日程調整メールの正しい書き方とは？返信方法やマナー・注意点を解説

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ビジネスにおける日程調整メールの重要性

日程調整は相手が顧客であれば信頼関係にも関わる業務であり、社内であれば生産性や事業のスピード感に影響するなど、ビジネスにおいて「成果につながる」非常に重要なプロセスの一つであると考えられます。

もちろん日程調整をする目的は、打ち合わせから商談など多岐に渡りますが、いずれもスピードと正確性が求められる点は共通していると言えるでしょう。

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日程調整をメールで行うメリット

そもそも日程調整とは、参加者の予定をすり合わせ、会議や商談の日時を決めることですが、参加者が多ければ多いほど「予定のすり合わせ」は困難となります。

また、日程調整の手段に関しては、確定した日時の認識に食いちがいなどが発生しないよう、電話などの口頭ではなく、記録が残るメールなどを使用するのが好ましいとされています。

ここからは、日程調整をメールで行うメリットについて詳しくみていきましょう。

大人数の日程調整がスムーズに行える

メールには、CCやBCCなどによる一斉送信の機能があるため、複数の参加者がいる場合にも、日程確認や日時確定の連絡を一度で済ますことができます。

また、履歴が残ることから、参加者にもれなく連絡できているか、また、予定確認の返信が全員から届いているかの確認もスムーズに行えるでしょう。

記録としてやり取りが残せる

口頭などでのやり取りと違い、記録が残せる点もメールの大きなメリットです。

やり取りの履歴は、各参加者の予定を調整する際に役立つだけでなく、確定した日程の確認もできるため、認識が食い違ってしまうリスクを軽減することができます。

とりわけ日程調整から予定までの期間が長期間空いてしまう場合などには、後に検索して確認できるよう件名などを工夫しておくとより便利です。

相手の作業のジャマにならない

日程調整メールは電話などと違い、必ずしも「オンタイム」で対応する必要はないため、相手の仕事のジャマにならないといった利点もあります。

ただし、日程調整のビジネスマナーとしては、営業日にて一両日以内の返信が基本です。マナーを意識したうえでの対応を心がけましょう。

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日程調整メールの正しい書き方

ここからは、実際に日程調整メールを作成するうえで押さえておくべきポイントを解説します。

メールの基本的なマナーと具体例をご紹介しますので、ぜひ改めて正しい書き方ができているかをチェックする際などにもご活用ください。

件名｜目的を簡潔に記載する

日程調整に限らず、ビジネスメールは件名である程度の内容が把握できることが望ましいとされています。

これは、1日に数十件とメールを受信するような相手に対して、件名を見て、対応の優先順位をイメージできるようにするための配慮です。そのため、すぐに確認してもらいたい案件などは、件名の冒頭に「【至急】」などと付ける場合もあります。

【書き方例】

• お打ち合わせのお願い(自社名)
• (サービス名)に関するご提案日時のご相談

宛名｜宛名を挿入する

メール本文の冒頭は、相手の「会社名・所属部署・お名前」の宛名を記載するのが基本です。

担当者名がわからない場合は「ご担当者様」としてOKですが、必ず正確な情報の記載を心がけましょう。また、宛名が一行に収まらない場合は、適度に改行を入れると読みやすくなります。

【書き方例】

• 株式会社〇〇　◻︎◻︎部　主任　△△様
• 〇〇有限会社　◻︎◻︎部　ご担当者様

挨拶文と自己紹介｜送信者の会社名などを明記する

宛名を書き終わったら、挨拶文のあとに、自分の会社名・部署名・氏名の順で送信者情報を記載します。

挨拶文は、「お世話になっております。」の一文が一般的ですが、日頃より取引のある相手に対しては、「平素より大変お世話になっております。」などと書くこともあるなど、相手との関係性によって変わる点を認識しておきましょう。

【書き方例】

• お世話になっております。
• 株式会社〇〇営業本部の△△と申します。

本題｜要旨が日程調整であることを伝える

本題部分では、このメールがどのような意図で送られたものなのか簡潔かつ明確にわかるように記載します。

どのような目的の連絡なのかを明記することで、相手は概要をつかんだうえでメールを読み進められるようになります。

【書き方例】

• ◯◯のご説明に関する日程調整のためご連絡させていただきました。
• お打ち合わせにつきまして、ぜひ日程調整をお願いしたく、ご連絡いたしました。

予定の提示｜具体的な日時を提案する

具体的な日時を提案する際は、連絡から1週間ほど先の日程で、必ず3〜5つ程度の候補日時を提案します。

また、相手の勘違いなどをできる限り避けるため、曜日も併せて記載すること、さらに時間を提示する場合は、出社直後や退社間際と思われる時間帯は避けるのがマナーであることも覚えておきましょう。

