日程調整にエクセルを使うのは面倒？デメリットや最新の方法を解説

日程調整にエクセルを使うのは面倒なのか？

ビジネスシーンで利用頻度が高いエクセルを、日程調整でも使用している人は多いでしょう。一方で、「使いづらい」「面倒だ」と感じる場面もあるかもしれません。

まずは、日程調整におけるエクセル利用の向き不向きなどについて解説します。

エクセルは日程調整の業務に向いていない

仕事の日程調整は、「〇月〇日〇時にA社で新商品に関する打ち合わせ」「〇月〇日〇時にミーティングルームで上司と1on1」などと、いつ・どこで・誰と・何を行うのかを明確にして詳細を管理します。また日々のタスクをスケジュールに組み入れて、1日の行動を管理する場合もあります。

しかし、これらの予定やタスクは相手の都合や業務の進行などにより、変更になるケースもあるでしょう。変更が発生するたびにエクセルファイルを開いて、修正・更新し、保存するという一連の作業が必要になり、業務効率を下げる要因になります。

また、日程調整は通常複数のメンバーが関わることになります。チーム内で予定を調整したり、その日の行動計画を上司やメンバーに共有する場合、エクセルは不向きと言えます。

仮に、部内のミーティングの日程を調整する場合、メールやチャットで何度もファイルをやりとりするケースも出てくるため、エクセルとは違った方法で運用した方が効率的でしょう。

エクセルで日程調整を行うことも可能

一方で、エクセルで日程調整する方が効率的な場合もあります。

たとえば、年間スケジュールや四半期ごとに行う会議などの日程調整は、開催日や参加者がある程度固定されており、大きな変更が入らないのでエクセルでも問題ありません。

また人数を集計したい場合は、エクセルの集計機能を使った方が管理しやすいケースがあります。大きな会議やセミナーなど、数十人以上の出欠を把握する際にも、関数を使えば簡単に集計可能です。

全体の人数以外にも、役職や企業ごとの出欠の数、未回答の人数などを把握できれば、早い段階での催促や上司への報告などにも役立つでしょう。

▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介

▷日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ

日程調整にエクセルを利用するデメリット

エクセルは日程調整の手法としては不向きといえます。ここでは、エクセルでの管理・運用に関するデメリットをもう少し深掘りしていきます。

デメリットとしては、主に次の4点が挙げられます。

• 表の作成に時間を要する
• 関わる人数が多いと見づらくなる
• 手動で入力しなければならない
• データの共有が煩わしい

表の作成に時間を要する

エクセルを用いる場合には、まず日程調整の担当者がスケジュール表を作成する必要があります。日付や時間、曜日などの記入はもちろん、候補日に入れられない日も把握して、正確な表を作ります。担当者にとっては、手間や時間がかかる業務です。

また、各メンバーの都合でエクセルに順次入力していくため、日程確定まで多くの時間が必要です。調整している間に、数人の予定が変わったために全員のスケジュールを再調整するはめになった、という事態は避けたいものです。

日程調整のフォーマットを作る作業に時間を要するエクセルでの運用は、大きなデメリットになり得るのです。

関わる人数が多いと見づらくなる

関わるメンバーが多いほど情報量も増えるため、エクセルが見づらくなります。また、関数が使えるとはいえ、日程ごとの参加人数を集計しなければならず、候補日がばらけたりすると抜け漏れが発生する可能性もあります。

大人数の会議やセミナーなどの出欠数だけを集計する場合には効果を発揮するものの、複数の日程やメンバーを調整しながら、日程を確定させていく作業は骨が折れるでしょう。

そもそもエクセルは表計算ソフトのため、視覚的に一目で状況を把握するのには向いていないという点もデメリットといえます。

手動で入力しなければならない

エクセルで日程管理する場合には、手動で入力しなければいけないため時間がかかってしまい非効率といわざるを得ません。

また、手動入力の場合は誤って違う人の欄に入力したり、別の日程に入力したりするなど、ミスが発生する可能性も高まります。

集計結果が出た後に再度修正が必要になったり、入力ミスによってキーパーソンが出席できなくなるなどの事態が発生することも考えられます。

データの共有が煩わしい

エクセルで日程調整をする場合には、データの共有が煩わしいというデメリットがあります。

一つのファイルで管理する場合には、共有フォルダでやりとりしたり、メールやチャットでファイルを送信する必要があります。ブックを共有する方法もありますが、設定が煩雑であったり、利用方法についての知識がないというチームもあるでしょう。

