アルバイトに日報を提出してもらうべき理由！提出までのフローを解説

アルバイトに日報を提出してもらうべき理由

アルバイトに日報を提出してもらうべき理由は主に2つです。

• 進捗や業務内容を把握できるため
• 課題・問題を早急に把握するため

ここでは、それぞれの理由について解説します。

進捗や業務内容を把握できるため

アルバイトが多く在籍する職場では、アルバイトに任せる業務量も多く、すべての業務内容や進捗の把握が困難です。しかし、日報を提出してもらうことで、アルバイトの行った業務内容や進捗を正確に把握できます。

また、接客業など現場で働く業種の場合は、現場でしか分からない情報もあるでしょう。たとえば、飲食店での「雨の日はAメニューの注文が多い」、アパレルショップでの「～～という会話でよく購入される」などが挙げられます。

このように、現場で働くアルバイトだからこそ得られる情報もあります。効率的に業務を進めるためにも、日報は雇用形態に関係なく提出してもらうことが大切です。

課題・問題を早急に把握するため

日報では日々の業務内容や進捗を記録するため、業務の課題や問題を素早く把握できます。

特にアルバイトは毎日出勤しないため、業務の課題や問題が生じても、次の出勤日まで持ち越される可能性があります。また、アルバイトは課題や問題に気づかず放置してしまうこともあるでしょう。

しかし、日報を提出することで課題や問題を即座に確認でき、社員が日報に目を通すことで、アルバイト本人が気づいていない課題や問題の把握もできます。早い段階で課題・問題を把握できれば、問題が大きくなる前に対処することが可能です。

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日報に記載すべき項目

アルバイトに日報を提出してもらう場合には、日報に記載すべき主な項目として大きく下記3つあげられます。

• 基本情報
• 業務内容
• 所感

基本情報には、「日付」「氏名」「所属部署・店舗」「始業・終業時刻」「勤務時間」などが含まれます。その日の業務内容を整理する際に、前提となる情報です。記入ミスや記入漏れがないよう注意してください。

業務内容には、業務を行った「時間」「場所」「具体的な内容」「成果」などです。できる限り細かく具体的に記載することが大切です。読み手が分かりやすいよう、箇条書きなどを活用するとよいでしょう。

所感には、「反省点」「課題点」「改善策」「疑問点」などを記載します。少しでも気になった点や分からない点があれば記載するようにしましょう。ただし、所感は「感想」を記載する項目ではないため、客観的な振り返りが大切です。

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アルバイトに日報を提出してもらうためのコツ

日報は1日の業務内容を細かく記載しなければならないため、提出を面倒に感じるアルバイトもいるでしょう。そのため、雇用する側もアルバイトに日報を提出してもらうための工夫が必要です。アルバイトに日報を提出してもらうためのコツは、以下の2つです。

• 内容をチェックしてコメントを残す
• 業務改善に対する意見はできるだけ受け入れる

それぞれ、詳しく解説します。

内容をチェックしてコメントを残す

アルバイトが提出した日報には必ず目を通し、必要に応じてコメントを残しましょう。コメントを残すことで、「日報を見てもらえた」「きちんと理解してくれている」など達成感や安心感が生まれるため、日報作成のモチベーションを保てます。

ただし、コメントを残す際は否定的なコメントをせず、基本的に肯定的なコメントを残すように心がけてください。否定的なコメントが目立つと、自主的に日報を提出してくれるアルバイトが減ってしまうかもしれません。

業務改善に対する意見はできるだけ受け入れる

業務に関する課題を訴えている日報があれば、コメントだけでなく適宜アルバイトとコミュニケーションをとって改善するようにしましょう。

アルバイトが提出してくれた日報によって課題を発見し、スタッフ全体で改善に取り組んだ場合、「自分が書いた日報をきっかけに課題が解決した」というアルバイト自身のモチベーションや自信にもつながります。

このように、日報で発見した改善点に対して早急に対応することで、アルバイトにも「日報を書く意味があるんだ」と認識してもらうことが大切です。

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アルバイトの日報作成におすすめのツール

多くの企業で日報提出を行っているため、効率的に日報を記載できるツールが増えています。ここでは、アルバイトの日報作成におすすめのツールを2つ紹介します。

Stock

Stockは、チームのあらゆる情報を保管できる情報管理ツールです。「日報の作成や管理がシンプルかつ直感的に操作できる」「日報をリアルタイム共有できる」「スマホからでも日報を作成できる」などの魅力があります。

プランも必要な機能や利用する人数によって細かく分類されているため、自社に最適なプランを導入できれば高い費用対効果が期待できるでしょう。

kintone

kintoneは、業種・職種・業務内容に合わせた活用が可能な情報管理ツールです。統一したフォーマットで日報を作成できるため、業務全体を見える化し円滑な一元管理が実現します。フォーマットは業務内容に応じて自由に設計できるため、あらゆる報告業務に活用できます。

一つひとつの報告に対するコメントも可能で、報告内容に紐づけたコミュニケーションがとれる点も魅力です。

アルバイトの日報を事業の発展に活かそう

業務内容や進捗確認・課題点や問題点を早期で把握するためには、アルバイトにも日報を提出してもらうことが大切です。基本情報・業務内容・所感など、自社の業務内容に合わせて記載項目を検討するとよいでしょう。

ただし、アルバイトに日報を自主的かつ継続的に提出してもらうには、雇用側もフィードバックなどモチベーションを維持させる工夫が必要です。本記事を参考にアルバイトの日報を活用し、事業の発展につなげていきましょう。