【無料トライアル・プランあり】おすすめの経費精算システム｜注意点や選定時のポイント

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無料で経費精算システムを利用する方法

基本的に、経費精算システムの導入・運用にはコストがかかりますが、中には無料で利用する方法もあります。ここからは、無料で経費精算システムを利用する2つの方法を紹介します。

無料プランの経費精算システムを利用する

多くの経費精算システムは有料ですが、中には無料プランを提供しているシステムもあります。

無料プランは利用できる機能や人数が制限されるケースが多い一方で、導入から運用まで一切費用はかかりません。まずはお試しで利用してみたい企業や、予算の都合でコストを抑えたい中小企業などに向いています。

無料トライアルがある経費精算システムを利用する

有料プランの提供しかないシステムであっても、ほとんどのシステムで無料トライアル期間が設けられています。

長ければ1か月程度のトライアル期間が設けられており、期間中は無料で経費精算システムを利用することが可能です。

無料トライアルを活用することで、システムの使用感を試してから本格導入を検討したり、他社システムとじっくり比較検討したりできる点がメリットです。

▷【2024年最新】経費精算システムのおすすめ19選！便利機能や料金を徹底比較！

無料の経費精算システムを利用する際の注意点

コストをかけずに導入できる無料の経費精算システムですが、利用する際はいくつかの注意点があります。ここからは3つの注意点を解説するので、導入前に確認しておきましょう。

機能が制限されている

無料の経費精算システムは、機能が制限される可能性があります。

一般的に、経費精算システムには領収書の読み取り機能や自動仕訳、支払いの処理などさまざまな機能が搭載されています。有料プランであればすべての機能を利用できますが、無料の場合は一部機能が制限されるケースが多い点に注意が必要です。

導入前に、自社で利用したい機能が無料で利用できるかを確認しましょう。

利用人数が制限されている

無料の経費精算システムは、利用できる人数が制限される場合があります。

利用人数に制限があると、一部の従業員のみがシステムを利用できる状況になり、そのほかの従業員は従来の方法で経費精算を行わなければなりません。これにより却って業務効率が落ちる可能性があります。

少人数の場合は問題ありませんが、人数が多い企業では無料の経費精算システムは適していないといえるでしょう。

▷【中小企業向け】おすすめの経費精算システム13選比較！選び方や導入の重要性も解説

無料トライアル終了後に有料プランに切り替わるケースがある

無料トライアルを利用中の場合、トライアル期間終了後は自動的に有料プランに切り替わるケースがあります。

ベンダーからの通知に気づかずにシステムを利用し続けていると、いつの間にか有料プランに切り替わっており料金が請求されることがあるため注意しましょう。

有料プランに移行したくない場合は、無料トライアルの終了日までに解約手続きを行う必要があります。

無料の経費精算システムを選定する際のポイント

ここからは、無料の経費精算システムを選定する際のポイントを5つ紹介します。5つのポイントを参考にしながら、自社に合ったシステムを選びましょう。

機能や利用人数がどの程度制限されているのか

まずは、機能や利用人数がどの程度制限されているのかを確認しましょう。たとえ無料で利用できる場合でも、自社に必要な機能や人数が制限されていれば有効活用はできません。

複数のシステムを比較しながら、さまざまな制限の影響を受けづらいシステムを選ぶことが大切です。

いつまで無料で利用できるのか

無料期間がいつまでかについても、初めにしっかりと確認しておくのがおすすめです。

経費精算システムの無料トライアル期間は、最大で30日間程度が目安です。つまり、30日の間に管理側と従業員側、両方の視点からの使い勝手を確認し、搭載されている機能が自社のニーズに合っているかを判断しなければなりません。

導入前に、ベンダーにいつまで無料で利用できるのかを問い合わせると確実な無料期間を把握できます。

スマホに対応しているか

経費精算システムは、スマホに対応しているものを選ぶとさらに業務効率がアップします。

スマホ対応であれば、外出先や出張先からもスピーディーに経費申請や承認作業が可能です。また、テレワークの推進も行える点がメリットです。スマホ対応の有無だけではなく、スマホ版のWebサイトやアプリの使い勝手のよさも確認しておきましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存するためのルールなどを定めた法律のことです。

