日程調整後のお礼メールは必要か?書き方やマナーを文例付きで解説

記事更新日:2022/11/21

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日程調整のお礼メールを送る人

ビジネスシーンでは、「お礼メール」を送る機会も多いのではないでしょうか。そんなビジネスの基本とも言えるお礼のメールは、相手が日程調整に応じてくれた際にも必要となります。本記事では、日程調整後のお礼メールについて、シーン別の必要性や送る際の文例などを詳しく解説していきます。

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日程調整後に送るお礼メールとは?

日程調整におけるお礼メールは、相手がスケジュールを確保してくれたことに対する感謝を伝えるものであり、日程調整後はお礼メールを送ることがビジネスマナーとされています。

また、確定していた日程を再度調整してもらった場合は、相手に迷惑をかけたことに対するお詫びとともに謝意を伝えることもあるでしょう。

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日程調整後のお礼メールは不要?必要な理由とは?

ビジネスマナーとされている日程調整後のお礼メールですが、どんな状況でも必要か?といえば、そうとは限りません。

ここからは、お礼メールが必要な理由、そして、お礼メールが不要となるケースについて解説します。必要とされる背景を理解し、TPOに合わせた判断を心がけましょう。

お礼メールが必要な理由

日程調整には、「日程の確認・仮押さえ・返信待ち・予定の確定連絡」というように、簡単なようで時間や手間がかかります。相手は日程を調整するために時間を割いてくれているわけですから、必ずお礼の気持ちをメールで伝える必要があるのです。

また、確定した日程を変更してもらう際には、さらに手間を増やしてしまい、迷惑がかかることになるため、この場合も日程変更後は必ずお詫びするとともに感謝の気持ちを伝えるメールを送りましょう。

お礼メールが不要なケース

相手からのメールに「返信不要」と記載されている場合や、日程調整に関して何度もやり取りを繰り返している場合は、お礼メールを省くこともあります。

特に「返信不要」と記載してある場合は、やり取りの簡素化などの配慮から、相手がお礼メールを望んでいないということが分かります。そのため、わざわざお礼メールを送る必要はありません。

また、日程調整をするうえでなかなか日程が確定せず、何度もやり取りを繰り返している場合は、そのやり取りのなかで謝罪や感謝を伝えているはずです。日程が確定するまでに感謝の気持ちが伝わっているのであれば、日程確定後のお礼メールは省略しても良いでしょう。

日程調整後に送るお礼メールの書き方

日程調整後に送るお礼メールの書き方に関するポイントを4つ紹介します。

感謝とお詫びの気持ちを伝える

日程調整に対応してもらったのであれば、感謝の気持ちを伝えましょう。ただ、一度決まっていた日程の変更に対応してもらった場合は、感謝にくわえお詫びの気持ちも伝えることが大切です。

基本的には、メール冒頭の挨拶文や締めの挨拶文に感謝とお詫びを表す一文を添えるのが一般的です。あくまで日程調整のメールであるため、感謝とお詫びの文が冗長的にならないよう注意してください。

確定後の日時や場所を入れる

確定した日時の連絡メールとお礼メールを、別で送る必要はありません。

やり取りの効率化や相手の手間を簡素化するためにも、調整後、確定した日時や場所を伝える際に、感謝の一文を添えるようにしてください。

件名は一目で内容が分かるものにする

件名は「【日程調整のお礼】○月○日の会議」など、内容が一目で分かるものにしましょう。

ポイントとして、何の日程調整に関するお礼なのか具体的な内容を入れることが大切です。

ただし、日程調整をする際は何度かやり取りがおこなわれます。そのため、もとの件名を残した方が、案件が把握しやすいこともあります。しかしその場合も、メール返信時に付く「Re:」が複数あると件名が見えにくくなってしまうため、一つだけにして残りは消すなどの配慮が必要です。

質問への回答は引用を使用する

相手からのメールに質問が記載されていた場合、質問の箇所を引用して回答するようにしましょう。

一日に何通ものメールを受信する相手であれば、回答だけを記載しても、その経緯をすぐには思い出せないこともあります。引用し経緯を明確にしておくことで、読み返す手間が省けるだけでなく、コミュニケーションのミスマッチなども避けることができます。

日程調整後のお礼メールで気を付けたいマナー

続いて、日程調整後のお礼メールで気を付けたいマナーについても紹介します。

お礼メールに限らず、ビジネスメールのマナーに共通する点が多いため、ビジネスにおける基礎知識としても心得ておくと良いでしょう。

調整後のメールはなるべく早く送る

日程調整時のやり取りは、必ず迅速に対応しましょう。

特に、日程調整後のお礼メールは確定した日程の確認も兼ねています。そのため、お礼メールが届かないと、相手は、候補日として挙げた予定のスケジューリングができず、仕事にも支障をきたしてしまいます。

日程調整後のお礼メールはなるべく早く、遅くても営業日にて一両日以内には送ることを心がけましょう。

メールの文章はわかりやすく簡潔に書く

日程調整後のお礼メールは、「お礼を伝える」ことを目的として送ります。そのため、長い文章は不要です。できる限りメールの文章はわかりやすくかつ簡潔に書くことを意識しましょう。

また、丁寧な言葉遣いを意識しすぎると、難しい漢字を使ってしまうことがありますが、無理に堅苦しくする必要はありません。相手にとって読みやすい文章にすることが大切です。

