効果的なアポメールの書き方とは？営業マン必見のコツを文例付きで解説
取引先との打ち合わせや商談のための日程調整を行うためのアポイントメール、通称「アポメール」は、いわば営業活動のスタート地点だといえます。
そのため、アポメールはビジネスマナーをわきまえたうえで、相手に好印象を与えられるような内容でなければなりません。そこで本記事では、ビジネスパーソン必見のアポメールの書き方や送り方などのコツをご紹介します。
目次
アポメールとは
「アポ」とは「アポイント」の略称で、お客様とのミーティングや商談の実施を約束することを指します。
そして、「アポメール」とは、お客様との日程調整をするために送信するメールのことと理解しておくと良いでしょう。
アポメールのほかにも電話でアポを取る「テレアポ」などもあります。ちなみに、アポなしで営業をするスタイルは「飛び込み営業」と呼ばれており、こちらも耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。
多くの営業手段がある中で、アポメールは営業効率を高められるという観点から近年主流となってきています。
アポメールは商談を実施するための最初の行動であり、さらにアポメールの内容によっては、相手の印象にも影響を与えてしまいます。そのため、アポメールの内容は、ビジネスにおいて非常に重要なポイントとなるのです。
アポメールの基本的な書き方
アポイントを獲得するためには、要点が整理された読みやすいアポメールの内容を目指さなければなりません。そもそも件名であらかたの内容が把握できなければ、メールを開封する気すら起きないでしょう。
そして、ダラダラと長い文章であったり、適切な言葉遣いがされていなかったりすれば、その時点で「ビジネスの相手」としてふさわしくないと判断されてしまいます。
アポメールを作成する際は、まずは開封してもらい、マナーと節度を保った上で、目的が的確に伝わるような書き方をマスターする必要があるのです。
件名は適切な文字数で大切なことを盛り込む
アポメールの件名は適切な文字数で、かつ大切なキーワードを盛り込むことが重要です。
アポメールは、送信すれば必ず開封されるわけではありません。当然ながら、単なる「売り込み」として興味を示さない人もいます。
そのような状況で開封率を上げるには、一目で内容やメールを見る価値があると認識してもらえるように文字数とキーワードを考慮する必要があるのです。
例えば、件名が「面談のお願い」のみである場合は、誰が何について送ってきたメールなのか、件名からはわからないため開封率は下がるでしょう。
一方で、「〇〇（商品名）のご紹介面談のお願い＜〇〇株式会社＞」であれば、面談の内容が一目でわかるため、開封率が上がる可能性が高くなります。
このように、アポメールの開封率を上げるためにも、件名は適切な文字数で大切なキーワードを盛り込むことが重要です。
本文は簡潔に大切な要件から書き始める
アポメールの本文は、メールの前半に要件を簡潔にまとめるようにしましょう。
結論を最初に明確にすることで、相手もその面談にどのような価値があるのかを判断しやすくなります。
また先に伝えた結論により興味を示してくれた相手には、面談の理由や詳細がより伝わりやすくなるというメリットもあります。
このように、アポメールの本文は、最初に簡潔に大切な要件から書き始め、その後に詳細を記載することで、お客様にとって読みやすいメールとなります。
宛名と挨拶文は省略せずに記載する
メールの最初に「結論」とお伝えしましたが、もちろんビジネスマナーとして、以下のような宛名と挨拶文は必ず記載しなければなりません。
| 〇〇〇〇〇株式会社 〇〇様平素より大変お世話になっております。 △△株式会社の△△でございます。 |
面識のある相手であれば、上記の通り「平素より大変お世話になっております」といった、挨拶文が妥当ですが、初めて連絡をする相手に対しては、「突然のメールでのご連絡失礼いたします」や「初めてご連絡させていただきます」といった挨拶文に置き換えて送信するようにしましょう。
印象の良いアポメールの書き方のコツ
アポメールは自社商品を見込み顧客に売り込む行為でもあるため、最初の印象が重要です。
そのため、商品やサービスのメリットが、数値などデータを用いて簡潔に示されていたり、送付先の事業を理解した上での価値が明記されていれば、相手に良い印象を持ってもらえるだけでなく、アポ獲得の可能性も高まります。
そこでここでは、「印象の良いアポメール」を書くコツを紹介します。
顧客のメリットを記載する
どのような内容の面談依頼であれ、相手に貴重な時間を割いてもらうことに変わりはありません。
アポをお願いする意識の根底として、面談は「相手にとって」有意義な時間になることを目的としているという認識を持ちましょう。
