テレワークを定着させるには?定着しない課題からわかる解決策

2022/05/28 2023/05/23

テレワーク

テレワークを定着させる方法

コロナ禍や働き方の多様化を受けて様々な企業で取り入れられているテレワークですが、中々定着しない問題を抱えている企業があります。 この記事ではテレワークが定着しない理由や定着させるための解決策について紹介していきます。

日本におけるテレワーク導入率の現状

2020年における「従業員規模100名以上」の日本企業のテレワーク導入率は51.9%となっており、2018年の導入率である19.2%にくらべ大きく向上しています。

この大幅な飛躍の背景には、政府の取り組みや啓蒙活動により企業が積極的にテレワークの導入に向けて動き始めていたこと、そのうえで新型コロナウイルス感染症が世界的に拡大したことが大きく影響しています。

その一方で、従業員数「10〜100人未満」の企業におけるテレワーク導入率は「10,000人以上」の企業の半分以下という結果もでています。

つまり中小企業においては、依然としてテレワークの導入が進まず、企業規模による実施状況の違いが浮き彫りとなっているのです。

ちなみに、アメリカにおけるテレワーク導入率は2018年時点ですでに85%となっており、大半の企業がテレワークを導入していることとくらべても、日本におけるテレワークの導入・実施状況は、まだまだ低い水準にあることがおわかりいただけるでしょう。

[出典:総務省令和3年度通信利用動向調査」]

テレワークには二極化が見られる

パンデミックをきっかけに、テレワークという働き方は多くの企業に導入されました。しかし、企業による導入後のテレワークの扱いは「一時的な措置」と「テレワークの定着化」とで、その取り組みの二極化が進んでいます。

この二極化は、2020年5月の緊急事態宣言下におけるテレワークの実施率が過半数だったのに対し、解除宣言の発出後の7月における実施率は、3割ほどに減少していたという結果からも明らかです。

しかし、テレワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方の実現は、パンデミックのような特殊ともいえる社会状況によらず、ライフスタイルが多様化した現代社会における社員のワークライフバランスの向上につながる重要な取り組みです。

業種によっては、テレワークの実践が難しい職種が存在することは事実ですが、人材不足などの社会的な課題を克服する手段としてもテレワークの導入は有効であり、今後の企業の成長にも大きく影響する可能性があると考えられるでしょう。

[出典:総務省「令和3年度情報通信白書」]

テレワークを導入する目的とは?社会的背景や効果・目的が必要な理由

テレワークとはどんな働き方?日本の現状や導入メリットをわかりやすく解説

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日本企業のテレワークが定着しない4つの原因

多くの企業が勤務形態の一つとしてテレワークを導入し、デジタル化を推進しているものの、テレワークを「定着」させることについては苦労している企業が多いです。

なぜ日本の企業でテレワークが定着しにくいのか、原因について紹介していきます。

1.メンバーシップ型の企業が多いため

「メンバーシップ型雇用」とは、業務内容や勤務地などを定めずに「総合職」などの名称にて採用活動をおこなう日本企業特有ともいえる雇用システムです。

長期雇用を前提としたメンバーシップ型の雇用は、担当する業務経験のない人材が配置されます。

そのため、特定の業務における専門的な知識・経験を持つ人材を採用する「ジョブ型雇用」よりも、多くの研修や教育が必要となります。

特にOJTと呼ばれる実務をしながらおこなうトレーニングは、テレワークでの実践に不便や効率の悪さを感じることが多く、テレワークの導入がしにくいと考えられています。

2.コミュニケーションが減る不安があるため

オフィスで働く場合、上司や同僚、部下など多くの社員と直接コミュニケーションをとることができます。

また、同じ空間で働いていれば、仕事の合間に何気ない雑談をする中で、不安なことを相談したり、仕事のアドバイスをもらったりすることもあるのではないでしょうか。

一方、テレワークの場合、基本的には一人で仕事をすることになります。そのため「何気ない会話」の機会が減ってしまうことになり、相手の状況が見えないことから、相談がしにくく不安な悩みを抱えてしまいがちです。

