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エクセルは日程調整に不向き？やり方やエクセル以外での日程調整方法を解説
日程調整をエクセルで行う方法は珍しくないものの、管理が煩雑になる場合もあります。本記事では、日程調整をエクセルで行う際の方法やデメリットなどをまとめました。エクセルよりも効率的な日程調整のやり方も紹介しているので、ぜひ日常業務に役立ててください。
目次
エクセルで日程調整する方法
ビジネスシーンで利用頻度が高いエクセルは、日程調整にも利用できます。具体的にどのように使うのか、2つの方法に分けて解説します。
1つのエクセルファイルをオンラインで共有する場合
日程調整用のエクセルファイルを1つだけ作り、オンライン上で共有する場合は「ブックの共有」を使います。ブックの共有をオンにする設定を含め、手順は以下のとおりです。
- ファイル→その他→オプションから「リボンのユーザー設定」を開く
- リボンのユーザー設定(B)にある「メインタブ」から「校閲」タブをひらき「保護」を選択する
- 「新しいグループ」からグループを作成する(「名前の変更」から任意の名前に変更可)
- コマンドの選択(C)にある「すべてのコマンド」から「ブックの共有(レガシ)」を選び「追加」ボタンを押して作成したグループに追加する
- コマンドの追加が終わったら「OK」を押す
- オンラインの共有フォルダに保存している日程調整ファイルを開く
- 校閲タブ→ブックの共有(レガシ)を開く
- 「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します」にチェックを入れて、OKを押す
最後に保存を求める通知がきたらブックの共有準備は完了です。正常に共有ができる状態になると、エクセル画面上部にあるファイル名の横に「共有」の文字が表示されます。
なお、1つのエクセルファイルを複数人で共有するときは、以下のようにCOUNTIF関数を使って集計をとるのが効率的です。
合計欄のセルに「=COUNTIF(指定範囲,検索条件)」と入力し、検索条件の部分に〇や✕を入れておけば、同じ文字を集計して合計数を表示できます。
メールで共有する場合
エクセルの日程調整ファイルを個別にメールで配布し、出欠確認などを行う方法です。メールで共有する際は、回答が集まり次第、参加者の欄に〇や✕などの結果を入力していきます。
手作業での入力ミスが心配な場合は、回答結果をコピペするだけで集計できる方法もあります。個人の回答結果のみを記録するシートを個別に作成し、結果をそのシートにコピペすると、全員の集計用シートに自動転記される仕組みです。
全員の集計用シートで、任意のセルに「=」を入力し、続けて「入力を反映したいシートをクリック→反映したいセルをクリック→エンターを押す」と操作すれば、当該セルに指定シートのセルの入力データが反映されます。
個人シートへのコピペで全員の集計用シートへも自動的に反映できれば、転記ミスを防ぐことができるでしょう。
▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介
▷日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ
エクセルは日程調整に不向き
エクセルの活用し日程調整は自体はできるものの、実用性を考えると向いていないのが実情です。日程調整に必要な機能が不足していたり、使い勝手の面で不備が出たりするおそれがあります。
ここでは不向きと言える理由について紹介していきます。
テンプレートを作成するのに時間がかかる
エクセルを用いる場合には、まず日程調整表のテンプレートを作成する必要があります。日付や時間、曜日などの記入欄を漏れなく用意するほか、見やすさや使いやすさも考慮しなくてはなりません。
デザインからテンプレートを考える手間は想像以上に大きく、通常業務の合間に作るのなら負担は深刻です。入力情報の反映に関数を使うケースもありますが、使いこなせなければ誤った数値が反映されてしまい、日程調整に支障をきたす可能性も出てくるでしょう。
テンプレートを作る手間は、エクセルでの日程調整がつまずきやすい要因といえます。
手動で入力しなければならない
エクセルでの日程調整は、基本的に手動で入力しなければなりません。調整の都度入力する作業は非効率になりがちです。
誤って違う人の欄に入力したり、別の日程に入力したりするなど、人的なミスが発生する可能性も高まります。参加者が多いほど入力に時間がかかり、ミスの原因を突き止める作業も困難を極めるでしょう。
手動で入力している以上、人的なミスをなくすことは難しく、エクセルでの日程調整はリスクが高いと言わざるを得ません。
データの共有に手間がかかる
エクセルで日程調整をすると、データの共有に手間がかかってしまうデメリットがあります。
ブックの共有設定は手順が多く戸惑いやすいほか、全員がフォルダの場所などを理解しておかなくてはなりません。メールやチャットを使うにも、日程調整のたびに送受信する手間が発生し、入力や確認の間は関係者の手を止めてしまいます。
日程調整をエクセルで行う場合は共有の手間を避けられず、効率低下が懸念されるでしょう。
利用する人数が多いと見にくくなる
関わるメンバーが多いほど情報量も増えるため、エクセルで作った日程表では見づらくなります。関数にエラーが生じた時の修正作業も複雑になり、抜け漏れが発生する可能性も高まるのです。