このような意識があれば、相手先の事業内容をある程度理解した上で、紹介する商品・サービスにより、どのようなメリットがあるのかを的確に伝えるアポメールの内容となるはずです。
複数の日程を提示する
アポメールで面談の日程調整をする際は、相手の都合にも配慮し、必ず3〜4つ程度の複数の日程を提示するようにしてください。
また、日程の提案は、1週間後〜を目安としましょう。あまりにも近々のスケジュールでの候補や、◯月◯日の午前もしくは午後といった連続した候補日は、相手への負担となってしまいますので注意してください。
正しい敬語を使用する
正しい敬語や言葉遣いは、アポメールの文章に限らず、ビジネスパーソンとしての基本ともいえるでしょう。
正しく丁寧な言葉遣いは、相手に好印象を与えるだけでなく、ビジネスを円滑に進めるためのコミュニケーションの基礎となるはずです。
また、相手に好印象を抱いてもらうことができれば、たとえその商談が成立しなかったとしても、別の取引先を紹介してもらえるなど、新たなチャンスにつなげることもできるでしょう。
返信の期限を設定する
メールの返信の期限を設定することは顧客に良い印象を与えます。急かしているようで、失礼なのでは？と懸念する方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、返信の期限が設定されていない場合、いつまでに返事をする必要があるのかわからないため、スケジュール調整がやりにくくなる場合があります。
相手がスムーズにスケジュール調整をするためにも返信の期限を設定しておくことが大切です。また、返信をもらえる期限が明確になるため、自身のスケジュールも調整しやすくなります。
アポメールを送る時の注意点について
アポメールを送り、商談につなげるためにはいくつかの注意点もあります。
以下の「送信時間の配慮」や「迅速な返信」は、相手への心遣いでもあるため厳守するようにしましょう。
送信時間に配慮する
アポメールの開封率をあげるためには、メールの送信時間に配慮しましょう。
例えば、8時〜9時ごろの出社直後、12時〜13時頃の昼休憩、18時〜19時ごろの退勤直前といった時間帯は、アポメールといった緊急性の低いメールの確認に時間を費やすことができず、そのほかの業務に埋もれてしまいがちです。そのため、これらの時間は必ず避けて送信するようにしましょう。
また、メールをスマホなどのモバイル端末に転送しているケースは珍しくありません。早朝や深夜といった時間帯の送信は、いくらメールであったとしても「非常識」と捉えられてしまうため気をつけましょう。
返信はできる限り早く行う
アポメールに対して返信をもらったら、できる限り早く返信するようにしましょう。
一般的に「面識のない相手」へのアポメールに対する返信率は1％未満であるともいわれています。その中で、返信のアクションがあった相手であれば、商品・サービスに強い興味関心がある可能性が高いと考えることができます。
そのため、特に最初の返信に関しては、最優先かつ迅速に対応するようにしてください。
アポメールの文例【営業シーン別に紹介】
最後にアポメールの文例を営業シーン別に紹介します。面談につながる可能性を高めるためにもぜひ参考にしてください。
新規顧客へのアポメール
新規顧客、特に面識のない相手へのアポメールは、特に丁寧に作成する必要があります。
自分が何者なのか、どのような目的があるのか、どのようなメリットが提供できるのかを端的かつ丁寧に記載します。
また、信頼関係が築けていない相手へのメールは、文面や言葉遣いに失礼がないよう、以下の例文を参考に作成してみましょう。
| 件名：【サービス名】ご紹介について面談のお願い＜株式会社○○・○○＞
株式会社△△△ ご多忙中ご迷惑とは存じますが、 当社の【サービス名】は貴社の△△においてご利用いただくことにより、 つきましては、ご挨拶も兼ねまして、御社にご訪問させていただき、 ＜候補日時＞ 上記日程のご都合がつかない場合は、恐れ入りますが□□様のご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いに存じます。 ＝＝＝＝メール署名＝＝＝＝ |
既存顧客へのアポメール
既存顧客へのアポメールは、相手の負担を考慮し、メールのやり取りを最小限にするための工夫が求められます。
そのため、新規顧客に対するメールよりもより端的な内容を意識する必要があるでしょう。
また、顧客の繁忙期を把握している場合は、時間に余裕がある日程を予測して候補日程を提示することも重要です。
| 件名：【サービス名】ご紹介について面談のお願い＜株式会社○○・○○＞
