不動産業界で広がるRPA！活用するポイントやメリット・おすすめのサービス

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不動産業界でRPAが広がっている理由

RPAとは、データの入力や管理、情報の分類など、パソコンで人が行っている定型業務を自動化できるシステムです。社会全体で導入が進み、不動産業界でもRPAを利用する企業が増えてきました。まずは、その理由を見ていきましょう。

慢性的な人手不足

不動産業界でRPAが広がっている理由のひとつとして、慢性的な人手不足が挙げられます。少子高齢化による労働人口の減少は、社会全体の問題であり、不動産業界も例外ではありません。

出生率は伸びず、今後も労働人口は減少すると予測されています。そこで、人手不足解消のために、業務を自動化するRPAが注目されるようになりました。

長時間労働問題

不動産業界では、以前から長時間労働が問題となっています。成果主義という業界体質もあり、日中の業務は顧客対応や営業活動が優先です。対応件数が多ければ多いほど、書類作成や整理などの事務作業は後回しになり、業務時間外にこなすことになります。

そのほか、人手不足により、1人あたりの業務量が多くなってしまうことも、長時間労働の原因です。このような環境を改善する手段として、RPAが導入されています。

▷営業部門の業務をRPA導入で効率化する方法！失敗しない秘訣と活用事例

不動産業界がRPAを活用するメリット

ここからは不動産業界でRPAを活用するメリットについて紹介していきます。

業務負担の軽減

RPAを導入すると、サイトに掲載している物件情報の収集や更新、契約書類のデータ化や管理、よくある問い合わせ対応など、パソコンを使った定型業務の自動化が可能です。

24時間365日時間を問わず自動的に対応してくれるため、これまで人手を割かれていた業務をRPAに任せて業務負担が軽減できます。

ヒューマンエラーの防止

書類の記入漏れ、物件情報の誤掲載など人が行う作業には、どうしてもミスがついて回ります。業務量が多く、長時間労働をせざるを得ない不動産業界では、このようなヒューマンエラーが起こりがちです。

しかし、RPAを利用すれば、設定した通り正確かつスピーディーに作業をこなし、ヒューマンエラーを防いでくれます。これもRPAならではのメリットです。

▷RPAでメール送信を効率化する方法！注意すべきリスクとは？

顧客満足度の向上

RPAで業務を自動化すると、スピーディーに情報提供をしたり、問い合わせに対応したりといったことが可能になります。これは、顧客にとってはありがたいことです。

逆の面からいうと、定型業務をRPAに任せて人手が確保できれば、対面での対応や営業活動に専念することもできます。

いずれの場合も、顧客満足度の向上につながるメリットがあるといってよいでしょう。

離職率の低下

慢性的な人手不足、業界体質による長時間労働など、不動産業界では従業員の業務負担が重く、離職につながる要因のひとつです。

しかし、RPAでルーティン業務を自動化してコア業務に専念できる環境が整えば、従業員のやりがいやエンゲージメントの向上が見込めて離職率の低下が期待できます。人手不足の状況で離職率が低下することは、ありがたいメリットです。

▷RPAは使えない？役に立たない？導入での問題点や失敗してしまう理由

不動産業界におけるRPAの活用事例

不動産業界がRPAを導入することにはメリットがあると、わかりました。では、実際に導入した場合、どのように活用できるのでしょうか。ここでは、不動産業界ならではのRPA活用事例を紹介します。

物件情報の更新自動化

新しく出た空室情報の掲載、契約された物件情報の削除など、人手によるサイト更新は、手間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすくなります。そこで、RPAを活用することにより速やかな自動更新が可能です。誤情報の掲載といったヒューマンエラーも防止できます。

問い合わせ対応自動化

よくある質問への回答、内見の予約対応など、定型的な業務はRPAの得意分野です。あらかじめ用意した回答を送信するだけでなく、顧客が求める情報を自動で検索・回答させることもできます。

集計業務の自動化

顧客や取引先を多く抱える不動産業界では、新規物件数や契約物件数の集計・管理など、多様な集計業務が発生します。時間がかかり、ヒューマンエラーが起こりがちなこのような業務も、RPAが得意とするところです。競合リサーチなど、調査した結果を集計することもできます。

紙資料の自動デジタル化

手書き文字をデータとして認識するOCR技術とRPAを連携させれば、手書きの書類や紙ベースの資料を自動的にデジタル化することも可能です。手作業による入力にはかなりの労力が必要ですが、これらが自動化できれば、業務の大幅な効率化につながります。

▷RPAが中小企業で進まない理由｜事例からわかる取り組むべき理由

不動産業界におけるRPA活用のポイント

不動産業界にさまざまなメリットのあるRPAですが、導入するにあたっては、押さえるべきポイントがいくつかあるので把握しておいてください。

従業員が使いやすいツールを選択する

作業を自動化・効率化してくれるRPAですが、使いこなすにはある程度のITやプログラミングに関する知識があったほうがよいことも事実です。

中には知識がなくても使えるものもありますが、導入にあたっては、従業員にとって使いやすいかどうかも確認するようにしましょう。製品によっては無料トライアル期間を設けているものもあるので、実際に使ってみてから導入することも方法のひとつです。

▷完全無料で使えるRPAツールフリーソフト4選｜無料トライアルで使えるツールも紹介

▷【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方

小規模な業務から始めていく

不動産業界には、自動化できると助かる業務が多々あります。しかし、初めてRPAを導入するときは、小規模な業務から始めることがポイントです。いきなり大規模な導入をしてしまうと、トラブルが起きやすくなるだけでなく現場も混乱します。

特にITやプログラミングに精通している従業員がいない場合は、対応できません。まずは、導入しやすい業務や部署に適用していきましょう。

▷RPAの運用ルールはどう決めるべき？運用方法と失敗しないポイント

ベンダーのサポート内容を確認しておく

導入するRPAを選ぶ際は、ベンダーのサポート内容や体制も確認することが大切です。特に初めてツールを導入する場合は、ベンダーのサポートなしでは運用が難しいこともあります。導入時のサポートだけではなく、その後のコンサルティング、トラブル発生時のサポートが手厚いベンダーを選ぶようにしましょう。

不動産業界をサポートするRPAおすすめサービス

RPAの種類はさまざまです。その中から、不動産業界の業務効率化をサポートしてくれるおすすめをご紹介します。

不動産業務ロボ

「不動産業務ロボ」は、新着物件情報の収集やサイトの更新、顧客からの入金確認など、人がパソコンで行っていた定型業務を自動化できるRPAです。

導入すると、ベンダーによる業務シナリオの作成、RPA以外の導入支援といったサービスも受けることができます。

速いもんシリーズ

「速いもんシリーズ」は、不動産業界に関する各種業務を細分化し、自動化できるRPAです。入力、分析、接客など効率化したい業務のみを選んで利用できるほか、まるごとパックでの利用もできます。

らくらくロボ

「らくらくロボ」は、問い合わせに添付するメール作成、各種帳票の出力など、不動産会社ならではの業務を効率化するために考えられた専用システムです。

仲介業務・管理業務を効率化でき、導入後のサポート・コンサルティングも充実しているため安心して利用できます。

不動産業界でもRPAを活用して業務の効率化をはかろう

RPAを活用すれば、日々の定型業務を自動化し、業務効率が大幅に向上します。人手不足や長時間労働が問題となっている不動産業界において、RPAの導入は労働環境の改善にも力を発揮してくれるでしょう。

効率化したい業務を洗い出し、適したツール、従業員にとって扱いやすいツールを選び、RPAを活用していきましょう。