予算管理はエクセルでは厳しい？問題点やシステムを導入すべき理由

予実管理をエクセルで行う方法

予実管理は、経営の目標を達成するために予算と実績を管理することを言います。企業が継続して成長していくためには、経営の目標を高い精度で予測する必要があります。

では、予実管理をエクセルで行うにはどうすれば良いでしょうか。まずは、予実管理をエクセルで行う手順を紹介します。

(1)必要な項目を入力

が予実管理するにあたって、必要な項目を入力しましょう。項目はさまざまですが、販売費に分類される項目は入力をおすすめします。

• 給料手当
• 法定福利費
• 福利厚生費
• 接待交際費
• 旅費交通費
• 通信費
• 水道光熱費
• 消耗品費
• 租税公課
• 支払手数料
• 減価償却費

これ以外の項目を追加することも可能ですが、あまり項目を増やしすぎると負担が増えるので注意してください。

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(2)それぞれの項目に数値を入力

(1)で入力した項目に数値を入力していきましょう。

各項目の列に、当月発生・当月予算・差額・予算比・前年同月・差額・前年比の順に作成しそれぞれの数値を入力してください。

差額、予算比、前年比は数式を入れることで自動計算してくれるので、入力作業が減りおすすめです。

(3)利益の算定式を追加

それぞれの利益は以下の計算式で算出します。

• 売上総利益=売上高-売上原価
• 営業利益=売上総利益-販売費
• 経常利益=営業利益+営業外収益-営業外費用

これらの計算式を追加し、正確な利益を算出しましょう。

(4)随時見直し・修正をしていく

エクセルで予実管理を行う場合には、随時見直しを行い修正を行います。

数式を入れた場所以外はすべて手作業で入力するので、時間や管理コストがかかってしまいます。

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予算管理をエクセルで完璧に行うのは難しい！問題点を解説

予算管理をエクセルで行うことは可能ですが、手作業で入力したり修正や見直しの時間が発生したりするのでミスが発生しやすく完璧とは言えません。

どのような問題点があるのか、詳しく解説します。

(1)数式やマクロを扱える担当に属人化しやすくなる

予算管理をエクセルで行う場合、複雑な数式やマクロを扱うため専門知識が必要です。

もちろんエクセルに詳しい人を教育することも可能ですが、時間やコストがかかってしまいます。また、手作業で行うため数値の入力でミスをしたり数式を壊してしまったりと余計な時間がかかる可能性があります。

