【最新】おすすめ経費精算システム20選！特徴・機能・費用を徹底比較！

経費精算システムの選び方

経費精算を手作業で行うと多くの時間がかかるうえ、ミスも発生しやすくなります。

しかし、経費精算システムを使うとそのような悩みの解消につなげることも可能です。経費精算システムの導入を検討しているが、どれを選んだらいいかわからない方に向けて、経費精算システムの選び方について紹介していきます。

• 自社の規模に合っているか
• 自社で必要な経費に対応しているか
• テレワークに対応しているかどうか
• 従業員が使いやすいかどうか
• 仕分け作業が簡易化できるか
• 料金は適切か
• アフターサポートがあるか
• 電子帳簿保存法に適合しているか

(1)自社の規模に合っているか

自社の規模に合っているかをまず確認しましょう。社員が数人程度の規模ならばコスト面から考えると導入は考えなくてもよいかもしれません。

また、システムによっては料金に最低人数が設定されている場合もあるため、使用する人数がその数に達しない場合でも、提示されている料金を支払う必要があります。

(2)自社で必要な経費に対応しているか

自社で必要な経費に対応しているかも大切です。たとえば、、経費精算を行う際、処理件数や接待交際費が少なく、経費の多くを交通費が占める場合などは、多機能な経費精算システムが必要とは言い切れません。

そのため、システムを導入しないといった選択肢や、自社の課題に適した経費精算システムを選びましょう。

(3)テレワークに対応しているかどうか

テレワークに対応しているかどうかも重要なポイントです。近年、働き方は大きく変化しており、テレワークもその一例になります。

テレワークの場合は会社に出社しないため、従来の紙での申請はできません。そのため、会社の働き方によっては、スマホで経費精算の申請に対応している点も確認することをおすすめします。

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(4)従業員が使いやすいかどうか

従業員が使いやすいかどうかを確認しましょう。複雑で使いにくいシステムは従業員のモチベーション低下につながり、せっかく導入したのにシステム自体が使用されなくなるケースも考えられます。そのため、実際にシステムを使用する社員が使いやすいものを選ぶ必要があるでしょう。

また、スキャン機能やICカードと連携ができるシステムを導入することにより、従業員の負担を軽減し、作業の効率化も可能です。

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(5)仕訳作業が簡易化できるか

仕訳作業が簡易化できるかも経費精算システムを選ぶうえで重要な点です。経費精算システムには、自動仕訳機能を搭載しているものもあります。

これを使えば、作業時間の削減ができ、間違いの多かった仕訳作業もミスが少なく行えるでしょう。

▷経費精算が面倒すぎる？よくある課題と手間を減らす解決策を紹介！

(6)料金は適切か

料金は適切かチェックしましょう。経費精算システムの費用は、大きく分けて初期費用と月額料金に分類できます。一般的にクラウド型のシステムの費用は低く、買い切り型の費用は高く設定されていることが多いです。

経費の種類や従業員数が少ない場合、システムによってはコストが割高になる可能性もあります。そのため、自社に合わせたシステムを検討する必要があるでしょう。

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(7)アフターサポートがあるか

アフターサポートがあるかどうかの確認も大切です。システムを導入したはいいものの、使い方がよく分からなかったり、導入後にトラブルが発生する可能性があります。

そのため、導入後の運営に不安がある会社は、アフターサポートが万全であるシステムを選ぶことをおすすめします。

(8)電子帳簿保存法に適合しているか

電子帳簿保存法に適合しているかを確認しましょう。2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、一定の要件を満たせば電子データで原本の保存も認められるようになりました。

将来的にペーパーレス化を考えている会社は、電子帳簿保存法に適合しているシステムを選びましょう。その際は、どこまで電子帳簿保存法に対応しているかや、システムの運用方法もしっかりと確認し、自社に適したサービスの検討をおすすめします。

▷電子帳簿保存法の経費精算に対する影響は？対応要件やシステム選定のポイント

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【比較表付き】おすすめ経費精算システム20選

おすすめ経費精算システム20選を比較表を用いて紹介します。

各社それぞれ強み等があるため、どのような違いがあるか理解していきましょう。　

(1)jinjer経費

jinjer経費はクラウド型経費システムです。基本的な経費精算機能だけでなく、オプションの追加により日々の勤怠管理やワークフロー管理もできます。また、スマートフォン対応であるため外出が多い営業担当者にも最適です。

(2)楽楽精算

楽楽精算は株式会社ラクスが提供している、累計導入社数がNo.1の経費精算システムです(同社ホームページより)。様々な場面で活用できる機能が備わっているので、万能性を求めている会社におすすめです。

(3)ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の経費精算管理ソフトです。30日間の無料トライアル期間も設けており、最短で即日の利用が可能なため、少しでも早くシステムを導入したい人に対して向いているといえます。

