RPAでメール送信を効率化する方法!注意すべきリスクとは?

最終更新日時:2023/04/12

RPA

RPA

RPAでメールを効率化する方法

今や社会に浸透しつつある業務のRPA化。RPA化によりさまざまな業務を効率化できますが、その中でも特に効果を得やすいのがメール送信業務です。そこで本記事では、RPAによるメール送信について、メリットやリスクなどを徹底解説していきます。

RPAによるメール送信のメリット

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、AIを使用して自動化するツールのことです。業務を効率化できるため、導入を検討している企業も増えています。特にメール送信業務では、多くのメリットを感じられるため詳しく解説します。

作業の効率化が見込める

RPAを用いるとこれまで手作業で行っていた業務や作業をAIが自動化するため、作業の効率化が見込めます。特にメール送信業務は、RPAを活用すると業務の効率に期待できます。

「1日の業務が大量のメール対応から始まる」「メールの返信だけで半日が過ぎてしまう」など、メールを手作業で返信するとなると時間も手間もかかります。

しかし、RPAを活用すれば面倒なメール返信を自動化できます。簡単な内容や定型文であれば自分で内容を考えることなく、そのまま送信が可能です。つまりメール対応にかかる業務時間が減るため、他の業務に時間を活用できます。複数人の業務時間を減らせば、人件費の抑制にもつながるでしょう。

RPAの導入で得られる6つの効果!効果測定方法や主な導入事例

ヒューマンエラーの防止につながる

手作業でメール対応をすると、どうしてもミスが発生してしまいます。「返信できていなかった」「日にちを間違えて案内してしまった」「メールを送信する人物が違う間違えていた」といったミスをしたことがある方は多くいるでしょう。メールの内容によっては、個人情報や社内情報の流出につながる可能性があります。またメール対応のミスは社内だけでなく社外とのトラブルに発展することがあるため、注意しなければなりません。

そこで、RPAを利用することで、RPAが自動的に返信内容や返信先を決めるため、宛先や添付ファイルの間違いを防げてヒューマンエラーの防止につながります。また、担当者の精神的負担も減るため、ストレスの軽減が可能です。

メールによる効果の向上につながる

RPAを用いれば顧客の情報や事前に設定した項目に基づきAIが自動でメールを送信してくれます。個別でメールを送付する手間がなくなるのでメール送付の効率化が実現します。

特に頻繁にメールを送付するカスタマーサポートや営業、マーケティング部門では非常に重宝するツールとなります。ユーザーにとって必要なタイミングで欲しい情報が受け取れるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選|機能や失敗しない選び方

RPAを導入できるメール送信の具体的な業務

RPAでは、送信メールの全てを思い通りに返信できるわけではありません。ここでは、RPA化できるメール送信の具体的な内容を紹介します。

給与明細書の添付・送信

従業員の給与明細や顧客への請求書・発注書が自動で送信できます。給与明細や請求書は毎月決められた日に送信する場合が多いです。特に月初や月末は送付するメールが多くなるにも関わらず、業務量が多いのも同じタイミングです。

また給与明細や請求書は、給与や報酬の金額・氏名・住所・銀行口座など多くの個人情報が記載されているため、ミスをしないように担当者の精神的な負担が増えてしまいます。しかしRPAでメール対応を自動化すれば、送信先の間違いや個人情報流出といった問題の発生を防げます。

他にも手書きファイルをPDF化した書類は、OCRを使用してスキャンでの取り込みやデジタル化も可能です。デジタル化した情報にRPAを用いることで、メールや書類の自動返信ができるようになります。

日報などの定型メールの作成

職種によっては、1日の業務内容を日報で報告する場合があります。1回の業務量は少ないものの、同じ作業が毎日発生すると従業員には大きな負担になります。しかし、RPAを導入すれば日報のような定型メールの作成に発生する作業の軽減が可能です。

また勤怠管理の機能を搭載しているRPAもあるため、打刻をしていない従業員への督促メール送信も自動化できます。

RPAに向いている業務・向いていない業務|選別方法や理由を解説!