このようなデメリットによる長期的な影響を懸念し、テレワークの定着化に踏み出せない企業も多いようです。

テレワーク中のコミュニケーション方法を解説!よくある課題と対策法とは

3.セキュリティ面への不安があるため

テレワークは上長などの管理職や周囲の同僚といった「周囲の目」がない環境で業務をするため、緊張感を失い、情報管理に対する意識や責任感も薄れがちです。

セキュリティ意識の低さから、機密情報の取り扱いが雑になってしまったり、ハッキングやウイルス感染といったトラブルに巻き込まれるリスクが高まることもあります。

テレワーク時の社員の挙動をすべて把握するのは困難であり、そのような状況からセキュリティ面の不安から、テレワークの導入自体を見送る企業も少なくありません。

4.テレワーク環境が整っていないため

テレワークを実施するには、社員側にもネット環境やPCが必要になります。

しかし、すべての従業員が業務遂行に十分な接続環境を整えているとは限りません。また、在宅勤務時の光熱費や通信費といった仕事に必要な費用負担の問題もあります。

テレワークを導入するためには、上記の問題を含めたテレワークを快適に実施できる環境を企業が整える必要があります。

しかしながら、日本企業全体におけるテレワーク環境の整備は、以前よりテレワーク導入に取り組んでいた企業を除き、進んでいるとはいえない状況です。

テレワークで必須のセキュリティ対策10選!事故事例や問題点も徹底解説

テレワークの定着化を阻んでいる課題

ここでは、テレワーク定着化を進める企業が抱える課題について解説します。

1.IT人材の不足

一時的な措置として必要な人数分のノートパソコンなどを用意し、急遽テレワークを導入した企業は少なくありません。

しかし、テレワークを定着させるとなれば、業務のシステム化や業務フローの大幅な見直しが求められることになります。組織全体のDXに取り組むには、先端IT技術の知見を要したIT人材が必要不可欠です。

しかし、とりわけ非IT分野の企業においては、IT人材を社内で確保できているケースは稀であり、システム化に向けて、何から着手したらよいかすらわからないのが実情といえるのです。

2.従業員同士のコミュニケーション不足

コミュニケーションについては、「非対面」のコミュニケーションに経営層や一定数の社員が否定的であるなど、「企業文化」や「意識」面の課題を抱えている場合もあります。

このようなケースでは、「改善策」といった思考に至らず、デメリットとしての不安や懸念ばかりが大きくなってしまう傾向にあるようです。

テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは?解決するための対処法

3.テレワークをする部署としない部署の不公平感

テレワークの導入にあたっては、テレワーク可能な社員と業務の性質上どうしても出社が必要となる社員の間の「不公平感」を是正する制度を整える必要もあります。

しかし、社員に対する適切な体制づくりの事前周知もなく、テレワークを導入しやすい部署から実施してしまうと、不満に耐えられなくなるオフィス勤務の社員も出てくるでしょう。

テレワークの定着に向けては、全社における協力体制が必要です。そのため、このような意識の違いは、定着化を阻む要因となってしまいます。

4.デジタル化できない作業が多い

小売業・建設業・医療機関・飲食店など、業務のデジタル化が不可能な領域がある業種も多いものの、業務内容によってはテレワークでも対応できるものもあります。

しかし、これらの業界では、非対面でのコミュニケーションに否定的であったり、社員間の待遇の不公平さに不満を抱きやすかったりするといった背景から、テレワークの定着に至れないケースも多いです。

テレワークにクラウドが不可欠な理由とは?活用メリットや人気ツールを解説

テレワークの定着化を成功させる8つの方法

ここでは、テレワークの定着化を成功させる8つの方法について解説します。

1.社内外でのコミュニケーションを増加

テレワークではオフィスワークと比べて社員間のコミュニケーションが減少する傾向があります。そのため、社員ごとにコミュニケーション量が偏ってしまい、中には全くコミュニケーションがなくなってしまうケースが考えられます。

そのため、テレワーク時のコミュニケーションについては、社内でのルールや環境を整えておく必要があります。

就業時間が決まっているのであれば、定時のオンライン朝礼を習慣にするのもいいですし、上長と部下の1on1を定期的におこなうことも、コミュニケーションの機会だけでなく、不安や悩みを抱え込まないための対策に効果的といえます。

社員間でのコミュニケーションの現象は、作業効率の低下だけではなく、社員の体調にも影響してしまう大きな問題なので企業が率先してコミュニケーションを促すようにしましょう。

テレワークを導入する目的とは?社会的背景や効果・目的が必要な理由

2.数値による定量的な目標の設定

テレワークはオフィスと違い、上司や同僚など周りの目がない環境での業務となります。そのため、社員による自己管理がより重要となるでしょう。

テレワークの導入により、業務効率や生産性が大きく落ち込むようであれば定着も難しくなります。そのため、業務管理や目標管理は、数値による定量的な目標の設定が不可欠です。

目標の定量化により、社員自身も業務の達成・未達成の状況を確認でき、程よい緊張感を持って業務に当たることができます。また、モチベーションも維持しやすくなるため、業務効率が大幅に低下してしまうといったリスク回避にも一定の効果が期待できるでしょう。

3.進捗状況や勤怠状況の可視化

テレワークでは社員の勤務態度や進捗状況を直接確認することはできません。そのため、テレワークを定着させるためには進捗状況や勤怠状況を可視化できるようにして、より細かく管理する必要があります。

