文書管理コンサルタントとは?依頼するメリットやコンサル内容を紹介

2023/03/31 2023/03/31

文書管理システム

文書管理コンサルタントとは

文書の管理を効率化するために行われる文書管理。しかし、文書管理にも大変な労力がかかるため、文書管理コンサルタントへの依頼を検討している方も多いでしょう。そこで本記事では、そんな文書管理コンサルタントについて、依頼するメリットやコンサル内容などを徹底解説していきます。

文書管理コンサルタントとは?

文書管理コンサルタントとは、文書管理のルール策定から運用に至るまでの支援を受けられるコンサルティングサービスです。コンサルタントは豊富な実務経験を積んでおり、課題抽出や各種業務マニュアルの作成など、様々な業務を依頼できます。

社内文書は機密情報を多数含んでおり、紛失や盗難が起きると情報漏洩を招く可能性が高まります。仮に機密情報が漏洩した場合、社会的信用低下やイメージダウンは避けられず、失った信頼を取り戻すには多くの時間が必要です。

また、管理する文書が増えるほど、必要な書類を見つけるためにかかる時間が長くなり、業務効率が悪化します。そのため、情報漏洩回避や業務効率改善を実現する方法として文書管理は重要です。

この点において、文書管理コンサルタントを利用すると様々な支援を受けられるため、社内文書を適切に管理できるといったメリットを得られます。

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文書管理コンサルタントに依頼するメリット

文書管理コンサルタントに依頼するメリットは、以下の2点です。

  • 客観的な診断を受けられる
  • 最新のノウハウを活用できる

第三者の視点からアドバイスを得られるため、自社では気付かない課題も発見できます。また、他社の成功事例を学べる点もメリットです。

客観的な診断を受けられる

文書管理コンサルタントを利用するメリットは、客観的な視点に基づいた公平な診断を受けられる点です。コンサルタントは多くの企業に携わっており、実務経験やノウハウを豊富に兼ね備えた存在です。

そのため、客観的な視点から課題の指摘や管理方法に関する提案が得られるほか、組織内の人間では気付かない課題の指摘など、文書検索にかかる時間を削減できます。

最新のノウハウを活用できる

他社の成功事例や最新の情報を学べる点も、文書管理コンサルタントを活用するメリットの一つです。自社に経営課題を解決できるような人材がいない場合など、外注化することで同じような悩みを抱えている企業の事例を知ることができます。その後、自社の課題を洗い出し、どのような取り組みから始めたらいいかなど、改善策を提案してもらえるのです。

このように、自社に課題解決のための人材がいなかったとしても、文書管理コンサルタントを活用することで、専門知識や最新のノウハウを社内に蓄積することができるようになるでしょう。

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文書管理コンサルタントに依頼するデメリット

文書管理コンサルタントに依頼するデメリットとして、以下2点が生じる可能性があるということを把握しておきましょう。

  • コンサル費用がかかる
  • 相性が合わない場合がある

コンサルタントと相性が悪かった場合、コンサルティング費用が無駄になるため、注意が必要です。

コンサル費用がかかる

文書管理コンサルタントを利用した場合、一定の費用が発生します。様々な提案が望めるといったメリットがある一方で、それに対するコンサルティング料金は決して安くはありません。自社で対応した場合より、コンサルティング費用が高くなる可能性は十分考えられます。

従業員に文書管理を依頼した場合は、外注費用はかかりませんが、業務負担増大によって本業に支障が及ぶ可能性があります。ほかにも、文書管理のルール見直しやマニュアル作成などが長期化すると、業務へのモチベーションも低下するでしょう。

このように、費用がかかっても文書管理の方法を見直すのか、コスト優先で内製化するのか、どちらもメリットとデメリットを兼ね備えているため、自社の方針を明確化して検討するべきです。

相性が合わない場合がある

コンサルタントとの相性が合わなかった場合、コンサルティング費用が無駄となります。

また、社内文書の電子データ化や文書管理システムの導入支援など、今後も継続的にコンサルティングを依頼する可能性も十分考えられるでしょう。そういった目的がある場合、トラブルを避けるためにも、専門用語を多用したり、問い合わせへの対応が遅かったりする担当者にコンサルティングを依頼するのは避けるべきです。

