ECRSの原則とは?業務改善フレームワークの活用メリットや成功事例を解説

記事更新日:2022/05/21

業務効率化・業務改善

業務改善とプロセスのイメージ

ECRSの原則とは製造業で用いられた業務改善フレームワークです。最近は一般企業でも業務改善に重要な考え方として採用されています。この記事では、ECRSの原則とは何か、実践するメリットとデメリット、改善作業の進め方や注意点、具体的なアイデアと事例を紹介します。

業務改善のフレームワーク「ECRSの原則」とは

ECRS(イクルス)の原則とは、主に製造現場で用いられる業務改善のフレームワークです。具体的には、改善の4要素を改善効果の高いものから順に並べた枠組みを指します。

なお、ECRSの原則の提唱者が誰かについて明確に示された資料は見つかりません。

ただし、ある資料によると作業研究の先駆者である「フランク・バンカー・ギルブレス」が開発した工程分析がベースとなってECRSの原則が生まれたとされています。

右図に示したように、当時、製造現場の改善に対し、多くの IEr達はグルブレス氏が開発した工程分析を基とした ECRS という質問を使い、アイデア発掘法を進めてきました。

[出典:QCD革新研究所「製造現場改善の源泉を辿り!新郷重夫先生の「工場改善の体系的思考に学ぶ」]

それでは、改善の4要素とは何かについてそれぞれ解説していきます。

  • Eliminate(排除)
  • Combine(結合)
  • Rearrange(交換)
  • Simplify(簡素化)

(1)Eliminate(排除)

ECRSのEはEliminateの略で、日本語では排除を意味するものです。改善効果の高い順に並べたものがECRSと紹介していますが、まさに排除が最も改善効果が高いことを示します。

さらに簡単に表現すると、無駄をなくすという認識でも間違いないでしょう。

(2)Combine(結合)

ECRSのCはCombineの略で、日本語では結合を意味するものです。これまで2ヶ所で実施していた類似作業を統合したり、情報伝達経路を一元化したりすることが該当します。

なお、ECRSのCでは、結合だけでなく分離や分割の観点も併せて検討するべきです。

(3)Rearrange(交換)

ECRSのRはRearrangeの略で、日本語では交換や再配置、置換を意味するものです。従来の作業場所や順序などが、本当に効率的かなどといった切り口で課題を抽出します。例えば、道具の配置場所を交換(再配置)すると無駄な動作を減らせるのではないかと考えます。

なお、上記のほかにも並行処理(Parallel)といった切り口も併せて考える概念もあるようです。

(4)Simplify(簡素化)

ECRSのSはSimplifyの略で、日本語では簡素化または自動化を意味するものです。排除や結合・分離、交換もできないことに対して、そもそも簡素化(自動化)はできないのかを考えます。

ECRSの原則においてS(簡素化・自動化)が最も改善効果は低いとされていますが、近年のIT技術の発達などを考慮すると、自動化による改善効果は低いと言い切れない場合もあるでしょう。

ECRSの原則を実践・活用する4つのメリット

ECRSの原則を実践・活用するメリットは次の4つです。それぞれ解説していきますので、自社に置き換えてイメージしてみてください。

  • コスト削減
  • 生産性の向上
  • コミュニケーションの活性化
  • 属人化の解消・防止

(1)コスト削減

ECRSの原則にしたがって業務を改善すると、それまで費やしていたリソース(コスト)を抑えることができます。削減できた分だけ、人やお金などのリソースをその他の業務などに有効に配分することが可能です。

(2)生産性の向上

ECRSの原則によってコスト削減できると、アウトプットが同じであれば生産性が向上します。なお、生産性とはインプットに対するアウトプットのことです。

生産性は「アウトプット(産出)÷インプット(投入)」で示される指標である。生産性が向上することで、過去より、安い費用で、より便利なサービスを得ることができる。

[出典:日本能率協会コンサルティング「生産性(労働生産性)」]

(3)コミュニケーションの活性化

これまで電話や電子メールでコミュニケーションを取ってきた組織であれば、気軽にコミュニケーションを取れるチャットツールなどを導入することにより、組織内外のコミュニケーションが活性化するメリットも期待できます。

