BIツールのダッシュボードとは？機能や活用するメリット・作り方のポイント

BIツールのダッシュボードとは？

BIツールのダッシュボードとは、ユーザーが指定した分析結果を、1つの画面に集約して表示するための機能です。

例えば、売上の推移、顧客の動向、在庫の状況などの重要指標を、任意の表示場所に配置することができます。また、作成したダッシュボードは保存することができ、スイッチ一つで切り替えられるため、複数人で別々のダッシュボードを使いわけることも可能です。ダッシュボード機能を上手に使えば、忙しい時でも必要な情報をリアルタイムで効率的に把握できるでしょう。

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BIツールのダッシュボードとレポートの違いとは？

BIツールにおける「ダッシュボード機能」と「レポート機能」の違いは、リアルタイム性の有無です。

ダッシュボードとは、多様なデータソースから得られる情報をリアルタイムで1つの画面に集約し、更新を続けることで最新状況を把握できる機能です。これに対して、レポートは特定の分析結果を詳細にまとめたもので、とある期間だけのデータを基に作成されているため、リアルタイム性のある情報ではありません。

例えば、会議などの場において、一定期間の結果を提示する際には、具体的なデータとその分析を詳細に記載したレポートが適しています。一方で、経営層が日常的に業務の状況をチェックするような場合には、各指標をリアルタイムで確認できるダッシュボードの方が便利でしょう。

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BIツールダッシュボードの主な機能

BIツールのダッシュボードがビジネスにどう活用できるか、主な機能を解説します。

リアルタイム表示機能

BIツールのダッシュボードにおけるリアルタイム表示機能は、最新データを瞬時に把握するために重宝されています。

ダッシュボード上のグラフは、データが更新されると自動的に更新されるため、ユーザーは常に最新の状態を確認できます。イメージとしては、常にリアルタイムで相場変動を確認できる、金融市場のモニターを思い浮かべると分かりやすいでしょう。

金融市場のように変動が激しい市場や、即時のデータ分析が求められる業務では、リアルタイム表示機能が大きな強みとなります。なぜなら、ユーザーは更新されたデータに基づいて、より的確でスピーディな判断を下すことが、優位性につながるためです。ダッシュボードにおけるリアルタイム表示機能は、さまざまなビジネスにおいて必要不可欠な存在です。

データの絞り込み・フィルター機能

BIツールのダッシュボードに備わるデータの絞り込みとフィルタリングの機能は、多くのビジネスの効率化に寄与しています。

データの絞り込みとフィルタリング機能は、特定の条件やパラメータを設定することで、関連するデータのみを抽出し、不要な情報を排除できます。例えば、特定の期間や地域、製品カテゴリに基づいてデータをフィルタリングすることで、そのセグメントの売り上げだけを個別に分析できるでしょう。データの絞り込みやフィルター機能は、分析の精度を高めることや、作業時間の削減に有効です。

アラート表示機能

BIツールのダッシュボードにおけるアラート表示機能は、設定した上限値や下限値を超える異常値が発生した際に、アラートを送る仕組みです。

この機能は警告システムとしても機能し、リスクの早期発見や迅速な問題解決につながります。「どのような状況でアラートが発生したか？」を分析することで、長期的なリスクマネジメントにも大いに役立つはずです。

詳細表示機能

BIツールのダッシュボードには、データの理解を深めるための詳細表示機能が提供されています。

詳細表示機能の中でも、ドリルダウン機能とドリルスルー機能の2種類は、データの精密分析には欠かせないものです。以下に詳しく解説します。

ドリルダウン機能

ドリルダウン機能とは、製品名→サイズ→カラーといったように、情報を深く掘り下げながら分析するための機能を指します。

ドリルダウン機能では、データをより精密に区分けして分析することが可能になるため、より具体的なデータ変動やパターンを理解するのに役立つでしょう。この機能をうまく活用することで、大雑把な統計データからは読み取れないような洞察を得ることができます。

ドリルスルー機能

ドリルスルー機能とは、ダッシュボードで見た1つのデータ項目に対して、さらに詳細な内訳を別のページで表示する機能です。

ドリルスルー機能は、Webブラウザにおける「別ウィンドウで開く」の機能を想像すると分かりやすいでしょう。例えば、店舗ごとの売上データを見ている途中に、最も繁盛している店舗の売れ筋ランキングをチェックしたい場合などに、そのデータを別ページに追加表示できます。この機能は、データの背景や深層にアクセスする際に便利であり、分析の精度と速度を大きく底上げしてくれます。

