【2024年最新】日程調整ツールおすすめ19選!機能や料金を徹底比較

2023/02/13 2024/04/08

日程調整ツール

おすすめの日程調整ツール

商談や打ち合わせなどの日程調整を効率化できる日程調整ツール。日程調整にかかる手間や時間を減らすためにも、日程調整ツールの活用は欠かせません。そこで本記事では、おすすめの日程調整ツールについて、導入するメリットからおすすめツールの比較まで徹底解説していきます。

日程調整ツールとは?

日程調整ツールとは、予定の確認や施設の予約といった日程調整のプロセスを効率化するツールです。会議や打ち合わせなどのビジネスシーンから、飲み会や旅行などのプライベートシーンまで、幅広く活用できます。

日程調整で日程が確定するまでには、以下のように多くのプロセスを進めなければなりません。

  • 予定の確認
  • 仮押さえ
  • 施設の予約
  • 調整相手への確認
  • 再調整
  • Web会議URLの発行と共有

上記のように、日程調整には手間と時間がかかり、頻繁に日程調整が必要となる人にとっては、負担も大きいでしょう。こういった課題を解消するのが日程調整ツールの役割です。

日程調整ツールを使えば、1回の連絡で調整が完了するなど、日程調整にかかる手間のほとんどを自動化できます。何度もやりとりする必要がなくなり、時間の効率化による業務の生産性アップが期待できるのです。

日程調整ツールの種類

代表的な日程調整ツールの種類に「予約受付型」と「候補提案型」があります。

予約受付型は、カレンダー上から顧客や取引先に都合の良い日時を選択してもらう方式です。飲食店や美容室などの予約システムとして見るケースが多く、相手側に日程を決めてもらいたい場合に適しています。

相手ではなく、自分がある程度の候補日時を決めるのが候補提案型です。先方にいくつかの日時を提案し、その中から選んでもらうことで日程調整が完了します。面談などの日程調整が頻繁に必要な人や、空いている日時を相手に見られたくない人は候補提案型がおすすめです。

ビジネスやライフスタイルに応じて、好相性な種類の日程調整ツールを選択しましょう。

【無料版あり】ビジネスに使える日程調整ツール13選!利用シーン別に紹介

日程調整ツールの選び方・選定ポイント

日程調整ツールといっても価格や機能数などが異なり、さまざまな種類があります。そこで、自社に適したツールを選ぶためのポイントを紹介します。

必要な機能が搭載されているか

日程調整ツールは、利用目的によって必要な機能が異なります。利用目的を明確にしたうえで必要な機能を洗い出し、その機能がすべてそろっているツールを選ぶことが大切です。

利用目的が「3人以上の社内面談の調整」であれば、複数人の日程調整をまとめて行える機能や、確定した日程を一斉通知できる機能などが挙げられます。社外の人に対して使う機会が多い場合、ツールユーザーでなくても登録不要で使える仕様の方が良いでしょう。

予約受付型か候補提案型かによっても搭載機能は異なるほか、両方を備えたツールもあります。どちらかの方式しか使わない、あるいはシーンによって使い分けたいなどをあらかじめ検討したうえで、条件を満たしたツールを選定しましょう。

適切な料金設定であるか

日程調整ツールはサブスクリプション形式で提供されているものが多く、継続的にコストが発生することを忘れてはいけません。そのため、日程調整ツールにかけられる予算やコストパフォーマンスを考慮する必要があります。

料金設定が高いものは機能数が豊富で魅力的に感じる反面、使いこなせなければ費用対効果が低くなるというデメリットがあります。機能の多さではなく、必要な機能があるかどうかに注目して日程調整ツールを選ぶことが大切です。

必要な機能が備わっているうえで予算の範囲に収まれば、適切な料金設定だと判断できるでしょう。

他のツールやシステムとの連携ができるか

他のツールやシステムと連携できるか否かは、日程調整ツール選びの重要なポイントです。連携により、カレンダーツールの予定を自動的に反映したり、Web会議システムと組み合わせて会議URLを自動発行したりできます。

連携機能を活用することで、自動化できるプロセスの幅が広がり、利便性が高まるのです。連携ができない製品だと、ツール間でデータの移動や入力の手間が発生し、かえって効率が悪くなる恐れがあります。

