日程調整ツールを導入するメリットは？選び方や運用時の注意点も解説

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• 当日までのフォローアップも自動化
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日程調整ツールとは？

日程調整ツールとは、日程調整を効率化できるツールのことです。日程調整を電話やメールでおこなうと、何往復ものやり取りが必要になったり、カレンダーへの入力ミスで予定忘れや遅刻をしたりするなど、さまざまな課題があります。

これらの課題を解決してくれるのが、日程調整ツールです。候補日の抽出やカレンダーへの入力など、日程調整におけるさまざまな手間を自動化してくれます。

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日程調整ツールを導入するメリット

日程調整ツールを導入することで得られるメリットを3つ紹介します。

日程調整を効率化できる

日程調整ツールの最大のメリットは、日程調整を効率化できることです。日程調整をする際は、以下のような手順を踏む必要があります。

• 自分の日程確認と候補日の抽出
• 候補日の仮押さえ
• 相手への連絡
• 返答をもらい日時を確定

もし、候補日で相手の都合が合わなければ、再度いちからやり直しです。そうなると、日程が確定するまでに時間がかかり、非効率な部分が多いでしょう。

一方で、日程調整ツールには「候補日の自動抽出」「フォーム作成」「カレンダーへのリアルタイム反映」など、さまざまな機能が備わっています。

ほとんどのツールには、相手に専用フォームのURLを送り、その中から日時を選択してもらうだけで日程調整が完了する機能があるので、効率的に日程調整を進められるでしょう。

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迅速なスケジュール共有が可能になる

日程調整ツールには、スケジュール共有機能があり、社内だけでなく社外のクライアントとの共有も可能です。日程調整ツールを通じて確定した予定は、カレンダーにリアルタイムで反映されるため、スケジュール共有が迅速になります。

また、スケジュールを共有しておくことで相手の予定を把握できるため、相手が空いている日時に候補日を絞って提案できます。そのため、やり取りを最小限に抑えたり、無理なスケジューリングが減ったりするでしょう。

日程調整ミスを防止できる

日程調整においては、ダブルブッキングや予定忘れなどのミスも起こることがあります。日程調整ミスは、相手に迷惑をかけるだけでなく、会社の損失につながるかもしれません。

日程調整ツールには、予定が空いている日時の自動抽出やリマインダー機能があるため、日程調整ミスを防止できるでしょう。

また、ツールの種類によっては移動時間を考慮してくれる機能もあります。そのため、「移動時間を考慮せずにスケジュールを立ててしまったので会議に間に合わない」といったミスも防げるでしょう。

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日程調整ツールの選び方・選定ポイント

日程調整ツールには多くの種類があるため、選択に迷ってしまうこともあるでしょう。そこで、自社に最適な日程調整ツールを選ぶためのポイントを紹介します。

目的に適した機能が備わっている

導入目的によってツールに求める機能は異なるため、まずは自社の課題やニーズを探り、目的を明確化させる必要があります。

日程調整ツールを導入する目的には、「社内でのスケジュール共有」「クライアントとのアポイントメント」「採用面接」などが挙げられます。ツールによって強みが異なることから、目的や求める機能と備わっている機能が合致するツールを選ぶとよいでしょう。

ツールの種類を確認する

日程調整ツールは以下3つの種類に分類されます。

例えば、クライアントとのアポイントメントを効率化するためにツールを導入する場合、複数のクライアントと同時に日程調整することもあるでしょう。

この場合、日程が重複しないよう各クライアントに異なる候補日を提案する必要があります。そのため、予約受付型や投票型ではなく、異なる候補日を提案できる候補提案型が向いているでしょう。

このように、機能だけでなく、ツールの種類も目的と照らし合わせて選ぶことが大切です。

予算に見合った料金設定のものを選ぶ

料金が高いツールはそれなりに機能も多く便利に感じますが、使用する頻度が少なかったり、機能が多いだけに使いこなせなかったりすると、十分な費用対効果が得られない可能性もあります。

また、日程調整ツールの利用で発生する費用は月額制のものが多く、継続的に発生するものです。そのため、ツールを継続的に利用することを前提として、無理のない価格帯のツールを選ぶとよいでしょう。

日程調整ツールのなかには無料で利用できるものもあります。もし、使用頻度や使いたい機能が少ない場合は、無料のツールで対応できるかもしれません。

連携機能の有無や対応サービスを確認する

日程調整ツールには、他のツールやサービスとの連携機能が備わっています。ただ、連携できるツールやサービスの種類は、各日程調整ツールによって異なります。そのため、自社で日常的に使っているツールと連携できるかどうかは大事なポイントです。