コミュニケーションが活性化すると認識の齟齬も抑えることができ、これも無駄をなくすという観点で生産性の向上に寄与するでしょう。

(4)属人化の解消・防止

特に営業部門で取り沙汰されることが多い属人化の問題も、ECRSの原則を活用して改善できる可能性があります。

属人化とは、一般に組織内の特定個人が業務に関するスキルやナレッジを保有しており、組織内に共有できていない状態のことです。

前述のとおりチャットツールの導入などで組織内のコミュニケーションが活性化し、さらに学び合う風土を構築することができれば、スキルやナレッジの共有が促されます。

ECRSの原則を実践する際の3つのデメリット

ECRSの原則を実践するメリットとして生産性の向上などが挙げられる一方で、下記のようなデメリット(注意点)もあります。

  • 作業の洗い出しに時間がかかる
  • 周辺社員への周知と理解が必要である
  • PDCAを回し改善し続けなければならない

それぞれ解説していきますので、実践にあたって事前に把握しておきましょう。

(1)作業の洗い出しに時間がかかる

業務改善を行おうとすると、作業や課題の洗い出しに時間がかかってしまうことがネックです。

生産性の向上が目的である反面、そのために時間を費やして生産性が低くなってしまうというジレンマが生じます。担当者を配置する必要もあるため、ECRSによる改善を進める際は早めに動き出すことも重要です。

(2)周辺社員への周知と理解が必要である

業務改善は、周辺社員への周知と理解が必要となります。いくら一部のメンバーが業務改善に動こうとしても、他部署を巻き込まなければ達成できないものもあるでしょう。

そのため、いざ改善に動くのであれば周辺社員への周知と理解を得られるように動く必要があります。

(3)PDCAを回し改善し続けなければならない

業務改善についても、PDCAを回しながら改善を継続する必要があります。なお、PDCAとはマネジメントに関するフレームワークのことで、Plan(計画)、Do(実行)、Check(測定・評価)、Action(対策・改善)のサイクルを循環させるというものです。

一度限りの改善で終わってしまうのではなく、継続的に改善を行う仕組みを構築する必要があります。

ECRSの原則に則った業務改善の進め方

ECRSの原則に則った業務改善の進め方は次のとおりです。

  1. 業務一覧表を作成する
  2. ルーチンとイレギュラー業務を分類する
  3. 作業に時間がかかる原因を見つける
  4. ECRSのフレームワークに当てはめて業務改善

(1)業務一覧表を作成する

まずは業務の一覧表を作成しましょう。業務一覧表には、業務と担当者、目的、頻度、所要時間の5項目を設けておくことをおすすめします。

この際、思い浮かぶ業務はすべて挙げてもらうことがポイントです。「この業務は挙げなくても良いかな」と考えたその業務にこそ改善のタネがあるかも知れません。

(2)ルーチンとイレギュラー業務を分類する

業務を洗い出して業務一覧表を作成できたら、その業務をルーチンとイレギュラー業務に分類しましょう。

ルーチン業務は定期的に行っている業務のことで、イレギュラー業務はルーチンではない業務のことです。部署(職種)によってルーチン業務とイレギュラー業務の割合は変わってきます。

イレギュラー業務は効率化の対象になる場合もありますが、そもそもなくしてしまう、つまりE(Eliminate:排除)の視点も必要です。

(3)作業に時間がかかる原因を見つける

洗い出しの時点で、作業に時間がかかる原因を見つけることも重要です。業務一覧表を作成するうちに、時間がかかっている原因を思い浮かべることもあるでしょう。

そのような原因については、その場で抽出しておきます。後にECRSのフレームワークに当てはめていきますが、この時点で思い浮かべた大事な原因も無駄にしないようにしておきましょう。

(4)ECRSのフレームワークに当てはめて業務改善

業務一覧表を作成し、その時点で抽出できた改善ポイントをまとめたら、ECRSのフレームワークに当てはめて業務改善を図っていきます。

  • E(排除):作業そのものをなくせないか?
  • C(融合・結合):作業をまとめてできないか?
  • R(交換・代替・再配置):他の作業に置換できないか?
  • S(簡素化・簡易化):もっとシンプルにできないか?

#1: 業務の排除の考え方

最も改善効果の高い排除については、次のような考え方で排除できる業務を探していきます。

  • その業務の目的は何か
  • その業務を行うことで誰が喜ぶのか
  • 今本当にやるべき業務なのか
  • すべてなくすことは無理でも頻度は減らせないか
  • その業務がなくなって困る人はいるか

なお、ECRSの原則による具体的な業務改善アイデアについては記事の後半で紹介しています。

#2: 業務の結合の考え方

排除できる業務をすべて洗い出したら、次は融合(結合)できる業務、つまりまとめられる業務を探していきます。

  • 同じ時間に並列して行っている業務をまとめられないか
  • 違う時間に行っている業務をまとめられないか
  • 違う場所で行っている業務を同じ場所にできないか

また、融合や結合だけを考えるだけでなく、上記とは逆の視点である分離や分割の切り口で考えてみることも実践してみましょう。

#3: 業務の交換の考え方

次の業務改善の切り口は、代替(交換・再配置)です。次のような考え方で代替できる業務を見つけてみましょう。

  • 手作業ではなく自動化できないか
  • 社内リソースではなくアウトソースで対応できないか(外注・アウトソーシング)
  • 方向を変えられないか
  • 位置を変えられないか
  • 順序を変えられないか
  • 古いものを新しいものに変えられないか
  • 担当者を変更できないか
  • 紙ではなく電子化できないか