日程調整ツールの効果を最大限にするためにも、すでに導入・活用している外部システムと連携が可能かどうかを必ず確認しましょう。

視認性・デザイン性が分かりやすいか

日程調整ツールの視認性やデザイン性を確認することも大切です。デザイン性がたかいツールは、直感的に操作できるだけでなく、予定の確認もスムーズに行えます。

また、日程調整ツールを使った日程調整では、社内だけでなく顧客が利用する機会もあります。そのため、ツールを導入していない調整相手にとっても分かりやすいものでなければなりません。

このように、日程調整ツールのデザイン性は調整相手にとっての使いやすさにもつながるため、事前に確認しておきたいポイントです。

初めてでも使いやすいか

日程調整ツールでは、初めてでも使いやすい操作感を重視しましょう。ITツールに不慣れな人や日程調整ツールに触れたことのない人でも、スムーズに使える製品を選ぶべきです。

複雑でわかりにくいツールだと社内での定着率が下がり、導入効果が半減します。操作ミスが起こったり、使うこと自体に抵抗感を抱いたりする原因にもなるのです。そうした失敗を防ぐために、誰でも簡単に使えるツールを選ばなくてはなりません。

シンプルで視認性の良い日程調整ツールなら、初めての人にもおすすめできます。FAQやサポートが充実している製品も、初心者にとって優しいツールだといえるでしょう。

無料トライアル期間が設けられているか

日程調整ツールには、無料トライアル期間が設けられているものがあります。有料版の導入前に機能や操作感を試せるほか、現場からの感想も参考にして導入するツールを決定できるため、重要な選定ポイントです。

事前に無料トライアルを通じて操作に慣れてもらえば、コストを抑えて社内への定着を促すことができ、導入直後から効果的な活用が期待できるでしょう。

いつまで無料で使えるのかはもちろん、期間中に機能の制限がないかも確認しておけば、求める機能を試用してから導入を決断できます。

日程調整を効率化する方法とは?面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ

【無料版あり】日程調整ツールのおすすめ19選

ここではおすすめの日程調整ツールを紹介していきます。それぞれにどのような特徴があるか比較してみてください。

調整アポ

調整アポは、日程調整を短時間で終わらせるための日程調整ツールであり、日時の選定や当日までのフォローアップを自動化し、日程調整にかかる手間を削減につながります。

メンバーの空き日時を自動で抽出する機能があるため、複数人での日程調整もスムーズです。全員のスケジュールを個別に確認する手間がいらず、専用URLを送るだけで日程調整が素早く完了します。

提供元株式会社 RECEPTIONIST
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
機能・特徴グループウェア連携、空日時の自動抽出、候補提案型スケジュール調整、複数人での日程調整、複数キーワード空き判定、案内文の同時コピー、代理の日程調整、Chrome拡張機能、オリジナル項目追加、バッファ予定の作成、タイムゾーン設定など
URL公式サイト

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クロジカ

クロジカは、1つのカレンダーでチームメンバーの予定から会議室の予約状況までを確認できる日程調整ツールです。重複して予定を登録しようとするとアラートが表示されることから、ダブルブッキングも防げるでしょう。

相手が同ツールを導入していなくてもよいため、社内外にかかわらず日程調整を完了できます。公開先指定によって予定の公開範囲をコントロールできるなど、セキュリティ性の高さも強みです。

提供元TOWN株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン

フリー:無料

【月間契約】

  • ベーシック:660円(税込)/月
  • プレミアム:1,056円(税込)/月

【年間契約】

  • ベーシック:495円(税込)/月/ユーザー
  • プレミアム:880円(税込)/月
導入実績導入社数1,800社以上
機能・特徴カレンダー、日程調整、出欠確認、設備予約、タイムカード、ワークフロー、チャットなど
URL公式サイト

スケコン

スケコンは、日程調整にくわえオンライン名刺交換にも対応する日程調整ツールです。GoogleやOutlookカレンダーと連携でき、1対1・複数人・リスケなどさまざまな日程調整に対応しています。

また、無料プランが提供されており、有料プランでも初回最大2か月間は無料で利用できるため、操作感を試したうえでの導入が可能です。

提供元株式会社TIME MACHINE
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • フリープラン:無料

