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テレワーク時代に適した研修とは？オンライン研修の実施方法やツールを紹介
テレワークを導入したのはいいものの、業務の遂行や人材育成の面で、少しずつ課題が見えてきたという企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、テレワーク時代に適した研修・教育方法の一つの手段である、オンライン研修の実施方法や必要なツールについて紹介します。
目次
テレワーク時代に適した研修とは？
テレワークの場合、オフィス出勤に比べて、相手の状況がリアルタイムで把握できず、困っている様子に気づけないことや、先輩の仕事ぶりを間近で見る機会が減ってしまうことから、テレワークならではの問題が発生します。
そのため、オフィス出勤の「見て学ぶ」環境を前提とした研修や教育を継続してしまうと、社員が不満を募らせたり、うまく情報の連携が図れずにミスやトラブルを引き起こしたりする原因となってしまうでしょう。
このことから、テレワークでの研修は、Web会議ツールを導入するといった手段の工夫だけでなく、オフィス出勤時との情報量の違いにも配慮した上で、内容を構成する必要があります。
テレワーク導入に研修が必要とされる背景
オフィス出社からテレワーク移行時には、新たなITツールを導入したというケースも多いでしょう。その場合には、当然ですがシステムの利用に関する研修が必要となります。
ほかにも、社外の仕事環境やネットワークを利用するうえでの「情報セキュリティ教育」や、テレワークならではの「コミュニケーション」、「テレワーク環境の整え方」などの研修も必要に応じて実施することになるはずです。
これらの内容は、社員が正しい知識と意識を備えておかないと、業務効率が著しく低下してしまったり、時には、重大なインシデントを発生させる火種ともなってしまいます。
そのため、テレワーク導入時には、業種・業界を問わず、ほとんどの企業において必ず何らかの研修が必要になると考えられるでしょう。
テレワークに欠かせないスキル
たとえ業務内容が同じでも、働く環境が変わることで必要となるスキルは多々あります。
日常的に顔を合わせることがなくなるテレワークならではのスキルを蔑ろにしてしまうと、収拾が困難な問題に発展することもあるため注意しましょう。
ICT知識
「情報通信技術（Information and Communication Technology）」の略称であるICTは、パソコンなどのコンピューターを単体で使えることはもちろん、ネットワークやシステムを駆使して情報を処理したり、共有したりする仕組みも含めた幅広い意味で使われています。
テレワークは、多くの場合、ICTを活用して業務を進めることがほとんどです。そのため、ツールを使いこなすためのICTに関する知識が欠かせません。
コミュニケーション
テレワークでは、チャットやメールでのテキストコミュニケーションが大きく増えることになります。
しかし、文字のみでのコミュニケーションは、情報の詳細が伝わりづらいことや、感情が伝わらずネガティブな印象を与えがちといったデメリットがあります。このようなちょっとした誤解の生まれやすさは、当人同士の配慮がなければ人間関係に悪い影響を与えてしまうこともあるでしょう。
そのため、対面時のコミュニケーションに比べて、より相手が受ける印象に気をつけなければなりません。また、対面時よりも細やかな連携が必要である意識を持つことも大切です。
セルフマネジメント
テレワーク中は、上司や同僚のまわりの目がなくなります。緊張感を保ちにくいことからスマホを触る時間が増えてしまったり、ダラダラと休憩を取ってしまったりなど、つい誘惑に負けてしまう状況が発生しやすくなるのです。
そこで重要となるのが、セルフマネジメントのスキルです。テレワークでは、周囲の目がなくても、業務を遂行するだけでなく、集中力をキープできるタイムマネジメントを取り入れてみるなど、生産性を確保するための工夫を自分自身でしなくてはなりません。
また、企業側は、業務効率や生産性の確保を社員任せにするのではなく、タスク管理ツールの導入などにより、社員がモチベーションを保ちやすい体制を整える必要があるでしょう。
