5W1Hとは?意味や順番・ビジネスでの活用事例や効果を解説

2022/9/11 2022/09/11

業務効率化・業務改善

5W1Hのデザインイメージ

ビジネスシーンでは、正確な情報を具体的に伝える必要があります。相手に分かりやすく伝えるためには、5W1Hというフレームワークの活用がおすすめです。本記事では、5W1Hとはどのような要素なのか、意味やビジネスでの活用事例や効果を解説します。

5W1Hとは?

5W1Hは「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰が)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」の頭文字から構成されています。伝えたい内容や情報を分析する際など、ビジネスシーンにおける様々な場面で活用できるフレームワークです。

5W1Hを意識することで、上司との会話やミーティングでの発言時に情報を正確に伝えられ、メールなどの文面でもこのフレームワークを活用することで、相手との情報共有やコミュニケーションが円滑に進みます。

5W1Hの意味を順番に紹介

5W1Hの各要素を1つずつみていきましょう。

When(いつ)

Whenは時間を表す要素で、日時・期限・期間・季節・タイミングなどが挙げられます。

(例)

  • 9月1日に
  • 明日までに
  • 1月から3月のあいだに
  • 来年の春に
  • 次回の打合せのときに

伝えたい内容の「時間」に注目して、当てはまる内容を書き出しましょう。時間を伝えなければ、相手に「完成はいつまででも待ってもらえるんだ」などと、誤って認識される可能性があります。時間を明記することで、〆切りや期限などを意識した行動を促すことができるのです。

Where(どこで)

Whereは場所や環境を表す要素です。

(例)

  • 本社の第1会議室で
  • 人が多く集まるところで

伝えたい内容の「場所」に注目して、当てはまる内容を書き出しましょう。場所が明確になれば、距離感や規模感、移動手段などをイメージしやすくなります。また、実在する施設や空間を例に取り上げれば、より具体的なイメージがわくでしょう。

Who(誰が)

Whoは誰が主体となるのかを表す要素で、人物・役職・チームなどが挙げられます。5W1Hを活用する状況によっては、ターゲットや顧客を表す場合もあります。

(例)

  • 営業担当である○○が
  • 各チームリーダーが
  • マーケティングチームが
  • 美容に興味がある20代女性に
  • 顧客である××社に

伝えたい内容の「人物」に注目して、当てはまる内容を書き出しましょう。人物を明確にすれば、「誰が担当するか分からない」「ターゲットが不明で戦略が立てにくい」などの問題を避けられます。

What(何を)

Whatはモノ・コトを表す要素で、商品・サービス・対象物・議題・コンセプト・価値などが挙げられます。

(例)

  • 自社商品である○○を
  • 会議資料を
  • ペーパーレス化の推進を
  • 自社商品のコンセプトを

上記の例のように、Whatで書き出す内容は物理的に存在するモノだけでなく、議題・コンセプト・価値などの概念も含まれます。

ただ、Whatは「こそあど言葉」(「これ」「こんな」「こう」「その」などの総称)にも置き換えられやすい特徴があるため、注意が必要です。「これ」「それ」「あれ」では情報が正しく伝わらないため、具体的な内容を明記することが重要といえます。

Why(なぜ)

Whyは理由・原因・背景などを表す要素で、伝える内容の理解を深めてもらうために必要となります。

(例)

  • 社内全体で共有するため
  • コストが不足していたため
  • 男性がメイクすることも増えているため

上記の例のように、「何のために行うのか」「何が原因でこのような結果になったのか」「なぜそこを目指すのか」など、Whyで書き出す視点は様々です。Whyを書き出すことで目的や原因が明確になるため、方向性の認識にズレが生じにくく、今後の対策も講じやすいといえます。

How(どのように)

Howは方法・手段などを表す要素で、実際の行動につながる重要な部分を担っています。

(例)

  • 使用方法を実演して
  • カフェ風のインテリアを利用して
  • SNSを運用して

Howでは方法や手段を明確にするため、伝える内容に説得力を持たせられます。例えば、「業績を先月の2倍にします」より「1日100件のテレアポと5件の訪問を実行し、業績を先月の2倍にします」と、具体的な方法とともに伝えられると、受け取る側も納得しやすいでしょう。

