経費精算のその費用はどの勘定科目に該当する?科目ごとに具体例で解説

記事更新日:2022/03/11

経費精算システム

貸借対照表や損益計算書

経費精算の際に、勘定科目の仕訳に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。本記事では、経費精算の勘定科目を具体例や注意点に触れながら解説します。また、勘定科目を設定するポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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経費精算の勘定科目とは?

勘定科目とは、企業活動を行う上で発生した費用や収益をわかりやすく記録するための項目の総称です。会社を出入りする金銭に対して付けられた見出しのようなものだと考えるとイメージしやすいかもしれません。

勘定科目を用いて費用をいくつかのグループに分けることで、どのような項目の費用が多くかかっているのかなど財務状況が見やすくなり、経営状態の詳細を把握できるようになります。

勘定科目が必要な理由

勘定科目が使用される目的は、主に以下の4つです。

  • 経営判断を行うために企業の経営成績や財務状態を把握するため
  • 決算書や確定申告じに必要なデータを正しく計算するため
  • 企業にとって利害関係者である銀行や株主、顧客などに経費の動きを伝えるため
  • 付ける人によって帳簿の内容が変わるといった曖昧性を防ぐため

このような理由から、会計業務においては、正しく勘定科目を用いて帳簿を作成しなければなりません。

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勘定科目を分類する5つのグループ

順調に利益を得られているビジネスなのか、また今後も事業活動を行うための資金は十分なのかといった、いわゆる企業活動の”健康状態”を表す書類に「決算書」(正式には財務諸表)があります。勘定科目は、この決算書類の中の「貸借対照表」や「損益計算書」において主に使用します。

貸借対照表では、「資産」「負債」「純資産」の勘定科目のグループがあり、損益決算書では「収益」「費用」という勘定科目のグループがあります。つまり、勘定科目は大きく5つのグループに分類されるというわけです。

ここでは、主に「費用」の勘定科目について、詳しく解説していきます。

経費精算でよく使う勘定科目の一覧

勘定科目は明確な決まりがなく、200種類以上もあるといわれています。また、会社で使用しているシステムや独自のルールによって、科目の設定や細かいルールが異なる場合もあります。

ここでは、経費精算の際によく使用される代表的な18科目についてご紹介します。

(1)旅費交通費

社員が業務で移動した際に立て替えた旅費や交通費のことです。旅費交通費には、目的地へ行くまでに利用した公共交通機関のほか、タクシー代が含まれます。また、泊りがけの出張などであれば、宿泊費だけではなく、出張中の食事代の一部などを含むことも少なくありません。

ただし、旅費交通費に関しては会社毎のルールが異なるので注意が必要です。そのほか、レンタカー代などは、旅費交通費のほかに、「賃借料」や「車両費」といった勘定科目が使われる場合もあります。

(2)接待交通費

事業の関係者への接待、贈答などで発生した事業に関係することを条件に認められている費用です。打ち合わせの際に掛かった飲食代やお茶菓子代のほかに、お中元やお歳暮などの贈答品が含まれる他、事業関係者の慶弔費なども交際費に含まれます。

交際費は範囲が広いため、その他の勘定科目との区別を行うために法律や通達によって細かく規定されています。

(3)消耗品費

法的耐用年数が1年未満のような短期間で消耗する文房具、椅子や机などの常備品の購入費用に使用する科目です。

科目計上できる物品としては、上記の耐用年数に該当する他、税法の少額減価償却資産の基準となっている取得価額10万円未満の物品が対象ですが、30万円未満であれば対象となるケースもあります。

そのため、業務で使用するパソコンやモニタ、プリンタなどの電子機器も30万円未満であれば、消耗品費勘定に計上可能となる場合があります。

(4)会議費

社外の事業関係者との打合せに関連して発生した会議室の利用料、および会議中の弁当代、茶菓子代などの飲食物などの費用を処理する勘定科目です。

一人当たりの費用が5,000円以下であれば、交際費ではなく会議費として経費精算することで税法上有利になります。ただし、社内の関係者、つまり社員のみの会議の場合はこれに該当しない点に注意しましょう。

(5)福利厚生費

法定外福利費のことを指します。主に役員や従業員の福利厚生のため、給与・交際費とは別に、役員や従業員全員に対して平等に支出する費用です。

通勤定期代のほか、社宅の賃料、慶弔見舞金、人間ドックや健康診断を受けるための費用などが適用できます。また、社員の慰安旅行、忘年会や新年会などのレクリエーションに関する費用なども、この勘定科目にて計上することが可能です。