【書き方例】

当方の都合にて大変恐縮ですが、以下の日程にてご都合のよろしいお日にちはありますでしょうか。なお、お打ち合わせの所要時間は1時間ほどを予定しております。

• X月X日(月)午前
• X月X日(火)終日
• X月X日(水)午後
• X月X日(火)10:00~16:00

上記日程でのご調整が難しい場合は、恐れ入りますが、◯◯様のご都合をご教示いただけますと幸いです。

結び｜挨拶で締める

結びや締めの挨拶も丁寧な一文を心がけましょう。以下のような文面が一般的です。

【例】

• お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
• お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

署名｜連絡先が確認できる署名を挿入する

最後に連絡先がわかる自身の署名を挿入したら日程調整メール作成は完了です。

多くのメールサービスには署名登録機能が付いていますので、事前に登録して記載もれを防ぎましょう。

【書き方例】

• 株式会社〇〇
• 営業本部
• 氏名
• メールアドレス
• 電話番号
• FAX番号
• 会社HPのURL

日程調整メールの正しい返信方法

続いて、日程調整メールに対する返信のポイントについても確認していきましょう。

返信は「一両日以内」に行う

日程調整におけるやり取りは、迅速に返信するのがマナーです。

いつまでも先延ばしにしていると、例えば候補日を提示した相手は、返信を待つまでの間、候補日に他の予定が立てられないことになってしまうでしょう。目安としては一両日以内、つまり営業日にて「当日〜翌日中」に返信するのが基本です。

調整に対して感謝を伝える

まずは日程調整に対しての感謝を伝えましょう。

文面は、相手が社内か社外か、または日程調整の目的などよって異なりますが「日程調整いただきありがとうございます。」といった趣旨の感謝の一言を添えることが大切です。

▷日程調整後のお礼メールは必要か？書き方やマナーを文例付きで解説

懸念点を合わせて確認する

面談前にわからないことや聞いておきたいことがあれば、希望日程の回答と合わせて確認しておきましょう。

懸念点や不明点を解消しておくことで、当日の話し合いの質を高めることができます。

都合がつかない場合も丁寧に伝える

複数の日程提示を受けた場合でも、都合がつかないこともあるでしょう。

ただし、そのようなシーンにおいても「その日程は対応できません」「その日は無理です」といった直接的な言い回しは避けましょう。

メールは、表情や声のトーンなどの非言語情報が伝わらないことから、言葉をより慎重に選ぶ必要があります。お断りする場合、あるいは再調整をお願いする場合などでも「あいにくご提示いただいた日程は先約があり調整が困難です」などの一文を添えると良いでしょう。

▷日程調整におけるビジネスマナーとは？基本知識や見直したい注意点を解説

▷日程調整で都合が悪い時の対処法！メール文例やビジネスマナーを解説

日程調整メールの押さえておくべき注意点とは？

ここからは、日程調整メール作成時の基本的なビジネスマナーや、押さえておくべき注意点などを解説します。

日程調整は、時として重要な取引相手に対して行うこともあります。失礼のないよう、基本をしっかりと理解しておきましょう。

クッション言葉を使用する

クッション言葉とは、相手に不快な印象を与えてしまう恐れのある内容を伝える際に、表現や印象を和らげるための「前置き」として使われる言葉です。

別名「ビジネス枕詞」とも呼ばれ、具体的には、「恐れ入りますが」「ご多忙中とは存じますが」「可能であれば」などの言葉が挙げられるでしょう。

主に相手に何かお願いする際や伝えにくいことを伝えるときなどに使われており、メールの文面にもよく使われます。メールに限らず、相手と良好なコミュニケーションを取るための一つのマナーとして身につけておくと良いでしょう。

