BCP対策で重要な安否確認とは？目的・必要性と手段について解説

BCP対策とは？

「事業継続計画(Business Continuity Plan)」の頭文字から名称がつけられた「BCP」は、

具体的には、自然災害のほか、サイバー攻撃やテロなどの緊急事態や事件が発生した場合でも、企業の損害を最小限にし、根幹となる事業を継続できるようにするための計画を意味しています。

そのため、BCP対策は、それらの計画に必要な仕組みを準備し、いざという時に計画を実行できる体制を整えておくためのあらゆる取り組みと捉えることができるでしょう。

また、BCPに関しては、政府によりその策定が推奨されているものの、策定を義務付ける法律はありません。ただし、大規模な自然災害が毎年のように起きている日本において、事業が中断するリスクを最小限に抑えられるBCP対策は、必要不可欠な取り組みと言えるでしょう。

BCP対策における安否確認の目的・必要性

BCP対策として、従業員の安否確認をする目的・必要性は、従業員とその家族の安全と健康状態を確認し、さらに就業できる状況にあるのかを、素早く確認することにあります。

モノやデータ自体は、事前に対策を講じておくことで復旧することが可能ですが、従業員を失ってしまうと業務を再開することは難しく、事業の継続は困難となるでしょう。

いくら建物や設備などが無事であっても、それらを使う「従業員」がいなければ意味がなくなってしまうからです。そのため、安否確認は「従業員とその家族の健康状態の確認」を最上位の目的としつつ、事業の継続の上でも重要なタスクとなるのです。

BCP対策における安否確認の具体的な手段

ここからは、BCP対策における安否確認の具体的な手段を紹介します。

電話

電話は従業員と直接話ができるため、健康状態や状況を確認しやすいメリットがあります。しかし、災害発生時や直後は、電話回線やネット回線はつながりにくい状態が続くことを考慮しておかなければなりません。

そのため、電話はBCP対策における安否確認に有効な手段としつつも、つながらない場合を想定して、他の手段も確保しておく必要があります。

メール

メールも安否確認に活用することができます。また、「緊急時の安否確認」としてメースアドレスをグループ化しておくことで、安否確認の内容を一斉送信することも可能です。

ただし、企業規模によっては、各従業員からの返信メールの確認にかなりの手間を要することになるでしょう。

また、メールアドレスが変更されてしまっていて届かなかったといったことも起こり得ます。BCP対策における安否確認は、「迅速な対応と正確な把握」が大切なため、その点で課題があることを認識しておかなければなりません。

チャット・SNS

チャットやSNSも実用的な安否確認の手段です。普段業務で使用するチャットはもちろん、TwitterやFacebookなどの個人的に使用しているSNSも活用可能です。

しかし、個人的なSNSを連絡ツールとして使用すると、従業員が抵抗感を持つ可能性があります。そのため、災害発生時のチャット・SNSでの連絡に関して、ルールを定めておくことが大切です。

災害時用サービス

災害時用サービスは、大規模な災害が発生した際に、固定電話や携帯電話などの電話番号宛に、メッセージを登録し、自分の安否を伝えることのできるサービスです。

登録されたメッセージは、全国から確認することができます。しかし、電話番号ごとの1件1件メッセージを確認する必要があるため、組織における安否確認には向きません。

安否確認システム

安否確認システムは、企業が災害時に従業員の安否確認を行うためのシステムです。代表的な機能として、メールによる一斉連絡、リアルタイム集計などが搭載されています。

また、災害情報に合わせて一斉連絡が自動で送信される機能も搭載されており、管理者が何らかの理由でシステムを操作できない場合においても、安否確認が素早く実行されます。

BCP対策における安否確認のポイント

次に、BCP対策における安否確認のポイントについてです。

安否確認を行う部署を決定する

BCP対策における安否確認は、必ず担当部署と担当者を決めておきましょう。これは確認作業の初動の遅れや連絡の重複を避けるためです。

担当者が明確になっていることで、混乱を招くことなくスムーズに安否確認ができるようになります。また、拠点が複数ある場合は、拠点ごとに担当する部署を決めておき、各担当者が取りまとめた情報を報告する手順も決めておくと良いでしょう。