【月払い】

  • スタンダードプラン:794円(税込)/月
  • ビジネスプラン:1,188円(税込)/月

【年払い】

  • スタンダードプラン:660円(税込)/月
  • ビジネスプラン:990円(税込)/月
機能・特徴1対1予定調整、複数人予定調整、仲間と日程調整、空き時間確認、回答補助・自動回答更新、カレンダー自動入力・招待、カレンダーのグループ分類、メール通知、日程調整履歴、オンライン各名刺指導交換など
URL公式サイト

Spir

Spirは、自身の予定管理から日程調整までを戦略的にタイムマネジメント可能なビジネスカレンダーです。カレンダーに登録している予定を見ながら日程の候補を抽出できるため、予定の優先度に応じて日程を調整できます。

テレワークにおけるオンライン会議の日程を調整した場合、オンライン会議URLを自動発行できるため、相手に共有する手間を省け、テレワークのサポートにもなるでしょう。

提供元株式会社Spir
初期費用要問い合わせ
料金プラン

チームプラン

  • Free:無料/5ユーザーまで
  • Starter:6,600円(税込)/月/5ユーザーまで
  • Essential:22,000円(税込)/月/20ユーザーまで
  • Standard:55,000円(税込)/月/60ユーザーまで
  • Growth:88,000円(税込)/月/120ユーザーまで
  • Enterprise:要問い合わせ/121人以上
機能・特徴共有するカレンダーの閲覧権限設定、日程調整、繰り返して使える調整(空き時間URL)、1回限りの調整(確定型・投票型の調整)、共通機能など
URL公式サイト

アイテマス

アイテマスは、豊富な機能を備えている日程調整ツールです。Googleカレンダーと連携して最新の予定を反映し、指定候補や空き日時の提示によって日程調整を効率化してくれます。

1対1・複数人・定員ありなど、さまざまな形式での日程調整に対応可能です。英語版が使えるほか、海外との時差を考慮する機能もあり、グローバルに活躍するでしょう。現在はすべての機能が無料ですが、将来的に一部有料化が予定されています。

提供元SHINJI YAMAGUCHI
初期費用無料
料金プラン無料
導入実績8,400社
機能・特徴日程候補提案型、空き時間提示型、Googleカレンダー連携、複数アカウント連携、ダブルブッキング防止、仮押さえ、オンラインミーティングURL自動生成、同席者機能、チーム機能など
URL公式サイト

eeasy

eeasyは、業界内では珍しい機能の特許を取得している日程調整ツールです。訪問・来客時の場所の同時調整や担当者の自動割り当てなど、同ツールが特許を取得している機能は、類似ツールに備わっていないことから、機能性が高いという特徴があります。

1回の調整作業が10〜30秒で完了するなど、操作の簡便性も特徴です。発行したURLは何度も繰り返し使うことができ、定型的な予定調整にかかる手間が縮小します。常に空き日程で自動調整されるため、ダブルブッキングの心配もありません。

提供元株式会社E4
初期費用無料
料金プラン

個人向けプラン:無料

法人向けプラン

  • あまり調整しない社員:無料
  • よく調整する社員:935円(税込)/月
導入実績50,000社以上
機能・特徴日程調整、予約受付ページ、カスタム調整、APIでのシステム連携、SSOツール対応、セキュリティ対策など
URL公式サイト

調整丸

調整丸は、飲み会やパーティなどのイベント日程の調整におすすめのツールです。候補の日程やお店を入力するだけで、日程調整用のURLが発行されるため、参加者にURLを送るだけで日程調整が完了します。

回答ページにお店のURLが設置されているため、各参加者は候補のお店の確認も1クリックで行えます。

提供元株式会社ぐるなび
初期費用無料
料金プラン無料
機能・特徴日程調整、お店選び、日程調整URLの自動発行、回答ページのお店確認URLなど
URL公式サイト

トヨクモスケジューラー

トヨクモスケジューラーには、社内でスケジュールを共有できるグループスケジューラーや、自分の予定を隅々まで把握できる個人ビューなどの機能が備わっています。ToDoリストやリマインド機能と組み合わせれば、予定の抜け漏れを防止可能です。

また、多様な外部システムと連携できるため、併用することで利便性を高められるでしょう。連携できる外部システムには、kintone・cybozu・Zoom・Google Meat・Microsoft Teamsなどが挙げられます。

提供元トヨクモ株式会社
初期費用無料
料金プラン
  • フリープラン:無料/10名以下
  • スタンダードプラン:220円(税込)/月/ユーザー
  • ビジネスプラン:5,500円(税込)~/月

