー体制の整備は、内定者がスムーズに職場に溶け込み、早期離職を防ぐための重要な施策です。内定後の継続的なコミュニケーションを通じて、内定者を常にサポートしましょう。

入社前の疑問や不安を解消するための情報提供や質疑応答、初日の準備のサポート、入社後のオリエンテーションや研修プログラムの整備など、内定者が安心して新しい環境に適応できるような体制を確立することが重要です。このようなフォロー体制は、内定者の満足度を高め、内定辞退や離職の防止につながります。

採用管理システムを導入する

採用コストが高くなっている場合や、採用担当者のリソースが不足している場合は、採用管理システムの導入が効果的です。採用管理システムには、応募者情報の管理、選考プロセスの追跡、スケジュール管理などの機能があり、採用プロセスが一元化されるため、より効率的な採用フローが実現できます。

採用担当者の作業負担が大幅に軽減されることで、採用活動の質向上も期待できるでしょう。

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採用代行サービス(RPO)を利用する

採用代行サービス(RPO)とは、自社の採用活動をアウトソーシングできるサービスのことです。ターゲットの設定や応募者の選定、内定者への対応やフォローなど、さまざまな採用活動における業務を代行してもらえます。

採用業務へのリソース不足を解消できるほか、採用活動のプロにお願いすることで市場の変化や最新の採用動向にも対応した質の高い採用活動が行えるでしょう。サービスによっては、すべての採用プロセスではなく、手が回らない一部の業務を代行してもらうこともできるため、自社の状況に合わせて活用することも可能です。

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採用プロセスを改善し採用力を強化しよう

採用プロセスを改善し、採用力を強化することは、企業成長の重要なステップです。

採用活動には、多くの業務が含まれるため、社内で十分なリソースが確保できないなどのケースが考えられます。そのため、採用管理システムの導入や採用代行サービス(RPO)の利用といったツール・サービスも上手に活用しながら業務を最適化し、求める人材を確保しましょう。