経費精算可能な飲食費とは?精算対象や処理方法・上限金額などのルール解説

2022/8/18 2022/08/18

経費精算システム

飲食店での支払いと経費精算

取引先との商談やMTGなどで飲食店を利用することが多いかもしれません。その際に支払う飲食代は交際費に含めるのかもしくは会議費として経費精算を行うのでしょうか。本記事では飲食費とは何か、飲食費精算の対象や処理方法や注意すべきルールについて解説します。

飲食費の経費精算の基本知識を解説

ここでは、飲食費に関する経費精算の基本知識について解説します。

そもそも飲食費は、税務上は「接待飲食費」と呼ばれます。接待飲食費は税法上の「損金(会計上の経費・費用のことです)」として計上できますが、計上にあたってはルールを守ることが前提です。

接待飲食費とは、飲食にかかる費用の内、社内での飲食を除くものです。計上にあたっては、領収書(レシート)を用い、以下の項目を記録します。

  • 参加人数
  • 相手先の会社名
  • 飲食の日時 など

上記の情報は、領収書の裏などに記しておくと良いでしょう。

経費精算できない飲食費は?

全ての飲食費が経費精算できるわけではなく、一定のケースでは否認されることもあります。例えば、以下のケースでは飲食費を経費精算することはできません。

  • 領収書(レシート)がない
  • 1人で食事をした場合

上記はあくまでも例であり、実際にはケースごとに判断します。基本的な原則は、「その食事業務・ビジネスに関係するものか」ということです。プライベートな食事とみなされるものは、原則として経費精算できないとして否認されます。

領収書がなければ、業務上必要な食事であったことを証明できません。また、1人で食事をした場合、それがどんな状態だったとしても経費精算はできないので注意が必要です。たとえ食事中に仕事の資料を作ったり、出張先であったりした場合でも生活費として判断されます。

飲食費の勘定科目とは

飲食費は、状況によってさまざまな勘定項目として計上されます。主な勘定項目は以下のとおりです。

  • 交際接待費:業務に関係がある特定の人に対する、接待や慰安などを目的とした費用
  • 会議費:会議に関連し、飲食物を準備するために通常必要な費用
  • 福利厚生費:従業員の慰安を目的とした旅行やその他アクティビティに通常必要な費用

会議費は、参加者が提示した個々の金額がそれぞれ異なると、プライベート目的とみなされる可能性があるため、注意が必要です。

福利厚生費は、従業員全員あるいは相当数が参加していなければ、否認される可能性があります。交際接待費は、他の2つに該当しない費用とイメージすると整理しやすいでしょう。

飲食費の経費精算は支払う金額がポイント

飲食費の計上は、1人当たりの支払い金額が大きなポイントです。具体的には、1人当たり5,000円以下であれば会議費、5,000円超であれば交際接待費として計上します。

例えば、領収書の金額が5万円だったとしても、5人で飲食した場合と10人で飲食した場合では勘定科目が異なります。5人で飲食した場合は、1人当たり1万円となり交際接待費、10人で飲食した場合は、1人当たり5,000円となるため、会議費として計上可能です。

上記の事情から、食費を経費精算するためには金額や日時、食事した相手だけでなく、人数の記載が必要になると覚えておきましょう。

1.交際費

交際費は、社外の特定の人に対する接待や慰安、懇親などを目的とした費用のことです。個人事業主の場合は、交際費として計上できる金額に上限はありません。

しかし、資本金が1億円以下の企業における交際接待費の年間上限額は、800万円です。社外の人に対する接待や懇親が目的の飲食の内、5,000円超が交際費、5,000円以下が会議費と整理しておきましょう。

2.会議費

会議費には、会議を目的とした飲食に加えて、1人当たり5,000円以下の飲食費(目的が交際費に該当したとしても)も含みます。

また、会議費として経費精算するにあたり、メンバーに社外の人が入っていても、申告可能です。従業員か社外の人かという点は、会議費の適用において問題にはなりません。

ただし、領収書の項目の中にアルコール関連の支払いが含まれている場合は、会議費として認定されない可能性があります。会議費はあくまでも会議に使う費用であるため、アルコールが入っている場合は会議として不適切とみなされるからです。

端的には、「1人当たり5,000円超の高い飲食物」「アルコール」は会議費として不適切だとイメージしておきましょう。

3.福利厚生費

福利厚生費には、「役員や従業員の慰安」を目的とした支出が該当します。しかし、場合によっては「役員や従業員への給料」とみなされ、所得税の課税対象になるため注意が必要です。

具体的には、従業員1人あたり月額3,500円までが福利厚生費の上限となります。また、食事代の場合、半額以上を従業員に負担してもらわなくてはなりません。

個人事業主の飲食費は経費精算の対象?

