【無料】ビジネスに使える日程調整ツール13選！利用シーン別に紹介

日程調整ツールとは？

日程調整ツールとは、日程調整の手間を削減し効率的に商談や打ち合わせ、面接といった予定を管理するためのツールです。

ビジネスシーンだけでなく、プライベートのスケジュール管理にも活用できるため、さまざまな人に利用されています。

日程調整ツールには、大きく分けて3種類あり、どのツールが自分に合っているかは職種や利用目的によって変わっていくので、それぞれの特徴をチェックしていきましょう。

予約受付型

予約受付型は、自分の空いている日時を提示し相手に選択してもらう日程調整方法です。

事前に日程調整ツールのカレンダー機能に調整済みの予定を登録しておくと、自動的に空いている日時を抽出し相手に送信して選んでもらうため日程調整の手間を大幅に削減できます。

ただし、相手に選択を委ねてしまうため自分が望んだ日時での調整はできず、スケジュールの空き情報をすべて知られてしまうという点をデメリットに感じる人もいるでしょう。

候補提案型

候補提案型は、自分の都合の良い日をいくつかピックアップして相手に提示し日程調整する方法です。

予約受付型に比べて都合の良い日をピックアップする手間はかかりますが、候補日から相手に選択してもらうため、日程確定前でもある程度の日時予測ができます。

また、空いている日程すべてを開示する訳ではありませんので、スケジュールを公開したくない人におすすめの方法です。

投票型

投票型は予定に参加する人全員が複数の希望日を提示し、投票率が高い日時に決定する日程調整方法です。

3人以上で日程調整する場合、予約受付型や候補提案型では調整の手間がかかってしまうため、投票型の日程調整ツールが適しています。

ただし、投票者がもっとも多い日で決定するので、参加できない人が出てしまう可能性もあります。そのため、商談のような全員参加必須の日程調整には向きません。

▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介

日程調整ツール活用のメリット

日程調整ツール活用による最大のメリットは、手間のかかる確認作業を自動化し効率化できるところです。

ここでは、日程調整ツールの活用により得られるメリットを具体的に解説していきます。

個別の日程調整が不要

日程調整ツールの導入により、参加者が複数人いた場合でも個別で調整する必要がないので日程調整が簡単にできます。

従来の日程調整業務は、相手が2人以上いると個別に連絡して全員の予定をすり合わせる必要がありました。しかし、投票型の日程調整ツールを利用すると候補日を複数登録するだけで調整可能です。

これまで個別に連絡して調整していた手間を削減し、ほかの業務に時間を使えるようになるため、業務効率アップが期待できます。

日程調整が自動でできる

日程調整ツールは、自動で正確に調整できるため、大幅な業務効率の改善につながります。

また、自動化することで人為的ミスが削減できダブルブッキングのリスク回避ができるので、顧客からの信頼度向上が見込めます。

そのため、営業や秘書の担当者といった顧客対応が多い部署に取り入れるべきビジネスツールといえます。

さまざまなデバイスに対応

多くの日程調整ツールは、各OS(iOS・Android・Windows・Mac)に対応しているため、PCだけではなくスマホやタブレットでも操作可能です。

インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、外出中でもクライアントからの日程調整に素早く対応できます。

また、オフィスにいなくても作業できるためテレワークの推進にもつながるでしょう。

▷日程調整ツールを導入するメリットは？選び方や運用時の注意点も解説

ビジネスにおすすめの無料日程調整ツール12選

日程調整ツールは多くの企業が提供しているため、どれを選んで良いか悩んでいる人も多いはずです。そこで今回は、完全無料または無料プランがあり、取り入れやすいビジネスにおすすめの日程調整ツールを利用シーン別に紹介していきます。

1対1の日程調整等に使えるツール6選

最初に紹介するのは、無料で1対1の日程調整ができるツールです。

日程調整だけのシンプルなプランから顧客関係管理に特化したものまで紹介していますので、どのサービスが適しているか機能や特徴をチェックしてみましょう。

1.jicoo

株式会社ジクーが提供するjicooは、1on1の日程調整機能が期限の定めなく無料で利用できるツールです。また、有料版にアップグレードすると、WEBサイトへの埋め込みだけでなく予約ページや担当者自動割り当て機能が使用できるため、予約管理にも活用できます。