BIツールのダッシュボードを活用するメリット

BIツールのダッシュボードを活用することには、ビジネス運営において多くのメリットがあります。以下に詳しく解説します。

複雑なデータを直感的に理解できる

BIツールにおけるダッシュボードの最大のメリットは、複雑なデータを1つの画面に分かりやすく可視化できる点です。

BIツールで分析されたデータは、分かりやすいグラフやチャート形式で表示されるため、多忙な担当者にとって非常に役立ちます。しかし、膨大なデータを都度出力していては大きな手間がかかるため、代表的な分析結果は常にダッシュボードに表示したほうが合理的と言えるでしょう。

また、ダッシュボードで可視化されたデータを使うことで、会議やプレゼンテーションでの説明も分かりやすくなり、情報共有の効率も大きく向上します。

レポーティングの手間を省ける

BIツールのダッシュボードがもたらす大きなメリットとして、レポーティングの効率化が挙げられます。

一度ダッシュボードを設定すれば、連携されたデータソースからの情報を自動的に取得し、常に最新の情報に更新してくれます。これにより、日々の業務で求められる報告書を作成する際の労力が大幅に削減されるでしょう。

スピーディーな意思決定ができる

BIツールにおけるダッシュボードのリアルタイム性は、スピーディーな意思決定にも寄与します。

リアルタイムでデータを把握できることで、問題が発生しても早急に発見し、対応できます。また、データを直観的に理解できるため、ダッシュボードを閲覧するだけでデータに基づいた意思決定をすることができるのです。

業務の効率化が実現できる

BIツールのダッシュボードを活用することで、データ検索にかかる時間が大幅に削減され、業務の効率化を実現できます。

ダッシュボードは重要なデータを分かりやすく集約し、必要な情報に即座にアクセスできる状態を保ちます。これにより、従来は時間を要していたデータの検索や分析のプロセスが簡略化されるのです。その分、より多くの時間を戦略的な業務に充てることが可能になるでしょう。

組織内で共通認識を持てる

組織全体で共通認識を持つ際にも、BIツールのダッシュボードの活用が有効です。

例えば、売上や目標など、組織のメンバーに把握してもらいたい数値をダッシュボードにまとめることで、全員が共通の認識を持って目標に向かうことができるでしょう。

また、社内でBIツールが日常的に使われ、その有用性が理解されていけば、組織のデータ活用能力が全体的に向上します。

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見やすくて役立つダッシュボードの作り方

BIツールのダッシュボードを作成する際には、いくつかの重要なポイントがあります。

以下に詳しく解説します。

ダッシュボード作成の目的を明確にする

ダッシュボードを作成する際には「誰が何を確認するためか？」を明確にすることが重要です。

ダッシュボードの本質は「組織における情報の取捨選択」ですので、誰にどのようにダッシュボードを使用してほしいのか、的確に見極める必要があります。経営層向けに重要指標だけをピックアップして表示するのか？営業がヒントを得るために特定顧客の情報を細かく表示するのか？といった目的ごとにダッシュボードを用意し、切り替えながら使用することが理想的な使い方です。

どのような情報を表示するか吟味する

ダッシュボードの設計において、表示する情報の吟味は極めて重要です。

設定した目的を満たすために必要なデータをリストアップした後は、生産性がもっとも高くなる組み合わせを決める必要があります。全ての対象者に有益となる情報群を定めることは大変ですので、組織として優先する内容を絞り込むことが大切です。

分析結果をどのように表示するか考える

ダッシュボードの設計では、分析結果を分かりやすく表現することが重要です。

例えば「支店ごとの新規顧客数」など、複数の数字を比べるには棒グラフが適しており、商品の売り上げ推移といった「データの時系列」を把握したい時には折れ線グラフがふさわしいでしょう。はじめてグラフを見る人にも分かりやすくなるよう、できる限り情報をかみ砕いて、易しく表現することがポイントです。

ダッシュボードの運用体制を構築する

ダッシュボードを設計し終えた後も、適切な運用体制の構築が必要です。

ダッシュボードは一度作成すれば終わりといったものではなく、定期的に調整しなければなりません。例えば、ダッシュボードのレイアウトの最適化、各グラフや表の定期的な更新、発見した新情報を補足する更なる分析などが求められてくるでしょう。こうした運用体制をしっかりと確立することで、ダッシュボードははじめて最新情報を提供し続けることができるようになります。

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BIツールのダッシュボードを活用し分析業務を効率化しよう

BIツールのダッシュボードは、データを一目で把握し、迅速な意思決定を支援するための強力なツールです。

ダッシュボードを設計する際は、まずはその目的を明確にし、必要な情報を取捨選択した後、最適な形で表示することが重要です。BIツールのダッシュボードを賢く使いこなして、ビジネスをより改良するのに役立ててください。