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複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介
日程調整は複数人が関わると手間がかかり、面倒だと思う方も多いのではないでしょうか。本記事では、複数人の日程調整におすすめのツール5選や選ぶ際のポイントを解説します。ツール以外で複数人の日程調整を効率化するやり方も紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
複数人の日程調整が面倒な理由
複数人で日程調整をする場合、個々のスケジュールを確認・調整するのに膨大な時間と労力がかかります。人数が多いと確認・調整の手間も増えるため、日程調整の担当者の負担が増えるでしょう。
また、複数人で日程調整する場合、「誰の予定に合わせたほうがよいのか」「誰の予定を優先的に押さえるべきか」など、考慮すべきことがいくつもあります。そのため、複数人での日程調整は、1対1の日程調整より面倒に感じられることが多いようです。
複数人の日程調整にはツールの活用がおすすめ
複数人の日程調整は、日程調整ツールを利用すれば大幅に効率化できます。
日程調整ツールは、候補日の抽出や確定した日程のカレンダー入力など、日程調整にかかる手間を自動化することが可能です。人数が多い場合でも自動で確実に日程調整が行えるため、ダブルブッキングや予定忘れのリスクも回避できます。
日程調整ツールには、主に以下の3種類があります。
- 予約受付型:自分の空いている日時をすべて表示し、相手の都合のよい日時を選んでもらう形式
- 候補提案型:いくつかの候補日を抽出し、相手に提案して選択または承諾してもらう形式
- 投票型:候補日を提案したうえで、最も参加者が多い日程を選ぶ仕組み
日程調整の目的に合わせて、最適な種類を選びましょう。
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日程調整ツールを選ぶ際のポイント
日程調整ツールを選ぶ際は、いくつかのポイントを押さえておくとより自身に合ったものを選べるようになります。
ここからは、日程調整ツールを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。
複数人で同時に編集ができるか
複数人で日程調整を行う場合、複数人が同時にツールを操作する可能性があります。
同時編集に対応していないツールの場合、複数人が同時に予定の変更や調整を行っても正確に反映されない恐れがあるため注意が必要です。導入前に、複数人で同時編集ができるかを確認しておきましょう。
情報共有がしやすいか
日程調整ツールは、社内や社外の担当者に情報共有がしやすいものを選びましょう。
例えば、スケジュールの確定後、急な予定変更で日時の変更やキャンセルが発生する場合もあるでしょう。この場合、一般的には複数人にそれぞれ連絡して情報を共有する必要があります。しかし、情報共有がしやすいツールであれば、複数人への情報共有の作業が効率化できます。
情報共有が漏れてしまうと、トラブルや信用問題に発展する恐れもあるため、情報共有のしやすさはチェックしておきたいポイントです。
操作性が優れているか
日程調整ツールを選ぶ際は、操作性の良さも確認しておきましょう。操作性が悪い場合、「手動でやったほうが早い」と判断されてツールの利用が定着しない恐れがあります。
「希望日が入力しやすいか」「確定したスケジュールが確認しやすいか」などの点をチェックして、誰でも利用しやすいツールを選んでみてください。
ツールによっては無料プランや試用期間を設けていることもあるため、導入前に積極的に活用しましょう。
既存のツールやサービスと連携できるか
日程調整ツールは、外部ツール・サービスと連携できるものを選ぶようにしましょう。外部ツールと連携できれば、複数のツールを横断して利用する必要がなく、業務効率化にもつながります。
例えば、カレンダーサービス・オンラインミーティングツール・ビジネスチャットツールなど、普段からよく使う外部ツールと連携できるかを事前に確認しておくことをおすすめします。
▷Googleカレンダーで日程調整する方法！連携可能な便利ツールも紹介
▷エクセルは日程調整に不向き？やり方やエクセル以外での日程調整方法を解説
必要な機能が搭載されているか
日程調整ツールには、以下のようなさまざまな機能が搭載されています。
- 複数人の予定が合う候補日の自動抽出機能
- 予定のリマインダー機能
- 資料の添付機能
- カレンダーとの連携機能 など
自社に必要な機能が搭載されていれば、業務を効率化できます。導入前に搭載されている機能を確認して、必要な機能が備わったツールを選びましょう。