※ユーザー数によって変動

機能・特徴個人ビュー、グループビュー、空き時間ビュー、日程調整ページ、ToDoリスト、予定追加、施設予約、予定タイプ、繰り返し予定、コメント、外部システム連携、個人設定など
URL公式サイト

Timerex

Timerexは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとのリアルタイム連携が可能な日程調整ツールです。日程候補を自動抽出してくれる機能や予定の自動登録など、日程調整におけるあらゆるプロセスを自動化できます。

また、オンライン会議の日程調整が完了した際、同時に会議URLが自動発行され、相手への通知も行ってくれます。そのため、煩わしい会議URLの発行や相手への通知忘れなどを防げるでしょう。

提供元ミクステンド株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • フリー:無料

年払い

  • ベーシック:825円(税込)/月/ユーザー
  • プレミアム:1,375円(税込)/月/ユーザー

月払い

  • ベーシック:990円(税込)/月/ユーザー
  • プレミアム:1,650円(税込)/月/ユーザー
機能・特徴日程調整方式、日程候補自動リストアップ、Web会議ツール連携、サービス連携、業務効率化、セキュリティ、日程調整相手へのアシストなど
URL公式サイト

jicoo

jicooは、社内ミーティングをはじめ、営業・採用・教育・カスタマーサービス・コンサルティングなど、さまざまな業務プロセスで活用できる日程調整ツールです。日程調整をする際は、「予約ページの作成」「URLの共有」「予約完了」の3ステップで完結できます。

また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーをはじめとする、あらゆる外部カレンダーと同時連携もできるため、すべてのカレンダーをもとにした空き状況の繁栄やリマインド通知を可能とします。

提供元ジクー株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン年払い
  • Free:無料
  • Startup:880円(税込)/月/ユーザー
  • Pro:1,320円(税込)/月/ユーザー
  • Enterprise:要問い合わせ

月払い

  • Free:無料
  • Startup:1,100円(税込)/月/ユーザー
  • Pro:1,650円(税込)/月/ユーザー
  • Enterprise:要問い合わせ
機能・特徴検索機能、リマインド機能、フォローアップ機能、キャンセル機能、担当者自動割り当て機能、Webサイトへの埋め込み機能、予約情報のCSVエクスポート、日程投票、1対1の日程調整、グループのスケジュール調整、アプリなど
URL公式サイト

You can book me

You can book meは、海外でも導入実績がある日程調整ツールです。日程調整の煩わしさを最小限に抑え、効率的な日程調整を実現します。また、国内外で利用されていることから、さまざまなタイムゾーンに対応しており、現在地の情報から自動的に検出可能です。

提供元YouCanBookMe Ltd
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • Free:無料
  • 2年払いPaid plan:$8/月
  • 年払いPaid plan:$9/月
  • 月払いPaid plan:$10/月
機能・特徴柔軟な日程調整と空室状況、キャンセルと日程変更、予定のパディング、予約記録の表示、データのエクスポート、チーム全体のスケジュール共有、カスタマイズ、複数の同時予約など
URL公式サイト

Calendly

Calendlyは、大規模なチーム向けに設計された日程調整ツールです。参加人数の多い会議やイベントのスケジューリングを自動化し、チームとしての日程調整を素早く完了します。

担当者のカレンダーとリアルタイムに同期するため、顧客との商談機会を逃しにくく、成果に結びつけやすくなります。ツールで得たデータは顧客管理システムと統合もでき、商談の状況などから分析に活かすことも可能です。

提供元Calendly, LLC
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • Free:無料

【年払い】

  • Standard:$10/月
  • Teams:$16/月
  • Enterprise:$15/月~

【月払い】

  • Standard:$12/月
  • Teams:$20/月
  • Enterprise:$15/月~
導入実績2,000万人以上
機能・特徴外部カレンダー連携、アプリ、1対1、日程の投票、予約リンクのカスタマイズ、自動イベント通知、ワークフロー作成など
URL公式サイト

Nitte

日程調整ツールのNitteを使えば、日程調整における仮押さえや返信待ちなどのストレスをなくすのに役立ちます。予約型の日程調整方式を採用しており、共有した空き予定から先方に選んでもらうだけのシンプルさが売りです

