無料で使える経費精算システムを紹介!無料トライアルや低価格サービスも!

2022/2/26 2022/02/26

経費精算システム

電卓を持つ笑顔のビジネスウーマン

経費精算システムを導入したいけど、無料のものや低価格のものから始めたいと考える経理担当者の方も多いのではないでしょうか。この記事では、無料トライアルがある、あるいは費用を抑えた導入・運用が開始できる経費精算システムをご紹介します。無料の経費精算システムの注意点についても解説しますので、ぜひ導入される際の参考にしてください。

無料で使える経費精算システムがおすすめの理由

経費精算システムに求める機能は、企業によってそれぞれといえるでしょう。そのため、必要な機能が備わっていなければ、高額であっても会社の経費精算を最適化できるとは限りません。

とはいえ、ツールの利便性や機能は、実際に使ってみなければ分からないことも多いものです。そこでおすすめしたいのが、無料で使えるシステム、もしくは、無料のトライアル期間がある経費精算システムです。では、無料で使える経費精算ツールを使うメリットについて、いくつかのポイントをご説明しましょう。

本当に使いやすいか複数のツールを比較できる

せっかくお金をかけて導入しても、使いにくかったり、必要な機能が備わっていなければ、コストの無駄になりかねません。そのようなミスマッチを防ぐには、導入する前に、一度使ってみるのが一番です。

まずは、無料のツールで経費精算のシステム化を試してみるのもいいですし、経理業務の本格的な効率化を見据えて、無料トライアル期間が設けられている経費精算システムをいくつか選び、相性を試してみるのもいいでしょう。

無料なのでコストがかからない

無料で使える経費精算システムの大きなメリットは、当然ですが、システムの運営コストがかからないことです。導入コストと運用コストの両方が無料であれば、手軽にいつからでも使い始めることができます。

ただし、便利な一方、有料のシステムと比べ、機能やカスタマイズできる要素が少ないのも無料システムの特徴です。精算業務のシステム化の目的や求める機能によっては、無料システムだけではカバーしきれない部分が出てくることもあり得ます。

自社で必要な機能をあらためて洗い出しできる

実際に、無料システムを使って経費精算をしてみることで、自社の経理処理に必要とする機能とそうでない機能を正確に洗い出せるというメリットがあります。

経費精算システムに必要な機能は、企業の規模や業種によって異なります。機能の要不要がしっかりと把握できれば、将来的に有料システムへの移行を検討する際も、コストを最小限に抑えることが可能です。

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無料で使える経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ時点で重視したいのは、「利用形態」「搭載されている機能」「無料期間が何日間あるか」「トライアル終了後の費用はいくらかかるのか」などといった点です。また、無料期間中にシステムの機能を最大限に試さなければならないので、その間どんなサポートが受けられるかについても調べておくと万全です。

(1)利用形態で選ぶ

無料の経費精算システムの中でも、特に大切なポイントが利用形態です。利用形態には大きく分けて「クラウド(SaaS)型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の3種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

どの形態がより優れているということではありませんので、企業の規模や使い勝手などと照らし合わせて選ぶといいでしょう。

#1: クラウド(SaaS)

初期費用を抑えつつ、経費精算システムを利用したい場合におすすめなのが、クラウド(SaaS)型です。自社内にサーバーなどといったインフラ機器の設備を整える必要がないので、初期コストが大きく抑えられます。

また、サービス契約後は、Webブラウザ上で設定を行うだけですぐに使い始めることが可能です。インターネット環境さえあれば、オフィス外からも操作できるため、テレワークを取り入れている企業などを筆頭に、近年人気が高まっている経費精算システムです。

#2: オンプレミス

オンプレミス(on-premises)型とは、サーバーやソフトウェアなどのシステムをWeb上ではなく、企業内に機器を設置して運用するシステムです。「自社運用」「オンプレ」などと呼ばれることも多く、システムをフレキシブルにカスタマイズできる点が大きなメリットとされています。