同じ表現は何度も使わない

お礼メールでは感謝やお詫びを表現しますが、一つのメールで同じ表現を何度も使うことは避けましょう。同じ表現が繰り返されると、相手から「しつこい」と思われたり、稚拙に感じられたりすることがあります。

そのため、できる限り感謝やお詫びを伝える表現には幅を持たせることが大切です。同じ表現を使うのであれば「重ねて」と一言付け加えましょう。

これからの成果に向けた一言を添える

お礼メールでは感謝やお詫びの気持ちを伝えますが、そこにこれからの成果に向けた一言を添えるとより好印象になる可能性があります。

例としては、「全力で取り組んでまいりますので」「よりよいご提案ができるよう力を尽くしますので」などの一文です。

このように、相手に「日程調整に対応してよかった」「日程調整してでも話を聞いてみたい」と思わせられるような一言を添えましょう。

日程調整で都合が悪い時の対処法!メール文例やビジネスマナーを解説

日程調整後に送るお礼メールの文例

ここからは日程調整後に送るお礼メールの内容を文例で見ていきましょう。

日程調整メールに返信が来ない時の対処法!マナー・注意点や文例を紹介

日程調整に関する基本のお礼メール

まずは、基本的な日程調整におけるお礼メールの文例です。

件名:Re:日程調整のお願い
株式会社○○
○○様お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

この度はお忙しいところ日程を調整していただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程にて、貴社へお伺いさせていただきます。

日程:○月○日 ○○:○○~
場所:株式会社○○ 会議室A

当日はよりよいご提案ができるよう尽力いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

日程の再調整をお願いした場合のお礼メール

次に、日程の再調整をすることになってしまった際のお礼メールの文例です。

件名:【日程調整のお礼】○月○日の会議の件
株式会社○○
○○様お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

この度は、予定をご調整いただいたにもかかわらず、
当方の都合により、日程変更のご迷惑をおかけしましたこと、改めてお詫び申し上げます。

また、お忙しい中、日程の再調整にご対応いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程にて、貴社へお伺いさせていただきます。

日程:○月○日 ○○:○○~
場所:株式会社○○ 会議室A

当日はよりよいご提案ができるよう尽力いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

確定したスケジュールに対して、どうしても都合がつかなくなってしまうことは起こりえます。

ただし、すでに決定している日程の変更は、時として「マナー違反」になり得ることを認識したうえで、相手への配慮を忘れず、感謝を伝える内容を心がけましょう。

日程調整後にリスケを行う場合の注意点

前述の通り、基本的にビジネスシーンでは、日程の再調整、つまりリスケをおこなうのは好ましくありません。しかし、やむを得ない事情でリスケが必要になることもあるでしょう。そこで、リスケをおこなう場合の注意点を4つ紹介します。

まずは電話で連絡するのが基本

一度確定した日程を変更する場合は、相手に多大な迷惑をかける行為のため、謝罪の意味も込めてまずは電話で連絡することがマナーです。

具体的な日程調整に関しては、記録を残すためにもメールでおこないますが、まずは電話で日程変更が可能なのかを伺い、可能であればメールで日程調整したいという旨を伝えましょう。

日程調整におけるビジネスマナーとは?基本知識や見直したい注意点を解説

電話の後にメールを送る

電話で日程変更したいという旨を伝えられたら、具体的に日程を再調整するためにメールを送りましょう。具体的な日程の調整が電話でおこなわれることもありますが、記録を残すためにもメールでおこなうほうが適切です。

電話で日程調整をおこなうと、勘違いや聞き違いで認識のずれが生まれる可能性もあります。もし、電話で日程を再調整してもらえた場合は、電話のあと日程を確認するメールを送りましょう。

連絡はなるべく早めに行う

日程変更が必要になった場合は、なるべく早く連絡しましょう。再調整後の候補日程が明確でなくても、日程変更が必要だと分かった時点で連絡することが適切です。

相手は決まっている予定に向けて準備を進めていることや、場合によっては再調整のために予定を変更する必要があるかもしれません。そのため、早めに連絡し、相手が被る迷惑をできる限り最小限に抑えましょう。

メールでは丁寧に謝罪する

リスケは、明らかに相手に迷惑をかけてしまう行為です。そのため、日程の調整を依頼するメールを送る際は、丁寧な謝罪を意識しましょう。

たとえ、リスケの理由がやむを得ない事情であっても、相手には関係ありません。謝罪にくわえ、再調整をお願いする際も表現や言い回しには、細心の注意を払うようにしてください。

また、謝罪する際はリスケが必要になった理由も伝えることが大切です。ただ、「予定が重複してしまった」や「別の予定が入った」など、具体的な理由を伝えると、「優先順位が低いんだ」「あまり大事にされていない」など、相手が不快に感じたり、不信感を抱いたりしてしまう可能性があります。

そのため、「急な出張で」「業務上の都合で」など、簡潔な理由に置き換えて伝えると良いでしょう。

【日程調整】リスケ依頼のメールの書き方!文例や注意ポイントまとめ

リスケとは?意味や使い方・知っておくべきビジネスマナーを解説

日程調整後に送るお礼メールの重要性を押さえておこう

日程調整に対応してもらえたら、確定した日程の確認をしつつ、お礼を伝えるのが基本のビジネスマナーです。

さらに、日程の再調整などが発生してしまった場合には、お礼にくわえ必ず謝罪の気持ちを伝えましょう。表現や伝え方に気をつけながら、お礼メールを作成し、ぜひスムーズな日程調整をおこなってください。

効果的なアポメールの書き方とは?営業マン必見のコツを文例付きで解説

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