2.Tocaly

Tocalyは、株式会社TimeTreeが提供する完全無料の候補提案型日程調整ツールです。

複雑な機能は付いていませんが、シンプルなデザインにわかりやすい操作性で誰でも使いやすくさまざまな業種の企業に導入されています。

3.eeasy

株式会社E4が提供するeeasyは、月に6回以上の調整をするユーザーのみ課金対象になる従量制の日程調整ツールです。

グループウェアと連携して日程調整作業を自動化するため、作業負担を90％削減できます。

4.HubSpot

HubSpot Japan株式会社が提供するHubSpotは、顧客関係管理(CRM)に特化したサービスであり、日程調整業務の効率化にも役立ちます。

WEBサイト・問い合わせフォーム・チャットボット等の機能が無料で使えるため、営業やカスタマーサービスを担う部署におすすめのツールです。

5.Timerex

Timerexはミクステンド株式会社が提供する日程調整ツールであり、1対1の日程調整や3名以上のグループ投票による日程調整機能が無料で利用できます。

Timerex導入により従来の日程調整作業にかかる時間を95%削減できるため、本業に集中する時間を増やせます。

6.トヨクモスケジューラー

トヨクモスケジューラーは、トヨクモ株式会社が提供する予約受付型を採用した日程調整ツールです。

また、リマインド機能はスケジュールだけでなくToDoリストにも対応しているため業務の抜け漏れ防止に役立ちます。

商談等の正確な日程調整に使えるツール4選

次は、商談や面接日程の調整といった細かい時間を設定したい人におすすめの日程調整ツールを紹介していきます。

1.調整アポ

調整アポは株式会社RECEPTIONISTが提供しているツールで、スケジュールを自動化し、日時確定後のフォローまで自動化してくれるのが特徴です。

決まった日時は連携しているChatwork上で通知してくれるので、メールでのやりとりやスケジュール帳に記入する手間が不要になります。

2.スケコン

株式会社TIME MACHINEが提供するスケコンは、採用担当者が選ぶ日程ツールで3項目1位を獲得した実力派サービスです。

無料プランで1対1から複数人の日程調整まで対応できるため、業務効率化アップだけではなくコスト削減にも役立ちます。

3.アイテマス

アイテマスは、候補提案型と予約受付型の両方を採用した日程調整ツールで、すべての機能が無料で利用できます。

日本語と英語に対応し時差を考慮した日程調整ができるため、外資系や海外取引がある企業におすすめです。

4.調整さん

調整さんはミクステンド株式会社が提供する完全無料の日程調整ツールです。

会員登録をしなくても、3つの必須項目を入力するだけで簡単に出欠表を作成できます。

5.トントン

コストや時間をかけずに大人数の予定を調整したいという人には、株式会社アマネクが提供するトントンをおすすめします。

完全無料で利用でき、操作マニュアルの用意もあるので、インターネットが苦手な人でも利用しやすいツールです。

大人数の会合等の日程調整に使えるツール2選

最後に紹介するのは、セミナーや大人数の会合といった参加者の多い日時を把握しイベント開催日時を決定する際に便利なツールです。

1.伝助

伝助は、月間1,000万以上のアクセス数を誇る完全無料の日程調整ツールです。スマートフォンだけではなくガラケーにも対応しているため、どの年代にも適しています。

2.LINEスケジュール

LINEスケジュールとは、国内ユーザー数9,000万人以上を誇るメッセージアプリ「LINE」に付随した日程調整機能です。投票型による日程調整だけでなく、LINEグルメ予約と連携してお店の予約までできます。

無料日程調整ツール選びのポイント

ここまでおすすめの無料日程調整ツールを紹介していきましたが、何に重点を置けば良いかわからない人もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここからは、日程調整ツールを選ぶ際のポイントを4つ解説していきますので、こちらを参考に自分の目的にあったツールを選んでください。

操作性の良否

日程調整ツールの導入は、日程調整にかかる手間を削減するのが目的のため、ユーザーインターフェースがわかりやすく操作しやすいツールを選びましょう。

使い方を調べるまでに時間がかかっては、手間の削減どころか余計な業務が増えてしまいます。一目見て使い方がわかりやすいと感じるものか、わかりやすいマニュアル付きのツールがおすすめです。

完全無料か否か

日程調整ツールには完全無料と有料に分かれていますが、毎日複数件商談があり、別の営業支援ツールと連携したいという人以外は無料版で十分です。

日程調整ツールの中には一部機能のみ無料というものもありますので、どのような使い方がしたいかによって最適なツールは異なります。

また、多くの完全無料ツールは投票型を採用しているため、投票型では調整できないという人は有料版もしくは一部有料のツールを選びましょう。

連携ツールの有無

営業担当者がビジネスで日程調整ツールを利用するのであれば、Googleカレンダー・Microsoft・Chatwork・Salesforceといったビジネスツールと連携できるタイプを選びましょう。

取引先との日程調整するツールと顧客管理システムが連携できない場合、手作業でスケジュール入力していく必要があり余計な作業が増えてしまいます。

目的・頻度にあうツールの選択

日程調整ツールの目的がビジネスなのかプライベートなのかによっても最適なツールが異なります。

ビジネスの場合、取引先との日程調整であれば十分な費用対効果が得られる可能性が高いので、有料版がおすすめです。

一方でプライベートの場合は、コンスタントに使用するわけではなく、使用用途や参加人数もバラバラであるため有料版で一番使いやすいと感じたツールを選びましょう。

また、登録不要のツールも複数存在するため、最適なツールの使い分けもできます。

▷社内の日程調整を円滑に！上手なメール文例や効率化する方法とは

無料日程調整ツールを活用して業務効率を上げよう

無料の日程調整ツールを活用すると、面倒な作業が大幅に削減でき業務効率の向上が期待できるでしょう。無料で利用できるツールでも、ビジネスからプライベートの日程調整まで対応しているため、十分な効果が見込めます。

また、完全無料版や一部無料のプランでも十分な業務の効率化が期待できますが、営業担当の場合、SFAやCRMと連携してより効率化を求めるなら、機能が充実した有料版をおすすめします。

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