ただし、サーバー代やカスタマイズ費用などの初期費用がクラウド型と比較するとかなり高く、開発期間が必要となる、また導入に時間がかかるといった点がデメリットといえるでしょう。

#3: パッケージ型

パッケージ型はソフトを購入し、PCにインストールして使うタイプのシステムです。

パッケージ型経費精算システムの多くは、ERP(Enterprise Resources Planning)と呼ばれる、基幹システムを含んだ統合データベースに経費精算機能を付属させた構造になっています。その他のソフトとの連携も可能なため、バックオフィス業務全体の効率化も可能でしょう。

初期費用に関しては、企業規模などにもよりますが、一般的には「クラウド型<パッケージ型<オンプレミス型」の順に費用がかかるというイメージで問題ないでしょう。

(2)自社に必要な機能があるか

どんな利用形態を選ぶにしろ、経費精算システムで最も大事なのは、企業が必要としている機能が搭載されているかどうかということです。

無料トライアルでは、使用できる機能が制限されていることも多いので、試したい機能が使えるのか、その辺りも注意しながらシステムを選ぶようにしましょう。

(3)無料期間はいつまでか

無料期間がいつまでかについても、最初にしっかりと確認しておくのがおすすめです。ほとんどの経費精算システムでは、無料トライアル期間が30日間までとなっています。つまり、30日の間に、管理側と従業員側、両方の視点からの使い勝手を確認し、搭載されている機能が自社のニーズに合っているか判断しなければなりません。

(4)トライアル終了後の費用

当然ですが、いざ自社で運用するならば、どれくらいの費用がかかるのかも大切なポイントです。経費精算に要する労力と時間を軽減し、人件費や管理費などのコストを削減するためにシステムを導入するわけですから、効果に見合わない高額の使用料がかかるシステムはニーズに合っていないということになります。

必ずしも使うことのない機能まで搭載された、高機能なシステムを選ぶ必要はありません。目的によっては、無料のシステムで十分なケースもあるでしょう。あくまで費用と目的のバランスをみて選ぶようにしてください。

(5)無料期間中のサポート

無料期間中にサポートが受けられるかどうかという点も、必ずチェックしておきましょう。例えば、システムの使用中に何か問題が起きても、無料トライアル中は問い合わせを受け付けていない場合は、十分な製品の検討ができない場合があります。

また、実際に導入を決めた後の、導入時および導入後のサポート体制も重要です。製品によっては、電話サポートは有料、もしくはサポートはメールかチャットのみといったケースもあります。一方で、電話やメール、訪問によるサポートもすべて無料というサポート体制の手厚さを特徴としているシステムもあるため、サポート体制の違いを理解した上で選ぶようにすると安心です。

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完全無料で利用できる経費精算システム

一部のシステムでは、無料期間の制限やサポート料金などが設定されている場合がありますが、それでは完全無料とはいえません。ここでは、完全無料で利用できる経費精算システムをご紹介します。

ビズトラ

AIトラベルが運営しているビズトラは、「脱・エクセル」をテーマに、これまでエクセルファイルと会計ソフト、両方の入力が必要だった業務の2度手間を解消できる経費精算システムです。

運営会社であるAIトラベルは、もともとクラウド出張手配管理サービスを提供している会社だけあり、経費精算だけでなく、新幹線や飛行機・ホテルの予約などといった出張手配が可能な点も、ほかのシステムと大きく違うポイントです。

  • 無料利用期間:無制限
  • 永年無料で利用可能(※広告バナー非掲載オプション 8,000円(税別)/月)
  • 利用ユーザー数無制限
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:経費申請、承認、出張手配など
  • サポート:ツールに関するサポートはなし
  • 機能要望などに関してはお問い合わせフォームで対応