自己アピール
テレワークは、自身の日々の業務内容を、漏れなく、無駄なく上司に伝える自己アピールも必要です。普段の働きぶりを上司が確認することのできないテレワークでは、基本的に「言わなくても伝わる」、「誰かが見てくれている」は通用しません。自分の業務内容は、しっかりと上司に伝えましょう。
ただし、「一所懸命に頑張っています」といった、抽象的なアピールは避けましょう。あくまで、業務内容とその成果、1日の稼働状況などを、漏れなく無駄なく報告することに努めてください。
テレワークで実施すべきオンライン研修の種類
テレワークの導入に際して、初めてオンライン研修を実施した、あるいは、これから実施する予定の企業も多いのではないでしょうか。
ここからは、テレワークを組織で運用するにあたって、必要となるオンライン研修の種類（テーマ）をいくつか紹介します。
ICTスキルの獲得・向上
テレワークでは、業務で利用するシステムのほか、コミュニケーションもICTツールの活用がメインとなるなど、ICTの知識獲得とスキルの向上は必要不可欠となります。
また、テレワークでは、ネットワーク上に構築されたシステムをインターネットを通じて使用するクラウド型サービスを使う機会が増えることになるでしょう。
このようなサービスは、既存サービスがビジネス環境の変化によってバージョンアップされることも多く、さらには、新しいサービスが次々と登場するため、継続した学習の機会を設ける必要があります。
セキュリティリテラシーの向上
テレワークでは、会社のネットワークに接続し、基本的に社内の人間のみが行き交う環境にて仕事をしていたオフィス勤務とは、大きく環境が異なることになります。
特に、テレワークの勤務場所に会社指定がないケースでは、カフェやコワーキングスペースなど不特定多数の人が行き交う公共の場で仕事したり、そのような場所のフリーWi-Fiを使用するケースもあるかもしません。そのため、自ずと情報漏洩やサーバー攻撃などのセキュリティリスクが高まることになってしまいます。
そのため、テレワークでは、社員一人ひとりのセキュリティリテラシー向上と重要な情報を取り扱ううえでの危機感を持つことが重要です。研修によって、オフィスとは異なるリスクが発生することの重大さを理解しておく必要があるでしょう。
コミュニケーションに対する意識と能力の向上
些細なことと思われがちな、テレワークによって生じるコミュニケーションの変化もテレワーク導入前に研修などで意識の統一を図っておきたいポイントです。
テレワークによって増えるテキストでのコミュニケーションは、相手の表情や声のトーンなどの情報がないことから、ネガティブなバイアスがかかりやすくなってしまいます。つまり、伝えた側には「責めたり、怒ったり」する意図がなかったとしても、受け取る側はそのような印象を抱きやすくなってしまう環境なのです。
また、オフィス勤務時には、些細な雑談や相手の様子、自分以外の人の会話などから見聞きできていた情報がなくなってしまうため、情報のもれによる連携ミスが起きやすくなるでしょう。
そのため、そのような状況であることを認識し、丁寧な情報共有が求められるほか、相手の立場に立ったコミュニケーションを心がける意識を持ち、スキルを磨くための学びが必要となります。
プレゼンテーション能力向上
商談や取引先とのミーティングをオンラインで行うことになれば、それらに適したスキルやマナーを学ぶ機会も設けなければなりません。初めてのオンライン商談でも、もたついたりすることのないよう、あらかじめ社員同士でシミュレーションする機会を作るのも良いでしょう。
商談の進め方に関しては、対面時とは異なる間の取り方、相手の反応の伺い方、相手の発言を促すタイミングなど、オンラインならではのポイントはさまざまです。資料も取引先や顧客が手元で紙媒体を見るのではなく、画面での共有がほとんどになるため、「画面で見やすい内容とデザイン」を前提に作成しなくてはなりません。
テレワークに適したプレゼンテーション能力は、成功事例の積み重ねと、研修による共有の繰り返しにより、ブラッシュアップしていくことが大切です。
モチベーション維持・時間管理