通常の予約受付型では自分の空き予定が開示されてしまいますが、同ツールでは空き予定の公開範囲を制限できます。候補を絞る手間がいらず、なおかつ自分のスケジュールの公開は最小限にでき、細かな配慮が行き届いたツールといえるでしょう。

提供元株式会社ウォンバットテクノロジー
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • フリー:無料
  • プロ(個人向け):440円(税込)/月/1ユーザー
  • チーム(法人向け):660円(税込)/月/1ユーザー
機能・特徴1対1調整、代理調整、複数人調整、3者間調整、外部ツール連携、空き予定条件など
URL公式サイト

トントン

トントンは、会員登録や契約不要でWebサイト内だけで日程調整を行えるツールです。公式サイト内の「日程をえらブ」から、日程調整用のURLを発行できます。URLを参加者全員の共有し回答が揃ったら、その結果から日程を確定し、再度参加者に共有することで日程調整が完了します。

機能は最低限に絞られていますが、完全無料でアカウントの取得といった事前準備がいらないのは大きな利点です。日程調整の機会が少ない人や、コストカットを最優先したい人におすすめします。

提供元株式会社アマネク
初期費用無料
料金プラン無料
機能・特徴1対1、複数人、URL自動発行、パスワード設定、コメントなど
URL公式サイト

HubSpot

CRMをはじめ、多くのマーケティングツールを一元的に活用できるプラットフォームがHubSpotです。日程調整ツールはSales Hubに含まれる機能であり、無料で利用を開始できます。

Webサイトへの埋め込みに対応するカレンダーウィジェットや、予約したスケジュールの自動送信機能など、無料プランでも便利な機能が豊富です。GmailやGoogle Workspaceと連携できるので、利用中の場合は候補に挙がるツールとなるでしょう。

提供元HubSpot, Inc
初期費用無料
料金プラン
  • 無料ツール:無料
  • Starter:2,376円/月~
  • Professional:59,400円/月~
  • Enterprise:19万8,000円/月~
機能・特徴ドラッグ操作で時間選択、繰り返しパターン、外部カレンダーとの連動、URL自動発行、カレンダーへの自動登録、メール通知など
URL公式サイト

waaqlink

waaqlinkは、ビジネス向けに設計されている日程調整ツールです。社内外問わず日程を調整でき、中小企業やベンチャー企業から大企業まで、幅広い企業で活用されています。同ツールには、日程調整の有効期限設定機能が備わっているため、スムーズな日程調整を実現できるでしょう。

また、日程調整のボタンをメールに埋め込む機能もあるので、調整相手はメール内のボタンをクリックするだけで回答できるという、相手にとっても日程調整の煩わしさを最小限に抑えられます。

提供元waaq株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績1,000社以上
機能・特徴複数人との日程調整、アドレス帳からワンクリック登録機能、カレンダー連携機能、メールによる自動日程調整開始通知機能、メールによるリマインド機能、日程調整有効期限設定、カレンダー共有/非共有設定、カレンダー自動登録機能など
URL公式サイト

biskett

biskettは、個人事業主から大企業までビジネスシーンでのあらゆる日程調整で活用できるツールです。プランも5つ用意されており、利用ユーザー数によって最適なプランを選べます。

同時に複数の日程調整が必要になった場合も、カレンダーが常に最新状況に更新されているため、予定が重複する心配がありません。予定日時には移動時間を考慮するかどうかの設定もできるので、大切な予定に遅れるリスクを限りなく減らすことができるでしょう。

提供元株式会社キャスター
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • Personal:825円(税込)/月/1ユーザーまで
  • Basic:1,980円(税込)/月/3ユーザーまで
  • Standard:5,390円(税込)/月/15ユーザーまで
  • Premium:16,500円(税込)/月/50ユーザーまで
  • Advanced:要問い合わせ
機能・特徴日程調整、URL自動発行、カレンダーへの自動入力、会議室の同時予約、Slackとの連携、カスタマイズ、複数名同時のアサインなど
URL公式サイト

調整さん

調整さんは、契約やログインが不要で、Webサイト上で日程調整表を作成できるツールです。Webサイトからイベント名や候補日程、必要に応じてメモを記入し、「出欠表をつくる」をクリックすれば自動でURLが発行されます。そして、そのURLを参加者に共有することで日程調整が可能です。