#4: 業務の簡素化の考え方

最後に、業務の簡易化・簡素化を考えてみましょう。考え方のポイントを以下に示します。

  • 数を減らせないか
  • 自動化できないか
  • テンプレ化できないか

もっとも、簡易化といってもこれまで挙げてきた要素と似通う部分も多く出てきます。

例えば、自動化について簡易化の例として紹介されることもあれば、代替(交換・再配置)の例として紹介されることもあります。

このようにECRSの4要素はそれぞれ共通する部分もありますが、改善対象となるものがEなのかCなのか、あるいはRやSなのかを分類することは重要ではありません。

ECRSの原則による業務改善を行う際の注意点

ECRSの原則によって業務改善を行う際の注意点(ポイント)は次のとおりです。業務改善をスムーズに進めるために実践してみてください。

  • 目標と手段を明確にしてから行う
  • 現場の意見を聞き協力を仰ぐ
  • 部署間の連携を重視する
  • 体制変更に反対する社員への説明をする
  • 一気に全てのフローを変更しようとしない

(1)目標と手段を明確にしてから行う

ECRSで業務改善を行うときは、目標と手段を明確にしてから行うようにしましょう。例えば、業務改善の目標を平均残業時間を5時間減らすなどとするのは避けるべきです。

定量的に示されているためにもっともらしく見えますが、従業員が仕事を持ち帰るという対応がされる可能性もあります。

当然、この場合には目標が達成されたとしても、業務が改善したとは言えません。モチベーションの面もありますから、可能な限り目標はポジティブな指標を設定し、その目標を達成するための適切な手段も明確にしておきましょう。

(2)現場の意見を聞き協力を仰ぐ

経営層やマネジメント層は、現場の意見を聞き協力を仰ぐことを意識しておきましょう。もし現場の意見を聞かずに上層部だけで業務改善を考えてしまうと、現場作業と齟齬が起きる可能性が高いためです。

(3)部署間の連携を重視する

ECRSで改善を行う際は、部署間の連携を重視することも重要です。現場の意見を聞くという点にも共通しますが、業務改善は部署間の連携なくして達成できません。

(4)体制変更に反対する社員への説明をする

業務改善を行う際は、ときに体制変更に反対する社員への説明をすることも必要となります。特にベテラン社員はこれまでの経験や培ってきたスキルがあるため、業務改善に否定的な立場をとることが多いです。

この場合にも業務改善をスムーズに進めるためには、やはり目標や手段を明確にしておき、納得してもらえるような説明を行う必要があるでしょう。

(5)一気に全てのフローを変更しようとしない

一気に全てのフローを変更しようとしないようにしましょう。一気に変更すると現場に混乱が起きるうえに、後になって部署間の連携がうまくいかないなどの問題が生じることがあります。

たしかに「変革」という趣旨では思い切った変更も必要ですが、変更による影響を十分に考慮し、段階的に少しずつ進めていくということも検討すべきです。

ECRSの原則に当てはめた具体的な業務改善アイデア

ECRSの原則に当てはめた具体的な業務改善アイデアを紹介します。ぜひ自社の業務改善にお役立てください。

(1)Eliminateの事例

Eliminate(排除)の事例を2つ紹介します。

  • 定例の会議をなくす
  • 不要な日報を廃止する

#1: 定例の会議をなくす

定例の会議をなくすことはできないか検討してみましょう。今まで当たり前のように参加していた会議は、実はなくても誰も困らないかもしれません。

#2: 不要な日報を廃止する

不要な日報を廃止することも検討してみましょう。日報も、定例会議と同様に慣例的に行われているだけで、なくしてしまっても誰も困らない場合があります。

もし日報を廃止できない場合でも、日報が必要である理由を明確に残しておくようにしましょう。

(2)Combineの事例

Combine(結合)の事例も2つ紹介します。

  • 会議を同時に開催する
  • 発注を一括で行う

#1: 会議を同時に開催する

会議を同時に開催することを検討してみましょう。会議を同時に開催するというのは、例えば時間を空けて予定されている会議を1つにまとめることなどが該当します。

会議時間は変わらないように見えても、会議の前後には移動や資料の準備といった作業が伴います。これを考慮すると、できる限りまとめてしまったほうが良いことがわかるでしょう。

#2: 発注を一括で行う

発注を一括で行うこともCombine(結合)の事例のひとつです。例えば、部門ごとに担当者が発注業務を行っていた場合、全部門の発注情報をまとめて発注作業を1回で済ませます。

