中小企業向けのおすすめ名刺管理ソフト10選｜選定のポイントや活用方法

名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺に記載してある情報をデータ化して顧客管理できるソフトです。名刺が増えると管理が複雑化するため、業務を効率化する目的で名刺管理ソフトを導入する企業が増えています。

名刺の情報をデータ化すれば、保管場所を確保する必要がありません。さらに、情報を社内でスムーズに共有できるというメリットもあります。

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名刺管理ソフトの主な機能

名刺管理ソフトにはさまざまな機能が搭載されています。ここでは、名刺管理ソフトの主な機能をみていきましょう。

名刺情報の読み取り

名刺管理ソフトには、OCR(光学文字認識)技術が採用されています。そのため、紙の名刺に記載されている情報をスキャナーで読み取ってデータ化が可能です。

細かな情報の読み取りが必ずしもできるわけではないですが、簡易的な情報を自動でデータ化できるため、手作業による入力が必要ありません。

名刺の分類

OCR技術などを利用して、取り込んだデータを各項目ごとに分類する機能も搭載しています。会社名・部署名・担当者氏名・連絡先などの情報を適切に分類が可能です。名刺管理ソフトが自動で情報を分類してくれるので、情報整理にかかる業務負担を軽減できるでしょう。

名刺情報の共有・管理

名刺に関する情報の管理や共有が行える機能も搭載しています。紙の名刺の場合には共有や管理に手間がかかりますが、デジタル化することによって社内全体での情報共有が容易になり、業務の効率化を図れます。

名刺管理ソフトを用いて情報共有することで、属人性の高い営業職の引き継ぎに活用することも可能です。

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中小企業向けのおすすめ名刺管理ソフト10選

ここでは、中小企業におすすめの名刺管理ソフト10選を紹介します。

1.Sansan

SansanはSansan株式会社が提供する名刺管理ソフトです。現在は8000社の企業が導入しています。AIとオペレーターの手入力によって、名刺に記載されている方法を正確にデータ化できるのが特徴です。また、名刺を交換した相手の人事異動を把握したり、訪問先に関するアドバイスを受けることもできます。

2.ホットプロファイル

ホットプロファイルは株式会社ハンモックが提供する名刺管理ソフトです。中小企業から大企業まで、多くの企業が導入しています。

このソフトでは、名刺データの取り込みや管理だけでなく、メール配信や二次元コードを用いたオンライン上での名刺交換も可能です。営業支援システム機能も搭載しており、顧客を一括管理できる点が魅力といえます。

3.トーニチ・ネクスタ・メイシ

トーニチ・ネクスタ・メイシは東日印刷株式会社が提供する名刺管理ソフトです。1ユーザーあたり月額660円と、比較的低コストで利用できます。

ほかのソフトでは、名刺の登録枚数に制限がある場合もありますが、トーニチ・ネクスタ・メイシは登録枚数に制限がありません。そのため、営業支援ツールとしての利用も可能です。操作も簡単で、名刺管理ソフトを初めて使う方でも利用やすい点が特徴といえるでしょう。

4.アルテマブルー

アルテマブルーはキヤノンエスキースシステム株式会が提供する名刺管理システムです。取り込んだ情報をもとに、人脈マップの可視化や営業日報の作成が行えます。

名刺データの一括更新や名寄せなどの機能のほか、共有や閲覧権限の設定なども可能です。活用方法について不明点がある場合はコンサルタントに相談できるため、安心して導入できます。

5.CAMCARD BUSINESS

CAMCARD BUSINESSはワウテック株式会社が提供する名刺管理ソフトです。オンライン上での名刺交換・共有に対応しているため、名刺情報をすばやく社内共有できます。

世界最高水準のOCR（光学文字認識）技術を採用していて、最短５秒で名刺情報の登録が可能です。パソコンはもちろん、スマホでも多くの機能を利用できるので、外出時にも重宝します。

