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経費精算はレシートでも問題ない？領収書との違いや法的見解を簡単に解説
経費精算はレシートでも問題ない？領収書との違いって何？レシートと領収書の違いは宛先のあるなしのためレシートでも問題ありません。又レシートを紛失してしまった場合どうしたら良いのかもお伝えします。現在では法改正によりレシートの電子データ保存も可能になりました。
目次
そもそも領収書とレシートの違いとは？
経費精算には必ず「レシート」ではなく「領収書」が必要と認識されている方も多いのではないでしょうか。
しかし実は、税法上、「領収書」と「レシート」の明確な区分はなく、どちらも経費を証明するための証憑書類として使用することが可能です。
その上で、レシートと比べた際の領収書の大きな違いは、以下のような点にあると考えられます。
- 購入者が発行を依頼しなければ発行されない
- 販売者の押印がある
- 宛名が記載される
- 手書きで発行されることがある
わざわざお願いして発行してもらう点や押印があることから、領収書が「正式な書類」と捉えられているケースが多いのですが、実際はどちらも証憑書類として有効な書類なのです。
領収書とレシートを両方出してもらえない理由
領収書の発行をお願いした場合、レシートは渡されないか、もしくは、回収されることになるかと思います。
これは先にお伝えした通り、領収書とレシートが、どちらも証憑書類としての効力を持っていることが関係しています。
レシートと領収書を両方発行したり、複数の領収書を発行したりする行為は「二重発行」と呼ばれていますが、二重発行は、重複した経費の計上による税金の過少申告といった不正につながるリスクがあるため、NGとされているケースが多いのです。
また、領収書の発行については、売り手の義務とされていますが、領収書の再発行については、売り手の義務ではない点も覚えておくと良いでしょう。
経費精算はレシートでも可能
前述の通り、レシートも領収書と同様に、金銭を支払ったことを証明する証憑書類として認められています。そのため、経費精算の際の証拠書類として使用することができます。
しかし、多くの企業では経費精算における支払いの証明として、原則、レシートではなく領収書の提出が求められることも多いのではないでしょうか。
なぜ「領収書」を原則とするのか
経費精算時の提出書類として、領収書を原則とする社内規定を設けているケースが多い背景には、領収書の特徴である「宛名」が関係しています。
経費精算、つまり会社が経費として計上する会計処理の上では、支払った事実の証明ができれば、「宛名」は、必ずしも必要ではありません。そのため、レシートでも経費精算が可能ということになります。
しかしながら、消費税の二重課税を防ぐための措置である「仕入額控除」を受けるための書類として領収書を使用する場合においては、「宛名」記載が必須の要件となっているのです。
このように、どのような会計処理を行うかによって、宛名の必要性が変わってくるため、安全策として、領収書の提出を原則としているケースが多いのだと考えられます。
経費精算書類に求められる記載要件
経費精算であれば、宛名がなくても可能な旨をお伝えしましたが、もちろん必ず記載が求められる項目もあります。
経費精算の際に記載が必要な項目は、以下の4項目です。
- 取引の年月日
- サービス・商品の詳細
- 支払った金額
- 商品・サービスを提供した事業者の名称
つまり、いつ、どこで、なにを、いくらで購入したかがわかる内容であることが必要です。
宛名を省略してもよい場合
できれば「宛名」の記載があった方が安心といえる経費精算時の書類ですが、実用性における観点から、消費税法上は宛名の省略や証憑書類を不要とする特例が適用される場合もあります。
どのような要件にて、例外が認められるのか、2つのポイントに分けて確認しましょう。
ただし、これらはあくまで税法上のルールにすぎず、会社に「経費精算」を求めるのであれば、多くの場合、何らかの支払いを証明する書類が必要となるのが一般的です。必ず社内の規定にそった書類を用意しなければならない点に注意しましょう。
1：3万円未満の取引
3万円未満の取引については、帳簿への記入のみで、領収書は不要とされています。
しかしながら、2023年10月に導入予定の通称「インボイス制度」開始後には、領収書の受領と保存が必要となるため注意が必要です。
ただし、電車やバスなど公共交通機関を使用した3万円未満の交通費、自販機での購入など、現実的に請求書や領収書などの証憑書類の発行が困難なケースについては、これまでと同様に、帳簿への記載のみで仕入額控除が認められます。
2：特定の業種を利用した場合
消費税法上の証憑書類とするためには、「書類作成者の氏名又は名称」「取引年月日」「取引詳細」、「取引金額」、「宛先（宛名）」の記載があることが原則となりますが、以下の業種から受け取る領収書については、宛名の記載がなくても証憑書類として認められています。