株式会社△△△ 平素より大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。 今回、弊社の新サービス◯◯について、御社の◯◯事業における、 ご多用中恐縮ではございますが、ぜひ□□様のご意見をお聞かせいただきたく、 よろしければ、下記の日程にてご都合のよろしいお日にちはございますでしょうか？ ＜候補日時＞ お忙しいところ誠に恐縮ですが、 ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝メール署名＝＝＝＝ |
アポ獲得時のお礼の返信メール
アポ獲得時のお礼の返信メールでは、日程を調整していただいたお礼とともに、決定した日時をお伝えします。必ず返信をいただいた当日、もしくは、翌営業日中に返信をするようにしましょう。
| 件名：○月○日（○）のご面談についてのご連絡
株式会社△△△ お世話になっております。株式会社○○の○○です。 この度は、お忙しい中ご面接の機会をいただき誠にありがとうございます。 それでは、ご連絡いただきました下記の日程にて御社へお伺いさせていただきます。 ○月○日（○）XX：XX 〜 XX：XX 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝メール署名＝＝＝＝ |
アポ前日のリマインドメール
アポ確定から、数週間以上経ってからの訪問の場合は、アポ前日にリマインドメールを送信しすると良いでしょう。
ただし、アポ確定から数日以内の訪問であれば、何度もお送りすることが相手の負担ともなり得るため、リマインドメールの送付は、状況に応じた判断が必要です。
| 件名：明日のお約束についてのご確認
株式会社△△△ お世話になっております。株式会社○○の○○です。 改めまして、今回はご面談の機会をいただき誠にありがとうございます。 お約束通り、明日のXX時に御社へお伺いさせていただきます。 それでは、明日お会いできることを楽しみにしております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝メール署名＝＝＝＝ |
再度日程調整を行うメール
アポ予定日に外せない予定が入ってしまった場合、再度日程調整をする必要があります。
再度日程調整を行うメールを送信する際は、まずは日程が合わなくなったことを謝罪しましょう。ただし、こちらの都合による再調整は、相手の印象を大きく悪化させてしまうこともあります。
場合によっては、折角獲得できたアポを失う結果にもなる点を認識し、なぜ変更が必要になったのかの理由を必ず記載するようにしましょう。
| 件名：ご面談日程の再調整について
株式会社△△△ 営業部□□様 いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。 本日はご面談の日程変更をお願いしたくご連絡をさせていただきました。 お約束いただいておりました○月○日のお打ち合わせですが、 お忙しいところ、勝手を申しまして大変申し訳ございませんが、 ＜候補日時＞ 上記候補日でのご対応が難しい場合は、□□様のご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いに存じます。 再度調整のお手数をおかけしてしまい、大変恐縮ではございますが、 ＝＝＝＝メール署名＝＝＝＝ |
面談後のお礼メール
面談後は、できる限り早くお礼メールを送信します。
また、お礼とともに、面談で使用した資料や議事録を添付することで、顧客が面談の内容を振り返りやすくなります。
また、滞りなく案件獲得に向かうために、お礼と同時に次のアクションもメール中で触れておくことが重要です。
| 件名：本日はお忙しい中ありがとうございました。
株式会社△△△ お世話になっております。株式会社○○の○○です。 本日は大変お忙しい中、ご面談のお時間をいただき、ありがとうございました。 念のため本日ご提示させていただいた資料と議事録をお送りさせていただきます。 また、今回ご紹介させていただいたサービスに限らず、 ご不明な点やお困りごとなどがございましたら、ご遠慮なく私、 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝メール署名＝＝＝＝ |
正しいアポメールで効率的にアポ獲得を進めよう
本記事では、効果的なアポメールの書き方を、具体的な事例とともにご紹介しました。
アポメールは、新規顧客の獲得や売上の拡大を目指すための重要な営業手段の一つであり、ちょっとした言葉遣いや書き方の違いで、目的が達成できるか否かが大きく変わってしまう営業手法でもあります。
アポメールは、こちらでご紹介した書き方事例を参考にしていただくのはもちろんのこと、大前提として「相手への心遣い」が重要であることを忘れてはいけません。
ビジネスパーソンとして配慮の行き届いたアポメールにより、効率的なアポ獲得、また高い商談成約率を目指してみてはいかがでしょうか。
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