トライアルあり!低価格で利用できる経費精算システム9選

全くの無料ではありませんが、トライアル期間があり、かつ低価格で利用できる経費精算システムをご紹介します。

(1)経費BankⅡ

経費BankⅡは、2022年1月施行の「電子帳簿保存法」に標準対応している、これから電子化を進める企業におすすめの経費精算システムです。

  • 無料利用期間:1ヶ月間
  • 終了後の費用:初期費用0円・月額費用3,000円〜(10ID、3,000円)
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:改正電子帳簿保存法における「電子取引」と「スキャナ保存」に対応
    コーポレートカード連携
  • サポート:電話・メール

(2)ジョブカン経費管理

ジョブカン経費管理は、豊富な機能を低料金で使用できるとして人気の経費精算システムです。また、経路検索の定番ともいえる「ジョルダン 乗換案内」と連携した交通費精算の機能は、出張や外回りが多い企業におすすめです。

  • 無料利用期間:30日間
  • 終了後の費用:初期費用0円・1ユーザーあたり400円/月
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:交通費明細・乗換案内連携/ICカード読み取り/コーポレートカード連携/チャットツール連携/スマートフォン申請・承認/承認経路分岐・作成
  • サポート:メール・チャット・電話

(3)ジンジャー経費

ジンジャー経費はサポート満足度91.6%の人気経費管理システムです。同社の会計システムとの連携が可能なので、両方を導入して、経費精算に関連する業務を一気にシステム化するのもいいでしょう。ただし、無料期間は7日間のみと、ほかのシステムに比べ短期間となっている点は注意が必要です。

  • 無料利用期間:7日間
  • 終了後の費用:初期費用300,000円(初回契約の場合)、1ユーザーあたり300円/月
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:定期区間金額の自動控除/領収書の添付/アラート機能/ロール(権限)設定
  • サポート:メール・チャット・電話・訪問サポート

(4)freee経費精算

freee経費精算では、経費精算はもちろんのこと、稟議・承認・管理のワークフローまで、すべての業務をシステム上で行えます。また、プロジェクト別や部門別に、経費データの集計ができるタグ機能もあるため、経費精算システムを、企業全体のコスト削減に活かしたいとお考えの企業におすすめです。

  • 無料利用期間:30日間
  • 終了後の費用(初期費用・1ユーザーあたり)
    ミニマム:1,980円/月
    べーシック:3,980円/月
    おまかせパック:29,800円/月(すべて税抜価格)
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:見積・納品・請求書作成/売掛金・買掛金管理/経営分析/資金繰り管理/予実管理/決算業務
  • サポート:メール・チャット・電話

(5)楽楽経費

楽楽経費は累計導入社数9,000社を超える、人気の経費精算システムです。内容に不備のある申請は、自動でブロックしてくれるため、経理業務の負担のひとつである「差し戻し」作業が軽減できるなど、ワークフローそのものの見直しに役立ちます。

  • 無料利用期間:要問い合わせ
  • 終了後の費用:初期費用100,000円・月額費用30,000円〜
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:経費精算/交通費精算/自動仕訳と会計ソフト連携/請求書処理/汎用ワークフロー
  • サポート:電話・メール

(6)マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、企業規模によって異なる課題を解決していくことができる経費精算システムです。30名以下の中小企業から1万名以上の大企業までに対応しています。

  • 無料利用期間:1ヶ月間
  • 終了後の費用:30名以下の法人の場合
    年額プラン2,980円/月〜/月額プラン3,980円/月〜
    31名以上の法人については要問い合わせ
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:領収書画像データの自動取得/オペレーター入力・OCR入力/ICカードから交通費入力/領収書オンラインチェック/振込API・総合振込対応/ビジネスカード、コーポレートカード連携/電子帳簿保存法対応
  • サポート:チャット

