【クラウド型】おすすめの文書管理システム10選比較！選定のポイントやメリットを紹介！

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、エクセルやワードなどで作成した文書を、デジタル上に保管・管理するツールです。紙の文書だと探す時間と手間がかかりますが、文章管理システムでは検索機能などを活用することにより、必要な文書をすぐに探しやすいといった特徴があります。

また、文書の保管だけでなく、社内外での資料・契約書の共有や更新が可能なので、業務の効率化にも効果的です。

文書管理システムの種類・3つのタイプ

文書管理システムの種類・3つのタイプを紹介します。文書管理システムには、各サービスごとにさまざまな機能や特徴がありますが、導入目的やどのような文書を管理するかによって、選ぶタイプが異なります。自社に最適なツールを選定するためにも、以下でどのようなタイプがあるかを確認しておきましょう。

1. 社内文書全般タイプ
2. 契約書タイプ
3. 社内・社外保管タイプ

1.社内文書全般タイプ

社内文書全般タイプは、文書の内容を問わず一元管理が可能です。汎用性に長けているので、自社の課題と照らし合わせながらマッチするものを検討することをおすすめします。さらに、全般タイプは保管型と作成・共有型の2つのタイプに分かれます。

保管型

社内文書型全般タイプの中でも保管型は、文書を厳重に保管することにフォーカスしているシステムです。ファイルやタグなどの分類機能が充実していたり、高い検索機能が搭載されていたりするので、求めている文書を探しやすいといった利点があります。

また、マルチデバイスに対応しているため、共同作業やテレワークといったあらゆるシーンにも利用しやすく、ファイルごとに柔軟なアクセス権限設定も可能です。

作成・共有型

作成・共有型は、ファイルを管理するだけでなく、文書作成・共有・廃棄といった一連の流れを効率的におこなえるシステムです。

社内の作業プロセスや、業務経験から得た知識・ノウハウをナレッジ化する文書作成ツールが搭載されており、書類内容にあわせてテンプレートが選べます。複数人で文書作成が可能なので、チーム連携がしやすいといった特徴もあります。

2.契約書タイプ

契約書タイプは、契約書をメインに扱うことを目的としたシステムで、他の文書より厳格な管理をしたい場合におすすめです。社内文書全般型と同様に「保管型」と「作成・共有型」の2種類があります。

保管型

契約書には、顧客との契約に関する取り決めや更新期限を記載していますが、更新を見落としてしまうと、企業の損失を引き起こす可能性があります。そういった事態を防ぐために、保管型には、更新切れを防止する通知機能が搭載されているのが特徴です。

また、契約書の作成に対応した機能や、PDF形式の契約書の内容をテキストデータ化し、検索にも対応可能な機能などがあります。

作成・共有型

契約書は、顧客と確認・承認といったプロセスを何度かやり取りする必要があり、時間と手間がかかります。しかし、文書管理システムの作成・共有型は、そのような手間をかけずに、契約プロセスを一元管理できる便利なシステムです。

また、豊富なテンプレートから契約書を簡単に作成できたり、契約に関するプロセスをステータス表示で把握しやすいといったメリットがあります。

3.社内・社外保管タイプ

遠隔地にいる社員や、取引先と文書のやり取りが多い企業におすすめなのが、クラウド上で文書を保管する「社内・社外保管タイプ」で、クラウド型とも呼ばれています。メリットは文書だけでなく、画像や動画といった保存容量が大きいデータもアップロードしやすい点です。

クラウド上では、他のシステムと連携可能なサービスが多数あるので、より業務の効率化にも期待ができます。さまざまな作業に対応できる幅が広がり、一元管理が可能になるため、便利です。