電子帳簿保存法に対応しているシステムであれば、さまざまな紙の書類を電子データで保存できるようになり、ペーパーレス化を促進できます。原本の保存も不要となるため、原本を保管するためのスペース確保や書類の整理などの負担を軽減可能です。

導入〜運用のサポートが充実しているか

導入〜運用中のサポート体制が充実しているかもチェックポイントです。

例えば、システムの使用中に問題が起きた場合にサポート体制が充実していなければ、十分なサポートが受けられず問題解決まで時間がかかる可能性があります。

またサポート方法もシステムごとに違いがあり、電話サポートは有料、もしくはサポートはメールかチャットのみといったケースもあります。一方で、電話やメール、訪問によるサポートはすべて無料と手厚い支援を提供するシステムもあるため、サポート方法やサポート対応時間も併せて確認しておきましょう。

【無料プラン・トライアルあり】おすすめの経費精算システム

ここからは、無料プラン・無料トライアルありのおすすめ経費精算システムを紹介します。特徴や料金などを比較しながら、自社に合ったシステムを選んでみてください。

バクラク経費精算

バクラク経費精算は、1週間の無料トライアルが用意されている経費精算システムです。

スマホで領収書を撮影するだけで、内訳を数秒でデータ化できます。最大100枚の領収書を同時にデータ化できるため、大幅な業務効率化が可能です。

たとえ撮影した領収書が重複した場合でも、重複を検知して通知する機能が備わっています。電子帳簿保存法にも対応しており、原本の保存は不要となるため業務負担を軽減できる点が魅力です。サポート体制も充実しており、経験豊富なスタッフによるサポートが受けられるほか有償の導入支援サービスも提供しています。

マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、15万社以上に導入されている経費精算システムです。

1か月間の無料トライアルがあり、終了後は自動的に有料プランに移行することはないため安心して利用できます。有料プランに移行する場合は、トライアル期間中のデータを引き継いで利用することが可能です。

領収書を撮影してスマホから読み込めるほか、交通系ICカードやクレジットカードと連携して明細データの自動取得も行えます。データを転記する必要がなくなり、入力ミスなどの発生も防止できる点がメリットです。

ジンジャー経費

ジンジャー経費は、18,000社以上に導入されている経費精算システムです。1か月間の無料トライアルが用意されており、本番環境同様の操作ができます。

経費の申請から承認、仕訳処理から振込データの作成までをシステム上で行えることに加え、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、法令に遵守した経費精算処理ができる点が特徴です。

操作性にこだわって設計されており、初めてシステムを利用する方も直感的な操作が可能です。使いやすいスマホアプリも用意されているため、場所を問わずいつでも経費の申請や承認作業を進められます。

ビズトラ

ビズトラは、さまざまな経費申請や承認機能を無料で利用できる経費精算システムです。利用人数の制限もなく、従業員数が多い企業も問題なく無料で利用できます。

シンプルな設計にこだわっており、複雑な機能や無駄を省いた利用しやすい環境が構築されています。無料でありながら申請ワークフロー機能もあり、差し戻しや担当者の変更などを簡単に行うことが可能です。充実したマニュアルも整備されており、初めての導入でもマニュアルを見ながら操作が進められます。

ジョブカン経費管理

ジョブカン経費管理は、25万社以上の企業に導入されている経費精算システムです。ユーザーアンケートの結果によると、経費精算にかかる時間を約1/10に削減することに成功しています。

30日間の無料トライアル期間があり、有料プランのすべての機能が利用でき、継続して利用する場合は無料トライアル中のデータが引き継がれるため、データを移行する必要はありません。

経費申請後、メールやチャットで承認依頼の通知が届くため承認漏れを防止できます。スマホアプリも用意されており、外出先やテレワーク中でも経費申請や承認作業が実行可能です。

楽楽経費

楽楽経費は、15,000社以上の導入実績がある経費精算システムです。経費申請から承認、処理・保存までをすべてシステム上で完結できます。

パソコンだけではなくスマホからも申請や承認が可能で、いつでもどこでも作業が行えるようになります。多くの入力作業が自動化されるため、入力ミスの発生やチェックの手間を削減可能です。

