複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介

複数人の日程調整が面倒な理由

複数人で日程調整をする場合、個々のスケジュールを確認・調整するのに膨大な時間と労力がかかります。人数が多いと確認・調整の手間も増えるため、日程調整の担当者は負担が増えるでしょう。

また、複数人で日程調整する場合、「誰の予定に合わせたほうがよいのか」「誰の予定を優先的に押さえるべきか」など、考慮すべきことがいくつもあります。そのため、複数人での日程調整は、1対1の日程調整より面倒に感じられることが多いようです。

日程調整スキルはビジネスに必要不可欠

複数人における日程調整は膨大な時間と労力がかかる反面、ビジネスに必要なコミュニケーションスキルが身につきます。

日程調整は同期や部下だけでなく、上司や取引先と行うこともあります。相手に合わせて伝え方や連絡手段を変えなければならないため、日程調整をしていくにつれてコミュニケーションスキルが磨かれていくのです。

また、「日程が決まらないと動けない」というように、日程調整は業務の進捗度合を左右します。そのため、日程調整を効率的に行えば生産性の向上にもつながるでしょう。

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複数人の日程調整を効率化する方法

日程調整のオーソドックスな方法として電話が挙げられますが、複数人が相手の場合は何度も電話をかける必要があります。

また、タイミングが合わなければ再度電話をかけ直すなど、非効率になる可能性があるため、複数人の日程調整に電話は不向きでしょう。

そこで、複数人の日程調整を効率化する4つの方法について解説していきます。

日程調整メールの文面を工夫

複数人の日程調整ではメールがよく活用されます。メールで日程調整をお願いする際は、相手が返信しやすいよう文面を工夫することで効率化を図れます。具体的なポイントは以下の通りです。

日程調整メールの件名はシンプルに

メールの件名はシンプルにまとめましょう。日程調整のお願いメールであることが一目で判断できるよう、「日程調整につきまして」「【日程調整のお願い】」など、分かりやすく記載することが大切です。

件名でメールの内容が判断しにくいと、後回しにされたり迷惑メールだと判断されたりするかもしれません。そのため、毎日多くのメールを受け取るビジネスパーソンでも、すぐに「日程調整のメールだ」と判断してもらえるような件名の工夫が必要です。

複数の候補日程を提示

日程調整をお願いする際は、あらかじめ複数の候補日程を提示します。こちらが相手に合わせることができても、「ご都合のよい日をご連絡ください」という内容だと、複数人で日程調整するケースでは非効率になるでしょう。

また、あらかじめ候補日程を提示しておくことで、相手が日程に迷う手間を省けます。候補の日程は「○月○日 ○時～○時」と、具体的な時間まで指定しておくことが大切です。ただ、候補日程が1つだと都合が合わないこともあるため、3個以上を目安に日程を提示しましょう。

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希望の日程を伺う

候補として提示した日程で都合が合わない場合は、相手に希望の日程を伺うようにしましょう。日程が合わないからと再度候補を提示していく場合、やり取りが増えてしまいます。

そのため、「候補日程が難しいようでしたら、ご都合のよい日をご連絡いただけますと幸いです」というように、相手の希望日時を連絡して欲しい旨を伝えましょう。

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日程調整ツールの活用

日程調整の効率化には、日程調整ツールの活用も効果的です。日程調整ツールは候補日の抽出や確定した日程のカレンダー入力など、日程調整にかかる手間を自動化してくれます。

複数人での日程調整を自動かつ確実にできるため、ダブルブッキングや予定忘れのリスク回避、キャンセルや確認などの一括管理が可能です。他のツールと連携できるものであれば、さらなる業務効率化が図れるでしょう。

日程調整ツールには以下3つの種類があるため、自社の目的に合わせたツール選びが大切です。

予約受付型

予約受付型は自分の空いている日時をすべて表示し、相手の都合のよい日時を選んでもらう仕組みです。例としては、美容院のネット予約などが挙げられます。

相手は多くの候補から都合のよい日時を選べるため、より確実な日時を選択できます。ただ、複数人で日程調整を行う際にはそれぞれの希望が揃わないことのほうが多いため、向いていないかもしれません。

候補提案型

候補提案型はあらかじめいくつかの候補日を抽出後、相手に提案し選択または承諾してもらう仕組みです。自分のスケジュールを公開したくない・できない人や、複数の日程調整を同時に行いたい場合に向いています。

ただ、複数人で候補提案型を使う際は、全員の日程が揃う日を探すのか、候補日程のうち最も参加者が多い日程で開催するのかを明記しておきましょう。

これが明確になっていないと、再度日程調整の案内が来た際「この前日程調整したはずでは」となったり、選択した日時で確定したのか不安になったりしてしまいます。

投票型

投票型は候補日を提案したうえで最も参加者が多い日程で開催する仕組みです。候補提案型の一種ともいえます。

人数が多いと、全員の日程を合わせることが難しい場合もあります。そのため、人数が多く全員参加が厳しいと判断した場合は、投票型で日程調整を行い、参加者が最も多い日程に決定するとよいでしょう。