6.Eight Team

Eight TeamはSansan株式会社が提供する名刺管理ソフトです。2017年リリースと比較的新しいソフトですが、3000社以上の中小企業が導入しています。

スマホでの撮影で紙の名刺をデータ化でき、全社でデータの共有や管理が行えるのが特徴です。法人番号を持たない方でも利用できるため、ビジネス上の利益を目的としないNGOやNPOといった団体も利用できます。取引相手がEight Teamを導入していれば、ソフト上でのやり取りも可能です。

7.Wantedly People

Wantedly Peopleはウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ソフトです。基本的にはスマホやタブレット向けのアプリですが、PCでも利用できます。すべての機能が無料で利用可能で、複数の名刺を同時に読み込みできるのが特徴です。読み込んだ情報をすばやくデータ化して連絡帳へ追加できます。

8.myBridge

myBridgeはLINE株式会社が提供している名刺管理ソフトです。名刺のデータ化はもちろん、すべての機能を無料で利用できます。撮影による名刺データの読み込みや、オンライン名刺の作成がスピーディーに行えるのが特徴です。LINEとの連携により、さらに名刺データの共有が便利に行えます。

9.名刺バンク2

名刺バンク2は株式会社アイネットが提供する名刺管理ソフトです。国内でも最高水準のデータセンターで運用しているため、セキュリティ対策が万全で安全かつ効率的な名刺管理を実現します。

スマホやタブレットなど幅広いデバイスに対応しており、利用人数に制限がありません。料金はユーザー数ではなく、名刺の枚数によって利用料金が決まるのが特徴です。また、営業支援システム「Sales Force Assistant」シリーズへの名刺データの転送が簡単に行えます。

10.メイシー

メイシーは株式会社もぐらが提供する名刺管理ソフトです。ベンチャー企業や中小企業を中心に、幅広い法人が導入しています。

名刺情報のデータ化や共有、閲覧制限の設定だけでなく、入力作業の代行サービスも実施しているのが特徴です。月額制でユーザー数無制限のため、法人・個人問わず気軽に利用できます。低価格でありながら、豊富な機能を搭載している点が魅力といえるでしょう。

中小企業向け名刺管理ソフトの選び方・選定のポイント

ここでは、中小企業が名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントを紹介します。以下8つの点を考慮して比較検討してください。

• 提供形態は企業に適しているか
• 料金体系は希望に沿っているか
• 文字認識の精度は高いか
• 既存スキャナーを使用できるか
• 操作性は良いか
• 必要な機能は備わっているか
• 安全対策は万全か
• サポート体制は十分か

提供形態は企業に適しているか

名刺管理ソフトには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はベンダーがシステムやデータを運用するのに対し、オンプレミス型は自社のサーバで運用が可能です。

自社サーバが不要で導入や運用がしやすいクラウド型か、セキュリティ面で強いオンプレミス型かを選ぶ必要があります。企業によって適した提供形態が異なるので、どちらが自社に適しているか検討することが大切です。

▷オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフトを比較！特徴や導入するメリット

料金体系は希望に沿っているか

名刺管理ソフトによって機能や料金体系が異なります。複数の名刺管理ソフトを比較し、予算にあった料金体系かを確認しましょう。オプションの有無によっても料金が異なりますので、トータルでいくらかかるのか見積もりを出してみてください。

文字認識の精度は高いか

紙の名刺をデータ化するため、文字認識の精度が高いかどうかも確認するべきポイントです。

一般的にはOCR(光学文字認識)技術によって自動でデータを読み込みますが、名刺管理ソフトによって読み込みの精度が異なります。導入後の利便性を考慮すると、できるだけ文字認識の精度が高い名刺管理ソフトを選ぶ必要があるでしょう。

既存スキャナーを使用できるか

既存スキャナーを使用できる場合、導入コストを抑えることが可能です。名刺管理ソフトでは紙の名刺を読み込む際にスキャナーを利用するため、必ず用意しなければなりません。

