テレワークとはどんな働き方?日本の現状や導入メリットをわかりやすく解説

2022/5/25 2022/5/25
テレワークを実施するビジネスパーソン

新型コロナウイルス感染症の拡大を背景に、一気に注目を集めたテレワークですが、今後テレワークはどのように社会へ浸透していくのでしょうか。本記事では、テレワークの基本的な概要の説明の他、テレワーク導入の現状やメリットについても解説します。

テレワークとは?

テレワークとは「Tel(離れて)」と「Work(仕事)」を組み合わせた造語で、ICT(情報通信技術)を駆使し、時間や場所の制限を受けることなく柔軟な働き方ができる勤務形態のことです。

テレワークには、以下4つの勤務形態があります。

  1. 在宅勤務
  2. モバイルワーク
  3. サテライトオフィス勤務
  4. ワーケーション

各勤務形態の特徴について、くわしく見ていきましょう。

1. 在宅勤務

在宅勤務とは、オフィスに出勤せず、自宅を就業場所とする勤務形態です。オフィスへの出勤だけでなく会議なども全てICTを駆使して行うため、1日の業務を自宅で完結できます。

最大のメリットは、時間を有効に活用できること。通勤時間の削減によって日々の生活にも時間に余裕が生まれるため「ワーク・ライフ・バランス」の実現にも効果的です。また。出産・育児・介護などのプライベートにおける事情から出社が困難であったり、通勤を含むフルタイムでの勤務が難しい場合でも、キャリアの継続が図れます。

自宅にテレワークスペースを確保できれば、高い集中力を維持できるため業務の生産性向上にもつながります。

2.モバイルワーク

モバイルワークとは、電車や新幹線、飛行機の中など移動中の作業や、顧客先やカフェなどを就業場所とする勤務形態です。モバイルワークは、営業職や出張でオフィス外の業務が多い場合にとくに有効です。

モバイルワークは、移動中など外出先のいたるところで業務ができるため、時間を有効活用できます。また企業は、外出先からオフィスに戻るための移動にかかる経費を削減できるだけでなく、従業員の身体的負担を軽減できるため、こちらも「ワーク・ライフ・バランス」の促進に役立ちます。

加えて、クライアントとの打ち合わせ中、急に資料が必要になった場合でもICTを活用して迅速に対応することができる点も特徴であり、メリットといえるでしょう。

3.サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、自社のオフィス以外のオフィス(サテライトオフィス)や一般的なコワーキングスペースなど、遠隔勤務用の施設を就業場所とする勤務形態です。

たとえば、従業員の自宅や顧客先付近に自社オフィス以外のオフィスがある場合なら、そのオフィス内にテレワークスペースを確保することで、移動に費やす非生産的な時間を削減することができます。

また、企業としては、サテライトオフィス勤務をうまく活用することで、オフィス出社にこだわることなく、雇用の機会を拡大できるメリットがあります。

サテライトオフィス勤務では、遊休施設や空き家などを活用するケースもあるため、企業のオフィスコスト削減だけでなく、地方創生の期待も寄せられています。

4.ワーケーション

ワーケーションとは、「Work(仕事)」と「Vacation(休暇)」を組み合わせた造語で、観光地や休暇先を就業場所とする勤務形態です。これまで紹介した3つの勤務形態と大きく異なる点は、旅行先で仕事をすることにあります。

ワーケーションは、観光地などの普段とは違った環境で休暇を取りながら仕事をするため、脳が活性化されて業務の生産性が高まります。気分転換の効果も見込めるため、その後の仕事に対する意欲向上も期待できます。

ワーケーションにより仕事と休暇の両立ができれば、休暇先に長期滞在することも可能になり、家族や友人ともゆったりとした時間を過ごせます。

テレワークとリモートワーク・在宅勤務の違い

私たちは「テレワーク」と「リモートワーク」という2つの言葉を、共通の意味で使用しています。これに対して政府・自治体は「テレワーク」、民間企業では「リモートワーク」と異なる言い方をしていますが、両者は同義語として捉えても差し支えはありません