- 小売業
- 旅客運送業
- 旅行業
- 飲食業
- 駐車場業
そのため、上記の業種にて発行され、かつ宛名以外の記載事項が網羅されていれば、レシートであっても仕入額控除を受ける際の証憑書類として利用することができます。
レシート以外に領収書の代わりに使用できるもの
経費精算の際に、領収書の代用とできる書類は、レシートだけではありません。また、中には慶弔関係の出費など、そもそも領収書が発行されない経費もあるでしょう。
そのため、以下のような書類は、多くの場合、領収書の代用として認められます。
- 利用明細や利用履歴（クレジットカード、電子マネー、ICカードなど）
- ETC利用料金の明細
- ATMの振込明細や通帳記録
- 慶弔関係の招待状や案内状
- 請求書、納品書、メールなど
- 出金伝票
ただし上記の書類を使用する場合も、経費精算の際の領収書に求められている事項（情報）の保存が、原則的な前提となっていることを念頭に置くようにしましょう。
領収書よりもレシートのほうが税務上は信頼性がある？
領収書は、「お品代」など、取引の詳細が省略されることも多く、また、手書きで発行される場合もあります。
一方のレシートは、印字された書類のため改ざんリスクが手書きの領収書よりも低く、また、取引の詳細についても、商品（サービス）名や個別の金額といった詳細が印字されています。
これらのことから、税務調査の上では、領収書よりもレシートの方が疑われる余地が少なく信頼性が高いとも考えることができるのです。
レシートを紛失した場合の経費精算の注意点
主に営業職などの職種においては、毎月多くの経費精算が発生することもあるでしょう。
レシートや領収書を大量に溜め込んでしまった結果、紛失してしまうことも珍しくはありません。その場合、まずは、購入したお店などに再発行ができるかを聞いてみましょう。
例えば、汚破損などにより手元に原本はあるものの再発行が必要なケースであれば、原本と引き換えに領収書を発行してもらえるかもしれません。
しかし、紛失したレシートや領収書であれば、再発行には応じてもらえないケースがほとんどです。
また、領収書やレシートのコピーについては、二重発行による不正な経費計上防止の観点から、経費を証明する証拠書類として使用することはできません。
上記の通り、経費精算には、レシート、領収書のいずれも原本が必要となります。
そのため、領収書がなく、領収書の代用となるような書類も残っていない場合は、まず経理担当者に相談し判断を仰ぐ必要があります。
ただし、経費としての精算はできないとの判断になったとしても致し方ないといえるでしょう。
カード明細を領収書の代用にした経費精算はOK
昨今では、キャッシュレス化も推進され、現金での支払いではなく、クレジットカードで支払うことも多くなりました。
そこでクレジットカードで支払った場合にカード会社より発行される利用明細書を経費精算の証憑書類として認める企業も増えています。
ちなみに、もしクレジットカードでの経費の支払いが頻繁に発生するようであれば、法人カードの導入を検討することで、経理と従業員の双方にとって負担のない経費精算が可能になるでしょう。
レシートや領収書の電子化は経費精算にも関係する？
2020年の電子帳簿保存法改正により、現在、多くの企業が領収書やレシートを電子化するようになりました。また、電子化とともに経費精算をオンライン化した企業も多いのではないでしょうか。
経費精算のオンライン化は、経理担当者のみならず、経費を申請する社員においても、利便性が大きく向上する仕組みであるといえます。
ただし、電子化されたデータが証憑書類として認められるには、一定水準以上の解像度が求められる点や、必ずカラーで保存しなければならないなど、守るべき要件が定められていることについてもある程度は認識しておく必要があるでしょう。
また、テレワークなどを実施している企業においては、レシートや領収書の電子化を社員が行う場合もあります。
法令上は、電子化した書類の原本は、すぐに破棄することが可能であり、原本が二重に存在するリスクを避けるため破棄すべきであるとされていますが、念の為、経理担当者の確認を終えてから破棄するようにすると良いでしょう。
レシートは経費精算に利用可！正しい理解を
税法の違いにより、証憑書類としては「宛名」の必要性が異なる場合があるものの、社員による「経費精算」においては、ほとんどの場合、レシートでも可能な点をお伝えしました。
金額や支払い先によっては、税法上、領収書が不要とされている例もありますが、それ以前に経費精算は「社内のルール」に従って行うことが原則です。
社内規定をしっかりと確認し、思わぬ自腹や経理担当者へのイレギュラーな対応を求めるような事態にならないよう、正しい知識を身につけておくようにしましょう。
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