宛先を役割ごとに使い分ける

メールには、「To・Cc・Bcc」など、目的や用途に応じた宛先があります。

宛先にはそれぞれ役割があり、使い方を間違えてしまうと業務に支障をきたす恐れがありますので注意してください。この機会に正しい宛先の役割を覚えておきましょう。

• To:宛先・対応してほしい相手
• Cc:共有または状況を把握しておいてほしい相手
• Bcc:送信相手間での連絡先の共有が不可とされている相手

例えばイベントやセミナーに関する日程確定の連絡などは、参加者のメールアドレス（個人情報）がメールで共有されることのないよう注意しなければいけないこともあります。機能を理解し、十分に注意して運用しましょう。

返信と転送で対応を変える

受信したメールの対応は「返信」「全員に返信」「転送」というように複数種類あります。

返信は、Toに設定されたアドレスへの送信、一方の全員に返信は、To・Cc・Bccすべてのアドレスに返信メールが送信されます。必要に応じて使い分けましょう。

また、転送は、自分が受送信したメールの内容を、別のアドレスへそのまま送信する機能です。メールを転送する際は、どのような意図で転送したのか理由を付け加えて送りましょう。

件名は25文字以内が目安

日程調整メールの正しい書き方でも言及しましたが、迅速な日程調整には伝わりやすい件名にすることが必須です。

ビジネスメールの平均受信数は1日50通以上といわれていますので、伝わりにくい件名だと対応が遅れてしまいます。

また、受信ボックス内で表示される件名を考慮し、件名の文字数は全角25文字以内で記載するようにしましょう。

予定が合わない場合は希望日を提示する

先方に提示された候補日での対応が難しい場合は、対応可能な希望日を複数提示しましょう。

自身の予定を提示することに、少なからず抵抗感のあるビジネスパーソンもいるかもしれません。

ただし、日程調整では、やり取りの回数をできる限り減らすための配慮も必要であることを理解し、効率的なコミュニケーションを心がけることが大切です。

状況によっては日時の提案を避ける

具体的な日時の提案は、相手が面談を承諾していることが前提です。

このような前提なく相手に具体的な日時を提示して日程調整をお願いするやり方は、失礼にあたるため注意してください。

初めてコンタクトする相手などには、まずメールを送った経緯と打ち合わせの機会をいただけるかお伺いをたてるコミュニケーションから始めましょう。

急を要する場合は電話で連絡する

日程調整は基本的にメールでの対応を推奨していますが、やむを得ない事情により、日程の変更などをお願いする場合もあるでしょう。その場合は、必ず電話でその旨を相手に伝えるようにしてください。

改めての日程調整はメールで行うにしても、取り急ぎの謝罪と連絡は、電話などで伝えるのが、好ましいビジネスマナーです。

また、確定した日程を変更するリスケなどは、相手に多大な迷惑をかける行為であり、できる限り避けなければいけない事態であることを認識しておきましょう。

▷リスケとは？意味や使い方・知っておくべきビジネスマナーを解説

▷【日程調整】リスケ依頼のメールの書き方！文例や注意ポイントまとめ

日程調整メールの具体的な例文

日程調整メールは、注意点やマナーを押さえておけば、ある程度テンプレート化することも可能です。

ここからはシーン別の具体的な例文をご紹介しますので、日程調整の目的ごとにテンプレートを作成しておき、メール作成業務を効率化しましょう。

商談希望日を提示する場合の例文

まずは基本的な日程調整メールの文面です。

相手からもらった候補日に返信する場合の例文

日程調整のメールに返信する際には、問い合わせた経緯や当日の出席者について、あらかじめ共有しておくと良いでしょう。

提示された候補日に対応できない場合の例文

続いて、提示された日程での都合が合わない時の、「クッション言葉」の使い方がポイントとなる例文です。

約束済みの商談日を調整したい場合の例文

確定した日程の変更、いわゆるリスケは、先にお伝えしたとおりビジネスマナーとして極力避けたい行為です。迷惑をかけてしまうことに対して、丁寧に謝罪の気持ちを伝えましょう。

商談のキャンセルを申し入れたい場合の例文

さまざまな事情から一度確定した面談をキャンセルすることもあるでしょう。

しかし、ビジネスにおいては、そのような相手と将来縁があることも十分に考えられます。相手の立場に配慮した、丁寧な文面を心がけましょう。

英語の日程調整メールの例文

ビジネスにおいて英語で日程調整メールを送らなくてはならない場面も出てくるでしょう。

ここからは、ビジネスで使える英語版の日程調整メール例をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

件名の英文での書き方例

件名に関しては、英文でも「要件を端的に」の原則を意識するようにしましょう。

会議を招集する場合の英文

日本では「お疲れ様です」「お世話になっております」といった、冒頭の挨拶文の習慣がありますが、英語にはそのような表現はありません。その代わりとして、旧知の相手であれば、相手を気遣う一文を入れると良いでしょう。