ただ、方法や手段には時間やコストがかかることもあるため、複数の方法を比較検討することが重要です。

5W1Hがビジネスにおいて重要な理由

5W1Hは情報を正確に伝達するのに役立ちます。ビジネスシーンで情報を伝達する際、誤った情報が伝わってしまうと取り組む内容が異なり、伝える側ももう一度説明しなおすなど、お互いに時間や労力を無駄にしてしまいます。

そのため、情報伝達で漏れやズレが生じないよう相手に伝えなければなりません。5W1Hに沿って1度情報を整理することで、どの情報が不足しているかが把握でき、足りない情報を補えるため、より正確な情報伝達が可能となります。

類似するフレームワークとの違い

5W1Hと似たフレームワークに「5W2H」「5W3H」「7W2H」の3つが挙げられます。5W1Hとそれぞれの違いについて、1つずつみていきましょう。

5W2H

5W2Hは、5W1Hの要素に「How much(いくらで)」が加わったものです。How muchはコストを表す要素で、それ以外の要素における考え方は5W1Hと変わりません。

5W1Hに加えて、コストや売上などの金額が関わってくる場合は、5W2Hを活用するとよいでしょう。5W2Hは商談・交渉・予算決定などの場面で役立ちます。

5W3H

5W3Hは、5W1Hの要素に、「How much(いくらで)」と「How many(どのくらい)」が加わったものです。

How manyは数を表す要素で、販売数・仕入数・頻度などが挙げられます。金額に加えて数に関する検討が必要な場合は、5W3Hを活用するとよいでしょう。5W2Hと同様、新しく加わった要素以外は、5W1Hの考え方と同じです。

7W2H

7W2Hは、5W1Hに「Which(どちら)」「Whom(誰に)」「How much(いくらで)」が加わったものです。Whichは「どちらから」と優先順位を決める要素で、Whomは「誰に」とターゲットを決める要素です。

5W1HにおけるWhoは、「主体となる対象を決める」場合と「ターゲットを決める」場合の2つがあります。7W2Hでは、この2つをそれぞれに分けて検討するのです。

比較や選択肢がある場合、主体となる人物とターゲットを分けて検討したい場合は、7W2Hを活用するとよいでしょう。より多くの要素から情報を整理できるため、新規事業の立ち上げや事業戦略を立てるのに向いているといえます。

5W1Hの活用で得られる効果

5W1Hを活用して情報を整理することで、効率的かつ正しく伝達できます。認識にズレが生じないため、何度も確認し合うストレスが軽減され、コミュニケーションが円滑になるでしょう。

また5W1Hを押さえた的確な情報の収集・整理が可能になれば、仮説の構築やビジネス課題の設定などにもつなげられます。このような流れが生まれることで、新たな気づきを得たり、改善に向けた取り組みが進むことなどが期待できるでしょう。

5W1Hを活用する際の注意点

5W1Hは情報を整理するのに役立つフレームワークであるものの、すべての項目を入れることにこだわりすぎてしまうと、文章が不自然になることや冗長表現になる場合があります。また会話が長くなるなどの弊害も考えられます。

そのため、ときには不要な情報を省き、順序を入れ替えて伝達することも大切です。上司への報告を例として、5W1Hすべての項目を順番通りに組み込んで構成した文章は以下の通りです。

修正前:明日、名古屋で私が自社サービスに関する講演を行うため、新幹線で向かいます。

自分以外の誰かが行くのであればWhoが必要となるかもしれませんが、上記の文章では報告している本人が行くため、「私が」という要素は不要です。また、上司にとって「新幹線で」という手段の情報は必要ありません。

以上を踏まえて修正した文章が下記です。

修正後:明日、名古屋で自社サービスに関する講演を行ってきます。

修正後の文章のほうがスッキリした印象があり、情報過多になっていないため、受け取る側もすぐに理解できます。このように、5W1Hを活用する際は、必要な要素を見極め情報を整理することが大切です。

5W1Hの例文

5W1Hは、あらゆる場面で活用できます。そこで、様々な場面における例文を、状況に応じて順序を入れ替えながら6つ紹介します。

思考を整理する場合

「痩せたいと考えているものの何をすればよいか分からない」という状況を例に挙げ、思考を整理する際の5W1Hを考えます。

  • 誰が:私が
  • なぜ:好きな洋服を着るため
  • いつ:3か月のあいだに
  • 何を:5kg痩せる
  • どこで:自宅で
  • どのように:食事制限や運動

