Outlookで日程調整する方法！便利な機能や連携できるツールを紹介

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Outlookは日程調整に向いているのか

ビジネスにおける日程調整は、業務の効率化やリスク回避の観点からみてツール導入がおすすめです。

しかし、専用ツールを導入するとコストがかかってしまうので既存ツールまたは、コストが安いツールで代用できないかと考えている方も多いのではないでしょうか。

今回は、比較的安価で導入できる「Outlook」が、日程調整ツールとして代用できるのか調査してみました。

Outlookとは

Outlookとは、Microsoft社が開発した「Microsoft Outlook」というメールソフトのことです。ビジネスツールとして圧倒的なシェアを誇るMicrosoft365に含まれているサービスのため、すでに保有している方も多いのではないでしょうか。

Outlookは、Microsoft365を利用していると追加費用なしで利用できます。また、Outlookはメール機能だけではなく、スケジュール・連絡先・タスクが一元管理できるため、日程調整の業務効率を改善するためにも役立つツールです。

社外との日程調整には不向き

Outlookでスケジュール管理を行う場合、スケジュールアシスタントというツールを利用します。

スケジュールアシスタントは、事前に登録していないメンバーやそもそもアカウントを所持していない社外との日程調整には向いていません。

Outlookは、事前に共有設定したメンバーのカレンダーから空き情報を選択して日程調整するため、日常的にOutlookを使用していない方とのスケジュール調整は手間がかかります。

作業効率化を目的とするのであれば、Outlookと連携できるツールの導入がおすすめです。

▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介

日程が自動で入力されてしまう

Outlookのスケジュール機能は、空き日程が自動で相手に反映されてしまうため、日程を勝手に押さえられてしまいます。

スムーズにスケジュールを確保できるというメリットがある一方で、進捗情報や上司への確認が必須になる場面ではデメリットに感じる方もいるでしょう。

そのため、Outlook単体での日程調整はあらかじめスケジュール確保のルールを取り決めた同部署内での利用がおすすめです。

▷Googleフォームで日程調整する方法！便利な使い方やメリットを解説

Outlookで日程調整する方法

Outlookを活用した日程調整には「Outlookの機能を使って調整する方法」と「Outlookとの連携機能を使って調整する方法」があります。

ここでは、それぞれの方法とどのようなシーンの日程調整に適しているかを詳しく解説します。どちらが自分に合っているかぜひチェックしてみてください。

Outlookの機能を使って調整する

Outlookのスケジュール機能を利用すると、事前に登録した会議室やカレンダーを共有しているメンバーの空き時間が簡単に押さえられます。

ユーザーだけでなく部屋の登録もできるので会議室や会場の予約管理ツールにもなり、ダブルブッキングが防げるのもメリットです。

またOutlookには、メール・予定表・連絡先・タスクといったさまざまな機能が搭載されているので、日程調整だけでなくスケジュール管理全般に役立ちます。

Outlookとの連携機能を使って調整する

Outlookは、スケジュール確保が簡単にできる一方で細かい調整にはカスタマイズが必要になります。

そのため、商談や重要な会議のスケジュール調整には別の日程調整ツールとの連携がおすすめです。

Outlookだけでも外部との調整はできますが、連携可能なツールを導入することで日程調整の作業効率ができます。

Outlookと連携する具体的なメリットやおすすめのツールは後述しますのでそちらをチェックしてください。

▷日程調整ツールを導入するメリットは？選び方や運用時の注意点も解説

日程調整に役立つOutlookの使い方

Outlookを使い慣れていない方は、どのように日程調整に役立てれば良いのかわからないのではないでしょうか。ここでは、Outlookを活用して日程調整する具体的な方法を解説します。

スケジュールアシスタントを使う

Outlookのスケジュールアシスタントを使用すると、3ステップでスケジュール確保ができます。細かい調整は必要なく、とにかく日程調整の手間を削減したいという方はこの機能だけで十分です。

1. スケジュールアシスタントを開く

   →Outlookの予定表を新規作成し、スケジュールアシスタントをクリック

2. スケジュール確保したいメンバーの空き時間をチェック

   →スケジュール確保したいメンバーを選択するとカレンダーが共有される

3. 予定を入れたい日程を指定して完了

   →自分の予定と照らし合わせて参加者が空いている日程を指定する

稼働日を設定する

Outlookのカレンダーをより見やすくしたい方は、カスタマイズで稼働日の設定をしましょう。

月曜日から金曜日に稼働している場合は、土日のカレンダー情報は不要です。カレンダー設定で指定の曜日だけ表示させるように設定すると、カレンダーがスッキリして見やすくなります。