RPAできることとは?具体例やできないこと・適した業務を解説!

メール送信をRPA化する方法・流れ

ここでは、メール送信をRPA化する際の流れを解説します。RPAツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

対象となる業務の明確化

どのようなメールを自動化したいかを明確にしましょう。RPAの自動化におすすめのメールは以下の通りです。

  • 日報
  • 請求書
  • 納品書
  • 発注書
  • 出荷データ

定型文で返信できる内容のメールや毎月決められた時期に送るメールはRPAでの自動化をおすすめします。特に書類の添付が必要なメールは、RPAを利用することで人的ミスを防止できます。またリマインドが必要なメールや単純な通知メールも、1つずつ手作業で送信する必要はありません。RPAを活用すれば、担当者の業務を効率化できます。

RPAツールの選定

RPAツールは多くの会社が提供しているため、利用目的に合ったツールの選定が重要です。多機能なツールは便利ですが、費用が高額だったり使いにくかったりする場合があります。自社で必要な機能を確認し、最低限の機能でシンプルなツールを選ぶことがポイントです。

特にパソコン操作の苦手な従業員が多いと、ツールの使用に慣れずRPAツールが社内に浸透しない可能性があります。従業員の知識やスキルもチェックし、自社に合ったサービスを選択しましょう。

RPAツールは全3種類!それぞれの特徴や違い・選ぶ際のポイントを徹底比較

テストメール・運用

RPAツールの選定と契約・初期設定ができたら、テストメールを送信します。テストメールの送信先は、会社や普段使用していないアカウントのメールアドレスにしましょう。

テストを行う際は、設定した通りにメールが送信できているかチェックし、内容や送信先・送信のタイミングが間違いないか確認してください。実際にRPAツールを使う時はトラブルを防ぐためにも、複数人での確認がおすすめです。

またメール対応の自動化で、どれほど業務削減できたかのチェックをしておくとよいでしょう。削減できた時間でどのような業務をするのか、担当者の対応も検討できます。

RPAによるメール送信の注意すべきリスク

利便性が高く人的ミスを防げるRPAは、使用する上で注意すべきポイントがあります。ここでは実際の注意点やリスクを事前に確認し、必要に応じた対策を考えるようにして下さい。

誤送信によるトラブル

RPAを使用すると、送信漏れや内容の入力間違いといったミスを防止できます。しかしRPAの設定に間違いがあれば、誤送信のリスクも考えられます。

メールの誤送信は大きなトラブルにつながる可能性があるため、特に注意しましょう。内容によっては個人情報や機密情報の漏洩リスクがあり、企業の信用問題に関わります。「RPAの設定確認」「事前の送信テスト」「定期的なメンテナンス」などの対策を講じて誤送信をしないように心がけてください。

仕様変更に合わせた調整

業務内容や社内規定が変更になった場合は、速やかにRPAの設定も変更が必要です。設定を変更しないと、RPAが動かず誤ったタイミングで送信される可能性があります。

RPAの設定が自社で対応できる従業員がいない場合は、サポートが十分なサービスの利用もおすすめです。初期設定や仕様の変更を無料で行ってくれるツールもあるため、さまざまなツールを比較して利用しやすいRPAツールを選びましょう。

ただし、RPAのサービス利用には費用が発生します。特にサポート体制が充実している場合は、費用も高くなる傾向にあります。必要な機能や予算を比較しながら、自社に合ったツールを選んでください。

ブラックボックス化

ブラックボックス化とは、これまでの業務内容やプロセスが分からなくなる現象です。メール対応では、送信した過去のメール内容が確認できなくなる状態をいいます。

RPAを導入すると担当者の休職や退職で、いつ誰にどのようなメールを送信していたか分からなくなる可能性があります。社内での情報共有やマニュアルの完備を行い、ブラックボックス化を避けましょう。