クラウド型の文書管理システムを導入するメリット

クラウド型の文書管理システムを導入するメリットについて紹介します。

• 時間や場所に制限されずに利用できる
• 文書の検索機能が活用できる
• 安価ですぐに導入できる
• 業務の効率化が実現できる

時間や場所に制限されずに利用できる

時間や場所に制限されずに利用できることがメリットです。

パソコンだけでなく、スマホやタブレットに対応しているシステムであれば、交通機関の移動中にも文書の確認・作成が可能です。

また、対面での商談が多い営業担当者は社内にいることが少ないため、あらゆる場所から文書にアクセスできると業務の効率化につながります。

文書の検索機能が活用できる

文書の検索機能が活用できることもメリットの一つになります。インターネット上で管理することにより、検索機能を用いてデータを探すことができるので、求めている書類を見つけやすいです。

また、ファイル名だけでなく、カテゴリやタグといった分類機能を活用して探し出すこともでき便利です。

安価ですぐに導入できる

安価ですぐに導入できることもメリットです。クラウド型の文書管理システムは、低予算で利用を開始でき、導入・運用にも時間と手間がかからないという特徴があります。

他のシステムだと、自社もしくは、運営会社のサーバー構築が必要で、初期設定や運営をしなければいけないため、リソースや人件費がかかります。

しかし、インターネット上で完結できるクラウド型は、サーバーの知識がなくても、スムーズに導入・運営がしやすく、ランニングコストがかからないのが強みです。

業務の効率化が実現できる

業務の効率化が実現できることも重要です。クラウドにアクセスするだけで、文書の閲覧・編集ができ、チームでの文書作成に向いています。

文書作成もテンプレートから選ぶことができるため、毎回一から書類を作成する必要がありません。作成した文書は、ファイル共有URLをメールやチャットに記載し送付するだけなので、業務の効率化にもつながります。

▷文書管理システムのメリット・デメリット｜主な機能や目的を解説！

クラウド型の文書管理システムを導入するデメリット

クラウド型の文書管理システムを導入するデメリットを紹介します。事前に、どのようなデメリットがあげられるのか把握しておくと、導入に失敗しにくくなるので確認しておきましょう。

• 資料を電子化する作業が必要になる
• 運用マニュアルの作成が必須
• システムに慣れるまでに時間がかかる

資料を電子化する作業が必要になる

紙で管理していた書類をデータ化するのは、時間と手間がかかります。効率的に文書の整理整頓を進めるためにも、どのような書類を優先してデータ化していくかを決めてからおこないましょう。

使用頻度が高い契約書や資料などからデータ化していくことで、円滑に文書管理システムの運用を進めることができます。

運用マニュアルの作成が必須

運用マニュアルの作成が必須です。

どのような書類を保存するのか、ファイルの命名のルールを統一しておかないと、必要な書類をすぐに探し出せないといった問題が生じてしまいます。そのため、文書管理システムを導入する前には、自社の運用マニュアルを明確にしておきましょう。

システムに慣れるまでに時間がかかる

システムに慣れるまでに時間がかかることがデメリットとして挙げられます。システムによっては書類の保管に便利な機能のほかに、業務の効率化ができる機能が備わっているサービスもあります。

しかし、多機能なサービスは管理画面が複雑になったり、操作が難しく感じてしまう場合があるので注意が必要です。社内でのツール利用促進を図るために、誰もが使いやすいシステムを精査しながら選びましょう。

文書管理システムを導入する際の選び方・比較ポイント

文書管理システムを導入する際の選び方・比較ポイントをご紹介するので、参考にしてみてください。

• 導入目的とマッチしているか
• 必要な機能が揃っているか
• セキュリティ対策は基準を満たしているか
• 文書の検索機能は使いやすいか
• 法令や各種制度への対応はできるか
• 使用予定のデバイスに対応しているか
• 無料トライアルが利用できるか

導入目的とマッチしているか

導入目的とマッチしているかが大切です。システムによって特徴がさまざまなので、まずは文書管理システムを導入する目的を明確にしましょう。

文書の管理が目的なら、多機能なシステムを選ぶ必要がありませんし、コストも抑えることができます。一方、書類の申請・承認といったステータス管理もしたい場合は、プロセス管理ができるタイプを選ぶといいでしょう。