一方で、「在宅勤務」もテレワークやリモートワークと同じ意味で使用されますが、前述のとおり「在宅勤務」は、テレワーク・リモートワークにおける勤務形態の一つに過ぎません。

テレワーク導入の現状とは

産業労働局が、東京都内の企業10,000社を対象に行った「テレワーク導入実態調査結果」によると、令和元年から令和2年にかけて企業のテレワーク導入率は25.1%から57.8%へおよそ30%も上昇しており、この1年でテレワークの需要が大幅に拡大したことが見てとれます。

この背景には、新型コロナウイルス感染症の拡大防止もさることながら、コロナ禍における企業のDXや働き方改革の推進が理由として挙げられます。テレワークの導入によって、企業はコスト削減・優秀な人材の確保など多くのメリットを享受しており、今後さらなるテレワーク需要の増加が予想されています。

[出典:産業労働局「テレワーク導入実態調査結果」]

テレワーク導入が普及している背景

テレワークは、新型コロナウイルス拡大以前に政府が打ち出した施策でしたが、その新しい働き方に困惑する企業も少なくありませんでした。

その後、新型コロナウイルス拡大により一気にテレワークが浸透。企業はテレワーク導入により、働き方改革やワークライフが活性化しました。コスト削減や優秀な人材の確保などの企業にとって多くのメリットが生まれた背景から、テレワークの普及が裏付けられます。

テレワークは当たり前になる?今後の変化と未来の働き方について

テレワークを導入するメリット

テレワークの導入が企業にもたらすメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、企業がテレワークを導入する5つのメリットについて解説します。

1.生産性の向上

テレワークの最大の特徴である「時間と場所にとらわれずに働く」ということは、多くの労働者に新しい働き方の選択肢を与えました。

テレワークを導入すれば、仕事やプライベートに新たな時間が生まれます。その時間を仕事やプライベートでうまく活用することで、仕事に対するモチベーションが上がり、結果的に仕事の生産性向上へとつながっています。

テレワークで生産性は向上するのか?低いと感じる原因や改善策を解説

2.コスト削減

テレワークの導入により自宅などオフィス外で業務をする社員が増加し、その結果オフィスへ出勤する人員が減少しました。オフィススペースを縮小することも可能になり、これまでかかっていたオフィスコストや社員の交通費などの経費削減が見込めます。

今後さらなる業務のペーパーレス化やオンライン会議などが普及し、定着するようになれば、企業のオフィススペースやオフィス機能の縮小化も加速し、大幅なコスト削減が実現できるでしょう。

3.通勤負担の減少

テレワーク導入により毎日の通勤がなくなり、従業員における時間的、身体的な通勤の負担が減少します。特に首都圏では、通勤ラッシュなどに精神的負担を感じているケースは少なくありません。そのようなストレスから解放されるのは、仕事に対するエンゲージメント向上にも役立つと考えられます。

さらに、テレワークのシステムを構築すれば、台風や大雪、地震などの災害から従業員やその家族の安全を確保することにもつながります。

4.従業員の定着率の向上

自社でテレワークが推進されていれば、通勤が困難な従業員の定着率向上が見込めます。通勤が困難な例としては、家事・育児・介護・自身の障がいなどが挙げられます。

従業員自身が働く場所を自由に選択することで、企業側も個々の従業員に柔軟な対応ができるため、結果的に優秀な人材の定着率向上を見込めます。

5.人材不足の解消に繋がる

テレワークでは、地方や海外の在住者から障がい者や車いす使用者まで幅広い人材を採用できるため、これにより企業は慢性的な人材不足の解消に繋がります。

たとえば都市部の企業が地方にサテライトオフィスを作るなど、人材確保の新しいアプローチが可能となります。テレワークの導入は、企業の良いブランディングにもつながるため、より一層優秀な人材の確保が見込めます。

6.BCP対策ができる

BCPとは、事業継続計画(Business Continuity Plan)の略称です。その意味は、企業が事前災害やテロ攻撃、システム障害といった予測不可能な危機的状況下に陥った際にも、被害を最小限に抑え、重要な業務を停止することなく継続するための計画や戦略を指しています。