【無料あり】複数人の日程調整におすすめのツール
ここからは、複数人の日程調整におすすめのツールを5つ紹介します。無料で利用できるツールも紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。
調整アポ
調整アポは、スケジュール調整とフォローアップまでを自動化できるツールです。
連携したカレンダーからメンバーの空き日時が自動でピックアップされるため、必要な操作は空き日時一覧が表示されたURLを共有するだけで簡単に日程調整が行えます。日程調整後は、メンバーのカレンダーに予定が自動的に入力されるため、ダブルブッキングが発生する恐れもありません。
| 提供元 | 株式会社 RECEPTIONIST |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 | グループウェア連携、空日時の自動抽出、候補提案型スケジュール調整、複数人での日程調整、複数キーワード空き判定、案内文の同時コピー、代理の日程調整、Chrome拡張機能、オリジナル項目追加、バッファ予定の作成、タイムゾーン設定など |
| URL | 公式サイト |
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TimeRexは、ビジネスの日程調整の自動化に特化したツールです。GoogleカレンダーとOutlook予定表と連携が可能で、リアルタイムで予定を共有できます。
複数人で予定を調整する場合、投票形式で空き日時を選んでメンバー間の予定が合う日時を簡単に可視化することが可能。
Zoom・Microsoft Teams・Google Meetとの連携も可能で、日程調整後はWeb会議URLを自動発行・自動共有できるため手動で共有する必要がなく、業務を効率化できます。
| 提供元 | ミクステンド株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
年払い
月払い
|
| 機能・特徴 | 日程調整方式、日程候補自動リストアップ、Web会議ツール連携、サービス連携、業務効率化、セキュリティ、日程調整相手へのアシストなど |
| URL | 公式サイト |
スケコン
スケコンは、日程調整とオンライン名刺交換を自動化できるツールで、複数社かつ何人でも日程調整ができる点が特徴です。
UI/UXデザインは100名以上のユーザーアンケートをもとに改善されており、誰でも使いやすいことが魅力。Googleカレンダー/Outlookカレンダーと連携が可能で、複数人のカレンダーに予定を自動入力するため手動での入力ミスやダブルブッキングも起こりません。
また、名刺交換を行った際は自動でアドレス帳に登録されるので、登録作業を効率化できる点もメリットです。
| 提供元 | 株式会社TIME MACHINE |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
【月払い】
【年払い】
|
| 機能・特徴 | 1対1予定調整、複数人予定調整、仲間と日程調整、空き時間確認、回答補助・自動回答更新、カレンダー自動入力・招待、カレンダーのグループ分類、メール通知、日程調整履歴、オンライン各名刺指導交換など |
| URL | 公式サイト |
Jicoo
Jicooは、チームでの日程調整に特化したツールです。
複数人の日程調整に特化した投票型の日程調整機能だけではなく、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーなどへの共有機能が備わっています。リアルタイムに同期するため、ダブルブッキングの心配はありません。
チームメンバーのスケジュールを簡単に可視化できるうえに、メンバーと自分の空いている日時の自動抽出が可能です。
| 提供元 | ジクー株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 年払い
月払い
|
| 機能・特徴 | 検索機能、リマインド機能、フォローアップ機能、キャンセル機能、担当者自動割り当て機能、Webサイトへの埋め込み機能、予約情報のCSVエクスポート、日程投票、1対1の日程調整、グループのスケジュール調整、アプリなど |
| URL | 公式サイト |
アイテマス
アイテマスは、あらゆる場面での日程調整に対応している日程調整ツールです。一つの日程調整URLで、複数人との日程調整が簡単に行えます。
Googleカレンダーと連携して利用できるため、日程調整ページから移動することなく、自分のカレンダーと比較しながら日程を選択可能。また、日程調整後はメンバー全員のカレンダーに自動的に予定が作成されます。
