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日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ
日程調整は、社内外を問わずビジネスシーンで必ず発生する業務ですが、一見簡単な作業に思えても、実は意外と手間と時間を要する作業の1つです。本記事では、そんな日程調整を効率化する方法、面倒な業務をなくして生産性を高めるコツを解説します。
目次
日程調整に関する課題は多い
ビジネスシーンでは、社内外にかかわらず打ち合わせや商談などで日程調整をおこなう機会が多々あるでしょう。しかし、日程調整には以下のような課題が挙げられます。
関係者が増えるほど手間も増える
日程調整の際は、以下のような一連の細かいタスクを処理する必要があります。
- 参加者全員のスケジュールを確認する
- 候補日を複数仮押さえする
- 参加者へ候補日の連絡をする
- 全員の希望日をすり合わせする
- 日程を確定し、参加者へ連絡する
上記のタスクは、時間をかけてしまうと参加者に新たな予定が入ってしまうこともあるため、正確かつ迅速に行わなければなりません。
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回答によって再度調整が必要
複数の候補日を提示した場合でも、必ずしも参加者の希望日が合うとは限りません。
参加者全員の都合が合わなければ、再度、候補日の選定からし直す必要があります。その場合、相手とのやり取りも繰り返すことになるため、相手の時間も奪うことになるでしょう。また、業務のスピード感も失ってしまいます。
▷【日程調整】リスケ依頼のメールの書き方！文例や注意ポイントまとめ
移動時間等の考慮
社外での打ち合わせや会議などの日程調整では、移動時間の考慮も必要です。
訪問先が遠距離になるほど、余裕を持ったスケジューリングが求められることから、考慮すべきことが増え、業務の負担となることも考えられます。
最新のスケジュールが確認できない
日程調整を効率的におこなうには、参加者全員の「最新のスケジュール」を把握する必要があります。
しかし、日程が随時共有されていない環境では、行き違いなどによりダブルブッキングなどのミスも発生しやすくなるでしょう。相手によっては、不手際に対して謝罪の連絡をしたりなど、日程調整以外の業務を増やす結果となってしまいます。
▷社内の日程調整を円滑に！上手なメール文例や効率化する方法とは
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日程調整を効率化する方法とは？
さまざまな課題が挙げられる日程調整を効率化するには、どのような方法があるのでしょうか。その方法について1つずつみていきましょう。
Googleの機能を活用する
日程調整をする際、GoogleフォームやGoogleカレンダーなど、Googleアカウントがあれば無料で利用できるGoogleの機能を活用することがおすすめです。
カレンダー機能では、個人の予定の共有性を高められるほか、「おすすめ機能」では、Googleカレンダーを共有しているメンバーの空いている日時の自動抽出が可能なため、候補日の選定が効率化されます。
また、Googleフォームの「イベント出欠確認」を活用すれば、作成したフォームURLを共有するだけで、回答を自動集計してくれます。Googleの機能を活用することで、日程調整にかかる工程や時間を削減できるでしょう。
▷Googleカレンダーで日程調整する方法！連携可能な便利ツールも紹介
▷Outlookで日程調整する方法！便利な機能や連携できるツールを紹介
日程調整メールを工夫する
メールで日程調整するのであれば、メールの内容を工夫しましょう。例えば、件名に「【日程調整の件】」と記載すれば、日程調整メールであることを一目で把握できます。
本文に具体的な候補日や返信期日などを記載すれば、相手は回答しやすいでしょう。また、日程調整メールを送る機会が多いのであれば、自分がよく使う文章をテンプレートとして登録しておくことも、文章作成の時間短縮につながります。
▷日程調整メールの正しい書き方とは？返信方法やマナー・注意点を解説
日頃から意思疎通を心がける
社内外問わず日頃からコミュニケーションをとっておくことで、日程調整を円滑におこなえるでしょう。日頃のコミュニケーションのなかで、相手の予定を把握できるかもしれません。
また、社外の人の場合、日頃のコミュニケーションで良好な関係性を構築できていれば、日程調整の際でも柔軟に対応してもらえる可能性があります。このように、日頃から意思疎通を心がけておくことで、円滑な日程調整につながるでしょう。
日程調整担当者を決める
日程調整をする際は、担当者を決めたうえで調整を進めましょう。
複数人での日程調整が必要な場合、バラバラに調整してしまうとそれぞれの予定を把握しにくいことから、日程調整が長引いてしまいます。そのため、担当者1人が取り仕切り、参加者全員の予定を把握したうえで日程調整を進めることが大切です。
日程の確定・確認連絡をする
日程が確定したら、確定した日時と内容を共有しましょう。
日程調整から打ち合わせや会議の開催日までに長期間空く場合は、日程確定直後のアナウンスだけでなく、当日を迎えるまでの間に、リマインドをするのもスムーズな開催に有効です。
▷日程調整メールに返信が来ない時の対処法！マナー・注意点や文例を紹介
日程調整ツールを活用する
頻繁に日程調整の業務が発生するようであれば、日程調整ツールの導入がおすすめです。このようなツールでは、日程調整における課題を解決してくれる機能が備わっているため、日程調整の効率化につながります。
自社に導入するだけで、相手がツールを保持しているかどうかは関係なく利用できるため、社内の業務効率化も期待できるでしょう。そこで、日程調整ツールについて、もっと詳しくみていきましょう。
▷【2024年最新】日程調整ツールおすすめ18選！機能や料金を徹底比較
日程調整ツールとは？
日程調整ツールは、大きく「予約受付型」「候補提案型」「投票型」の3つに分類されます。
予約受付型は、空いている日程から、相手に選択してもらう仕組みです。基本的には対応できる日時をすべて提示する形となるため、何度も候補日を挙げなおす必要がなく、相手にとっても多数の候補から日程を選べるため、やり取りの回数を減らせるでしょう。
候補提案型は、自分が都合のよい候補日をいくつか挙げ、相手に選択もしくは承諾してもらう仕組みです。複数の日程調整が同時に進行する場合は、ダブルブッキングを避けるためにも、候補提案型を選ぶとよいでしょう。
