文書管理とナレッジマネジメントの違いとは？それぞれの役割と重要性

文書管理とナレッジマネジメントの違い

文書管理とナレッジマネジメントには、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、それぞれの特徴と2つの違いについて解説します。

文書管理とは？

文書管理とは、組織内で発生するあらゆる文書の作成・活用・保管・廃棄といった一連の過程を管理する業務を指しています。

文書管理の目的は、適切な管理により情報漏えいや紛失を防ぎつつ、必要な情報を迅速に取得して活用できるようにすることです。また、紙ベースの書類だけでなく、電子文書も管理の対象となります。

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ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントは、組織内の知識を有効活用し、新たな価値を生み出すための管理手法を指します。具体的には、社員一人ひとりの知識を組織全体の情報資産として最大限に活用することを目的に、知識やスキルを効率的に共有できる環境構築を目指すものです。

組織の競争力や業務効率・品質の向上などが期待される取り組みですが、知識を共有するプロセスには、必ず文書の整理や活用が含まれます。

文書管理は「情報の整理」、ナレッジマネジメントは「知識の活用」と、それぞれの目的には大きな違いがあるものの、適切な文書管理により、ナレッジマネジメントが効率的に行われることから、両者は密接な関係にあるといえるでしょう。

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ナレッジマネジメントを目的とした文書管理の方法

ナレッジマネジメントを目的とした文書管理の方法は、以下の2つが挙げられます。

• 管理する文書をグループ分けする
• 情報を選別する

ここでは、具体的な方法と有効性について見ていきましょう。

管理する文書をグループ分けする

管理する文書を、一定のルールに基づいて作成したフォルダなどでグループ分けすることにより、情報の検索性やアクセス性が向上します。

ルールの例としては、プロジェクトごとや取引先ごと、期間などの文書の内容で分けるほか、文書の種類で分ける方法などもあるでしょう。また、機密文書については、別途グループを分けて保存しなければなりません。機密情報を閲覧権限レベルごとに分類し、保管方法だけでなく、万が一文書が漏えいしてしまった際の連絡系統や対策を定めておきます。

情報を選別する

日々、組織内で交わされる情報は膨大ですが、そのすべてが有益なナレッジとは限りません。

ナレッジマネジメントは、そもそも有益な情報の共有・活用が目的のため、情報資産として蓄積し、共有すべき情報と、それ以外の情報を分けて管理する選別作業が求められます。

「必要な情報」に、迅速にアクセスできる高い検索性や閲覧時の利便性を確保するためにも、不要な情報は適宜整理するようにしましょう。たとえば、業務手順書などのマニュアルは、古いバージョンがいくつも残っていると、最新版を探す手間が増えるほか、旧バージョンを見たことによるミスの発生にもつながります。

情報の選別には、定期的な管理状態のチェックだけでなく、情報の有効期限の設定、組織内の共有基準の策定など、多岐にわたる取り組みが必要です。

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文書管理を効率化する方法

ここからは、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理を効率化する方法を紹介します。

ナレッジマネジメントツールを活用する

文書管理機能を搭載したナレッジマネジメントツールの活用は、文書管理を効率的に行えるだけでなく、閲覧時の利便性に優れていることから、ナレッジ共有がより促進されるメリットもあります。

特に、クラウド型ツールでは、オフィス外からのアクセスも容易なため、在宅勤務時や出先など、場所を問わずいつでも情報を閲覧したり、編集することが可能です。

また、共有機能やコメント機能によって、ナレッジを起点にしたディスカッションもしやすくなるなど、組織内のコミュニケーション活性化に役立てることもできます。

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文書管理システムを活用する

文書管理システムは、組織内で発生する多種多様な文書を適切に管理するためのシステムです。

文書管理システムによる文書の一元管理は、文書の検索性が上がるだけでなく、一貫したルール策定もしやすくなるため、情報管理の安全性も向上します。

たとえば、フォルダやデータごとのアクセス権の設定やバージョン管理の機能は、組織の情報セキュリティ体制の強化に大いに貢献するでしょう。さらに、文書を電子化することで、保管スペースや紙の印刷にかかるコストを削減できる点もメリットです。

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文書管理に役立つナレッジマネジメントツール

文書管理を効率的に行えるナレッジマネジメントツールには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、おすすめのツールを3つ紹介します。

NotePM

「NotePM」は、文書管理とナレッジマネジメントを一元的にサポートするツールです。

組織のナレッジ共有に必要な機能が豊富で、直感的な操作でマニュアル作成が行えます。クラウドベースのサービスとして提供されており、場所を問わずにアクセスが可能。銀行などでも導入されている高度なセキュリティにより、組織内の大切な情報を安全に保管することができます。

業務の効率化と情報の品質向上が実現されるだけでなく、チーム内のコラボレーションの促進も期待できるでしょう。

Scrapbox

「Scrapbox」は、チームに必要な情報を管理するためのツールです。

単語のリンクを活用したノート作成機能が特徴で、関連情報や知識を効果的につなげることができます。また、シンプルな作りで情報の追加や編集を迅速に行えるのも特徴です。

チームでの共同作業、アイデアの発散や情報の整理が効率的に行える機能など、現場作業でのナレッジ共有を強力にサポートしてくれるツールのため、プロジェクトの進行やブレインストーミングの際にも役立つでしょう。

Confluence

「Confluence」は、Atlassian社が開発した社内Wikiツールです。

チーム内でのナレッジの共有、ドキュメンテーションの整理、プロジェクト管理を一元化して行うことができ、編集のしやすさ、そして、充実の検索機能が魅力です。

また、他のAtlassian製品である「Jira」との連携も可能なため、プロジェクト管理と情報の共有を同時に行うことができます。セキュリティ面においても高い評価を受けており、大手企業から中小企業まで幅広い規模の組織で採用されています。

情報の迅速な共有と適切な管理の両方を実現するツールといえるでしょう。

文書管理とナレッジマネジメントの違いを把握して役立てよう

文書管理とナレッジマネジメントは、企業や組織の情報を一元管理するという点では同じです。ただし、文書管理は社内文書のライフサイクルを管理するために行われ、一方のナレッジマネジメントは、社内の知識を共有・活用することを目的としています。

それぞれの目的は異なりますが、文書管理によって情報が整理されてると、それを基にした知識の共有、つまりナレッジマネジメントがしやすくなることから、両者は密接な関係にあるといえます。

いずれも情報を適切に整理し、「必要な情報がいつでもすぐに見られる」状態を保つことが重要です。ここでご紹介したツールを参考に、ぜひ自社に適したツールを検討してみましょう。