このように目的が明確になると、自社にあったシステムが選びやすくなります。

必要な機能が揃っているか

多機能なシステムを活用すると、対応できる業務の幅が広がり便利ですが、そのぶん料金が高くなります。利用しない機能が搭載されているタイプを選んでしまうと、コストが無駄になってしまうので注意しましょう。

まずは、導入目的を明確にしてから、最低限必要な機能は何かを考えてみてください。

セキュリティ対策は基準を満たしているか

セキュリティ対策は基準を満たしているかをチェックしましょう。社内で取り扱う文書の中には、社員の個人情報や顧客情報といった機密な書類があるため、セキュリティ対策がされているサービスを選ぶことが重要です。

端末の紛失や不正ログインによる情報漏えいを防ぐためにも、書類の柔軟なアクセス権限設定やファイルの暗号化、2段階認証、柔軟なアクセス権限許可があるかを調べておきましょう。

文書の検索機能は使いやすいか

文書の検索機能は使いやすいかは、文書管理システムを選ぶうえで重要なポイントです。

優れた検索性がなければ、書類を探すのに時間と手間がかかるだけでなく、心理的なストレスにもつながります。そのため、自社の社員にとって使いやすい検索機能かどうかもしっかりとチェックしましょう。

また、ファイル名やタグ検索以外にも、全文検索が可能であれば、シームレスに書類の抽出が可能です。

法令や各種制度への対応はできるか

法令や各種制度への対応はできるか確認しましょう。取り扱う文書によっては、法令や制度に準じた沿った書類作成・管理をする必要があります。

たとえば、保管可能な期間設定や、必要な記載内容などの明記に対応しているかどうかを調べておきましょう。また、文書の改ざん防止には、文書作成・ダウンロードした際に日時が記載されるタイムスタンプの機能が有効です。

使用予定のデバイスに対応しているか

使用予定のデバイスに対応しているかどうかも大切なポイントになります。在宅ワークや社外での業務が多い職種の場合、パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどのデバイスに対応していると便利です。

外出時に書類を確認したい際には、会社にいる社員にメールで送信する必要があり、手間がかかります。しかし、クラウド型のシステムだと、インターネット環境があれば、時間と場所を選ぶことなく、作業が可能です。

無料トライアルが利用できるか

無料トライアルが利用できるかどうかは、実際に使いやすさを確かめることが可能なため、より自社に最適なシステムを選ぶことにつながります。

導入の失敗を防ぐためにも、検索性は優れているか、ファイルの閲覧やダウンロード設定が柔軟に対応できるかなどを確かめてみてください。また、導入後のルールなどを決めておくと、スムーズな運用にもつながるでしょう。

▷【2023年最新】文書管理システムおすすめ12選比較！失敗しない選び方のポイント

クラウド型のおすすめ文書管理システム10選

​​クラウド型のおすすめ文書管理システム10選をご紹介しますので、それぞれのサービスの特徴や料金を比較検討してみてください。

1.NotePM

NotePMの魅力は、運用ルールのマニュアル作成や業務で得た知識や、ノウハウをナレッジ化ができる機能が搭載されている点です。フォーマットを選ぶだけで文書作成ができるため、一から書類を作る必要もありません。

また、動画のアップロードも可能なので、オンライン商談のやり取りを保管しておくと、社内研修やナレッジの蓄積に役立ちます。外部に資料を共有する際には、専用URLを発行するだけで簡単にシェアすることができます。

2.MyQuick

MyQuickは、比較的安価な料金でありながら、ユーザー数無制限なのが魅力的なサービスです。ランニングコストをおさえながら運用しやすいといった利点があります。

また、最新バージョンも自動でおこなってくれるため、運用の手間がかかりません。セキュリティに関しても、ファイルの暗号化や不審なIPアドレスを制御してくれるので安心です。

3.クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、弁護士がサービスを監修している文書管理システムで、電子署名法に対応しています。書類の保管だけでなく、契約に関する手続きも一元管理したい企業におすすめです。