(6)通信費

通信で発生した費用を指す勘定科目です。郵便物を送るときの送料や切手代のほか、電話料金やテレビの受信料などを計上します。

例えば、インターネットの利用料なども通信費に計上します。インターネット回線の接続料の他、サーバーなどのレンタル料、ドメインの取得費用などが挙げられます。また、クラウド型のサービスの利用も通信費とすることが少なくありません。

ちなみに、携帯電話の購入費用は、10万円未満であれば「消耗品費」として計上、10万円以上であれば「固定資産」に含めるのが一般的です。

(7)水道光熱費

電気代、ガス代、上下水道代などを扱う勘定科目です。また、重油や灯油(石油)などの燃料代もこの勘定科目で計上します。

自宅で仕事をしている個人事業主の場合は、個人で消費した分と会社で使用した分を区別し、床面積や使用時間などの比率で合理的な説明ができるように按分しなければなりません。

ただし、デスクワークが中心の自宅兼事務所の事業主の場合、水道代やガス代がそれほどかかることはないと予想されるため、これらを経費に計上するのは難しい場合があります。

(8)地代家賃

事務所や店舗、工場のほか、社宅や土地などの不動産を借りた場合に支出した費用です。月極駐車場使用料や土地の賃借料などのほかに、事務所や店舗を借りている場合に、建物の家賃と共に発生する共益費などもこの勘定科目で計上します。

また、トランクルームといったレンタル倉庫などの使用料も、地代家賃にて計上することができます。

自宅で仕事をしている個人事業主の場合は、「水道光熱費」と同様に個人で消費した分と会社で使用した分を区別し、床面積や使用時間などの比率で合理的な説明ができるように按分する必要があるでしょう。

(9)雑費

他のどの勘定科目にも該当しない費用や、発生頻度が少なく継続的に発生しない費用などがこれにあたります。例えば、ゴミの処理費用や引っ越し費用などです。

「雑費」は、金額が少額なため重要性が低く、とくに科目を設ける必要のないものをまとめて処理するのに都合がよい勘定科目です。しかし、金額が大きくなってしまう場合には、新しい勘定科目を作ることも検討するべきでしょう。

(10)租税公課

経費に該当する税金や公的な負担金です。大きく「租税」と「公課」の2つに分類されます。

「租税」とは、自動車税や固定資産税、印紙税など国税や地方税などに課せられた税金を指します。

「公課」とは、国や地方公共団体など各公共団体に収める会費や交付金といった公的な課金・負担金のことです。また、交通反則金などの罰金を法人が負担した場合も「公課」として処理します。

(11)新聞図書費

業務上必要な情報を入手するために発生した費用を管理するための勘定科目です。主なものに、新聞購読料や雑誌などの購入費用がありますが、インターネットのメールマガジンなどの購読料も計上できます。

専門書などの複数の書籍をセットで購入する必要がある場合は、合計金額で計上する必要がありますが、このとき1セットの金額が10万円以上の場合は適用できない場合があるので注意しなければなりません。

(12)研究開発費

事業における研究または開発のために支出する費用を管理する勘定科目です。研究開発のために使われた製品や、サービスに直接関連しない人件費や原材料費などの原価を計上します。

また、研究開発業にかかわるイベント、セミナーへの参加費や、既存製品に対する新たな使用方法の発見にかかる費用なども含まれます。

(13)販売促進費

商品や製品、サービスなどにおける販売の促進・売上拡大を目的とした費用の勘定科目です。例えば、販売促進のためのキャンペーン費用や、店頭ポップやポスターなどの作成にかかった費用などのほか、料サンプルの費用を計上できます。

「販売促進費」によく似た費用として「広告宣伝費」がありますが、広告宣伝費は不特定多数の人への間接的な宣伝、販売促進費は店頭に訪れた人などへの直接的な宣伝活動という点で異なります。

(14)広告宣伝費

一般消費者など不特定多数を対象に、企業のイメージアップのための広告宣伝や、商品や製品、サービスなどにおいて販売促進を目的とした広告宣伝などの費用を処理する勘定科目です。

主なものとして、雑誌や新聞への広告掲載やインターネット上の広告配信、電車の中吊り広告などが挙げられます。

(15)減価償却費

長期にわたって使用する建物や車、工場などの機械装置などの固定資産となるものを購入した際に、耐用年数に応じて費用として分割計上するための勘定科目です。

固定資産となる車や機械装置などは長期にわたって使用することで、資産価値がどうしても下がってしまいます。そこで、減価償却する方法としては、大きく「期間」または「生産高」を配分基準とする2つのいずれかを適用するのです。