テレワークがBCP対策として有効なのは、新型コロナウイルスの感染予防をしながら、業務を遂行できる手段となっていることから、すでに実証済みの事実であることがわかります。さらに、テレワークの場合、特に在宅ワークであれば大雪・台風といった天候によって出勤が制限されることはありません。

テレワークを導入するデメリット

テレワークを導入する上で、企業としてはデメリットの把握も欠かせません。ここでは、企業がテレワークを導入する6つのデメリットについて解説します。

1.働き方の変化に伴うストレス

テレワークの導入は、在宅勤務やリモートワークなど、環境の変化に伴うストレスの増加が懸念されます。特に在宅勤務の場合は、仕事用の十分なスペースが確保できずに仕事とプライベートの切り替えが難しかったり、時間管理もルーズになったりします。

どうしても在宅勤務で仕事の生産性が下がる場合には、コワーキングスペースを活用するなどの工夫も個々で必要になります。企業としては、従業員の働き方の変化に伴うストレスや体調の変化などにも気を配る必要があるでしょう。

テレワークによるストレスの原因や影響とは?ストレス解消法も解説!

2.勤怠管理や人事評価が難しい

テレワークの場合、従業員の勤怠管理は本人の申告に一任する形になります。そのため企業は従業員の勤務態度を判断することは、それに伴う人事評価が難しくなる傾向にあります。

たとえば、オフィスのタイムカードで勤怠を管理している企業は、テレワークを導入に際してオンライン上での勤怠管理システムの導入を検討し、それに伴い人事評価制度も見直す必要があるでしょう。

3.初期費用や導入コストがかかる

テレワークの推進には、クラウドシステムやソフトウェアの導入といった初期費用がかかります。ほかにも、社内の業務フローやプロジェクト等の見直しや、テレワーク導入チームの発足、導入後の社内研修など、導入時にはコストだけでなく多くの労力も必要です。

大企業などではテレワークの導入に多額のコストがかかるため、導入コストの把握が必須になります。

4.セキュリティ担当者の業務負担の増加

慣れないテレワーク環境では、個々の従業員によるネットワークトラブルが発生する可能性が高まります。企業側は日々このようなトラブルの対応に追われるため、セキュリティ担当者の業務負担の増加が懸念されます。

主な対策としては、業務用デバイスの利用マニュアルやネットワークトラブルに対する解決策などを企業内で水平展開することが挙げられます。

5.情報漏洩リスクが高まる

テレワークでは、自宅のWi-FiやカフェなどのフリーWi-Fiを利用するため、企業は顧客情報や機密情報の漏洩について細心の注意を払う必要があります。

また、業務用デバイスが外出先で盗難の被害に遭ったり、従業員が紛失してしまったりするリスクも発生します。セキュリティソフトの導入を進めるだけでなく、従業員のセキュリティリテラシーを向上させる取り組みも定期的に実施しなければなりません。

テレワークで必須のセキュリティ対策10選!事故事例や問題点も徹底解説

6.チームビルディングの難化

テレワーク導入によって業務の中心が在宅勤務へシフトすると、社内のコミュニケーションが希薄となるためチームビルディングの難化が課題になります。

この対策として、社内コミュニケーションツールの新規導入や、オンラインでの1on1頻度を上げるなど、従業員同士の交流機会を増やす取り組みが必要です。

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テレワークを導入する際のポイント

テレワークを導入するにあたり、企業はどういった点に注視すべきなのでしょうか。ここでは、テレワークを導入する際のポイント4つを解説します。

1.現状の課題を把握する

テレワークを導入する際には、現状の社内業務における課題を把握することが重要です。具体的には、次の4つについて確認しましょう。

  1. 社内ツール
  2. 業務フロー
  3. 勤怠管理
  4. 人事評価制度

これらは前述の「テレワークを導入するデメリット」にもひもづけられるため、この段階でテレワーク導入における社内業務の課題を明確にしなければなりません。

2.運用ルールを策定する

現状の課題を踏まえて、次はテレワークの運用ルールを策定していきます。テレワークの運用ルールの策定においては、次のように4つのポイントがあります。

  1. 対象社員の選定
  2. テレワークの実施頻度
  3. 勤怠ルールの修正
  4. テレワーク用ツール導入の検討

運用ルールの策定では、常に社内業務における現状の課題を忘れないことが成功の鍵となります。

3.スモールスタートで実施する

テレワークを導入するからといって、企業は現状の社内ルールの全てを改善する必要はありません。テレワークの導入や運用ルールについても、スモールスタートで実施することが大事です。