例えば、普段のスケジュールをGoogleカレンダーで管理しているのであれば、Googleカレンダーと連携が可能な日程調整ツールを選ぶとよいでしょう。

カレンダーツールと連携できれば、日程調整ツールを導入後、すでに入っている予定を再入力する必要もなく、新たに覚える操作方法も少なくて済みます。

誰もが使いやすい操作性の高いものを選択する

操作が難しい場合、使用頻度が下がり、社内での活用が浸透しないかもしれません。また、社内にはITツールに不慣れな従業員もいるでしょう。操作が難しく操作ミスが起これば、顧客とのトラブルや業務効率の低下につながりかねません。

機能の多さやデザイン性にとらわれず、社内で活用しやすいかどうかという視点で、操作性に優れたツールを選ぶことが大切です。

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おすすめの日程調整ツール5選

ここでは、おすすめの日程調整ツール5選を紹介します。

1. スケコン
2. アイポ
3. Spir
4. 日程調整のニッテ
5. 調整アポ

▼ ビズクロ編集部おすすめ「調整アポ」▼

調整アポ | 日程調整ツール

「調整アポ」は、スケジュールを自動化し、日時確定後のフォローも自動で行う法人向け日程調整ツールです。空き時間の確認やスケジュール登録などの面倒な日程調整作業は簡単”コピペ”の3ステップ・10秒で完結します。

Chatwork

1.スケコン

スケコンは日程調整にくわえ、オンライン名刺交換の自動化も可能とするツールです。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携できるため、スムーズに導入できるでしょう。

100名以上のユーザーアンケートをもとにデザインされていることから、操作性にも優れています。また、同ツールには無料プランも用意されており、有料プランを利用の場合も初回であれば最大2か月間は無料で利用できます。

2.アイポ

アイポはチームでのスケジュール共有を強みとする日程調整ツールです。各メンバーの予定をひとつのカレンダーで確認できるため、一目で空き時間を把握したり、スケジュールの重複を防いだりできます。

日程調整も専用URLを送り、相手に選択してもらうだけというシンプルな仕組みであるため、迅速な日程調整が可能となるでしょう。

3.Spir

Spir(スピア)は、予定管理から日程調整までの戦略的なマネジメントが可能な日程調整ツールです。

連携した外部カレンダーの空き時間を自動抽出するだけでなく、大事な予定の前後は候補日から除外できるため、予定の優先度や重要度を考慮した日程調整が可能となります。

同ツールを使って日程調整する際、ユーザーも調整する相手も数タップで日程を確定できるため、お互いにストレスをかけずに日程調整できるでしょう。

4.日程調整のニッテ

日程調整のニッテ(Nitte)は、自分の空き予定を共有し、相手に選択してもらう予約受付型の日程調整ツールです。Googleカレンダーと連携し利用します。日程調整は1対1の調整だけでなく、3者間・複数人・代理での調整にも対応しています。

無料で利用できるフリープランが用意されているほか、ユーザー登録をすれば2週間はプロ機能を無料で体験可能です。そのため、2週間で使用感を試してから導入を検討してもよいでしょう。

5.調整アポ

調整アポは、日程調整から当日までのフォローアップを自動化する日程調整ツールです。連携可能な外部ツールが豊富で、URLひとつで「カレンダー入力」「会議室予約」「Web会議URLの共有」など、さまざまな役割を果たしてくれます。

ユーザー登録をすれば14日間すべての機能を体験できるため、導入前には無料トライアルの活用がおすすめです。

日程調整ツールを運用する際の注意点

日程調整ツールを活用する際は、以下のポイントに注意しましょう。

操作に慣れるための期間を設ける

本格的に活用する前に、ツールの操作に慣れるための期間を設けましょう。従業員が操作に慣れないままだと、操作ミスを起こす可能性や、「手書きのほうがやりやすい」と判断してしまうことがあります。そうなると、日程調整ツールを活用する機会が減り、コストのみがかかることになります。

定着を促すためには、日程調整ツールを導入する際にマニュアルを作成・共有したり、研修を実施したりするなどの工夫をしましょう。もし、社外のクライアントとの日程調整でツールを導入するのであれば、導入する際にクライアントに事前に説明することが大切です。

システムトラブルへの対策を考える

日程調整ツールにシステムトラブルが起こることも考えられます。また、システムメンテナンスでツールを利用できない時間帯が発生することもあるでしょう。

ツール上のみで日程を管理すると、こうしたトラブルやメンテナンスの際に日程を確認できないかもしれません。

そのため、日程のバックアップを定期的にとっておくといった対策を講じることが大切です。対策のひとつとして、システムトラブルの発生が少ないツールを選ぶことも重要になります。

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日程調整ツールのメリットを押さえて導入を検討

日程調整ツールは日程調整を効率化するだけでなく、スケジュール共有やURLの自動発行など、さまざまな業務を自動化してくれます。そのため、手作業による人的ミスが減少するほか、業務効率化も期待できます。

予算と必要な機能を洗い出したうえで、自社に最適な日程調整ツールを見極め、導入を検討してみてください。

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