アポイントをとる場合の英文

文末に添える結語の「Best Regards,」の一文は、日本語では「敬具」などの意味合いがあります。この結語には、いくつかの種類があり、「Best Regards,」が最も一般的な表現として使われていますが、さらにフォーマルな表現としては、「Yours sincerely,」や「Sincerely,」などもあります。

アポイントを断る場合の英文

英文においても、断る際に「NO」といった否定的な表現や言い回しは、相手に対して失礼になる場合もあります。丁寧な表現を心がけましょう。

承諾する場合の英文

承諾する際は、手が空いている、可能であるといった意味を持つ「I’m available〜」の一文を使って返信します。

リスケジュールする場合の英文

リスケジュールをお願いする際には、「I'm terribly sorry, but〜（大変申し訳ございませんが）」の表現を用いましょう。

返事を督促する場合の英文

返信を催促するメールでは、Youを主語にした、「You haven't replied to my email yet.(あなたはまだメールの返信をしていません)」などの相手を責めるような表現を用いないよう注意しましょう。

感謝を述べる場合の英文

最後に日程調整に応じていただいた際の感謝のメールです。

ツールを利用して日程調整を効率化

日程調整は、マナーや注意点さえ理解しておけば難しい業務ではありませんが、頻繁に発生するようであれば、できる限り効率化したい業務の一つでもあるでしょう。

特に大勢の参加者の予定のすり合わせが必要となるケースでは、メールで個別に日程調整を行うとミスも発生しやすくなります。そのような場合は、日程調整ツールの導入がおすすめです。

そこでここからは、無料プランのある日程調整ツールをいくつかピックアップしてご紹介します。

▷日程調整ツールを導入するメリットは？選び方や運用時の注意点も解説

Jicoo

Jicooは、チームでのスケジュール管理やタスク管理などの機能を搭載したツールですが、1on1のスケジュール予約のみであれば、ずっと無料で使うことも可能です。

チームのメンバーが増え、1on1の管理に手間取っているなどのお悩みがあれば、一度使ってみると良いでしょう。

ScheCon

ScheConは、採用担当者が「自社に導入したい」ツールとしてNo.1に選ばれた日程調整ツールです(同社HPより)。無料プランは、機能制限ではなく、月の日程調整回数による制限のため、無料プランでも有料プランと同じ全ての機能が試せる点が魅力と言えるでしょう。

waaq Link

waaq Linkは、複数人での日程調整のほか、予定の詳細を伏せた上でのカレンダー連携、メールによるリマインド機能など、「あると便利」な機能が充実しています。

カレンダー機能と連携することで、日程確定後は自動でカレンダーに反映されるため、ダブルブッキングのリスク回避にもつながります。

TimeRex

TimeRexは、GoogleやOutlookのカレンダーと連携し、日程候補を自動でリストアップしてくれる機能が搭載されています。

そのため、複数人での日程調整が多く発生するビジネスパーソンに、特におすすめのツールと言えるでしょう。

eeasy

eeasyは、API連携により日程調整業務の多くが自動化できる日程調整ツールです。

また、こちらも無料プランは、機能制限ではなく回数制限のため、月5回の日程調整回数であれば無料で使い続けることも可能。回数制限なしの1カ月の無料お試し期間も用意されているため、自動化による業務改善の効果を実感したい！という方は、お試し期間を活用してみるのもおすすめです。

正しい日程調整メールを作成して印象を良くしよう

成果を得るためのプロセスの第一歩であり、取引先との最初のコンタクトになることもある日程調整メールは、その後の信頼関係や印象にも影響する非常に重要な業務です。

日程調整時に限らず、ビジネスにおけるメールのやり取りは、対応のスピードやちょっとした表現・言い回しによって、意図せずして相手に不快感を与えてしまう可能性もあります。

「そんなつもりはなかったのに・・・」と後悔することのないよう、マナーや注意点を把握しておき、気持ちのよいコミュニケーションを心がけましょう。

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