スモールスタートでテレワークを実施すれば、問題が生じた時でも改善に多額のコストや労力がかかることはありません。テレワーク導入後に発生した問題点を、今後の運用ルールや業務フローに生かせるのも、スモールスタートにおける利点の一つです。

4.常に問題が起きてないか振り返りを実施する

テレワークの導入後は、常に問題が起きていないかの社内フィードバックを実施しましょう。フィードバック内容の一例としては、次のようなものがあります。

  1. 情報共有の過不足
  2. 生産性の変化
  3. ワークライフバランスの変化
  4. 勤務時間
  5. 目標数値の達成度
  6. オフィスコストの変化

あらかじめ社内で振り返りの期間と内容を定めておけば、円滑なフィードバックと早期の問題解決がおこなえます。

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テレワークに役立つITツール5選

テレワークの導入には、リモートでもコミュニケーションが取れるITツールの活用が必須となります。ここでは、テレワークに役立つITツールを5つ紹介します。

1.ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内外の人と気軽に連絡できるコミュニケーションツールのことで、テレワークにおける業務連絡や打ち合わせには、必須のITツールといえます。

ビジネスメールであるような相手のアドレスや題名、挨拶文などの入力がないため、相手とスピーディーなコミュニケーションを可能にします。プロジェクトチームなどの複数人でも容易に情報共有ができるため、結果的に会議時間の短縮にもつながるでしょう。

また、ビジネスチャットはテキストのほかにも絵文字やスタンプを使ってフランクなチャットができるので、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

2.Web会議システム

Web会議システムとは、PCやタブレットなどを利用してオンライン上で会議や打ち合わせができるツールのことです。画面越しに相手と顔を合わせて会話ができるため、ビジネスチャットではわからない相手の容姿や身振り手振りなども確認できます。

Web会議システムは、プロジェクトメンバーとの会議や1on1での利用はもちろんのこと、一度に大人数を集めるオンライン研修などにも活用できます。最近では、就職活動における会社説明会や面接などでもWeb会議システムを利用する企業が増えています。

3.オンラインストレージ

オンラインストレージとは、データやファイルなどをインターネット上に保管できる場所のことで、「クラウドストレージ」とも呼ばれています。

通常、企業は専用のサーバーを設置して社内ネットワークを運用しますが、オンラインストレージの場合はサーバー機能がインターネット上にあるため、社内にいなくても、インターネット環境さえあればストレージ内のデータにアクセス可能です。

4.労務管理システム

労務管理システムとは、勤怠管理など労務関係の業務効率を上げるシステムのことです。勤怠管理や給与計算のほかにも、労務におけるさまざまな業務を一括支援してくれるので、管理が困難になりがちなテレワーク下でも業務効率を大幅にアップできます。

テレワークで労務管理システムを利用するメリットは、始業・就業の打刻がオンライン上でおこなえるため、勤怠管理の正確性と効率化が両立できる点にあるでしょう。

また、労務管理システムの多くは、電子書類による申請から承認のワークフローにも対応しているので、これまでの紙媒体による書類の作成・提出は不要となり、一連の作業をオンライン上で完結することができます。

5.グループウェア

グループウェアとは、従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促すソフトウェアのことです。グループウェアには、以下の代表的な機能が搭載されています。

  • スケジュール管理
  • ファイル共有
  • 設備予約
  • アドレス帳機能

グループウェアを活用すれば、プロジェクトメンバーのスケジュールを一元管理したり、業務で頻繁に使用するファイルや書類のデータを共有したりできます。グループウェアは、メンバー同士が疎遠になりがちなテレワークで欠かせないツールの一つです。