特に重要なのはスケジュールやタスク、勤怠状況です。これら3つを、システムの活用などにより確実に可視化できる環境を整えておけば、問題なく勤務実態を把握できるでしょう。

テレワークと在宅勤務の違いとは?正しい意味や導入するメリットを解説

4.人材評価システムの見直し

テレワークの定着に向けて、オフィス勤務を前提とした評価基準の見直しも必要となります。また、新たな評価基準の設定にあたっては、「日報」や「目標管理シート」といった、新たな評価方法を取り入れる必要もあるかもしれません。

大切なのは「評価項目の明確化」と「評価方法の統一」を図ることです。この2点に配慮しつつ、環境にあった評価基準と方法を取り入れるようにしましょう。

5.テレワークに対応した就業規則の整備

テレワークを定着させるのであれば、就業規則の変更が必要となることがあります。

就業規則には、主にテレワークの対象となる範囲や、働く場所、就業時間などを記載することになりますが、このような働く上でのルールは、明確にされていなかった場合に、労使間におけるトラブルに発展する場合もあります。

テレワークの導入により、何らかの変更や新しい制度が導入されるようであれば、就業規則の内容に問題がないか確認するようにしてください。

テレワーク導入の際に就業規則の変更は必要か?手順や注意点を徹底解説

6.テレワーク中における心身のストレスケア

テレワークは一人での作業がほとんどです。そのため、オフィス勤務であったようなコミュニケーションがなくなることに、大きなストレスを感じてしまう社員もいます。

定期的なストレスチェックやオンラインミーティングの設定だけでなく、オフラインで社員同士が顔を合わせる機会をつくるのも効果的です。

テレワークには、一人で集中する時間を作りやすいといったメリットがありますが、このようなメリットが「完全個人主義」といった孤立感につながらないよう、ルールや仕組みによる配慮を怠らないようにしましょう。

テレワークによるストレスの原因や影響とは?ストレス解消法も解説!

7.テレワークに役立つツールやシステムを導入

テレワークに適したツールやシステムを導入することにより、テレワークに関する課題を解決できることも多いです。

ツールやシステムを導入する際には、自社が抱えている課題を明確に定めて、どのツールを使えば良いのかを明確にしておきましょう。

目的が明確になっていないとツールを導入してもテレワークの定着は実現せず、コストだけがかさんでしまうためです。

【最新】テレワークに役立つおすすめITツール18選!カテゴリ別に紹介!

8.テレワークの環境を整えるための制度を整える

自宅で仕事をするテレワークでは、仕事環境が整っておらず、ダイニングテーブルや椅子などを利用して仕事するケースもあります。また、モニターをはじめとしたデスク周辺機器も不足していることも多いです。

そのような環境だとテレワークに集中することもできずに定着が見込めないため、会社側で社員のテレワーク環境を整えるための制度を充実させるのも一つの方法と言えます。

環境が整うことによって、社員としても率先してテレワークで働きやすくなり、定着率の向上が見込めるでしょう。

テレワークの定着に役立つ助成金について

ここでは、テレワークの定着に役立つ助成金について解説します。

1.人材確保支援助成金(テレワークコース)

テレワークを制度として導入・実施し、労働者の確保や雇用改善が見られた企業に支給される助成金です。

機器等導入助成と目標達成助成の2つにわかれており、機器等導入助成では、テレワーク機器の導入に対して1企業あたり100万円、もしくは、テレワーク実施対象労働者1人あたり20万円のいずれかを上限に、対象となる経費の30%が助成されます。

また、目標達成助成においては、1企業あたり100万円、もしくは、テレワーク実施対象労働者1人あたり20万円のいずれかを上限に対象となる経費の20%(生産性要件を満たす場合は35%)が助成されます。

最大で200万円の助成を受けることが可能です。

2.各都道府県別の補助金

以下のように各都道府県においても、テレワーク導入や定着に活用できるさまざまな補助金があります。

  • 【東京都】テレワーク促進助成金
  • 【兵庫県】テレワーク導入支援助成金
  • 【京都府】多様な働き方推進事業費補助金(テレワークコース)
  • 【北海道】中小企業競争力強化促進事業
  • 【栃木県】とちぎテレワーク環境整備導入支援補助金

活用すればテレワーク定着の大きな助けになりますので、ぜひ自社の都道府県の補助金制度も確認してみてください。

補助金や助成金の募集状況や申請要件については、必ず各公式HPにてご確認ください。

3.中小企業経営強化税制

中小企業の設備投資による企業力の強化や、生産性向上をサポートする制度です。利用することにより、主に以下の税制優遇措置を受けることができます。

  • 特別償却(即時償却、全額償却)または税額控除(10%または7%)