(4)マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供しているクラウド型経費精算システムです。多機能でありながら使いやすく、同社が提供している他のツールと組み合わせれば、業務効率の改善が期待できます。

(5)Concur Expense

Concur Expenseは、株式会社コンカーが提供する国内売上No.1の出張・経費管理クラウドシステムです。様々な決済システムと連携しているだけでなく、ペーパーレスやキャッシュレス機能に対応できるため、様々な経費精算が可能になります。

(6)Team Spirit

Team Spiritは、株式会社チームスピリットが提供するクラウド型の経費精算システムです。1,600社以上が導入しており、解約率も0.58％と大変低い数値となっています。法改正等のメンテナンス費用も無料であるため、導入後のフォローも万全といえるでしょう。

(7)TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、株式会社TOKIUMが提供するクラウド型の経費精算システムです。導入により経理担当者の業務時間が約10分の1に短縮も可能になります。また、シンプルな操作方法も好評であるポイントの1つです。

(8)HRMOS経費

HRMOS経費は、イージーソフト株式会社が提供するクラウド経費システムです。操作がシンプルで使いやすいうえに、回数無制限の電話・メールサポートもあるので、、アフターフォロー重視で選びたい場合には適しているといえるでしょう。

(9)経費精算freee

経費精算freeeは、freee株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。大企業だけでなく、中小企業や個人事業主まで対応しており、操作方法もシンプルなため使いやすいソフトといえます。

(10)rakumoケイヒ

rakumoケイヒは、rakumo株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。一番の魅力はNAVITIMEと連携している点でしょう。この連携により交通費精算にかかる手間を大きく減らすことができます。

(11)経費BankⅡ

経費BankⅡは、SBIグループのSBIビジネス・ソリューションズ株式会社が運営するクラウド型の経費精算システムです。ユーザーは5人から始められるため、少人数の会社にも適しています。また、多くのオプションも用意されており、用途に応じて様々な場面で活躍できます。さらに、同じSBIグループである住信SBI銀行と連携を行えば、業務効率もあがるでしょう。

(12)Smart Go Staple

Smart Go Stapleは、日本情報通信株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。24時間365日のユーザーサポートであるため、不具合などが発生した場合、いつでも対応可能である点が最大の特徴です。

(13)MAJOR FLOW Z KEIHI

MAJOR FLOW Z KEIHIは、パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供している経費精算システムです。クラウド型とパッケージ版があり、自社に合ったものを選ぶことができるので、用途に応じてカスタムしたい会社におすすめです。

(14)らくらく旅費精算

らくらく旅費精算は、株式会社無限が提供するクラウド型の経費精算システムです。業務管理システムでは、業界シェアNo.1(自社ホームページより)を占めています。

また、教育費用はかかりますが、導入時のサポートもしっかりしているうえ、14日間の無料トライアル期間も設けているため、導入前に使いやすさを確認することも可能です。

さらに交通系ICカードから履歴が分かる機能もあるので、交通費精算が多い会社では重宝するでしょう。

(15)J's NAVI NEO

J's NAVI NEOは、株式会社 JTBが提供するクラウド型の経費精算システムです。提供元が旅行代理店であるため、チケット手配がスムーズに行える点が最大の魅力でしょう。

また、国内製であるため安心して使えることもメリットの1つです。

(16)kincone

kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供するクラウド型の経費精算システムです。最低5人から導入が可能であり、さらに1人あたりのコストが月額220円なので、コストを気にしている会社に最適なシステムといえるでしょう。

(17)MOT経費精算

MOT経費精算は、株式会社バルテックが提供するクラウド型の経費精算システムです。1IDあたり199円と業界最安値の提供価格となっています。また、費用が安いといっても機能面はしっかりと充実しており、さらにアップデートも無料で随時行われる点も魅力の1つです。

(18)Spendia

Spendiaは、TIS株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。経費精算だけでなく、予実管理もできるのが魅力の1つです。また、出張時に発生する交通費精算の機能も優れており、手間がかかる作業の効率化も可能になります。

(19) WAVE225旅費・経費精算/稟議

WAVE225旅費・経費精算/稟議は、NTTグループである株式会社NTTデータウェーブが提供するクラウド型の経費精算システムです。

費用は他のシステムと比べると高めですが、そのぶん多くの機能が搭載されています。また、自社に合ったカスタマイズをすることも可能なため、さらに使いやすくできる点も魅力の1つでしょう。

(20)Ci*X Expense

Ci*X Expenseは、株式会社電通国際情報サービスが提供するクラウド型の経費精算システムです。主に大企業向けのソフトになります。グループで導入が前提になっているため、経費精算などにかかる時間を短縮したい大企業に向いているといえるでしょう。

経費管理は精算システムがおすすめ！主な機能を解説

精算システムの主な機能を解説します。

• 交通費など諸経費の入力
• OCR機能で領収書の文字を読み取り
• 経費の承認
• 自動仕訳
• 会計ソフト等などの連携
• 銀行データとの連携
• 電子データの保存