このように、日程調整ツールには種類があり、場面や日程調整の人数によって向き不向きがあります。日程調整の目的に合わせて、最適な種類を選びましょう。

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Excel機能を活用する

日程調整が必要なメンバーが操作できるExcelファイルを作成することで、日程調整を進める方法があります。Excelファイルを各々が希望日程を入力できるよう設定し、個別のメールでファイルのリンクを共有するのみです。

また、Excelは関数による集計が可能なため、「○日に参加できる人数は○人」と手動で数える必要がありません。ただ、Excelファイル内には多くの名前が記載されるため、プライバシーの問題から社内での日程調整に向いているでしょう。

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日頃の意思疎通も重要

日程調整が円滑にできるように、社内外問わず日頃からコミュニケーションをとることが大切です。コミュニケーションをとるなかで、相手の仕事に余裕のある時間帯が分かったり、近々の予定を把握できたりするでしょう。

そのため、日程調整のお願いをするタイミングの見極めや忙しい日時を避けた日程の提案が可能になります。また、勘違いや予定忘れのリスク防止のために、日程調整後やリスケした場合は定期的に確認するようにしましょう。

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複数人の日程調整におすすめのツール

複数人で日程調整をする際におすすめのツールを5つ紹介します。

スケコン

スケコンは、日程調整とオンライン名刺交換を自動化してくれる日程調整ツールです。複数社かつ何人とでも日程調整ができます。

候補日程や空き時間をシェアできるため、複数人での日程調整も簡単に行えるでしょう。

アイテマス

アイテマスは、あらゆる形の日程調整に対応している日程調整ツールです。同じ日程調整URLで複数人との日程調整ができます。

Googleカレンダーと連携して利用できるため、日程調整ページから移動することなく、自分のカレンダーと比較しながら日程を選択可能です。

Jicoo

Jicooはチームでの日程調整に向いており、複数人向けである投票型の日程調整機能だけでなく、カレンダーの共有機能が備わっています。

チームメンバーのスケジュールを可視化できるうえ、メンバーと自分の空いている日時の自動抽出が可能です。

TimeRex

TimeRexは専用URLをコピーして相手に送るという2ステップで日程調整が完了するツールです。チーム向けの機能も備わっているため、会社やチーム全体での日程調整を自動化できるだけでなく、生産性の向上にもつながるでしょう。

ノリスケ日程調整

ノリスケ日程調整は、Googleカレンダーと連携することで日程調整を自動化してくれるツールです。「and条件」や「or条件」を含めた複数人での予定調整もできます。

また、日程調整に合わせて自動で会議室の予約も行えるため、日程調整と別に会議室を予約する必要もありません。

日程調整ツール選びのポイント

日程調整ツールを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

ツールの費用は予算内に収まるか

日程調整ツールの利用料金が予算に見合っているか確認しましょう。高機能なものを選ぼうと予算オーバーのツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。

日程調整ツールには無料で利用できるものや、期間限定で無料トライアルを用意しているものもあります。まずは無料で利用してみたのち、有料のツールへ移行してみてもよいかもしれません。

ツールの操作性に問題ないか

日程調整ツールを操作してみて、使い勝手や使用してみて問題がないか確認してみてください。操作がしにくいものは、「手動でやったほうが早い」とツールの活用が定着しない可能性があります。

ツールが定着化しなければ、ただコストが割かれるだけになります。実際に使う人の意見を取り入れながら、操作性のよいツールを選びましょう。

目的・頻度に適しているか

日程調整ツールは目的や使用頻度に合わせて選ぶことが大切です。

社内外問わず会議・商談の日程調整だけでなく、採用面接や社内のスケジュール共有など、さまざまな目的があります。目的によって最適なツールの種類が異なるため、目的に合わせたツールを選びましょう。

また、ツールの使用頻度が低い場合は、利用料金が高いものを選んでも割かれるコストのほうが大きくなる可能性があります。使用頻度が低いのであれば、無料のツールで対応できないか検討してみましょう。

各種デバイスに対応しているか

パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスに対応しているツールがおすすめです。スマートフォン専用のアプリを用意しているツールもあります。

マルチデバイスに対応したものであれば、外出先で日程調整をしたい際でも、わざわざパソコンを開くことなく、スマートフォンひとつで完了します。

さまざまなデバイスに対応しているツールのほうが作業の効率化も図れ、リモートワークでもストレスなく使えるでしょう。

外部ツールやサービスと提携できるか

日程調整ツールは、外部ツール・サービスと連携できるものを選ぶとよいでしょう。外部ツールと連携できれば、複数のツールを横断して利用する必要がなく、業務効率化にもつながります。

そのため、カレンダーサービス・オンラインミーティングツール・ビジネスチャットツールなど、普段からよく使う外部ツールと連携できるかを事前に確認することが大切です。

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ツール等を活用して複数人の日程調整を効率良く行おう

ビジネスシーンにおける日程調整は、人数が多ければ多いほど手間がかかり面倒に感じることも多いでしょう。しかし、効率的な日程調整はビジネスにおけるコミュニケーションスキルが身につくほか、生産性の向上につながります。

必要に応じてツールを導入し、効率よく日程調整を行っていきましょう。

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