他にも退職や部署移動などで担当がいなくなると再度教育する必要があるといった属人化しやすいのが問題点です。

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(2)見直しや管理が非効率になる

手入力を行うため入力した数値ごとに見直しが必要で集計にも時間がかかり非効率です。

社内で勘定科目や組織体制が変更になった場合、その都度フォーマットや関数の変更を行わなければなりません。

(3)ファイル管理が難しい

各部署でファイル管理が難しいのも問題点です。

例えば、最低でも部署の数だけファイルが必要ですし、ファイルを各拠点から収集したり未提出の催促を行う場合に手間がかかってしまいます。

(4)入力ミスが起こりやすい

エクセルで予算管理をする場合は手入力になるため、入力項目が増えるとそれだけミスが起こりやすくなります。

少しでも工程を減らすためにマクロで連携する方法もありますが、数式の作成が複雑なので、作成できる人が限られており、作成に時間がかかってしまいます。

(5)予算編成・管理作業が非効率になる

適切なファイル管理が難しいだけでなく、エクセルの不具合が発生した場合は、すべてのエクセルフォーマットの修正が必要です。

また、各担当者の作成した予算ファイルを集約しなければなりません。

集約までの作業は毎回手入力する必要があるため、予算編成・管理作業が非効率になる可能性があります。

▷予算管理でよくある問題点とは？システム導入で改善できる5つの課題

予算管理にシステムを導入するメリット

このように予算管理をエクセルで行う場合、手作業が多く非効率でミスが発生する可能性も高くなります。

効率を上げてミスを減らすには、予算管理システムの導入がおすすめです。

ここからは、予算管理システムを導入するメリットを紹介します。

(1)人為的なミスを減らせる

予算管理システムは、一般的にデータを連携することで数値を自動入力するので、手入力する項目が少なくなり人為的なミスが減ります。

また各部署とのエクセルファイルでのやりとりも必要なくなるので、ファイルの送付確認をする手間が省けます。

(2)予算編成の効率が向上する

予算管理システムを導入することでリアルタイムで新しい情報の取得が可能です。

すぐに新しい情報が入ってくるので、問題があればすぐに現状把握ができ、予算編成の効率が上がります。

(3)目標を反映したモニタリングができる

設定した目標に対して、実績がどのように推移しているかをリアルタイムでモニタリングできます。

エクセルで管理する場合もモニタリングは可能ですが、数値を入力しなければいけないので時間がかかってしまいます。

また、目標に対する予算比や前年比の確認も容易です。

(4)分析・評価作業が容易になる

予算管理システムの導入で実績がリアルタイムに反映されるため分析が容易になります。問題のある数値や、目標まであとどれくらいかなどの数値の把握も可能です。

また、この分析が容易になることで部署ごとの評価作業も迅速に行えます。

(5)月次試算表で部署ごとの課題が見つけられる

予算管理システムの導入で予算編成のスピードが向上します。結果として月次試算表もすぐに作成が可能になり部署ごとの課題も早期発見が可能です。

エクセルで管理をしていると、定期的に手入力が必要なので課題の発見が遅れてしまう可能性があります。

(6)セキュリティ面でも安心できる

近年、予算管理システムはクラウド型が多くなりつつあります。クラウド型の場合は、アップデートを行えば常に最新のセキュリティ体制となるため万が一の時も安心です。

また、クラウド型は提供会社がセキュリティを強化するのでコスト面を抑えることもできます。

エクセルよりもおすすめ！予算管理システム

今まで紹介したように、予算管理システムはエクセルと比較するとさまざまな面でメリットがあることがわかりました。

しかし、予算管理システムはたくさんの企業が提供しているので、どれにすればよいか迷ってしまいます。

それぞれの企業で特徴があるので、自社に必要なシステムを選ぶことが重要です。

ここではおすすめの予算管理システムを5つ紹介します。

▷【2023年最新】おすすめ予算管理システム16選！機能や費用を徹底比較

(1)BizForecast

BizForecastはプライマル株式会社が提供する予算管理システムです。入力方法やフォーム作成などエクセルの長所を活かし、使いやすい集計・分析機能を搭載しています。

データベースの一元管理ができるため、作業の効率化にも最適な予算管理システムです。

(2)iFUSION

iFUSIONは、普段の会計業務や決算業務に使われるエクセル機能を最大限自動化することで予実管理をサポートするシステムです。

このシステムにより、今まで手入力で行っていた部分が自動化できるため、時間やコスト削減につながります。

(3)Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planningはワークデイ株式会社が提供する予算管理ツールです。

24時間365日担当者が監視したりサーバーエリアへの立ち入りが制限されたりとセキュリティに力を入れているため、安心してシステムを使えます。

(4)bixid

bixidは、株式会社YKプランニングが提供する予算管理ツールです。毎月の数値が確定したタイミングで会計ソフトのデータをアップロードするだけなので、簡単に予算管理を行うことができます。

また、無料で利用できるプランもあるためシステム導入を検討している企業におすすめです。

(5)Board

Boardは、Board Internationalが提供するクラウド型の経営管理サービスです。

大量のデータを一元管理でき、過去のデータをもとにリアルタイムで計画と分析ができる点がメリットです。

エクセルより効率的な予算管理システムを導入しましょう！

予算管理はエクセルでも行えますが、予算管理システムを導入した方がミスが減りリアルタイムで確認できるので相対的に見ると効率的でコスト削減につながるでしょう。

また機能は企業によって異なりますが、エクセルをベースに作っているものも多く操作性に優れています。予算管理を正確で効率的に進めるためには予算管理システムの導入がおすすめです。

▷予算管理システム導入のメリット・デメリットをそれぞれ徹底解説！