以上のことから、コンサルティング費用は決して安くないため、コミュニケーションがスムーズに取れるコンサルタントを選びましょう。

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文書管理コンサルタントの具体的な仕事・業務内容

文書管理コンサルタントサービスを利用した場合、以下の業務を依頼できます。自社の導入目的と照らし合わせながら検討していきましょう。

  • 全体計画の策定
  • 課題の抽出
  • ルールの整備
  • 運用のサポート
  • 定期的な点検・監査

全体計画の策定

コンサルタントが全体計画や基本的な方針を策定します。「文書を探す時間を減らしたい」「管理すべき文書だけ残したい」など、自社の要望を伝えておくことが重要です。その結果、コンサルタントが課題を把握しやすくなり、ニーズを正確に反映した提案が望めるでしょう。

課題の抽出

文書管理の現状と対人調査をおこない、文書管理の課題を抽出する工程です。文書管理では紙文書と電子文書、双方の管理状況を調査します。「紙文書で保管されている文書の量はどのくらいか」「電子文書は各フォルダにきちんと保管されているか」といった点を調査します。

その後、従業員へのアンケート調査や管理職との対面商談に移り、要望や利用目的をヒアリングし、コンサルタントが文書状況調査報告書の作成をする流れになるのです。

ルールの整備

社内文書を保管する際のルール全般を見直す工程です。全体ルールの策定や保存期間の見直しなどをおこない、業務効率化や管理コスト削減を図ります。具体的に、コンサルタントは以下の成果物を作成し、顧客へ提出します。

  • 文書管理規定
  • 業務マニュアルや業務フロー
  • ファイリングマニュアル
  • 電子文書の取扱いに関するガイドライン

紙書類と電子文書の使い分け、文書管理システム導入の提案などの依頼も可能です。仮に文書管理システムを導入する場合、業務プロセスを再構築したうえで、文書管理規定やマニュアルを作成します。

運用のサポート

新たに策定した文書管理ルールを周知し、正しい運用につなげるための勉強会を開催します。また、運用したからといってそれで終わりではなく、その後も紙文書と電子文書を適切に管理するため、保管期限に基づいた書類の移管や廃棄に関するアドバイスを送るのです。

定期的な点検・監査

策定した文書保管ルールやプロセスが正常に機能しているかなどを確認するため、定期的に点検・監査を実行します。その際には、ルールの定着度や管理文書の削減数などを調査し、ルールやプロセスを見直す必要があるかを判断し、必要であれば指導をおこないます。

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文書管理コンサルタントに依頼する場合の判断基準

文書管理のルール策定やプロセスの見直しが自社で対応できない場合、コンサルタントの力を借りましょう。コンサルタントは多くの企業に携わっており、ニーズを正確に反映した提案が期待できます。

また、文書管理の運営も難しい場合は、文書管理システムの導入やアウトソーシングサービスの利用を検討します。文書管理システムは、社内文書を電子文書として保存するため、オフィスに保管スペースを用意しておく必要もなく、ペーパーレス化を促進できるのです。

ほかにも、必要な書類をシステム上で簡単に検索でき、無駄な時間を削減できます。アウトソーシングサービスを利用した場合には、コア業務へ集中できる環境を整備したり、書類管理を一任できたりするため、書類の整理整頓やファイリングをおこなう必要はありません。

自社で文書管理のルールやプロセスを設計できる場合、コンサルタントは不要であり、パートや派遣労働者に文書管理を依頼すれば、費用も抑えられるといったメリットがあります。

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文書管理コンサルタントに依頼するメリットを押さえておこう

文書管理コンサルタントを利用するメリットは、客観的な視点からの提案やアドバイスを得られる点です。組織内の人間とは異なる視点からの提案や指摘を得られるうえ、コンサルタントは対応力に優れており、様々な業務を依頼できる点も魅力です。

ただし、自社と相性が悪いコンサルタントを選んだ場合、スムーズなコミュニケーションが取れず、コンサルティング費用が無駄になるため、注意が必要です。トラブルを防ぐためにも、文書管理コンサルタントを利用する前に、文書管理ルールやプロセスの策定を自社で対応できないかをしっかりと確認しておきましょう。

自社で対応できるなら、無理にコンサルタントを活用する必要はないので、文書管理のルール策定から運営までを依頼したい場合は、アウトソーシングを利用しましょう。その結果、外注先が作業全般を代行してくれるため、本業に集中することができ、作業の効率化にもつながるでしょう。

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