参加者ごとに個別調整しなければならないケースもあるでしょう。関数では対応できないものは手動で調整するしかなく、視認性の悪いなかで作業を続ければ思わぬミスにつながりかねません。
そもそもエクセルは表計算ソフトのため、一目で状況を把握するのには向いておらず、大規模な日程調整になるほど扱いにくいのです。
エクセル以外で日程調整する方法
エクセル以外にも、日程調整する方法はいくつかあります。誰でも取り入れやすい代表的な方法を紹介するので、日程調整の効率化に役立ててください。
Googleカレンダー・Outlook
日程調整の手段として定番なのが、GoogleカレンダーやOutlookです。いずれもビジネスにおいて王道のスケジュールツールであり、親しみ慣れた人も多いでしょう。
カレンダー上から日時を選んで予定を登録できる点やWeb上やURLを通じて手軽に共有できる点は、両者に共通しています。エクセルのように個別にファイルを送ったり、面倒な共有設定をしたりせずとも、簡単に日程調整が可能です。
登録済みの予定はカレンダーから確認でき、視認性に優れているのもメリットでしょう。どちらも無料で導入できることから、コスト面の心配も低くなります。
▷Outlookで日程調整する方法！便利な機能や連携できるツールを紹介
日程調整ツール・アプリ
日程調整ツール・アプリを利用する手もあります。日程調整に特化した製品であるため、日時の調整や確認などに必要な機能を網羅しているのが強みです。
単に予定の登録や把握ができるだけではありません。相手に希望日時を伺ったり、候補日から選択してもらったりする機能もあるため、柔軟な日程調整が簡単に行えます。Googleカレンダーなどと連携し、予定を反映するといった便利な仕組みも豊富です。
日程調整ツール・アプリであれば、エクセルにはない独自の機能を活かして効率的に日程調整ができます。
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日程調整アプリ・ツールの選び方
日程調整を行うなら、エクセルよりも専用ツールを使うのがおすすめです。ツール活用のメリットを知ることで、日程調整への必要性が見えてきます。
スケジュールミスを防止できる
日程調整ツールでは、参加者の希望日時や変更内容を自動的に集計するため、スケジュールミスの防止効果が期待できます。予定の重複を防ぐ機能もあり、ダブルブッキングの回避にも効果的です。
人力ではその都度入力の手間が発生するほか、変更にともなう入力の修正や再集計も必要となります。日程調整が複雑化するほどスケジュールミスが起こりやすくなり、大切な予定が抜け落ちてしまう、あるいはダブルブッキングなどのリスクが高まるでしょう。
日程調整ツールに備わっている自動集計や重複防止の機能により、スケジュールミスを限りなく防ぐことが可能です。
リアルタイムで素早く共有できる
日程調整ツールはオンライン上で管理できるため、関係者間でタイムリーに共有可能です。共有するのに特別な設定はいらず、ネット環境であれば全員に素早く通知できます。
エクセルで日程表を共有する場合には、事前に設定を行わなくてはなりません。設定の煩わしさは、出欠の回答を後回しにする理由になりかねず、複数人での日程調整がまとまらなくなるおそれもあります。
手軽に情報共有ができるツールならば、スピーディーな回答が可能になり、日程調整にかかる手間やストレスも軽減できるでしょう。
▷日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ
更新する手間がかからない
エクセルで日程調整を行うと、表の更新を手作業で行う手間が大きくなります。日程調整ツールなら日時を入力し直すといった工程は自動化できるため、更新にさく時間を丸々削減可能です。
参加者が日時の再選択を行うだけで、新しい情報が自動的にスケジュールに反映されます。希望日時を確認する、入力し直す、集計結果を修正するという一連の更新作業をすべてツールに任せることができるのです。
更新結果の通知まで自動化できることから、担当者と参加者の双方にとって有意義なツールといえるでしょう。
マルチデバイス対応ならどこでもアクセスできる
アクセス性の高さも日程調整ツールのメリットです。マルチデバイス対応であれば、スマホやタブレットからでも素早くアクセスでき、移動中や出先などの隙間時間でも日程調整が行えます。
在宅ワークやカフェなどでリモートワークをしている時にも便利です。遠隔地からの日程調整が容易になり、働く場所を選ばず柔軟にスケジューリングが完了します。Web上で動作する日程調整ツールならではの強みであり、エクセルにはない魅力ともいえるでしょう。
日程調整ツール・アプリを選ぶ際のポイント
ここでは、日程調整アプリ・ツールの選び方を4つ紹介します。
導入〜運用する上で費用がいくらかかるか
日程調整ツール・アプリの選定では、導入〜運用における費用を慎重に見極めましょう。高機能で優れた製品であっても、自社やチームの予算に見合っていなければ現実的ではありません。
ツール・アプリの利用には、導入時の初期費用、運用に際する月額料金がかかります。それぞれプランに応じて価格が異なるほか、オプションやサポートの有無によっても費用が変わるのが一般的です。
導入〜運用に必要な費用をしっかり洗い出した上で、安定して使い続けられる予算のツール・アプリかどうかを判断しましょう。
自社の利用目的に適しているか