1. オプション設定画面を開く

   →Outlook予定表を開いたら右上の「ファイル」を開き、「オプション」＞「予定表」の順にクリックする

2. 表示させたい曜日にチェックを入れる

   →「稼働時間」の上から3つ目の「稼働日」から表示させたい曜日のみチェックを入れて「OK」ボタンをクリックしたら完了

タイムスケールを調整する

Outlook予定表のデフォルト設定では、30分単位でスケジュールが確保されるようになっています。

「1時間単位で設定したい」「細かく設定できるようにしたい」という方は、タイムスケールの設定をカスタマイズしましょう。

Outlookでは、60分・30分・15分・10分・6分・5分の6種類からよく利用するタイムスケールを設定できます。

1. カレンダーの表示タブをクリック
2. タイムスケールを選択し6種類の単位から選択

リマインドの通知を受け取る

Outlookにはデフォルトで予定の15分前に通知が届くリマインド機能が搭載されているため、予定を忘れてしまうといった事態を回避できます。

リマインド通知時間の全体変更の手順は下記の通りです。

1. オプション設定画面を開く

   →Outlook予定表を開いたら右上の「ファイル」を開き、「オプション」＞「予定表」の順にクリックする

2. 任意のリマインド通知時間を設定

   →「予定オプション」のアラーム既定値のダイアログボックスから開始時刻の2週間前まで設定可能

リマインド通知時間の個別変更

1. 変更したい予定を開く
2. 予定タブを開きアラーム設定を変更する

予定表とメール画面の切り替え

Outlook予定表で相手のスケジュール確保をした場合、メール機能で相手に通知したり細かい調整をしたりと予定表画面とメール画面の両方を確認する必要があります。

少しでも手間を削減したいという方は、ショートカットキーを活用し、ワンステップで切り替えましょう。

メールの内容を反映する

Outlookを活用した日程調整では、メール機能で詳細のやり取りをするためメール内容を反映したいというシーンが出てくる場合があります。

残念ながら現時点で自動的に反映するという機能はありませんが、ショートカット機能の活用で簡単に反映できます。

これから紹介するコピー＆ペーストのショートカットキーはOutlook以外でも活用できますので、別の機会でも使用してみてください。

メール画面の反映したい文言を選択しコピー

• Windows:「Ctrl」+「c」
• Mac:「⌘」+「c」

予定表画面に切り替え

• Windows:「Ctrl」+「2」
• Mac:「⌘」+「2」

コピーした文言をペーストして完了

• Windows:「Ctrl」+「v」
• Mac:「⌘」+「v」

Outlookと日程調整ツールを連携させるメリット

「Outlookでスケジュール管理したいけど取引先がOutlookを活用していない」という場合は、Outlookと連携可能なツールの導入で日程調整の悩みを解消できます。

ここでは、Outlookと日程調整ツールを連携させる具体的なメリットを3つ紹介していきます。

日程の候補を把握しやすい

取引先と日程調整する際は、候補日を複数提案するのが一般的なので、自分がいつ空いているのかが瞬時にわかる機能が必要です。

連携機能がある日程調整ツールは、Outlookのカレンダーから空き時間を自動的にピックアップしてくれますので、候補日選定の手間が省けます。

商談では営業担当の対応スピードも重視されるため、候補日を自動的にピックアップする機能は必須といえるでしょう。

日程の候補を共有しやすい

Outlookの予定表と連携した日程調整ツールの中でも、日程候補を共有しやすいツール選びがポイントです。

日程調整画面のURLが生成されるツールだと、日程調整後に作成されるURLを送付し相手が承諾したら自動的にカレンダーに反映されます。

このような機能がある日程調整ツールは、予定の入力漏れやダブルブッキングを防ぐだけでなく、相手の日程調整業務を削減することもできるので顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

▷日程調整で都合が悪い時の対処法！メール文例やビジネスマナーを解説

投票形式で日程調整できる

日程調整ツールの調整方法には、候補提案形式・予約受付形式・投票形式があり、投票型のツールであればチーム単位や大人数のスケジュール調整ができます。

投票形式の日程調整は、Outlook予定表から参加メンバーの空き時間が反映され全員参加できる日や、参加者の多い日程が自動で抽出されるのです。

複数人の日程調整は、日程調整作業の中でもかなり手間が発生するので、大幅な業務の効率化が図れます。

Outlookと連携可能な日程調整ツール

ここからは、実際にOutlookと連携できる日程調整ツールを紹介します。

調整アポ

調整アポは、株式会社RECEPTIONISTが提供する日程調整ツールで、Outlookだけでなくさまざまなグループウェアと連携できるツールです。

グループウェアのカレンダー機能から空き時間を自動抽出し、会議室の同時予約やWEB会議URLの自動作成に対応しているため商談の日程調整に適しています。

eeasy

eeasyは、株式会社E4が提供する日程調整ツールで、月間で6回以上調整した場合のみ課金対象になるので、調整の頻度が少ない企業や部署におすすめです。

外部システムと連携できるAPIを使用しOutlookに登録した情報を自動抽出できるので、日程調整の業務を大幅に削減できます。

TimeRex

ミクステンド株式会社が提供するTimeRexは、あらゆるサービスとデータ共有ができるWebhook(サービス連携機能)が搭載されているので、Outlookとの連携ができます。

また、1対1および3名以上のグループ機能による日程調整機能が無料で利用できるので、コストを抑えたいという方におすすめです。

Jicoo

Jicooは、ジクー株式会社が提供する日程調整ツールで、1対1のスケジュール調整機能は無料で利用できる点がポイントです。

Outlookと連携できるため、Jicooで決定した予約がリアルタイムでカレンダーに反映されます。

waaq Link

waaq株式会社が提供するwaaq Linkは、国内日程調整アプリで1位を獲得した利用社数1,000社を超える日程調整ツールです。

Outlookとの連携によりスケジュール情報を自動抽出できますが、詳細情報を相手に通知したくない場合でもカレンダー共有設定によってカスタマイズできます。

Outlookとツールを駆使して効率よく日程を調整しよう

Outlookは日程調整専用のツールではありませんが、部署内のミーティングや会議室の予約といった調整業務の効率化に役立つツールです。

ただし、単体では商談や重要な会議の日程調整には向かないため、商談や重要な会議の日程調整に活用する場合はOutlook連携可能な専用ツールを選びましょう。

Microsoft365を導入している企業は追加コスト不要で活用でき、簡易な予定から重要な商談予定まで一元管理できるので費用対効果が高いといえます。