【例文あり】面接の日程調整メールの書き方・返信方法を解説!

2022/11/07 2024/01/29

日程調整ツール

面接の日程調整メールの書き方・返信方法

面接の日程調整の際、メールの文面や、やり取りのマナーについて心配な方も多いのではないでしょうか。そこで面接の日程調整をするためのメールの書き方や返信方法について解説します。例文も合わせて紹介しますので、ぜひご活用ください。

面接における日程調整メールの重要性

面接の日程調整メールは、社会人としての素養を見られる場面でもあり、しっかりとマナーを守ったやり取りを心がけることが大切です。ビジネスシーンではメールのやり取りが頻繁に行われており、社内外を問わず、日常の連絡手段の一つとしてメールが使用されています。

そのため、面接の日程調整メールで、社会人として相応しくない文面のメールやマナーのないコミュニケーションが続いてしまうと、「採用しても大丈夫かな」と不安を抱かれるかもしれません。

メールの印象だけで不採用になるというわけではありませんが、少なからず影響する可能性があることは、認識しておくとよいでしょう。

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面接の日程調整メール作成時の注意点

面接の日程調整メールを作成する際に注意したいポイントを6つ紹介します。

メールは24時間以内に返信する

採用担当者から届いたメールは、原則として24時間以内に返信しましょう。メールはできる限り早めに返信することが大切です。

企業によっては多数の応募者と面接の日程調整をしているため、返信が遅れると、希望日時の行き違いが生じるなど、手間が増えてしまうこともあります。

もし、24時間以内に返信できない場合は、返信できない理由を添えたうえで、「○月○日までにはご連絡させていただきます」といったメールを送っておくようにしましょう。

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件名はわかりやすくする

メールの件名は、面接の日程調整メールであるとわかりやすくしましょう。採用担当者は一日に何通ものメールを受け取っています。

そのため、件名だけでメールの内容が予測できるようにすることが大切です。例えば、「面接希望日のご連絡の件」などです。件名の最後に( )で自分の氏名を加えるのもよいでしょう。

また、相手の検索性に配慮して件名に手を加えずに返信する場合は、件名の「Re:」はそのままでもOKです。ただし、「Re:」が多く受信時に件名が読みにくくなる場合は、1つだけ残して、残りは削除してしまっても問題ありません。

本文にお礼を入れる

メールの本文には、面接の日程調整をしてもらったことに対するお礼を入れましょう。例としては、「日程を調整していただきありがとうございます」「お忙しいところご連絡いただきありがとうございます」といった一文が挙げられます。

メールの本文にお礼を入れることは、ビジネスマナーの一つです。また、お礼を添えることで、採用担当者によい印象を持ってもらえる可能性もあります。

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最後に署名を入れる

メールの最後には署名を記載しましょう。署名によって誰からのメールかが明確で、採用担当者が連絡したい場合でも、わざわざ応募書類や過去のメールを探す手間が省けます。

署名は、自分の氏名のほか、電話番号・メールアドレスなどの連絡先を記載しましょう。メールでのやり取りが多いのであれば、毎回入力するのも手間がかかるため、署名のテンプレートを作っておくとよいかもしれません。

返信する場合は本文を残す

返信の際は、自動的に過去のやり取り履歴が転載される、引用返信を使いましょう。

前回までのやり取りが残っていれば、過去のメールを見なくても、やり取りの経緯がすぐにわかります。過去のメールを遡って閲覧する必要がなくなり、双方の手間を軽減することができます。

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プライベートのアドレスを使用する

学生であれば学校のメールアドレスを使っても問題ありませんが、在職中の場合、会社のメールアドレスは使用しないよう注意しましょう。会社のメールアドレスは、あくまで業務に使用するものです。転職活動は業務とは関係ないため、プライベート用のメールアドレスを使用しましょう。

面接の日程調整メール作成時のコツ

面接の日程調整メールを作成する際のコツを紹介します。

希望に日程候補は複数用意する

日程調整する際、希望の日程は複数用意しましょう。企業側から面接の希望日程を聞かれることがあります。採用担当者の予定や応募者数によっては、希望日程が一つだと都合が合わないこともあるでしょう。

そのため、採用担当者が日程を調整しやすいよう、目安としては3つ以上の日程を用意することがおすすめです。

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確定した日程を変更する場合は謝罪文を入れる

面接の日程が確定したあと、やむを得ない事情で日程を変更したい場合があるかもしれません。その際、再調整を依頼するメールに必ず謝罪文を入れましょう。

一度決まった日程を変更するため、空けてもらっていた予定をキャンセルし、新たに予定を空けてもらうというように手間と迷惑をかけてしまいます。そのため、必ず謝罪を入れるうえ、丁寧な伝え方を心がけましょう。