自社における日程調整ツール・アプリの利用目的を絞り、目的に適したものを選ぶことが重要です。たとえば日程調整を社内のみで行うのか、社外の人も交えて行うのかにより使う機能も異なります。
社内のみで使うのであれば、自社の業態に合った調整方式を採用するツール・アプリが望ましいでしょう。社外の関係者向けに利用する場合、相手側が難なく使えるものを選ぶ必要があるため、アカウント登録などの手間が不要な製品が理想です。
目的や用途を明確にして、自社の課題を解決できるようなものを選びましょう。
どのような機能が搭載されているか
日程調整ツール・アプリに搭載されている機能から選ぶ方法もあります。候補日を提案するタイプや投票形式で決めるなど、日程調整にはいくつかの方式があるため、求める機能が備わっているかを確認してください。
外部連携機能があれば、利用しているカレンダーツールの情報を読み込んだ上で日程調整が可能です。ダブルブッキング防止機能や予定のリマインダー機能など、ほかにもさまざまな機能が挙げられます。
機能によってはオプション扱いとなり、追加料金がかかるケースもあるので、費用面とのバランスを考慮して選択しましょう。
利用する上で登録が必須か
日程調整ツール・アプリのなかには、アカウント登録不要で利用できるものもあり、名前やメールアドレスといった情報入力の手間なく、すぐに使い始めることが可能です。
頻繁に日程調整をするわけではない場合や、突発的なイベントに対応したいだけのときは、登録不要のツールでも十分なことが多くなります。面倒な作業を少しでも減らせる上、相手にも登録の手間を強いる心配がなく、気楽に利用できるのです。
▷【2024年最新】日程調整ツールおすすめ18選！機能や料金を徹底比較
おすすめの日程調整アプリ・ツール
おすすめの日程調整ツール・アプリを3つ紹介します。製品ごとに異なる特徴や機能を比べて、目的に沿ったものを選択してください。
調整アポ
調整アポは、面倒な日程調整作業を最短10秒で完了できるツールです。候補日の抽出から先方への連絡まで、簡単なステップだけですべての日程調整作業を終わらせることができます。
素早く日程調整ができる理由は、優れた機能により多くの作業を自動化できるためです。全員の空き日時の抽出や連絡文の作成、参加者が選んだ日時をカレンダーへ反映する作業まで、すべてツールに任せられます。担当者が行うことはURLを送るだけなので、日程調整の負担が大幅になくなるでしょう。
| 提供元 | 株式会社 RECEPTIONIST |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 | 候補提案型の日程調整、空日時の自動抽出、複数人での日程調整、案内文の同時コピー、代理の日程調整、バッファ予定の作成、グループウェア連携など |
| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
調整アポの資料請求はこちら>>Jicoo
JicooはGoogleカレンダーやZoomと連携して、スケジュール調整を自動化できる日程調整ツールで、予約ページを作成してURLを共有し、参加者が回答するだけというシンプルさも魅力です。
チャットツールやカレンダーアプリ、Webミーティングツールなど、ほかの外部サービスとの連携も可能です。利用しているツールが多い場合、対応しているものは積極的に連携させることで、日程調整に関わるさまざまな作業の効率化が望めるでしょう。
| 提供元 | ジクー株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | Free:無料 ■月払い
■年払い
|
| 機能・特徴 | 検索機能、リマインド機能、フォローアップ機能、キャンセル機能、担当者自動割り当て機能、Webサイトへの埋め込み機能、予約情報のCSVエクスポート、iOSアプリなど |
| URL | 公式サイト |
ScheCon
ScheConは、多忙な採用担当者におすすめできる日程調整ツールで、さまざまな相手との日程調整を簡単に終えられる機能が豊富に備わっています。
1対1や3社間、オンラインMTGツールとの連携もでき、幅広い採用面接のシーンで活躍するでしょう。担当者が複数名いる場合でも、メンバー間で空き時間を自動調整できるため、一人ひとり確認する手間は不要です。採用業務の円滑化を支援してくれることから、優秀な人材を逃すリスクが低くなります。
| 提供元 | 株式会社TIME MACHINE |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | フリープラン:無料 ■月払い
■年払い
|
| 導入実績 | 8,000名/月 |
| 機能・特徴 | N対Nの予定調整、3社間の予定調整、オンライン名刺交換、空き時間の確認、オンラインMTGの連携、外部サービス連携など |
| URL | 公式サイト |
日程調整はエクセルよりもアプリやツールの活用がおすすめ
エクセルは基本的に日程調整には不向きであるため、便利な日程調整ツールを活用するのがおすすめです。日程表の作成や共有など、エクセルでは難しい管理工程のすべてをツールによって自動化できます。
日程調整ツールで多くの作業を自動化できれば、調整にかかる手間を大幅に削減し、業務の効率化が可能です。選び方のコツを押さえて、効果的な日程調整ツールを導入してください。
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