ビジネスシーンだけでなく、飲み会や旅行などの各イベントにおける日程調整でも活用できます。「幹事になった」など単発的に日程調整が必要になった際におすすめです。

提供元ミクステンド株式会社
初期費用無料
料金プラン無料
導入実績500万人以上(※2023年3月時点)
機能・特徴日程調整、URL自動発行、パソコン・スマホ対応
URL公式サイト

VIVITLINK

VIVITLINKはグルービーモバイル株式会社が提供する日程調整ツールです。チーム利用に最適化された仕様になっており、三者間での日程調整や、GoogleカレンダーやOutlookと連携しURLを共有するだけで日程調整をスムーズに行える予約受付型、候補提案型、投票型の調整方法等、プロジェクトにあわせた柔軟な日程調整が可能です。

また、日程調整用のLP作成や柔軟なフォーム設計など自社の用途に合わせてカスタマイズできるのも大きな魅力です。

提供元グルービーモバイル株式会社
初期費用55,000円(税込)
料金プラン
  • ライトプラン:11,000円(税込)(メンバー数 10名まで)
  • スタンダードプラン:33,000円(税込)(メンバー数 50名まで)
  • プロプラン:55,000円(税込)(メンバー数 100名まで)
機能・特徴
  • 無料トライアル期間&オンライン相談あり
  • ウェビナー機能搭載
  • 日程調整数は個人、グループに関わらず無制限
URL公式サイト

日程調整ツールの主な機能

日程調整ツールには主に以下のような機能が備わっています。

カレンダーとの自動同期

日程調整ツールには、外部カレンダーとの自動同期機能が備わっています。そのため、ツール導入後、カレンダーに登録されている予定を手動で移行しなくても、自動で取り込むことができるのです。

また、カレンダーに新たに登録した予定でもリアルタイムに反映されるため、「カレンダーには登録したけどツールへの入力を忘れていた」といった問題も防げるでしょう。

Googleカレンダーで日程調整する方法!連携可能な便利ツールも紹介

イベントURLの共有

イベントURLを発行できる日程調整ツールは、URLを共有するだけで参加者全員と日程調整が可能です。参加者はURLからページを開き、希望の日程を選ぶだけで簡単に日程調整を行えます。

日程が確定した際に、確定した日程やWeb会議URLを共有することも可能です。確定日時をカレンダーに自動反映するツールもあるなど、イベントURLを発行するだけでほとんどのプロセスを自動化できます。

出欠や参加可能日時のチェック

日程調整ツールなら、出欠や参加可能日時を確認したいイベントにも利用可能です。出席の可不可や希望日時を選択できる機能を使うことで、個別に確認せずとも詳細なリサーチが行えます。

参加者が複数人の場合でも、URLを一斉共有するだけで回答を集めることが可能です。回答結果はツール上に自動で反映されるため、個別に集計する必要はありません。人数が多いときは投票型で多数決を行うなど、複数人に適した出欠確認を実施することもできます。

日程調整を効率化する方法とは?面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ

日程調整ツールのメリット

日時の提案や希望日の集計など、日程調整ツールであらゆるプロセスを自動化できることから、以下のようなメリットが得られます。

無駄なやり取りを省いて効率的に日程調整ができる

日程調整ツールを使えば、無駄なやり取りの多くを省くことができます。日程調整で起こりがちなのが、メールの往復です。調整や変更にともなって何度もメールを送り合う作業は、非効率的であり無駄と言わざるを得ません。

日程調整にかかる連絡や通知をツールで自動化すれば、無駄なプロセスの大部分を削減できます。カレンダーに手作業で日程を反映するといった手間も不要になり、業務の効率化を促進可能です。

日程調整時のトラブルを回避できる

日程調整時のトラブル回避に役立つのも、ツールを使うメリットです。ダブルブッキングや予定忘れなどのミスが生じると、迷惑をかけるだけではなく信用も失ってしまいます。

ミクステンド株式会社によるアンケート調査では、ビジネスでの日程調整の失敗として「ダブルブッキング」が1位になりました。2位には「日付・曜日・時間を間違えて伝えた」、3位は「カレンダーに予定を間違えて登録した」といったことが並び、いずれも人的な作業ミスであることが伺えます。

多くの日程調整ツールには仮予約や二重登録防止の機能があり、ダブルブッキングを予防可能です。確定した日程をカレンダーに自動反映したり、リマインダーで通知したりする機能もあるため、手入力による登録ミスやうっかり忘れもなくなるでしょう。