組織がいくら監視体制を整えたとしても、社員の姿が見えないテレワークでは、どうしても会社による管理には限界があります。そのため、テレワークでは緊張感が欠如しやすく、そのような環境では、いかにセルフマネジメントが重要であるかを研修によって社員に理解してもらうことが大切です。
一人ひとりの業務効率や生産性が低下することによって、会社全体はどのような事態に陥るのかを伝え、危機感を持ってもらう取り組みを定期的に行いましょう。
オンライン研修の実施方法
次にテレワーク時代に適したオンライン研修について、具体的な実施方法をいくつか紹介します。
ライブ配信型研修
リアルタイムで講師や担当者が研修を行うライブ配信型では、質疑応答や感想の共有などのコミュニケーションが、その場で行えることが最大の特徴です。また、受講者の理解度を都度確認しつつ、スピードや情報量をコントロールしながら進められる点もメリットと言えるでしょう。
そのため、新人研修など受講者のリテラシーレベルの差が予想される場合や、参加者同士のワークなどを盛り込んだ研修を行う際におすすめの方法です。
オンデマンド配信型研修
事前に収録した内容を配信するオンデマンド配信型研修は、受講者が自分のタイミングで視聴できる利便性と柔軟性が特徴の研修方法です。そのため、周囲に気兼ねすることなく、不明に感じた点を何度も繰り返し視聴できることから、システムの操作説明などマニュアルとしての研修をする際におすすめです。
ただし、リアルタイムで質疑応答ができないため、研修動画を見ても分からなかった疑問が放置されがちな点に注意が必要です。
オンライン研修に使える便利なツール
オンライン研修を実施する際に必要なツールを紹介します。
e-ラーニング
e-ラーニングとは、近年学校の授業や資格取得の勉強の際にも活用されているインターネットを利用した学習形態を指します。
e-ラーニングはインターネット環境さえあれば利用可能なため、テレワークにおけるオンライン研修にも最適と言えるでしょう。また、e-ラーニングのプラットフォームを利用することで、自社オリジナルのコンテンツを作成することも可能です。
一方で、学習は自分一人で進めることになるため、社員ごとに進捗が異なったり、わからないところがわからないままになったりするなどのデメリットもあります。
定期的に進捗管理や質疑応答の場を設けるなどの工夫が必要です。
動画配信サービス
Youtubeなどの動画配信サービスを社内で活用するのも一つの手段です。
具体的には、新入社員の研修、動画マニュアル発信、グループワークのデモ動画、講演会などの映像共有に利用できるでしょう。Youtubeでは、動画のURLを知っている人のみが視聴できる「限定公開」設定が可能なため、公開範囲を限定することもできます。
ただし、動画URLが社外の第三者に流出してしまった場合には、視聴可能となってしまう点に注意が必要です。
オンライン動画研修サービス
今現在、数多くのオンライン動画研修サービスがありますが、たとえばWeb業界で働くためのオンライン動画学習サービス「Schoo」では、7,000本以上もの仕事に役立つ動画がいつでも視聴可能です。
このようなサービスでは、さまざま業界のトップランナーが講師として教えるビジネススキルを学べる点も大きなメリットと言えるでしょう。また、単に動画を視聴するだけでなく、質疑応答にも対応してもらえる仕組みが用意されていることも多く、質の高い学習をコミュニケーションを取りながら進めることも可能です。
自社で研修コンテンツの準備が難しい場合には、こういった外部の研修サービスを上手に活用するのもおすすめです。
オンライン研修を活用してテレワークの質を高めよう
テレワークにおけるコミュニケーション不足やモチベーションの維持の難しさといった目に見えない課題は、わざわざ研修をするほどでもないと蔑ろにされてしまいがちです。しかし、これらの課題は、その「ほころび」が積み重なっていくことで、気づいた時には、修復に大きな手間と時間のかかる問題になってしまうことも少なくありません。
テレワークで発生しやすいリスクを理解し、適切な研修を実施することでテレワークの質を高めてみてはいかがでしょうか。
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