また、機密情報を扱う金融機関や官公庁も利用しているサービスであるため、万全なセキュリティ体制が構築されています。ほかのシステムとの連携数が圧倒的に多く、業務の効率化が実現可能です。

4.flouu

flouuは、誰でも使いやすいインターフェイスで、文書の修正前後を比較表示で確認したり、変更履歴を残したりできます。スマホやタブレットでの閲覧や編集が可能なので、移動中に作業がしやすく、業務の効率化にも期待できます。

また、文書にコメントをつけたり、チャット欄でやり取りもできたりするため、コミュニティケーションの円滑化にも効果的です。

5.CLOUD CABINET

CLOUD CABINETは、データ化した文書だけでなく紙の文書も保管できます。また、契約の進捗状況も把握できるため、契約更新の見落としを防ぎます。顧客ごとに必要な書類をまとめたい際には、紐付け機能を活用すると検索もしやすくなり、ファイルを探す手間と時間を簡略化することが可能です。

さらに、あらかじめ書類の保管期限を設定しておくと、自動で破棄してくれる機能もあり運用の負担軽減につながります。

6.Fleekdrive

Fleekdriveは、誰もが使いやすい画面と操作性を実現した文書管理システムで、社内でのツールのスムーズな定着に期待ができます。

また、フィル数は無制限であり、さまざまなデータ形式に対応しています。複数の社員が同時にファイルの編集ができたり、チャットやコメント機能が搭載されていたりするので、円滑な業務のやり取りが可能です。

さらに、他のシステムとの連携や、スキャナ・複合機との連携もでき便利です。

7.ActiveAssets

ActiveAssetsは、印刷・出版業界向けに特化したサービスです。高機能な構成システムとして活用できるため、専用ツールや構成ファイルのダウンロードをする必要がありません。

また、データ容量が大きいファイルでも圧縮することなくスムーズに共有できます。ダウンロード期限を設定できたり、校正作業のやり取りもステータス表示も可能です。

8.楽々Document Plus

楽々Document Plusは、ファイルの作成日や製品の型番登録といった情報を追加できるため、情報の整理整頓がしやすいです。複数のファイルをまとめて管理できるので、顧客ごとに書類を保管しておくことも可能になります。

また、ワークフロー機能を活用することで、契約のステータス状況を把握しやすくなります。ファイルの印刷・ダウンロードの柔軟なアクセス権限の設定やログ管理機能も搭載されているので、セキュリティ面でも安心です。

9.X-point Cloud

X-point Cloudは、文書作成フォームが紙の文書と似たように設計されているため、操作が簡単です。書類のテンプレートも豊富にあり、あらゆる業種に対応しています。また、厳格なセキュリティ管理がされているので、情報漏えい対策が可能です。

さらに、書類の作成から申請・承認までのプロセス管理だけではなく、集計機能が備わっている点も魅力的です。部署ごとの経費にかかった項目数やクエリ集計ができたり、作成した集計表をCSVに出力することもできます。

10.invoiceAgent 文書管理

invoiceAgent 文書管理は、書類の取引から管理まで一元管理できるサービスで、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。

紙の書類をスキャンしてデータ化したタイプと電子文書を自動仕分け・保管ができ、ファイルの整理整頓の時間と手間を簡略化することが可能です。ほかにも、情報の改ざんを防ぐ「証跡管理機能」は、文書のデータの処理した日時や担当者を記録できます。

クラウド型の文書管理システムの導入を検討していこう

今回は、クラウド型の文書管理システムについてご紹介しました。インターネット環境があれば、時間や場所を選ばずに業務ができたり、共同編集が可能になったりするため、非常に便利です。

また、ファイルの保管・管理だけでなく、他のサービスとの連携ができると、作業効率アップも実現できるでしょう。

自社に最適なシステムを選ぶためにも、導入目的や必要な機能の有無を比較しながら検討してみてください。