| 提供元 | SHINJI YAMAGUCHI |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 無料 |
| 導入実績 | 8,400社 |
| 機能・特徴 | 日程候補提案型、空き時間提示型、Googleカレンダー連携、複数アカウント連携、ダブルブッキング防止、仮押さえ、オンラインミーティングURL自動生成、同席者機能、チーム機能など |
| URL | 公式サイト |
ツール以外で複数人の日程調整を効率化する方法・やり方
「ツールを使わずに複数人の日程調整を効率化する方法を知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
ここからは、ツール以外で複数人の日程調整を効率化する方法・やり方を2つ紹介します。
日程調整メールの文面を工夫する
複数人の日程調整では、主にメールが利用されています。メールで日程調整をお願いする際は、相手が返信しやすいように文面を工夫することで、作業の効率化を図れます。
メールで日程調整をする際の大切なポイントは、以下の3つです。
メールの件名はシンプルに
日程調整メールの件名は、シンプルにまとめましょう。
日程調整の依頼であることが一目で判断できるように、「日程調整につきまして」「【日程調整のお願い】」など、分かりやすく記載することが大切です。
件名でメールの内容が判断しにくいと、後回しにされたり迷惑メールだと判断されたりする恐れがあります。そのため、毎日多くのメールを受け取るビジネスパーソンにも、すぐに日程調整のメールだと判断してもらえるような件名の工夫が必要です。
▷日程調整メールの正しい書き方とは？返信方法やマナー・注意点を解説
複数の候補日を提示
日程調整を依頼する際は、あらかじめ複数の候補日程を提示しましょう。
こちらから日程を提示せず、相手に都合がよい日程を尋ねるのは、たとえこちらが相手に合わせることができても、余計なやり取りが増えてしまう場合があります。
また、あらかじめ候補日程を提示しておくことで、相手が日程に迷う心配もありません。
候補の日程は「○月○日 ○時～○時」と、具体的な時間まで指定しておくことが大切です。ただし、候補日程が1つだと都合が合わないこともあるため、3つ以上を目安に日程を提示しましょう。
▷日程調整で都合が悪い時の対処法！メール文例やビジネスマナーを解説
希望の日程を聞く
候補として提示した日程で都合が合わない場合は、相手に希望の日程を伺うようにしましょう。日程が合わないからとこちらが再度候補を提示していく場合、やり取りが増えてしまいます。
そのため、「候補日程が難しいようでしたら、ご都合のよい日時をご連絡いただけますと幸いです」というように、相手の希望日時を連絡して欲しい旨を伝えましょう。
▷日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ
Excel・スプレッドシートで管理する
日程調整が必要なメンバーが操作できるExcelファイルやスプレッドシートを作成することで、日程調整を進める方法も有効です。
操作は、日程調整用に作成したExcelファイルやスプレッドシートを、各々が希望日程を入力できるよう設定し、個別のメールでファイルのリンクを共有するのみです。
また、Excelやスプレッドシートは関数による集計が可能なため、「○日に参加できる人数は○人」と手動で数える必要がありません。
ただし、作成したファイルには多くの個人名が記載されるため、プライバシーの問題が残ります。流出を防ぐためにも、ファイルや共有URLなどは厳重に管理しましょう。
▷エクセルは日程調整に不向き？やり方やエクセル以外での日程調整方法を解説
▷社内の日程調整を円滑に！上手なメール文例や効率化する方法とは
複数人の日程調整にはツールの活用がおすすめ！
ビジネスシーンにおける日程調整は、人数が多ければ多いほど手間がかかり面倒に感じることも多いでしょう。
しかし、効率的な日程調整はビジネスにおけるコミュニケーションスキルが身につくほか、生産性の向上にもつながります。
必要に応じてツールを導入し、効率よく日程調整を行いましょう。
▷日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ
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▷効果的なアポメールの書き方とは？営業マン必見のコツを文例付きで解説
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