名刺管理はGoogleKeepがおすすめ！使い方やメリット

名刺管理におすすめのGoogleKeepとは

GoogleKeepとは、Googleから無料で提供されているメモツールです。Googleアカウントがあれば誰でも利用でき、パソコン・スマホ・タブレットといった、さまざまな端末で利用できる点が魅力です。

GoogleKeepでは、写真付きメモの作成・メモのラベル分け・OCRなどの機能が搭載されています。名刺を撮影するだけでテキスト部分を自動でデータ化してくれたり、ラベル分けされた名刺を簡単に検索したりすることが可能です。

このように、GoogleKeepには名刺管理を円滑化してくれる機能が豊富に備わっているため、名刺管理におすすめのツールといえます。

GoogleKeepの基本的な使い方

名刺管理にGoogleKeepを活用する際の基本的な使い方を紹介します。スマホアプリでの操作方法を例に解説しましょう。

1.名刺を撮影しラベルを付与する

アプリを開いてアンダーメニュー内の写真ボタンをタップし、「写真を撮る」から名刺を撮影します。

撮影した写真には、必要に応じてラベルを付けましょう。例えば「〇〇プロジェクト」というラベルを作成し、プロジェクト関係者の名刺写真に付与します。ラベルを振り分けておくことで、プロジェクトの関係者のみを簡単に抽出可能です。

GoogleKeepを普通のメモアプリとして利用している場合、メモと名刺が混在します。メモと名刺の区別がつくように「名刺」「名刺管理」といったラベルを作るのもおすすめです。

2.撮影した名刺を検索する

撮影した名刺に含まれる名前やキーワードから、該当する名刺の写真が検索できます。

GoogleKeepでは、入力したキーワードを含む写真や画像を検索可能です。テキスト情報だけでなく、画像データからも情報を読み取って結果を表示してくれます。正式な名前や社名がわからない場合も、わずかなキーワードがあれば名刺を抽出できるのです。

3.OCRでデータ化する

OCRとは、写真や画像のテキスト部分を認識し、自動でデータ化する機能です。GoogleKeepのOCRでは、名刺に記載された会社名・名前・連絡先などを自動でデータ化してくれます。

撮影した名刺をデータ化していないと、写真を見ながらテキストにおこさなくてはなりません。OCRで名刺情報をデータ化すれば、住所をコピー&ペーストするのみで入力可能です。

ただし、テキストの認識精度は100%ではありません。OCRでデータ化されたものと実際の名刺情報が合っているか、必ず確認しましょう。

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名刺管理にGoogleKeepを利用するメリット

GoogleKeepには、名刺の整理や保存に優れている特徴があります。名刺管理にGoogleKeepを活用するメリットは以下の2つです。

• 導入コストがかからない
• シンプルな機能性で名刺管理がしやすい

導入コストがかからない

名刺管理に特化した名刺管理システムは、多くの場合に導入コスト・ランニングコストがかかりますが、GoogleKeepは基本的に無料で利用できるため、導入コストを抑えられます。

パソコン・スマホ・タブレットなどのさまざまな端末に対応している点もメリットです。従業員個人が持つ端末にアプリをインストールするだけで利用でき、専用端末を配布する必要もありません。

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シンプルな機能性で名刺管理がしやすい

GoogleKeepはシンプルな機能で構成されるため、名刺管理において操作方法に迷うことが少ないでしょう。直感的に操作できるため名刺管理がしやすく、初めてのツール導入にもおすすめです。

多種多様な機能が搭載されている場合、「すべての機能を使いこなせない」「管理が複雑になる」といった問題につながりかねません。名刺管理のみを行うなら多機能である必要性は低く、GoogleKeepに備わっている機能で十分活用できます。

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名刺管理にGoogleKeepを利用するデメリット

扱いやすいGoogleKeepにも、注意すべき点があります。名刺管理にGoogleKeepを活用する際には、以下のデメリットを知っておきましょう。

OCR機能の精度に注意が必要

GoogleKeepに搭載されているOCRの精度は完璧ではありません。字を誤って認識したり、そもそも認識できない部分があったりします。

OCR機能を使ってデータ化したテキストは必ず確認し、必要に応じて手作業で修正してください。データ化したテキストの確認を怠ると、誤った情報を利用する恐れがあるため注意しましょう。

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GoogleKeepで名刺管理の効率を向上させよう

GoogleKeepはメモアプリですが、シンプルな機能と優れた操作性から、名刺管理にもおすすめのツールです。無料で利用できるため、コストを抑えて導入できます。名刺の撮影・検索・OCRによるデータ化など、名刺管理に活用できる機能が揃っているのも魅力でしょう。GoogleKeepを導入して、効率的な名刺管理を実現してください。