(1)交通費など諸経費の入力

交通費の精算では、出発地と目的地を入力するだけで交通費の入力を補助してくれる機能があります。

また、クレジットカード、ICカードやアプリなどと連携すれば、入力にかかっていた時間も削減することが可能です。

(2)OCR機能で領収書の文字を読み取り

OCR機能で領収書の文字を読み取りすることができます。領収書をスマホのカメラで撮影するだけで、金額や項目など自動で入力し申請書の作成が可能です。

領収書をもらったときにその場で撮影すれば、すぐに申請書の作成も可能になるため、時間がない外回りの営業担当者の手間を省くことができるでしょう。

▷経費精算の領収書は電子化で効率化！方法やメリット・注意点を解説

(3)経費の承認

経費の承認もパソコンやスマホを使えば容易です。また、申請内容に不備や疑問点があれば、コメント機能で確認することもできます。

そのほかにも、規程などを設定して「一定額以上の経費は部長決裁にする」というようなことも可能です。

(4)自動仕訳

経費申請のデータを基に仕訳を行いますが、この作業は予想以上に手間がかかる場合もあります。

しかし、自動仕訳機能を使えば、申請内容から勘定科目などを自動で読み取ってくれるため、時間の短縮が可能です。

(5)会計ソフト等との連携

経費精算システムと使用している会計ソフト等の連携ができれば自動仕訳が行われるため、人間が行う作業は主に自動仕訳の結果を確認するだけになるでしょう。

その結果、経理の作業時間の削減につながるだけでなく、人的ミスの大幅な削減も可能です。

(6)銀行データとの連携

銀行データとの連携をすることにより、振込先や金額も自動リンクが可能です。また、このリンクをそのまま使用するため、振込先のミスなども削減できるでしょう。

(7)電子データの保存

電子帳簿保存法に対応しているシステムを使えば、自動的に要件を満たした運用が可能です。外出先で撮影した領収書も電子データとしての保存もできるうえ、検索も容易なため作業の効率化にも貢献できるでしょう。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するメリットを解説します。

• 従業員の経費入力作業の負担軽減
• 経理の仕訳処理等の効率化
• 人的ミスの抑制
• 上長の承認作業の簡易化
• 電子帳簿保存法の遵守

(1)従業員の経費入力作業の負担軽減

従業員の経費入力作業の負担軽減ができます。経費精算システムを導入することにより、パソコンやスマホで申請が可能になるため入力作業の効率化が可能です。

特に外回りなどでなかなか経費申請の時間がとれない人でも、スマホから入力ができればスキマ時間で処理ができ、負担軽減につながるでしょう。

▷経費精算のペーパーレス化は進めるべき！紙運用を廃止するメリットとは？

(2)経理の仕訳処理等の効率化

システム導入により、自動仕訳や銀行データの自動形成が可能になりました。その結果、今まで多くの手間がかかっていた経理作業の削減が期待でき、業務の効率化に繋げらるでしょう。

(3)人的ミスの抑制

経費申請時に領収書等の写真を取れば、自動読み取り機能の活用で入力も自動化されます。その結果、経費精算にかかる時間も短縮できるだけでなく、大幅な人的ミスの抑制が可能になるでしょう。

(4)上長の承認作業の簡易化

初期設定時に設定金額の上限を決めておき、上限を超える場合のみ上長が承認できるよう設定を行えば、データを直接上長の元へ送ることもでき、上長の承認作業の簡易化につながります。

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(5)電子帳簿保存法の遵守

電子帳簿保存法対応に対応しているシステムを導入すれば、この法律の要件も自動的に満たすことが可能です。

また、電子化により領収書等の紛失のリスクも少ないだけでなく、検索やアップロード機能を利用することにより、作業の効率化にも貢献できるでしょう。

経費精算システムを導入するデメリット

経費精算システムを導入するデメリットを紹介します。

• 使いやすいシステムかテストをする必要がある
• 業務フローの変更が必須である

(1)使いやすいシステムかテストをする必要がある

使いやすいシステムかテストをする必要がある点がデメリットの1つになります。経費精算システムを導入したはいいものの、従業員が使いにくいと感じてしまい、申告の際に時間等がかかってしまうことも予想されます。

そのため、無料トライアル期間があるシステムを活用し、使い勝手を実際に確認することが重要です。

(2)業務フローの変更が必須である

業務フローの変更が必須である点もデメリットになります。今まで紙で経費精算を行っていた場合には、業務フローを変更する必要があります。変更した際の従業員の混乱を防ぐためにも、事前に説明を行う方がよいでしょう。

機能や料金を比較して経費精算システムを導入しましょう！

経費精算システムは、各社様々な機能があり非常に便利なシステムです。また、料金面も幅広く設定されているため、様々な方面から比較をおこなって自社に合った経費精算システムを導入しましょう。