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テレワーク導入を成功させた事例

ここでは、実際にテレワーク導入を成功させた企業の事例を紹介します。テレワーク導入において各企業がどのように工夫して成功をつかんだかに注目しましょう。

1.富士通株式会社

約2年間のトライアルを経たのち、2017年4月よりテレワーク制度を正式導入。その後、制度・ルールを見直すとともに、ICTなどの環境整備を進め、テレワークの実施率は常時80%と高い数値を誇ります。

経営トップ自らが新しい働き方の推進を社内外に発信し、2020年7月には、ニューノーマル時代における新しい働き方のコンセプトとして「Work Life Shift」を発表。国内グループの社員約8万人は、テレワークを基本の勤務形態としており、今後も業務内容やライフスタイルに応じて、場所や時間を柔軟に活用できる働き方の実現を目指しています。

2.ネスレ日本株式会社

テレワーク導入前の段階で、営業職の「モバイルセールス体制(直行直帰・社外で業務可能)」の整備や、在宅勤務の障がい者雇用を開始。経営トップが旗振り役となり、管理職対象の説明会で「フレキシブルワーキング制度」の理解促進を図るとともに、社内イントラなどを通じて社内全体に柔軟な働き方の周知・理解促進を実施しています。

2016年1月には「フレキシブルワーキング制度」を導入。この制度は全社員が対象で、テレワーク利用の回数制限なく、自宅等社外での勤務を認めています。その後も、制度の利用者にアンケートを実施し「生産性」「良い点」「悪い点」「改善点」のフィードバックを収集し、継続的な改善につなげています。

3.住友商事株式会社

成果を意識するアウトプット志向の働き方の促進を目的として、2018年11月に国内の社員4,000人を対象にテレワーク制度を導入。「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」の3つを基本的な勤務形態とし、社員のワーク・ライフ・バランスを実現しています。

突出すべきは、社長をはじめとする経営層にテレワークを体験してもらい、その様子を社内報や社内ネットワークにて公開するなど、トップ主導で社内全体へ理解浸透を図っていることです。継続的に業務の棚卸しや見える化も実施し、徹底して働き方の見直しをしています。

4.味の素株式会社

「顔を合わせないと仕事ができない」という既成概念を打破すべく、2017年4月に「どこでもオフィス」というテレワーク制度を導入。「どこでもオフィス」は、自宅やサテライトオフィスのほか、集中して勤務できる場所であればどこでも勤務可能としています。

通常、テレワークが困難な生産オペレーターにも積極的にトライアルを実施し、実際に川崎事業所における生産オペレーターのテレワーク化に成功した実績もあります。

このようなテレワークの実施により、仕事に対する社員の満足度も高く、2017年に社内で実施した意識調査「エンゲージメントサーベイ」では、79%の社員が「働きがいを実感している」と回答しています。

中小企業におけるテレワーク推進の課題とは?導入率や成功事例を解説

テレワークの導入で受けられる助成金制度

テレワークの導入においては多くの初期コストが必要となるため、国や地方自治体が実施している助成金制度を活用しましょう。ここでは、テレワーク導入における4つの助成金制度を紹介します。

※時期によっては募集が終了している可能性があります。利用に際しては、必ず各助成金制度の公式HPを適宜ご確認ください。

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」は、厚生労働省が実施する助成金制度です。時間外労働などの労働時間全般の改善や、ワークライフバランスの推進を目的としており、テレワークに取り組む中小企業を対象に、テレワーク導入費用の一部が助成金として支給されます。

助成対象となる事業は、以下のとおりです。

  • 小売業(飲食店を含む)
  • サービス業
  • 卸売業
  • その他の業種

また支給にあたり、労働者災害補償保険の適用事業主であることも条件になります。

なお、2022年4月現在、本制度の募集はすべて終了しています。

テレワーク促進助成金

「テレワーク促進助成金」は、「公益財団法人東京しごと財団」が実施している助成金制度です。新型コロナウイルスなどの拡大防止と、経済活動の両立に向けたテレワークの定着を目的としており、テレワークに取り組む都内の中堅・中小企業を対象に、テレワーク導入費用の一部が助成金として支給されます。