(3)Rearrangeの事例

Rearrange(交換・再配置・代替)の事例も2つ紹介します。

  • 上長の書類確認の順番を変える
  • 営業ルートの見直し

#1: 上長の書類確認の順番を変える

上長の書類確認の順番を変えることはできないか検討してみましょう。通常、業務プロセスの後半より前半で上長のチェックを受けることで、修正作業の負担を抑えることが可能になります。

業務を進めてしまってから、実は無駄な作業をしてしまっていたというのは避けたい事態です。そのため、順番を前倒しすることによって事前に認識を合わせておきましょう。

#2: 営業ルートの見直し

営業ルートの見直しができないか検討してみましょう。移動に伴う費用や時間のロスを最小限にするため、移動距離や時間が最も短くなるルートを検討すべきです。

(4)Simplicify

Simplicify(簡素化)の事例を2つ紹介します。

  • 情報共有・連絡の簡素化
  • 書類の入力項目の見直し

#1: 情報共有・連絡の簡素化

情報共有・連絡の簡素化としてよく挙げられるのは、電子メールや電話などの連絡手段をチャットツールに変えることです。

チャットであれば気軽にコミュニケーションを取りやすく、さらに連絡事項に対する反応もリアクション機能で足りることもあります。

#2: 書類の入力項目の見直し

書類の入力項目の見直しも行いましょう。これまで設けていた入力項目がなくても困らないか検討したうえで、不要であればなくしてしまい、簡素化を実施します。

また、これまで書面でやり取りしていた書類を電子化することも検討してみましょう。例えば、表計算ソフトの関数を活用すると入力項目を大幅に減らせることがあります。

ECRSの原則を適用した業務改善に成功した事例

最後に、ECRSの原則を適用した業務改善に成功した事例を5つ紹介します。ぜひ自社に通じるところはないか検討してみてください。

(1)株式会社ジェイ・シー・エス

株式会社ジェイ・シー・エスはエステサロンや美容室に決済代行サービスを提供している企業です。

株式会社ジェイ・シー・エスは、これまで導入していたグループウェアをうまく活用できず、営業部とその他の部署の間で情報共有がうまくいっていないという課題がありました。

従来は表計算ソフトや手書きで顧客情報を管理していましたが、クラウド型CRMプラットフォームのSalesforceを導入して情報を一元化。

SalesforceのビジネスチャットツールであるChatter(チャター)も活用し、20%の業務効率向上に成功しました。

(2)あすか製薬株式会社

あすか製薬株式会社は、医薬品などの製造や販売を行っている歴史のある企業です。

同社は医薬情報担当者(MR)にPCやタブレットなどの端末を貸与していましたが、コミュニケーションが円滑ではなかったそうです。

そこでビジネスチャットツールのLINE WORKSを導入し、スピーディーな情報共有とレスポンスを実現できました。

(3)無印良品

無印良品は、「しるしの無い良い品」という意味を持つ株式会社良品計画のブランドです。良品計画には以下2つのマニュアルがあります。

  • MUJIGRAM(ムジグラム):店舗のマニュアル
  • 業務基準書:本社業務のマニュアル

驚くことに、MUJIGRAMは2,000ページ、業務基準書は6,600ページにも及ぶボリュームです。

このような大ボリュームのマニュアルを作ったのは、個人のノウハウや経験に頼る属人化していた業務を徹底的に標準化し、ノウハウの蓄積をするためだと言います。

特徴的なのは現場の知見が集約されて作成されたうえに、さらに現場の人が更新するという仕組みです。

結果として、大きな赤字を抱えた良品計画はその後V字回復しました。

(4)TOYOTA

TOYOTAは、多くの人が知るトヨタ自動車株式会社のブランド名です。

トヨタ自動車株式会社は、ECRSにおけるEliminate(排除)を以下7つの視点に分けて業務改善を図りました。

  • 作りすぎのムダ
  • 手持ちのムダ
  • 運搬のムダ
  • 加工のムダ
  • 在庫のムダ
  • 動作のムダ
  • 不良・手直しのムダ

特に、不良や手直しのムダについては一度発生したミスを繰り返さないためにもマニュアルに落とし込み再発を防止しています。

(5)サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社は、グループウェアの開発や販売などを行う企業です。

サイボウズ株式会社は、マネジメント層に対してチームリーダーとして備えるべき役割や意識に関する研修を実施。個人の能力を伸ばすことに重きを置き、生産性向上を達成しました。

ECRSの原則を用いて業務改善に取り組みましょう

ECRSの原則は、改善の4要素を効果の高いものから順に並べた枠組み(フレームワーク)のことです。

  • Eliminate(排除)
  • Combine(結合)
  • Rearrange(交換)
  • Simplify(簡素化)

この記事では、ECRSの原則を具体的にどのように活用していくのかについても紹介しました。ぜひこの記事で紹介した内容を参考に、業務改善を進めてみてください。

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