RPAの導入費用はいくらかかる?費用相場や抑える秘訣・失敗しない選び方

メール送信以外でのRPAのおすすめ活用術

RPAはメール送信を自動化できる便利なツールです。しかしメール送信以外にも活用方法があるため、具体的な活用術を紹介します。

メール受信をトリガーにした自動化

メールを受信した後に一連の業務も自動化できます。自動化できる業務内容の一例は以下の通りです。

  • メール受信が完了したことの通知送信
  • 受信メールの添付ファイルのダウンロード
  • ダウンロードファイルを指定のフォルダに保存
  • メール内容の転送や転記
  • メール内容に記載された業務の担当者の振り分け
  • 大切なメールを受信した際の通知送信

メール対応では、メールの送信だけでなく受信内容の確認や付随する業務も発生します。RPAを活用することで、受信後の事務手続きも自動化できる場合があります。自動化の機能を活用すればメール対応にかかる時間を削減できるため、さらなる業務の効率化を目指せるでしょう。

口コミやレビューの集計

情報収集や分析もRPAで活用が可能で、Excelを使用した口コミやレビューの集計作業も自動化できます。また集めた情報はデータごとのフォルダ振り分けやファイルへの保存でき、情報分析を自動化できれば集めた情報をより効率的に活かせるでしょう。

口コミやレビューはそれぞれの内容をチェックする必要があるため、情報収集に多くの時間がかかります。属人化された業務ではないものの、担当者の業務負担が大きく不満やストレスになりやすい作業です。RPAを導入し業務負担が削減できれば、従業員のモチベーションも維持にもつながります。

RPAの活用事例一覧!業界・職種別の業務効率化事例を理解しよう

メール送信をRPA化して業務を効率化していこう

RPAはこれまで人間が行ってきた高度な作業をAIが代行するサービスです。メール対応では、メール送信の自動化や受信後の対応業務を自動化でき、業務の効率化や利益の最大化にも役立つでしょう。

またメール送信だけでなく、口コミやレビューの情報収集・データの振り分けなどの業務でも活用できます。メールの対応業務や取引先の企業が多くメール対応に時間がかかっている場合は、RPAの導入を検討してください。

おすすめのお役立ち資料

RPAの記事をもっと読む

RPAの記事一覧

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

チャットボットの効果測定方法!効果測定の方法や参考にすべきKPIについて解説

最終更新日時:2024/02/21

チャットボット

最終更新日時:2024/02/21

チャットボット

採用と内定の違いとは?通知書の種類ごとの違い・トラブルの原因と回避策

最終更新日時:2024/02/20

採用管理システム

最終更新日時:2024/02/20

採用管理システム

【例文つき】採用稟議書とは?必要性や承認される書き方と作成のポイント

最終更新日時:2024/02/20

採用管理システム

最終更新日時:2024/02/20

採用管理システム

個人事業主が福利厚生費を計上できる?認められる条件や活用できるケース

最終更新日時:2024/02/20

福利厚生サービス

最終更新日時:2024/02/20

福利厚生サービス

採用力を強化する方法!高い企業・低い企業の違いや優秀な人材を確保するポイント

最終更新日時:2024/02/20

採用管理システム

最終更新日時:2024/02/20

採用管理システム

応募者を惹きつける採用キャッチコピー一覧!作り方やNG例を紹介

最終更新日時:2024/02/19

採用管理システム

最終更新日時:2024/02/19

採用管理システム

ポテンシャル採用とは?メリット・デメリットや年齢制限、見極めるポイント

最終更新日時:2024/02/19

採用管理システム

最終更新日時:2024/02/19

採用管理システム

損益分岐点とは?計算式や活用方法・分析のやり方をわかりやすく解説

最終更新日時:2024/02/19

管理会計システム

最終更新日時:2024/02/19

管理会計システム

見やすい在庫管理表とは?エクセル・手書きでの作り方やおすすめの無料テンプレート

最終更新日時:2024/02/19

在庫管理システム

最終更新日時:2024/02/19

在庫管理システム

チャットボットの正答率はどのくらい?向上させる方法や平均値を解説

最終更新日時:2024/02/19

チャットボット

最終更新日時:2024/02/19

チャットボット