予算統制とは？予算管理の流れや管理プロセス・注意点を解説！

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予算統制の概要

企業における予算統制の重要性を理解するために、まずは予算統制と予算管理の2つについて解説していきます。

(1)予算統制とは

予算統制とは、あらかじめ計画した予算と期末実績を比較した時の差異をなくすことを目的とした取り組みのことを指します。計画した予算と実績に差異が生じた場合には、差異分析により原因を究明し、改善へ向けたアクションプランを提案していきます。

このように、予算統制は予算管理におけるプロセスの一つであり、PDCAサイクルにおける「D(実行)・C(評価)・A(改善)」のプロセスに該当します。

(2)予算管理とは

予算管理とは、企業が期初に計画した予算を期末まで適切に管理することをいいます。予算管理の目的は企業における利益目標の達成であり、キーマンとなる予算管理の担当者は、基本的な会計知識のほかにも幅広いスキルや高いコミュニケーション能力が求められます。

また予算管理は、PDCAサイクルにおける「P(計画)」のプロセスに該当します。なお予算管理については、こちらの記事でも詳しく解説していますのでぜひチェックしてください。

予算統制における予算管理の流れ

ここでは、予算統制における予算管理の流れについて、次の5つの手順を解説します。

(1)実績を把握・分析する

(2)予算と実績を比較・差異を確認する

(3)予算と実績の差異を報告する

(4)予算と実績の差異の原因を分析する

(5)分析結果を元に対策を実施する

(1)実績を把握・分析する

予算管理をする上で、企業の各部門における実績の把握と分析は欠かせません。各部門における実績の把握には、タイムリーな実績値が必要になります。月次で予算管理を行い、翌月の第一週までを目処に実績を正確に把握しましょう。

(2)予算と実績を比較・差異を確認する

実績の把握・分析ができたら、予算と比較した上で差異を確認します。予算と実績を比較する際は、月次試算表の作成が最も効率的です。

予算と実績の差異が5%以内の場合には、比較的シンプルな改善で済みますが、予算と実績に10%以上の差異が生じた場合には、計画予算に誤りのある可能性が考えられるため、原因究明が必要です。

(3)予算と実績の差異を報告する

予算と実績の比較に基づき各々の差異が確認できたら、差異が生じた原因を調査して経営会議や全体会議などで報告します。報告の際には、差異の原因調査をした手順などを詳細にわたって正確に報告するように努めましょう。

(4)予算と実績の差異の原因を分析する

ここからは、予算と実績の差異における報告内容や原因の調査結果を元に、差異の原因を分析するフェーズに移行します。予算と実績の差異における原因分析ついては、事前に社内で手法やルールを定めておくことで、客観的かつ効果的な分析が可能になります。

(5)分析結果を元に対策を実施する

原因分析が終わったら、結果を元に対策を実施していきます。ここでは、「予算」というカテゴリーを自社のマネジメントに活かすことが、予算管理の目的であることを忘れてはいけません。現状分析や差異の分析にとどまらず、経営改善のためのアクションにつなげることが重要になります。

予算統制が重要な理由

企業経営にあたって、予算統制はなぜ重要視されるのでしょうか。ここでは、その理由を3つ解説します。

(1)上場審査で厳しくチェックされる

企業の予算統制は、上場審査で厳しくチェックされる項目の1つです。上場審査では、企業が予算に対して下方修正することなく計画を達成したかどうかが重要視されるため、企業においては予算管理のできる体制の構築が必要不可欠となります。

(2)企業の健全な運営に欠かせない要素である

持続的な成長を達成するためにも、適切な予算統制は必要不可欠です。企業は予実の差異を分析することで、経営指針の方向性を定めたり修正の必要性を判断します。そのため、予算統制は的確な現状分析と改善策を打ち出すための中核をなす施策と言えるでしょう。

(3)自社の経営の弱点が明らかになる

予算統制をすることで、自社の成長を阻害する要因や経営の弱点が明確になるでしょう。予算と実績の差異を分析することにより、企業経営における問題点が浮き彫りとなります。

企業は経営を揺るがしかねない脆弱性を見極め、最適な改善策をこうじることで持続的な成長につなげる必要があります。企業の弱点を明確に、かつ素早く把握するためにも、適切な予算管理が重要になります。

適切な予算統制のための予算管理のポイント

ここでは、企業が適切な予算統制を実行するための予算管理のポイントを、3つ紹介します。

(1)予算実行実績を随時把握しておく

適切な予算統制には、予算実行の実績をタイムリーに把握することが必要です。実績のタイムリーな管理には、進捗を管理する担当者に一任するのではなく、従業員一人ひとりが入力した実績をタイムリーに反映・集計できるシステムの早期構築が求められます。