個人事業主をして活動している方の中には、飲食費の扱いについて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。経費として計上できる場合は、漏らさずに経費精算しておきたいところです。ここでは、個人事業主の飲食費について解説します。

1人での昼食などは原則NG

前提として、1人で食事をした場合は原則として経費精算できないと考えておきましょう。経費は「業務上必要な費用」であり、プライベートで発生した費用は経費には該当しません。仕事をしながら食事をしていたとしても、業務において食事が必要だったとは断定できないためです。

ただし、打ち合わせのために喫茶店に行き、打ち合わせ終了後から次の用件に向かうまでの間の食事であった場合、場所代として経費精算が認められる可能性があります。業務上の必要性が分かるように、目的をメモしておくことをおすすめします。

個人事業主の場合、勘定科目は基本的に交際費として計上すると覚えておいて問題ありません。内容を分けて管理する場合、「アルコールが入っている」「1人当たり5,000円超」の場合は交際費、それ以外は会議費として整理すると良いでしょう。

福利厚生費は、従業員の慰安を目的とした費用であるため、従業員がいないケースや専従者だけで飲食した場合は利用できません。ランチミーティングも経費計上できますが、あまり特定の人とばかりだと、「本当に業務上必要なの?」と疑われやすく、税務署からチェックされる可能性があります。

飲食費に関するその他の経費精算について

飲食費については、これまで紹介した内容以外にも知っておくべきポイントがあります。ここからは、飲食費に関するその他の経費精算について見ていきましょう。

1.飲み代は経費計算が可能

アルコールを伴う飲食の場合でも、経費計上は可能です。この場合、会議費としては相応しくないため、福利厚生費もしくは交際費として計上しましょう。

ただし、アルコールを伴う場合は、税務署から「業務上必要なのか?」という疑問を持たれてしまう傾向にあります。そのため、飲食の目的や日時、人数などは徹底して記録しておくことが重要です。

割り勘の場合も経費精算の対象になる

割り勘で食事代を払うケースでも、経費精算はできます。ポイントは、領収書を分けてもらうことです。会計時に忘れずお店に依頼しましょう。もし領収書がない場合は、自社で出金伝票を作ります。

支払い額以上の飲食費を経費精算する場合

実際に支払った金額以上の領収書を受け取った場合、あくまでも常識的な範囲ですが、経費計上はできます。例えば、3人で飲食をして3万円の領収書が出たとします。

もし領収書が必要な人がこの内2人だけだった場合、2人で飲食代を支払ったとみなして、一人あたり15,000円分の経費計上が可能です。経費が増えれば法人税の課税所得が下がるため、法人側としては常識の範囲内で活用したいところです。

2.弁当代も経費計算の対象

お弁当の費用も、経費計上できます。ランチミーティングにお弁当を頼んだ場合は、会議費に仕分けするのが通常です。この際、一人当たりの弁当代がバラバラだと「本当に業務上だったのか?」と指摘を受ける可能性があるため、個々の弁当代金が同じになるようにします。

飲食費の経費精算に関する注意点

飲食費はさまざまなパターンで経費精算できますが、実際に計上するにあたって気を付けておきたいポイントもあります。そのためこの章では、飲食費の経費精算に関する注意点を紹介します。

1.領収書は記載内容をチェックして保管する

経理を担当する人は、領収書を受け取る際に必ず記載内容を確認してから保管することが大切です。後で不備に気づいても、修正してもらえる可能性が低いからです。以下のポイントについて、不備がないかチェックしてください。

  • 飲食店名
  • お店の連絡先と住所
  • 飲食代金
  • 飲食の内容

2.自宅周辺の飲食には注意する

自宅周辺の飲食店での飲食にも、注意が必要です。自宅近くの飲食店を利用した場合「プライベート利用では?」という疑念を持たれる可能性があるためです。自宅付近の飲食での費用は絶対経費精算できないというわけではありませんが、何度も利用するのは避けた方がよいでしょう。同様の理由で、会社付近の飲食店で飲食が伴う会議をする際にも要注意です。