「テレワーク促進助成金」では、常時雇用する労働者数に応じて、助成金の上限と助成率が以下のとおりに分かれています。

常時雇用する労働者数 助成金上限 助成率
30人以上999人以下 250万円 1/2
2人以上30人未満 150万円 2/3

なお、2022年4月現在、本制度の申請受付は終了しています。

事業継続緊急対策(テレワーク)助成金

「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」は、「公益財団法人東京しごと財団」が実施している助成金制度です。新型コロナウイルス感染症などの拡大防止と、緊急時における企業の事業継続対策を目的としており、テレワークに取り組む都内の中堅・中小企業を対象に、テレワーク導入に必要な機器やソフトウェア等の経費が助成金として支給されます。

助成対象事業者の条件は、以下のとおりです。

  1. 常時雇用する労働者が2名以上999名以下
  2. 都内に本社または事業所を置く中堅・中小企業等
  3. 東京都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」に参加していること

なお、2022年4月現在、本制度の募集はすべて終了しています。

人材確保等支援助成金(テレワークコース)

人材確保等支援助成金は、厚生労働省が実施する良質なテレワーク環境の実現と制度の策定を実行することにより、人材確保や雇用管理改善を具現化した中小企業事業を支援するための助成金です。大きく機器等導入助成と目標達成助成の2点に分けられた詳細な支給要件によって支給額が決定され、最大で100万円の助成金が支給されます。

助成の対象となる取り組みは以下のとおりです。

① 就業規則・労働協約・労使協定の作成・変更

② 外部専門家によるコンサルティング

③ テレワーク用通信機器等(※)の導入・運用

※ 以下のテレワーク用サービス利用料も助成対象となります。

●リモートアクセス及びリモートデスクトップサービス

●仮想デスクトップサービス

●クラウドPBXサービス

●web会議等に用いるコミュニケーションサービス

●ウイルス対策及びエンドポイントセキュリティサービス

④ 労務管理担当者に対する研修

⑤ 労働者に対する研修

[出典:厚生労働省「人材確保等支援助成金(テレワークコース)」

IT導入補助金

「IT導入補助金」は、経済産業省が実施する助成金制度です。テレワークそのものではなく、中小企業などがITツールを導入する際にかかるコストを補助することを目的としています。

「IT導入補助金」の補助対象となる事業は以下のとおりです。

通常枠(A・B類型)

以下の要件を満たす事業に対して補助を行います。

1.日本国内で実施される事業であること。

2.IT導入支援事業者が登録するITツールを導入する事業であること。

ただし、交付決定前に契約、導入等を行い、それに伴い発生した経費は補助対象となりません。

デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型)

補助事業者が会計ソフト・受発注ソフト・決済ソフト・ECソフト、PC・タブレット等、レジ・券売機等を導入し、労働生産性を向上させるとともに、インボイス制度も見据えたデジタル化を進める事業を補助対象とする。

ただし、交付決定前に契約、導入等を行い、それに伴い発生した経費は補助対象となりません。

[出典:IT導入補助金2022]

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テレワークとは働き方改革に欠かせない新しい施策

今回は「テレワーク」の働き方をはじめ、テレワークにおける日本の現状や導入のメリットについて解説しました。

「テレワーク」とは、ICT(情報通信技術)を駆使し、時間や場所を有効に活用する柔軟な働き方のことで、働き方改革に欠かせない新しい施策です。

テレワークの導入は、従業員の通勤負担が軽減する上、業務の生産性向上が見込めます。また、通勤やオフィスにかかるコストを削減できたり、優秀な人材を確保できたりと企業側にも多くのメリットをもたらしてくれるものです。

新型コロナウイルスの拡大を機に、テレワークの導入率は1年で約30%上昇しましたが、導入コストの問題から足踏みしている企業が多いのも事実です。コスト面に不安がある中小企業などでは、再度社内全体でテレワーク導入のメリット・デメリットを水平展開し、各種助成金なども活用しつつ、スモールスタートでテレワーク導入を検討していきましょう。

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