複数回のやりとりによってグループ内でデータを共有する場合は、確認作業にも多くの時間がかかるため、他の人の予定が埋まってしまうなど調整に手間がかかります。調整役の人にとってはストレスがかかる業務となるため、共有機能のあるツールなどを使った方が効率的でしょう。

▷Googleフォームで日程調整する方法！便利な使い方やメリットを解説

▷Googleカレンダーで日程調整する方法！連携可能な便利ツールも紹介

最新の日程調整方法

現在では、エクセルで日程調整するのではなく、アプリやツールを使った方法が主流です。ここでは、日程調整アプリ・ツールの導入メリットなどについて詳しく説明します。

日程調整アプリを利用する

日程調整アプリを使えば、スマートフォンやタブレットなどでも操作が可能なので、場所を選ばずに調整できます。無料アプリを含めて多くのサービスがリリースされているため、機能面などを比較して導入を検討してみましょう。

以下に、アプリの活用で得られるメリットを3つ紹介します。

すぐに共有できる

日程調整アプリは、オンライン上で管理できるため、関係者間でタイムリーに共有可能です。

エクセルで日程調整を行う場合には、操作や共有が面倒なため、出欠の回答を後回しにしてしまうケースも考えられます。そうなると、複数人での日程調整がまとまらなくなるおそれもあります。

手軽に情報共有ができるアプリならば、スピーディーな回答が可能になり、日程調整にかかる手間やストレスも軽減できるでしょう。

アクセスしやすい

アクセス性の高さもメリットの一つです。マルチデバイス対応のアプリではスマホやタブレットからでも素早くアクセス可能です。デバイスを選ばないため、移動中や出先などの隙間時間でも日程調整ができます。

また在宅ワークやカフェなどでリモートワークをしている時にも、簡単にアプリにアクセスして対応できるでしょう。操作方法も簡単なので、数ステップの操作で簡単に作業を完了できます。

手軽に連携できる

日程調整アプリは、外部サービスやシステムと手軽に連携可能です。日程調整アプリへ予定を入力するだけで自動的にZoomやGoogle Meetなどに情報を反映させることもできます。

またカレンダーアプリや自社で使っているグループウェアとの連携が可能なケースもあるので、いちいち予定を再入力する手間が省けます。

作業の効率化はもちろん、入力漏れによるスケジュールの失念を防ぐ効果も期待できます。

日程調整ツールを導入する

アプリの他に、Webサイトなどで使える日程調整ツールを導入する方法も効果的です。候補日を提案してくれる機能などもあるので、日程調整が効率的に行えます。ここでは、日程調整ツールの導入メリットを3つ紹介します。

素早く共有できる

日程調整ツールを使えば、スケジュールの共有がスピーディに行えます。エクセルでは共有するのに多くの手間や時間がかかりますが、ツールの導入によりこれらの懸念点が解消されます。

例えば、ツールとカレンダーアプリを連携させておけば、メンバーの予定がタイムリーに予定表に反映されます。メンバー同士でスケジュールを把握しておけば、別の予定の調整が必要になった場合にも最新の情報をもとに対応可能です。また、上司が部下の行動計画を把握する際にも役立つでしょう。

作業効率が上がる

日程調整ツールの導入で、作業効率の改善につながります。従来の日程調整は、日程を確定させるまでに何回も連絡をしていたため時間を要し結果的に作業効率が下がるという場面もしばしばありました。

しかし、ツールを導入すれば基本的には候補日程を相手に知らせて相手がそれに入力する形でスケジュールの調整が可能になるため、調整に要する時間を大幅に削減できます。

予定の重複が起こりにくい

ツールの導入で予定の重複が起こりにくくなります。希望した日程がすでに埋まっている場合は、再調整を行わなければなりませんでしたが、ツールには候補日程を自動で選んでくれる機能が備わっている場合もあり、重複は起こりにくいです。

▷日程調整ツールを導入するメリットは？選び方や運用時の注意点も解説

日程調整アプリ・ツールの選び方

ここでは、日程調整アプリ・ツールの選び方を4つ紹介します。

• 目的を絞って選ぶ
• プランを比較して選ぶ
• 補助機能から選ぶ
• 対応デバイスから選ぶ

目的を絞って選ぶ

まずは、目的を絞って選ぶようにしましょう。たとえば日程調整は社内のみで行うのか、社外の人も交えて行うかにより使う機能も異なります。

社外の関係者向けに使う場合も、面接日程やクライアントとの打ち合わせ日程の調整など、シーンによって最適なアプリ・ツールは異なります。

目的や用途を明確にして、自社の課題を解決できるようなものを選びましょう。

プランを比較して選ぶ

ツールやアプリによって、機能や料金が異なります。複数のプランを提供しているサービスもあるので、利用頻度や調整する関係者の数などに応じて最適なものを選択しましょう。