ソフトによっては決まったスキャナーしか対応していない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

操作性は良いか

名刺管理ソフトを選ぶうえでは、操作性も重要なポイントです。操作が複雑だと導入してもうまく活用できず、費用対効果が悪くなってしまいます。

無料トライアルを実施しているソフトを利用して、操作性を試してみるのも良いでしょう。また、導入後も社員がうまく活用できるように、説明会を設けるなどの取り組みも大切です。

必要な機能は備わっているか

比較検討する際は、自社に必要な機能を搭載しているかについてもみるべきポイントです。基本的な機能は同じでも、営業支援システムやデータ連携機能の有無など、業種や企業の規模によって必要な機能は異なります。

逆に、不要な機能が搭載されているとコストが余計にかかる場合もあるので、必ず料金と機能を考慮してどのような効果が期待できるかを検討したうえで導入しましょう。

安全対策は万全か

名刺には数多くの個人情報が記載されているため、セキュリティ面にも配慮が必要です。名刺管理ソフトは紙の名刺に比べて紛失する可能性が低く、情報漏洩のリスクを軽減できます。

しかし、インターネットを利用して管理する仕組み上、安全対策ができているかの確認が必要です。名刺の紛失や情報漏洩は、自社の信頼を失うことにもなりかねません。そのため、セキュリティ面がしっかりしている名刺管理ソフトを選びましょう。

▷名刺管理アプリの安全性とは？セキュリティリスクや情報漏えいの対策

サポート体制は十分か

初めて名刺管理ソフトを導入する場合、うまく運用できない場合もあるでしょう。また、導入後にトラブルが生じた場合、サポート体制がしっかりしていなければ修正までに時間と労力を必要とします。

導入・運営する上でトラブルや不明点があった際のサポート体制が充実している名刺管理ソフトを選べば、初めての方でも安心して利用可能です。また、万が一の事態にもすばやく対応できるでしょう。

▷名刺管理アプリでつながりたくない！つながらない対策とオフライン利用できるアプリ

中小企業向け名刺管理ソフトの活用方法

名刺管理ソフトを導入することで、業務の効率化が見込めます。ここでは、中小企業における名刺管理ソフトの活用方法をみていきましょう。

• 営業効率の向上
• 見込み顧客の取りこぼし防止
• ナーチャリングの効率化

営業効率の向上

名刺管理ソフトで顧客情報を管理していれば、外出先でもすぐに取引相手へ連絡を取れます。

紙の名刺に記載されている情報をもとに連絡する場合、手元になければ連絡できないケースがあります。しかし、名刺管理ソフトならスマホに対応している場合も多く、場所を問わず使用可能です。そのため、営業効率の向上を実現できるでしょう。

見込み顧客の取りこぼし防止

新規営業の場合、名刺交換による情報をもとに相手へアプローチするケースも少なくありません。名刺管理ソフトで名刺データを共有していれば、担当者しか知り得なかった情報を社内で把握できます。

そのため、商談時にも役立つでしょう。社内での情報共有を行うことでアプローチできる範囲が広がり、見込み顧客の取りこぼしを防げます。

ナーチャリングの効率化

名刺交換した段階で契約の見込みが薄い顧客であっても、うまくナーチャリングすれば受注につながるケースもあります。名刺管理ソフトの機能を利用して商談履歴を確認したり、メール配信を定期的に行えるため、ナーチャリングの効率化を図ることが可能です。

また、商談履歴をもとに顧客の確度を高められるだけでなく、MAツールとの連携でメールの開封率やリンクのクリック率を把握できます。

名刺管理ソフトを導入しビジネスチャンスを広げよう

本記事では、中小企業向けの名刺管理ソフトの選び方やおすすめツールを紹介しました。名刺管理ソフトを用いることで、紙の名刺と比べて顧客情報を管理・共有しやすくなります。

また、名刺を紛失するリスクも軽減できるでしょう。近年ではデジタル化の影響もあり、名刺管理ソフトを導入する企業が増えています。導入する際は、自社に必要な機能の有無や操作性、る費用対効果についても考慮しましょう。