3.会議費の頻繁に申請することは避ける

接待交際費には年間で上限があるため、一定の基準に適合する費用は会議費として上手に計上したいと考えるかもしれません。しかし、会議費を頻繁に申請するのは、避けた方が無難と言えます。理由、頻繁に会議費を計上していると、「本当にこんなに会議している?」と税務署に疑念を持たれてしまうからです。

また、勘定科目が会議費に偏っており、交際接待費や福利厚生費が明らかに少ない場合も、指摘の対象となる可能性があります。会議費としての計上は、常識の範囲内に留めることを意識しましょう。

4.出張時の食事代は経費精算できない

出張中に支出した食事代は、経費計上できないため注意が必要です。計上する場合は、2名以上で打ち合わせをしたなどのメモが必要になります。

5.虚偽の申告は絶対に行わない

当然のことではありますが、虚偽の申告は絶対に行わないでください。経費の水増しや繰上計上などは、重加算税の対象です。

重加算税とは、附帯税のひとつである過少申告課税などの税金が課せられる際に、改ざんや隠匿などの悪質的なやり口が確認されると、代わって課される税金のことです。必要以上の税金を支払った上に法人としてのイメージ低下にもつながるため、絶対に避けなければなりません。

6.取引先との接待は必要最低限に

取引先との接待は、必要最低限に留めるか、許容を越えていると判断した場合は自費で対応するべきです。あまりに頻度が高いと、やはり税務署から疑念を持たれる可能性があります。

飲食費の経費精算を効率よくするシステム3選

飲食費を経費精算するにあたって効率的かつ正しく計上するためには、経費精算システムを利用することが重要です。そのためこの章では、飲食費の経費精算においておすすめの経費精算システムを3つ厳選してご紹介します。

1.楽楽精算

楽楽精算は、専任担当によるサポートが受けられる経費精算システムです。専用のアプリを使用して領収書の画像を撮影することで、金額や取引先、受領日などが自動でデータ化されます。外出先からの経費精算を簡単にできる、おすすめのツールです。

提供元 株式会社ラクス
初期費用 110,000円(税込)
料金プラン 33,000円(税込)/月~ 
導入企業数 約10,000社(2022年4月時点)
機能・特長
  • 専任スタッフによる丁寧なサポート
  • 専用アプリで領収書の読み取りが可能
URL 公式サイト

2.ジンジャー経費

ジンジャー経費は、画面が分かりやすいことで知られる経費精算システム。データ閲覧時にソート(規則に沿って並べ替えること)をかけられるため、例えば複数名で交際を利用した場合に1人当たりの利用代を備考欄に記載しておけるなど管理が楽です。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 330,000円(税込)
料金プラン 550円(税込)/月、1人あたり
導入企業数 1万5,000社以上(シリーズ累計)
機能・特長
  • 使いやすく分かりやすい画面表示
  • データ閲覧時にソートが可能
URL 公式サイト

3.ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、ユーザーあたり440円(税込)で利用できる、コストパフォーマンスに優れた経費精算システムです。必要な費用が一通り搭載されており、外出先での申請・承認もしやすくなっています。

提供元 株式会社 DONUTS
初期費用 中小企業:無料
大企業:要お問い合わせ
料金プラン 中小企業:440円(税込)/月、1ユーザーあたり
大企業:要お問い合わせ
導入企業数 シリーズ累計15万社以上
機能・特長
  • シンプルでかんたんなUI
  • コストは業界でも最安クラス
  • 必要な費用を一通り搭載
URL 公式サイト

飲食費の勘定科目条件を把握して適切に経費精算しよう

飲食費は、経費として計上することが可能です。主な勘定項目は交際費、会議費、福利交際費の3種類であり、状況に応じて適切に計上することが求められます。税務署からの指摘を避けるためには、疑念を持たれないようにしっかりと情報を記録し、不正計上は避けなければなりません。

飲食費の経費精算を正確かつスピーディにこなすためには、経費精算システムの導入がおすすめです。自社の目的や状況に適したサービスを利用し、正しく無駄のない飲食費の経費計上を行うことをおすすめします。

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