5W1Hに沿って各要素を書き出していくことで、最終的に自分は何をすればよいのかという部分が明確になります。また、「いつ」で決めた「3か月のあいだに」は、期限として目標達成の目安ともなるでしょう。

コミュニケーションの場合

「今日の予定を上司へ報告する」という状況を例に挙げ、コミュニケーションをとる際の5W1Hを考えます。

  • いつ:今日の14時に
  • どこで:顧客である○○社で
  • 誰が:私と同僚の××が
  • 何を:商談を
  • なぜ:自社サービスの契約手続きのため
  • どのように:書面での契約締結

5W1Hで整理された情報は、受け取った上司にとっても分かりやすく、何のためにどのような行動をとるのかが明確です。1度聞くだけで把握できるため、上司は聞き返す手間が省け、伝える本人も何度も説明することなく簡潔に報告できます。

計画を立てる場合

「有給休暇を取得して旅行に行く」という状況を例に挙げ、計画を立てる際の5W1Hを考えます。

  • いつ:8月のお盆休みに
  • 誰が:家族と
  • どこで:沖縄で
  • 何を:ゆっくり過ごしたい
  • なぜ:普段仕事ばかりで家族と会えていないため
  • どのように:贅沢にくつろげるホテルに泊まる

このように、旅行の計画を立てる際、5W1Hに沿って各要素を書き出せば、「誰と」「どこで」「どのように過ごしたい」かが可視化でき、宿泊施設の予約や航空券の手配など、具体的な行動に着手しやすくなります。

ビジネスの場合

ビジネスにおいては、事業戦略を立てる際に5W1Hは効果的といえます。「事業戦略を検討する」という状況を例に挙げ、ビジネスにおける5W1Hを考えます。

  • なぜ:中小企業のホームページ作成を支援するため
  • いつ:4月1日から
  • どこで:自社のメディアで
  • 誰に:中小企業向けに
  • 何を:自社ツールの紹介を
  • どのように:オリジナルコンテンツによって伝える

ビジネスの場合は、目標や目的を明確にしておかなければ、方向性を見失ってしまうため、「なぜ」を最初に検討します。

デザイン業務の場合

通常、Webサイトや商品パッケージなどあらゆるデザインには、コンセプトや意味が込められています。デザインの意味を問われた際、どういった意図や背景があるのか明確に説明するためにも、5W1Hを活用するとよいでしょう。

「ビジネスパーソン向けのWebメディアの文字サイズがなぜ大きいのかを説明したい」という状況を例に挙げ、デザインにおける5W1Hを考えます。

  • 誰が:ビジネスパーソンは
  • いつ:通勤するとき
  • どこで:電車の中で
  • 何を:スマホを使ってWebメディアを見る
  • なぜ:仕事が忙しく目が疲れている人も多いため
  • どのように:ストレスフリーで読めるように文字サイズを大きくした

上記のように、5W1Hの要素を検討することで、なぜこのデザインに至ったのかを明確に説明できます。デザインする際に5W1Hを活用するのであれば、ターゲットからはどういうふうに見られるかという視点で検討していきましょう。

文章の場合

5W1Hで情報を整理できれば、伝わりやすい文章を作ることができます。まずは、各要素の順序を気にせず、情報を書き出しましょう。

  • いつ:将来
  • どこで:パリへ
  • 誰が:私は
  • 何を:デザイナーとしての修行に行く
  • なぜ:いつか自分のブランドを立ち上げたいため
  • どのように:服飾専門学校に通う

上記のように、各要素が書き出せたら、文章が自然になるよう順序を入れ替えます。

私はいつか自分のブランドを立ち上げたいので、服飾専門学校に通ったのち、パリへデザイナー修行に行きたい。

このように、5W1Hで情報を整理してから文章を構成すると、説得力のある内容になります。情報を受け取る側も、順序立てて伝えられることで誤解なく理解できるでしょう。

5W1Hとは情報を整理するフレームワーク

5W1Hは情報を整理するのに効果的なフレームワークです。「思考をまとめる」「事業戦略を立てる」「デザインの方向性を考える」など、様々な場面で活用できます。5W1Hを利用することで情報を可視化して、ビジネスに役立てていきましょう。

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