経費Bank

経費Bankは、中小企業の経費精算に最適なシステムです。無料の​​オンラインデモが用意されており、担当者から詳しい説明を聞きながら操作性を確認できます。

領収書や紙の書類は、基本的にスマホから読み取るだけでシステム上に保存可能です。原本は不要になるため、保管や管理の手間がかからない点がメリットです。クレジットカードやSuica・PASMOと連携もでき、ワンクリックで利用履歴を取得して経費処理が行えます。

無料の経費精算システムを利用するメリット

無料の経費精算システムを利用することで、費用をかけずに比較検討したり経費精算業務の効率化が見込めたりするなどさまざまなメリットが得られます。

ここからは、具体的なメリットを5つ紹介します。

費用をかけずに比較検討できる

無料の経費精算システムを利用すると、複数のシステムを費用をかけずに比較検討できます。

せっかく費用をかけてシステムを導入しても、使いにくかったり必要な機能が備わっていなかったりすれば、コストが無駄になってしまいます。このようなミスマッチを防ぐには、導入前に一度利用してみるのがおすすめです。

まずは無料のシステムで経費精算のシステム化を試してみたり、経理業務の本格的な効率化を見据えて、無料トライアル期間があるシステムをいくつか選び、相性を試してみたりするのもよいでしょう。

好きなタイミングで利用できる

無料の経費精算システムであれば、導入や運用のコストがかからないためいつでも好きなタイミングで利用を開始できる点がメリットです。

例えば、有料のシステムであれば予算に余裕があるタイミングでのみ導入が可能ですが、無料であればいつでも導入できます。使いたいと思った時に利用できるため、必要なタイミングで経理業務の効率化が可能です。

経費精算業務の効率化が見込める

経費精算システムを導入すると、申請側と承認側のどちらの業務も効率化できます。

経費を申請する従業員は、スマホから領収書や紙の書類を撮影したり交通系ICカードやクレジットカードなどと連携したりして、簡単に経費申請が行えます。

承認側も、経費申請の通知を確認してその場ですぐに承認作業を実行可能です。このように、経費精算システムによって​​経費精算業務がスムーズになり、大幅な効率化が見込めます。

経費データを一元管理できる

経費データの一元管理ができるという点も大きなメリットで、企業規模が大きくなるほどに一元管理の恩恵を受けられます。

例えば、全国各地に支店がある場合でもシステム上で経費データを確認できるため、経費データ把握の効率化につながり資本効率も高めやすくなります。

不正の防止につながる

経費精算システム上で申請内容のチェックができるため、経理担当者が不正を見つけやすくなる点もメリットの一つです。

経費の水増し請求も防止でき、不適切な交通費・交際費の申請も妨いで内部統制の適正化につなげられます。

無料の経費精算システムがおすすめな企業の特徴

経費精算システムは有料プランの方が機能が充実しており、利用できる人数も多い点が魅力ですが、企業によっては無料のシステムの方が向いていることもあります。

ここからは、無料の経費精算システムがおすすめな企業の特徴を2つ紹介します。

経費精算システムの導入を検討している企業

現時点で紙やExcelなどを使って経費精算業務を行っており、経費精算システムの導入を検討している企業は無料のシステムがおすすめです。

実際にシステムを操作してみることで、自社に合っているかの確認や最適な運用方法の把握が行えます。無料のシステムであればコストをかけずに利用できるため、検討段階の企業に最適です。

複数のシステムで無料プランや無料トライアルを活用して比較検討すれば、自社に最適なシステムが選べるでしょう。必要に応じて有料プランに移行するとより使いやすくなります。

基本機能のみで十分な小規模企業

無料の経費精算システムは機能が制限されるケースが一般的ですが、基本的な機能は問題なく利用できます。

そのため、基本機能のみで十分な小規模企業は無料の経費精算システムがおすすめです。小規模企業が有料のシステムを利用すると、機能を持て余してしまいコストが無駄になってしまう恐れがあります。

利用人数が1人の個人事業主の場合も、経費精算を行う頻度や必要な機能が限られるため基本機能のみで十分活用できます。

無料の経費精算システムを活用し、システムを比較・検討しよう

経費精算システムには、無料で利用できるものもあります。システムの導入を検討している企業や小規模企業は、無料のシステムを活用して経費精算業務を効率化しましょう。

導入時には操作性や備わっている機能、スマホや電子帳簿保存法の対応有無などを確認して自社に合うシステムを選ぶことが大切です。