[出典:ミクステンド株式会社(調整さんチーム調査)『調整さんユーザーアンケート 仕事の日程調整の不満 4割強が「上司など都合確認に時間がかかる」』]

日程調整にかかる時間を別の作業に充てられる

時間がかかる日程調整の作業がなくなるため、空いた時間をコア業務に充てられて、生産性・業務効率をアップできるのもメリットです。

日程調整は直接利益を生む業務ではないので、時間がかかるほど生産性が落ちてしまいます。生産性の高い業務にリソースを割くためには、日程調整ツールで作業の自動化を進め、時間効率を最大限に高めることが大切です。

日程調整ツールを導入するメリットは?選び方や運用時の注意点も解説

日程調整ツールのデメリット

日程調整ツールを利用する上では様々なメリットがありますが、逆にデメリットがあるのも事実です。あらかじめどのようなデメリットがあるのか理解しておきましょう。

操作に慣れるまでに時間がかかる

これまでアナログな手法で日程調整をしていた場合には、ツールを導入してから操作に慣れるまでに時間がかかるリスクがあります。使い勝手がわかればとても便利ですが、慣れるまでは面倒に感じてしまうケースもあり、利用が浸透せず無駄になる恐れもあるでしょう。

日程調整ツールを浸透させるためにも、事前周知や導入する際のオペレーションをまとめておくのが重要です。また、操作マニュアルを作成しておけば個別にレクチャーする手間が減り、効率良く浸透します。

取引先・営業先でツールが浸透していない可能性がある

自社で調整ツールの利用に慣れている場合でも、先方や営業先で浸透していないと、問題が生じる可能性があります。相手が使うのを躊躇したり、面倒に感じたりすることで、日程調整ツールの効果を得られなくなるのです。

導入前に先方や営業先に確認をとり、問題なく使える準備を整えましょう。また、使用方法について説明しておくのもポイントです。相手側がツールユーザーでなくても使えるなど、柔軟性の高い製品であれば浸透がスムーズになります。

日程調整ツールのビジネスでの使用シーン

日程調整ツールが活用されるシーン例を3つ紹介します。

営業のアポイント

日程調整ツールは、営業のアポイントをとる際に活用されています。営業のアポイントをとるのに時間がかかりすぎると、話がうやむやになって流れてしまうケースも少なくありません。ツールによって迅速かつ正確にアポイントを取得することは、成果を上げるためにも大切です。

予約受付型や候補提案型の日程調整ツールを活用すれば、先方を待たせることなくアポイントを確保できます。相手にとっても希望日時を選べるため、「都合が合わないので別日に」といったやり取りをなくせるのです。

打ち合わせ・会議

社内での打ち合わせや会議の日程調整でも、日程調整ツールが活用されています。1対1だけでなくチームや部署などの複数人で調整しなければならない場合も多くあり、時間がかかりがちです。

日程調整ツールを活用することにより、参加者全員のカレンダーから空き日程を自動抽出できるため、手動で空き日程を探さずに済みます。確定した日程の一斉通知もできるほか、会議内容などの情報を添付したり、投票形式で日時を調整できたりする点も便利です。

複数人の日程調整が面倒?効率化する方法やおすすめツールを紹介

面接・面談

採用における面接や定期的な社内面談などの日程調整でも、日程調整ツールが活用されています。面接や面談の人数が増えると、一人ひとり候補日程を送ったり、希望日程が送られてきた頃には別の予定で埋まっていたりと、担当者の負担は増えてしまいます。

日程調整ツールを活用すれば、同じ日程調整用URLを全員に送り、相手の回答を待つのみです。また、リアルタイムで予定が反映されるため、予約ページからの予約が重複することもありません。

面接や面談における日程調整はビジネスやプライベートだけでなく、学校などでも活用が進んでいます。

日程調整におけるビジネスマナーとは?基本知識や見直したい注意点を解説

ツールを活用して日程調整を効率化しよう

日程調整ツールには、ビジネスからプライベートまで幅広く活用できるものが豊富にあります。利用目的によって最適なツールを見極め、必要な機能や条件を満たした製品を選ぶことが大切です。メリットやデメリットなども踏まえたうえで複数のツールを比較し、日程調整を効率化していきましょう。

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