投票型は、複数の候補日から参加できる日程に投票してもらう仕組みです。参加者が最も多い日時を抽出できるため、大人数における日程調整に向いています。
このように、日程調整ツールには種類があるため、目的に合わせたツール選びが大切です。
▼ビズクロ編集部おすすめの日程調整ツール「調整アポ」▼
▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介
日程調整を効率化するおすすめのツール6選
ここからは、おすすめの日程調整ツールを6つ紹介します。
調整アポ
調整アポは、日程調整から当日までのフォローアップを自動化してくれる日程調整ツールで、主に法人での利用が想定されています。さまざまな外部サービスと連携できるため、複数のサービスを通じた空き日時を自動で抽出可能です。充実した機能で日程調整に関するあらゆる工程を効率化できるでしょう。
| 提供元 | 株式会社 RECEPTIONIST |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 | グループウェア連携、空日時の自動抽出、候補提案型スケジュール調整、複数人での日程調整、複数キーワード空き判定、案内文の同時コピー、代理の日程調整、Chrome拡張機能、オリジナル項目追加、バッファ予定の作成、タイムゾーン設定、Web会議URLの自動発行、Saleforceの自動更新、リマインドメール、日時決定のチャット通知、会議室の同時予約、受付システム連携など |
| URL | 公式サイト |
▼日程調整がたった10秒で完結！日程調整ツール「調整アポ」▼
Calendly
Calendlyは、海外発の豊富な機能数を誇る日程調整ツールです。日程調整ツールでは比較的珍しく、iCloudとの連携に対応しています。世界における導入数は1000万ユーザーを超えており、豊富な機能を利用したい方におすすめです。
ただし、日本語に対応していないため、導入する際は社内で使いこなせるのかを十分に検討する必要があります。
| 提供元 | Calendly |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 年払い
月払い
|
| 導入実績 | 導入ユーザー数 1000万人以上 |
| 機能・特徴 | カレンダー機能、分析機能、空き状況の設定、スケジュール共有、ワークフロー、投票機能など |
| URL | 公式サイト |
TimeRex
TimeRexは、日程調整のあらゆる工程を自動化してくれるツールです。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携も可能で、スケジュールをリアルタイムで確認できます。また、参加者のカレンダーから、共通の空いている日時を自動抽出する機能があるため、手動で日時を探す必要がありません。
| 提供元 | ミクステンド株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 年払い
月払い
|
| 機能・特徴 | 日程調整方式、日程候補自動リストアップ、Web会議ツール連携、サービス連携、業務効率化、セキュリティ、日程調整相手へのアシストなど |
| URL | 公式サイト |
Tocaly
Tocalyは、シンプルなデザインで直感的に利用できる日程調整ツールです。提供しているのはカレンダーシェアアプリ「TimeTree」を開発した企業で、TimeTree開発時に培ったカレンダーサービスの知見が生かされ、初心者の方でも使いやすいように作られています。
| 提供元 | 株式会社 TimeTree |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 無料（有料化の予定あり） |
| 機能・特徴 | 日程調整URL発行、繰り返す予定の自動作成、カレンダーサービスとの連動、カレンダーへの自動登録、メール通知、オンラインミーティングツール対応など |
| URL | 公式サイト |
アイテマス
アイテマスは、Googleカレンダーと連携でき、現在は全機能を無料で利用できる日程調整ツールです。アカウント登録の必要もありません。「予約受付型」「候補提案型」「投票型」のすべてに対応できるため、その都度目的に合わせて利用できるでしょう。
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | 無料 |
| 導入実績 | 登録者数 30,000人 |
| 機能・特徴 | 日程調整用URLの生成、Googleカレンダー連携、カレンダーのリアルタイム反映など |
| URL | 公式サイト |
ノリスケ日程調整
ノリスケ日程調整は、クライアントとの打ち合わせから面接・コンサルティング・エステの予約など、幅広い日程調整に対応可能なツールです。移動時間を考慮した日程調整も可能なため、外出の多い営業担当者におすすめと言えるでしょう。現在は、すべての機能を無料で利用できます。
| 提供元 | 株式会社N2i |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 無料 |
| 機能・特徴 | URLのコピペで完了する日程調整、予定の自動取得、カレンダーのリアルタイム反映、移動時間の考慮、会議室の自動予約、複数人予定調整など |
| URL | 公式サイト |
日程調整の効率化は生産性を高めるコツ
日程調整を効率化することで、以下のような効果が得られるでしょう。
- ノンコア業務にかける時間を軽減できる
- 業務のスピード感が保てる
- 無理のないスケジュール管理ができる
上記の効果により業務の生産性向上にもつながります。Googleにはもともと日程調整を効率化してくれる機能が備わっているため、Googleカレンダーと連携可能なツールを選べば、さらに効果は高まるでしょう。
日程調整ツールを活用して生産性を高めよう
日程調整の業務は、実は非効率な「落とし穴」の多い日常業務の一つです。そのため、日程調整はできる限り効率を意識することが大切です。メールでの日程調整も、「文章テンプレートの活用」など、少しの工夫で作業時間の短縮が期待できるでしょう。
ただし、本格的に日程調整の効率化を目指すのであれば、自社に適したツールの導入を検討するのがおすすめです。
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