(2)実績と予算の差異を効率的に把握できる仕組みを作る

実績のタイムリーな管理と並行して、予算と実績の差異を効率的に把握できる仕組み作りが必要になります。手入力による進捗管理は、時間的な効率の悪さや人的なミスが発生する危険も高いため、工数を必要としない予算管理システムは必要不可欠と言えます。

(3)予算内の重要度に応じて計測の頻度を調整する

各プロジェクトの重要度に応じて、実績値の計測頻度を調整することも効果的です。売上の大きな割合を占めるプロジェクトでは、通常通りの差異分析では予算達成の可能性が低くなるケースも考えられます。

このような大型プロジェクトの予算を達成するためには、予算内で独自の運用ルールを設定するなどの柔軟な対応を検討しましょう。たとえば計測頻度を月次から週次に変えることで、予実と差異分析がタイムリーに実行でき、改善策を打つことで予算達成につなげることができるでしょう。

予算統制を行う場合に注意すること

予算統制の際には、どのようなことに注意すべきなのでしょうか。ここでは4つの注意点を解説していきます。

(1)内部統制基準に沿った予算編成を行う

予算統制の際には、内部統制基準に沿った予算編成を実施しましょう。編成された予算数値の根拠が曖昧な場合には、実績との差異が発生しやすく正しい計測ができない恐れがあります。

(2)予算管理部門との連携をスムーズにする

予算統制をする上で、予算管理部門とのスムーズな連携は欠かせません。たとえば、大きなプロジェクトを抱えている部門はタイムリーな予算統制が求められるため、予算管理部門との連携を強化する仕組み作りが必要です。

具体策としては、コミュニケーションの強化と情報の集約を目的とした組織の再編成などが考えられます。

(3)各部門に分けてコストや予算を管理する

コストや予算の管理は、全社ではなく各部門まで細分化して把握しましょう。部門ごとにコストや予算を管理することにより、部門単位で原因の分析や改善策の立案が可能になります。

(4)システムを導入して効率的に予算と実績の差異を把握する

予算統制の際には、予算と実績の差異を効率的に把握するためにシステムの導入を推進しましょう。システム化されていない予算統制は工数ばかりかかってしまい、生産性が高いとは言えません。

予算統制をシステム化することにより、差異分析や企業の経営方針、予算に対する改善点の立案がタイムリーに行えるようになるでしょう。

予算統制を効率的に行える予算管理システム

企業が効率的に予算統制をするためには、システムの導入を検討すべきでしょう。ここでは、おすすめの予算管理システムを5つ紹介します。

(1)BizForecast

BizForecastは、公認会計士や米国公認会計士が製品の設計や導入メソッドを監修した、予算管理市場シェア3年連続1位(2019年〜2021年、同社HPより)を誇る予算管理システムです。

「情報収集」「集計・加工」「報告」といった3つのプロセスを軸にExcelを有効活用することで、導入から定着化までをスピーディーに行います。また、大手コンサルファームの出身者が導入をサポートしてくれる点も同システムの特徴の1つとなっています。

(2)iFUSION

iFUSIONは、Excelフォーマットをデータベースに登録することでデータの収集や連携ができる予算管理システムです。

管理者が収集したいExcelフォーマットをiFUSIONのデータベースに登録することで、子会社や各部門がExcelフォーマットをダウンロードし実績や進捗を入力できるため、タイムリーな予算管理が可能になります。

(3)Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planningは、2021年米国Gertner最上位評価を受賞した予算管理システムです。

予算管理にかかる時間を最大90%削減し業務を効率化するだけでなく、リアルタイムに業績見通しを把握できるので、経営層の素早い意思決定に役立ちます。ビジネスのPDCAが高速化することで、企業の成長につながることが期待できます。

(4)bixid

bixidは、国内最大級のモニター調査機関によるアンケート調査で三冠を達成した予算管理システムです。

あらゆる会計ソフトのデータを取り込むだけで経営計画を自動で策定してくれるだけでなく、予実管理レポートも自動作成のため、手間を削減しながら自社の経営状況を一目で把握できます。同システムを活用して、月次の予算やコストを「見える化」することで、企業経営の安定化が図れるでしょう。

(5)Board

Boardは、あらゆる業種や業態に対応可能な予算管理システムです。現状の把握や分析、さらに計画やシミュレーションまでを1つのプラットフォームで実現しているため、企業におけるシステム導入から定着化までにかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

予算統制を適切に実現するためにシステム導入の検討を

今回は、予算統制における予算管理の流れや管理プロセス・注意点について解説しました。予算統制とは、あらかじめ計画した予算と期末実績を比較した時の差異をなくすことを目的とした取り組みのことを指します。

企業の経営を安定させるためには、予算統制の推進が必要不可欠です。予算統制における予算管理の重要性や注意点などしっかりと把握した上で、まずは効率的な予算統制を目標に掲げ自社における予算管理システムの導入を検討することから始めてみましょう。