この制度は、勤怠管理システムやWeb会議システムなどテレワークに使う機器についても申請が可能なため、節税対策として活用することが可能です。

中小企業におけるテレワーク推進の課題とは?導入率や成功事例を解説

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テレワークに欠かせない役立つ便利ツール4選

ここでは、テレワーク定着には欠かせない便利ツールを4つ紹介します。

1.チャットツール・Chatwork

Chatworkはビジネスチャット国内利用者数No.1(同社HPより)のビジネスチャットです。

チャットやタスク管理、ビデオ通話などテレワークに必要とされる多くの機能が備わっています。また操作も非常にしやすく誰でも簡単に使うことができるため、導入時の混乱を最小限に抑えられるのも魅力です。

提供元Chatwork株式会社
初期費用無料
料金プラン・フリープラン:無料

・ビジネスプラン:550円/月(年間契約)※月間契約時は660円/月

・エンタープライズプラン:880円/月(年間契約)※月間契約時は1,056円/月

導入実績・ビジネスチャット国内利用者数No.1

・350,000社以上の導入実績

機能・特徴・チャットやタスク管理などの多くの機能を搭載

・シンプルな操作性で誰でも使いやすい

・大企業でも導入できるセキュリティ

URL公式サイト

2.オンライン会議システム・Zoom

Zoomは、PCやスマホ、タブレットから複数人でビデオ会議ができるオンライン会議システムです。

オンライン会議において最もストレスを感じるのが、接続が安定せず会議が途切れてしまうことです。Zoomは独自の技術により非常に安定した接続が可能で、高品質の映像を音声を確保し、ストレスなくコミュニケーションができます。

1対1はもちろん、最大1,000人までの同時接続が可能なため、大規模な全社会議や社内研修も実施可能です。

提供元Zoom Video Communications, Inc.
初期費用無料
料金プラン・基本:無料

・プロ:20,100円/年

・ビジネス:26,900円/年

・企業:32,300円/年

導入実績20,000社以上(プロプラン以上利用の有償顧客)
機能・特徴・PCやスマホ、タブレットなど様々な端末から接続可能

・接続が非常に安定しておりストレスなくコミュニケーションが可能

・一つのミーティングに最大1,000人まで参加可能

URL公式サイト

3.勤怠管理システム・ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、リアルタイムで始業や終業の時刻、休憩時間などの管理ができる勤怠管理システムです。PCをはじめスマホ、タブレットでも打刻ができるため、テレワーク導入には非常に役立ちます。

また、労働時間の自動集計や、有給休暇の管理なども可能です。フレックスや裁量労働時間制などさまざまな勤務携帯にも対応しているため、適切に集計が可能です。

また法改正があったとしてもシステムにすぐ反映されるため、労務リスクを抑えた管理も可能になります。

提供元jinjer株式会社
初期費用100,000円〜
料金プラン400円~/月(従量課金制)
導入実績シリーズ累計約15,000社
機能・特徴・PCやスマホ、タブレットなどで打刻可能

・自動集計機能が充実

・法改正にもすぐに対応するため労務リスクを抑えた管理が可能

資料請求はこちら

4.電子契約システム・ジンジャーサイン

ジンジャーサインはWeb上で契約業務を完結できる電子契約システムです。

契約書の作成をはじめ契約の締結や契約書の管理までの、契約に関わる一連の流れをすべてWeb上で完結できます。

またサポート体制も手厚いため「電子契約の始め方がまったくわからない」という方でも安心して利用可能です。

提供元jinjer株式会社
初期費用初期費用 50,000円〜
料金プラン・ライト 10,000円/月

・ライトプラス 28,000円/月

・ベーシック 50,000円/月

導入実績シリーズ累計約15,000社
機能・特徴・契約に関わる業務すべてWeb上で完結できる

・ワークフローの柔軟な設定も可能

・充実のサポート体制

資料請求はこちら

テレワークの定着に向けて対策やツールの導入を

本記事では、テレワークが定着しない原因や企業が抱える課題などを解説しました。

新型コロナウイルス感染症対策をきっかけに急速に導入が進んだテレワークは、現在のところ「一時的な措置」とするのか、はたまた「恒常的な働き方」へと変えていくのか、企業における対応の二極化が進んでいます。

しかしながら、求職者など雇用される側における「テレワークを望む声」は、今後さらに増大していくことが予想されます。

そのため、テレワークの導入は、人材確保といった経営戦略の観点からも、企業が発展を遂げる上での重要な鍵となるはずです。ここで紹介した成功させるための方法やツールを活用しつつ、テレワークの導入を進めてみてはいかがでしょうか。

テレワークとリモートワークの違いとは?意味や定義・導入メリットを解説

テレワークの導入事例18選!事例から学ぶ成功のコツや注意点とは?

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