ツールを使う頻度が高くない場合には、高機能や多機能は必要ないかもしれません。社内における少人数での日程調整の場合には無料ツールで十分なケースも考えられます。

補助機能から選ぶ

補助機能が充実している場合、日程調整の手間や時間を大幅に削減できる可能性もあります。たとえば、日程の自動提案や前後の予定を考慮に入れて候補日時を提案してくれるツールなどもあります。

また、情報共有機能やコミュニケーション機能などがあれば、より迅速な日程調整が行えるだけでなく、遅刻や急な欠席などイレギュラーな事態にも対応できます。

対応デバイスから選ぶ

ツールを選ぶ場合には、複数のデバイスに対応しているものを選びましょう。マルチデバイス対応の場合は、スマホやタブレットでの回答が可能になるため結果の回収も早くなり、日程も早く決定できます。

おすすめの日程調整アプリ・ツール

ここでは、とくにおすすめの日程調整アプリ・ツールを5つ紹介します。

• Jicoo
• ScheCon
• waaq Link
• TimeRex
• eeasy

Jicoo

Jicoo(ジクー)はGoogleカレンダーやZoomと連携して、スケジュール調整を自動化できる日程調整ツールです。予約ページを作成してURLを共有し、参加者が回答するだけというシンプルさも魅力の一つです。

チャットツールやカレンダーアプリ、Webミーティングツールなど、外部サービスとの連携も可能です。StartupプランとProプランは、2週間の無料トライアル期間があるので、一度試してみて使い勝手を確認してから本導入を決めてもいいかもしれません。

ScheCon

ScheCon(スケコン)は株式会社TIME MACHINEが提供している日程調整アプリです。

1対1だけでなく、複数人での利用にも適しています。わかりやすいUI/UXが特徴で、採用活動や社内会議はもちろん、懇親会や飲み会の調整などでも役立つでしょう。

3つの料金プランが用意されており、無料プランや月額660円のスタンダードプランもあるのでコストを抑えたいと考えている人にも最適です。

waaq Link

waaq Link(ワークリンク)は、中小企業・ベンチャーから大企業まで規模を問わずさまざまな組織で導入されている日程調整ツールです。Zoom App Marketplaceで国内日程調整アプリとして1位を獲得したこともあります。

複数人の日程調整が必要な場合でも、1ステップで完了する簡単操作によって、メールなどを用いていた従来の日程調整と比較し約85%も業務が効率化されたというデータもあります(同社サイトより)。

TimeRex

TimeRex(タイムレックス)の提供元は、スケジュール調整サービスの「調整さん」と同じミクステンド株式会社です。

Googleカレンダー、Outlook予定表とのリアルタイム連携により時間のかかる日程調整タスクを自動化できます。

料金のかからないフリープランが用意されているだけでなく、すべてのプランで日程調整カレンダー数、日程調整回数は無制限で使えます。

eeasy

eeasy(イージー)は多くの特許を取得している高機能な日程調整ツールです。

同社によると、グループウェアとの連携により日程調整を自動化すれば、手間を10分の1に減らせるとしています。

URLを送るだけの操作なので1回の調整作業は送る側・回答側ともに10～30秒ほどで完了します。カレンダーにも自動登録されるので、作業時間の削減も期待できるでしょう。

日程調整はエクセルよりもアプリやツールを活用しよう

エクセルで日程調整を行う場合、管理が難しいという問題があります。人数が増えるほど、作業の手間がかかるため日程を確定するまでに時間を要することになります。担当者にとっては日程調整の負担が増すと、他の業務に支障が出る可能性もあるでしょう。

こうした課題を解決するためには、日程調整を自動化できるアプリやツールの導入が効果的です。今までかかっていた工数を大幅に削減できるかもしれません。

無料で使えるアプリ・ツールもあるので、自社の目的や用途を明確化した上で、まずは試しに使ってみるのも良いでしょう。

▷リスケとは？意味や使い方・知っておくべきビジネスマナーを解説

▷社内の日程調整を円滑に！上手なメール文例や効率化する方法とは

▷日程調整におけるビジネスマナーとは？基本知識や見直したい注意点を解説

▷日程調整メールの正しい書き方とは？返信方法やマナー・注意点を解説

▷日程調整後のお礼メールは必要か？書き方やマナーを文例付きで解説

▷効果的なアポメールの書き方とは？営業マン必見のコツを文例付きで解説