安否確認を行う対象を設定する

対象とは「誰に対して安否確認を行うか」ということです。組織には、正社員や契約社員以外にも、派遣、業務委託、アルバイト、パートなど、さまざまな人たちが働いています。

基本的には、自社の事業に関わるこれらの人たち全員に本人および家族に関する安否確認を行うべきであると言えます。

ただし、派遣社員のように、雇用契約はワーカーと派遣会社が締結しているケースなどでは、派遣会社と相談し、どちらがどのように安否確認を行い情報を共有するのかを取り決めておくことをおすすめします。

安否確認を行う手段を決定する

安否確認の手段についても、あらかじめルールを決めておき、かつ、すぐに対応できるよう準備しておくようにしましょう。

例えば、チャットであれば、災害時の安否確認用のグループチャットを設定しておく、メールであれば、送信先アドレスをグループ化しておく、などです。また、万が一に備えて、メール、チャット、電話など2、3種類の手段で安否確認ができるよう準備しておくと安全です。

BCP対策における安否確認システムの選び方・選定ポイント

安否確認の有効な手段の1つとなる、安否確認システムですが、それぞれに機能やコストの面で特徴があります。そこでここでは、システムを選ぶ際のポイントについてお伝えします。

導入・運用コスト

当然ですが、安否確認システムは緊急事態や災害時など、非常時のみに使用するものです。もちろん災害は起きないに越したことはないものの、導入後まったく使用しない可能性もあるシステムに、過剰な機能を求めたり、高いコストを掛けたりする必要はありません。

あくまで必要な機能に絞った上で、コストの見合うシステムを選ぶことが重要です。

搭載されている機能や操作性

不必要にコストを掛けすぎないことは重要ですが、コストを削減したあまりに使い勝手が悪いようでは意味がありません。機能の面では、安否確認の一般的な手段が利用できるほか、画像や動画が共有できると便利です。また、以下のような操作性や利便性にも留意して選ぶようにしましょう。

• 操作に迷うことなく使えるシンプルさ
• 時間や場所の制限なく利用できる
• ネット回線に接続しなくても利用できる

非常時の混乱した最中で使うことを想定した上で選ぶことがポイントです。

BCP対策におけるおすすめの安否確認システム

最後に、ビズクロがおすすめするBCP対策に有効な安否確認システムを紹介します。

安否確認サービス2（トヨクモ）

トヨクモ株式会社が提供する「安否確認サービス2」は、3,000社以上に導入されている安否確認システムです。

一斉送信や自動集計といった安否確認に必要な基本機能を搭載しているほか、事前に登録した災害情報の受信とともに管理者に素早く通知が送られるため、非常時の迅速な対応が可能です。

Biz安否確認/一斉通報（NTTコミュニケーションズ）

「Biz安否確認」はNTTコミュニケーションズが提供する安否確認システムです。NTTの通信を利用しているため、非常時でも通信の安定性が高いことが特徴と言えるでしょう。

災害情報に合わせた自動一斉連絡のほか、回答内容に応じて自動で二次連絡が送信される設定にすることも可能です。また、送信内容は自由にカスタマイズできるため、緊急時のみならず、「全社的なお知らせ」など、平時の連絡システムとして利用することもできます。

エマージェンシーコール（インフォコム）

インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、これまで4,600社、500万人以上に利用されている実績のある安否確認システムです。

回答があるまで繰り返し連絡が送信されるなど、確認率が100％になるような独自機能を搭載している点が大きな特徴です。また、連絡の手段はインターネット・電話・メールの3つから選べる点も、多くの企業に選ばれるポイントでしょう。

BCP対策の安否確認は「事前準備」が重要

BCPにおける安否確認は、従業員とその家族の安全と健康状態を確認するのはもちろんのこと、事業が継続できる状態なのかどうかの状況を把握する意味でも重要なタスクとなります。そのため、迅速かつ確実に把握することが求められるでしょう。

ここでご紹介したそれぞれの確認手段とその特徴、安否確認の際のポイントを理解した上で、BCP対策における安否確認の体制を整えてください。