(16)給与手当・賞与

企業が労働の対価として雇用契約に基づき、従業員に支払う費用のことです。経営上は「人件費」として扱われるコストに使用される勘定科目は、一般的に、給与手当や賞与のほか、役員報酬、退職金などがあります。

また、同じく人件費に関連する勘定科目として「労務費」があります。ただし、これは「製造部門」に限定した、人件費のみに使用する科目となっており、これらは分けて管理しなければなりません。

(17)修繕費

建物や機械装置などの固定資産を修繕する際にかかった費用を計上する勘定科目です。具体的には、外壁の塗り替えや排水設備の修繕など問題があった際に原状を回復するために発生した費用などを計上します。また定期的な点検や管理などにかかる費用も該当します。

なお、台風などの自然災害で企業の活動に必要な固定資産が毀損した場合であっても、建物の回復のために必要となった経費を含められます。

(18)諸会費

業務に関連する団体などへ加入する際に支払った入会金や年会費などを計上する勘定科目です。例えば、同業者が加入している団体の年会費や、商工会議所の会費、事業用クレジットカードの年会費などが挙げられます。

ただし、内容によっては消費税の課税・不課税が異なるので注意が必要です。

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経費精算で勘定科目を設定する際のポイント

費用の勘定科目について解説してきましたが、とくに重要なポイントは3つあります。「会社ごとに勘定科目を設定できること」「一般的な勘定科目を使うこと」「同じ費用は同じ勘定科目を使い続けること」です。

それぞれについて解説します。

(1)会社ごとに勘定科目を設定できる

勘定科目は、会社を出入りする金銭に付ける見出しのようなものですが、各勘定科目の分類については明確に法律で定められているわけではありません。このことは「経理自由の原則」といわれ、会社ごとに自由に選ぶことができます

例えば、社外の事業関係者との打ち合わせの際に発生した費用を、「交際費」として処理するか、「会議費」で処理するかは企業の会計処理に委ねられているというわけです。

(2)一般的な勘定科目を使う

先にお伝えしたとおり、帳簿に仕訳する際に記入する勘定科目は、「経理自由の原則」から企業で自由に選ぶことができます。

ただし、これらの自由は、一般的な会計処理として妥当であると考えられる範囲内において認められていると考えるべきでしょう。そのため、あまり独自の勘定科目を作ることはおすすめしません。

それは、帳簿は自社の経理担当者だけではなく、社外の税理士や会計事務所が見ることがあるからです。仕分けの際には、原則として利用する会計ソフトなどで事前設定されている勘定科目を選ぶのが無難です。

(3)同じ費用は同じ勘定科目を使い続ける

帳簿に仕分けする際は、経費の動きを正確に判断するために、同じ勘定科目を継続的に使用する必要があります。

これは企業会計では「継続性の原則」と呼ばれ、勘定科目は、一度選択したら毎期継続的に適用することが求められています

経費の動きが見えるようになることで財務の状態を容易に把握するためと、企業の利害関係者に対して誤った判断材料を与えないためです。

経費精算システムを導入して自動仕訳が便利

経理担当者にとって、旅費交通費、接待交際費に消耗品の購入など、紙の経理書類を手作業で処理することは煩雑化するほどミスが発生し、会社全体の生産性の低下につながりかねません。

経費精算システムを導入することで、経理担当者だけではなく、申請する人も、承認する人も経費精算の業務に対する労力を大きく削減できるようになります。

特に、自動仕訳のような機能が搭載されている経費精算システムを利用すれば、仕訳候補が自動で選択されるためミスが減り、経費精算業務の効率アップが期待できるでしょう。

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勘定科目を理解して適切に経費精算しよう

勘定科目の仕分けが必要となる決算書は、企業活動の健康状態を表す重要な書類です。しかし、勘定科目には明確な決まりがなく、会社で使用しているシステムや独自のルールなどもあるため、仕分けの際の判断には困る場合もあります。

そのため、経理担当者だけではなく、経費精算の申請者、承認者を含めた経費精算業務の労力を減らすことは大きな課題です。ミスや漏れを防ぎ、誰もが一律に仕訳を行える経費精算システムを活用してみてはいかがでしょうか。

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