日程調整メールの正しい書き方とは?返信方法やマナー・注意点を解説

面接の日程調整メールの書き方

ここからは面接の日程調整メールの書き方について、5つのケース別で文例を紹介します。

面接候補日を提示する場合の例文

面接の候補日程を自ら提示する場合のメール例です。

件名:面接希望日についてのご連絡 (氏名)
株式会社○○

採用担当 ○○様

お世話になっております。

○○と申します。

面接の日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

早速希望日程をお送りさせていただきます。

1.○月○日 ○時~○時

2.○月○日 ○時~○時

3.○月○日 ○時~○時

上記日程でご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

面接候補日が指定されている場合の例文

面接の候補日程が指定されている場合に返信する際のメール例です。

件名:Re:面接の日程について(元の件名) (氏名)
株式会社○○

採用担当 ○○様

お世話になっております。

○○と申します。

面接の日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

いただいた候補日より、下記の日時を希望させていただきます。

1.○月○日 ○時~○時

2.○月○日 ○時~○時

3.○月○日 ○時~○時

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

指定された面接候補日で調整できない場合の例文

企業側から指定された候補日で調整できない場合のメール例です。

件名:Re:面接の日程について(元の件名) (氏名)
株式会社○○

採用担当 ○○様

お世話になっております。

○○と申します。

面接の日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご提案いただいた日程に、すでに別件の予定が入っており、調整が難しい状況にございます。

当方の都合にて恐縮ですが、下記の日程でご調整していただくことは可能でしょうか。

1.○月○日 ○時~○時

2.○月○日 ○時~○時

3.○月○日 ○時~○時

お忙しいところ大変ご迷惑をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

面接の日程を変更したい場合の例文

すでに決まった面接の日程を変更したい場合のメール例です。

件名:面接の日程変更のお願い (氏名)
株式会社○○

採用担当 ○○様

お世話になっております。

先日、○月○日 ○時より面接のお約束をさせていただいております、

○○と申します。

誠に申し訳ございませんが、当日、現職にて急な出張が入ってしまったため、貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。

貴重なお時間を割いて日程調整していただいたにもかかわらず、重ねてお詫び申し上げます。

勝手なお願いとなり、恐れ入りますが、

以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

1.○月○日 ○時~○時

2.○月○日 ○時~○時

3.○月○日 ○時~○時

お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

承諾した面接日程の通知メールへ返信する場合の例文

承諾した面接日程で確定したことを知らせるメールへ返信する際のメール例です。

件名:Re:面接の日程について(元の件名) ○○(氏名)
株式会社○○

採用担当 ○○様

お世話になっております。

○○でございます。

面接の日程について、ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。

ご調整いただきました下記の日時で貴社へお伺いさせていただきます。

○月○日 ○時~○時

この度は面接のお時間をいただきまして、ありがとうございます。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

面接の日程調整に関するFAQ

最後に、面接の日程調整の際の、「よくある疑問」にお答えします。

Q.面接の日程調整は早く対応した方が有利でしょうか?

ビジネスマナーである、原則24時間以内の返信マナーを守れば、基本的には日程調整の対応の早さが、採用の評価基準に影響することはないでしょう。

当然、採用面接は「早い者勝ち」ではないものの、スピード感の求められる職種の企業理念によっては、対応の早さが、好印象につながる可能性はあります。

また、日程調整においては、早めに対応したほうが希望が通りやすいこともあり、できる限り早い対応を心がけておくとよいでしょう。

Q.面接の日程変更があった場合は不採用でしょうか?

企業側から面接の日程変更をお願いされる場合がありますが、不採用というわけではありません。単に、「面接担当者の予定が合わなくなった」「他の応募者と日時が被った」といった理由であることがほとんどです。

そのため、面接の日程を変更されたからといって気を落とさず、丁寧な対応を心がけましょう。

Q.企業から返信がきませんが大丈夫でしょうか?

先方(企業)の営業日にて数日待っても返信がこない場合は、日程調整の進捗状況についての確認のメールを送りましょう。企業も多数の応募者からメールを受け取っていることもあり、開封しそびれていたり、返信し忘れていたりするかもしれません。

ただ、単に忙しく返信が遅くなっている場合もあるため、1週間は返信を待つのが無難です。1週間経っても返信がないようであれば、「先日、面接の希望日程をお送りしましたが、その後いかがでしょうか」と、やんわり返信を促すメールを送りましょう。

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マナーを守って丁寧な面接の日程調整メールを作成しよう

面接の日程を調整するメールであっても、双方が気持ちよく、かつ円滑にコミュニケーションするためのビジネスマナーを守ることが大切です。

できる限り日程調整メールは迅速に対応し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

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