(7)Staple

Stapleは、プリペイドの法人カード一体型経費精算サービスのため、リアルタイムな経費精算が実現できるシステムです。立て替えから精算までのタイムラグを解消できるのは、社員にとってのメリットだけでなく、企業側にとっても、支出をリアルタイムに把握することができるというメリットにつながります。また、サービス継続利用率が99%と非常に高く、ユーザーから高い評価を受けている点もおすすめできるポイントです。

  • 無料利用期間:30日間
  • 終了後の費用:1ユーザーあたり660円/月
    従業員全員分のStapleカード(法人プリペイドカード)発行可能:(カード発行手数料が別途必要)
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:外部サービス連携/交通費精算に便利な、交通系ICカード読取機能/レシートの項目や文字を自動抽出できる、AI搭載OCR機能
  • サポート:チャット

(8)ハイ!経費

ハイ!経費は1アカウント月額300円と、業界最安値レベルともいえるコストで利用することのできるテレワーク向け経費精算システムです。低コストながら、電子帳簿保存法にも対応し、一般経費や交通費、交際費など、あらゆる経費精算を行う十分な機能を備えています。経費精算システムのコストを抑えたい企業におすすめです。

  • 無料利用期間:要問い合わせ
  • 終了後の費用:初期費用1,000円:1ユーザーあたり300円/月
  • 利用形態:クラウド(オンプレミス版もあり)
  • 機能:「駅すぱあと」と連携した自動経路検索/海外出張対応/チケット・宿泊予約連携
  • サポート:電話・メール

▼ サービス公式サイト ▼

(9)rakumoケイヒ

rakumoケイヒは、スケジューラーと連携して精算業務の効率化ができる便利な経費精算システムです。交通費計算の際は、運賃や経路をNAVITIMEから自動取得できるだけではなくて、定期区間運賃は自動で控除してくれます。

  • 無料利用期間:2週間
  • 終了後の費用:1ユーザーあたり300円/月
  • 利用形態:クラウド
  • 機能:交通費の運賃や経路をNAVITIMEから自動取得/G:Suite™:と連携
  • サポート:電話、メール、Webフォーム

無料の経費精算システムを利用する場合の注意点

無料で使える経費精算システムは、有料のものに劣らないほどの多彩な機能を備えているものもあります。しかし実際に使用する際には、セキュリティと機能性の2点に注意しましょう。

(1)セキュリティが万全でない場合がある

無料の経費精算システムを導入する際に気をつけたいことのひとつに、セキュリティの問題があります。無料で誰でも気軽に使える分、セキュリティにそれほど重点を置いていない経費精算システムも見受けられるからです。

経理業務は、その性質上、企業や個人にとって重要な情報を扱うこともあります。導入を検討される際は、暗号化通信やアクセス制限、修正などのログ保存機能があるかを確認してください。

(2)領収書をキレイに読み取れない可能性がある

また、無料の経費精算システムの場合、電子化した書類の自動認識機能があっても、文字の読み取りの精度については、実際に運用できるレベルにないことがあります。これらの機能の利便性を求めて使用する場合は、無料システムは、有料システムと比べて精度が劣る場合があることを理解しておきましょう。

電子帳簿保存法では、一部の書類においてスキャナ保存が認められています。しかし、真実性の確保の観点から、解像度やカラーの指定があるなど、保存に際しては一定の基準をクリアしなければなりません。そのため、法令の要件を満たす保存ができるのかも確認する必要があります。

経費精算の領収書は電子化で効率化!方法やメリット・注意点を解説

経費精算システムの導入前に無料トライアルを利用しましょう

経費精算システムの導入費用は、数十万円の初期費用がかかる高額のものから、一人当たり1ヶ月300〜600円程度の月額費用のみで利用できるものまでかなりの差があります。

ほとんどのシステムでは、導入前に無料トライアルを利用することができるようになっていますので、まずはこのトライアルでシステムの使い心地を確認してみるのがおすすめです。トライアル段階では、読み取り機能の精度など、目的とする機能をしっかりチェックしておきましょう。

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