経費精算業務を自動化!圧倒的に効率化するための6つの施策とは?

記事更新日:2022/11/25

経費精算システム

システム化で業務効率化を図るビジネスパーソン

経費精算業務を自動化できるシステムが注目を浴びています。経費精算システムとは、経費情報の入力や仕訳、申請や承認といった経費精算の業務フローを簡略化できるシステムです。本記事では、経費精算システムについて詳しくお伝えするだけでなく、経理業務をさらに効率化できる施策もご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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  • 経費精算書類はまとめてペーパーレス化
  • 最小限の確認作業でミスを防止
  • 申請から承認までオンラインで完結
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「ジンジャー経費」は経費精算の申請から承認までをPCやスマホで完全対応しているクラウド型経費精算システムです。領収書を電子化することでペーパレス化を実現し、手間がかかる経費精算にかかる業務時間を9割削減します。

経費精算業務によくある課題

経費精算業務は、企業活動を行う上で必ず発生する業務です。しかし、経理業務の中でも、発生頻度の高い業務であるにもかかわらず、精算するまでの作業工程の多さや煩雑さから、多くの企業において課題を抱えていることも少なくありません。

一般的に、経費精算業務には以下のような課題があります。

  • 領収書の取得や申請書作成に手間がかかる
  • 上長の承認に時間がかかる
  • 管理ファイルなどへの転記や入力の負担が大きい
  • 実際に精算されるまでに時間を要する

これらの課題は、業種に関係なく発生し、その頻度によっては、経理業務の生産性の低下に大きく影響してしまうこともあります。そのため、無駄を省いて効率的に経費精算ができるようにするためには、企業ごとに課題事項を可視化して、経費精算業務を効率化するための施策を取り入れていくことが大切です。

経費精算業務の自動化・効率化が必要な理由

経費精算は、単に経費の立て替えをした従業員への払い戻しだけでなく、決算や確定申告にも関係する重要な業務です。しかし、あくまでもコア業務に付随する業務であり、精算業務ばかりに時間やコストはかけられない、というのが企業にとっての本音ではないでしょうか。

そこで、おすすめしたいのが、システムの導入による経費精算業務の自動化です。経費精算を自動化することで、具体的には、以下のような業務改善が見込めます。

  • オンラインで申請・承認が完結し申請フローの時短が図れる
  • 領収書の自動読み取り機能などにより入力作業が軽減される
  • 交通系ICカードとの連携により交通費精算が大幅に効率化される
  • 領収書の電子化によりファイリングなどの事務作業が削減される

上記のことから、経費精算を自動化することで、これまで経費精算にかかっていた作業時間が大きく削減され、コア業務へとリソースを集中させることができるようになるのです。

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経費精算業務の自動化・効率化を図る際の注意点

経費精算業務の自動化・効率化が企業にもたらす効果は大きいですが、導入にあたっては注意すべきポイントもあります。ここでは、経費精算システムの導入に伴う注意点について見ていきましょう。

  • 自社に合う設定が必要
  • 既存ツールやその他システムとの連携
  • 承認フローの設定
  • 入力精度が十分ではない

1.自社に合う設定が必要

経費精算システムを導入する際には、社内体制や自社の働き方に合わせて設定する必要があります。

経費精算においては、各企業で独自の規則を設けていることがほとんどです。導入時の設定は、相応の時間を要する作業ですが、導入時に社内規定を反映しておくことで、得られるメリットもあります。

システムの自動チェック機能により、要件を満たしていない申請にはアラートが表示されたり、申請自体をブロックしたりすることが可能になるのです。そのため、不正な経費申請の対応をすることがなくなり、結果的に作業時間の最適化が見込めます。

2.既存ツールやその他システムとの連携

経費精算と親和性の高い業務に使用している既存ツールがあれば、それらシステムとの連携ができるのかどうかも重要です。既存システムとの連携が可能であれば、経理業務に限らず、バックオフィス業務全体の包括的な業務効率化を目指すことができるでしょう。

連携することでさらなる効率化が期待できるシステムには、会計システムや給与計算システム、人事管理システムなどが挙げられます。そのほかにも、交通経路の検索システムやクレジットカードとの連携といった機能が搭載されていることで、申請や交通費計算の手間を軽減することも可能です。

3.承認フローの設定

経費の申請時には、必ず申請者以外の承認を必要とするフローとなっているケースも多いかと思います。

これらのフローは、経費の種類や金額によって異なる場合もあるでしょう。大方の場合、大きな負担が生じるのは導入の際の設定時ですが、やはり手間のかかる作業であることに違いはありません。

人事異動があれば都度更新する必要もあるため、企業規模によっては、初期設定代行サービスの利用を検討するのもおすすめです。

4.入力精度が十分ではない

経費精算システムの中には、画像データなどから自動で文字を認識し、文字データとしてシステムに反映してくれるOCR機能を搭載しているものもあります。

しかし、認識精度ついては、システムによってばらつきがあるのが現状です。特に手書きの領収書などは、文字の認識精度が著しく低下する場合もあるため注意しなければなりません。OCR機能を十分に活用したいのであれば、認識精度の高いシステムを導入するようにしましょう。

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経費精算業務を自動化・効率化する6つの施策

経費精算業務を自動化・効率化するためには、効果的な施策を実施することが重要です。ここからは、経費精算業務自動化・効率化のための施策例を6つ厳選してご紹介します。

  • 法人カードで立て替え金の精算業務をなくす
  • ペーパーレス化を推進する
  • 経費精算システムを導入する
  • 交通費は経路検索やICカードとの連携で自動計算
  • 精算業務フローを簡略化する
  • 外部ツールとの連携を行う

1.法人カードで立て替え金の精算業務をなくす

効率的な経費処理を実現するためには、法人カードの活用が効果的です。

法人カードを利用すれば、支払いは指定口座からの引き落としとなるため、社員は経費の立て替えをせずに済み、経理も払い戻しの作業をする必要がなくなります。また、「前払い」や「仮払い」といった、主に小口現金からの現金のやり取りも不要になるでしょう。

社員目線で考えれば、一時的な立て替えとはいえ、金額によっては負担に感じる場合もあるはずです。このような社員の不満や不安も、法人カードの利用によって解消することができます。

さらに、クレジットカードの利用明細は、税法上、領収書の代用とすることもできるため、毎月大量の領収書を個別に確認する手間が減るだけでも大きなメリットが得られます。つまり、法人カードの導入は、経理と申請者の双方にとって作業の効率化が期待できるのです。

なかには、プリペイドカードを提供している経費精算システムもあります。プリペイドカードであれば、タイムリーな情報が反映されるため、経費の使用状況がより確認しやすく、過剰使用を避ける効果も見込めるでしょう。

経費精算でクレジットカード明細は利用可能?領収書の要否や注意点を解説

2.ペーパーレス化を推進する

経費精算業務の自動化・効率化の施策としては、社内帳票のペーパーレス化を行うことも有効です。

1998年に税制改正の一環として制定された「電子帳簿保存法」は、これまでに度重なる法改正が実施され、現在では領収書を含む帳簿関係書類の電子保存と電子化した書類(紙の領収書など)の原本破棄が認められています

領収書のデータ保存と経費精算システムの導入が進むことで、経費精算の申請や承認は、オンラインで完結できるようになり、場所を選ばずに作業できるようになります。このような利便性の改善は、外回りの多い職種においては、生産性の向上に大きく寄与する結果が得られるでしょう。

経費精算の領収書は電子化で効率化!方法やメリット・注意点を解説

3.経費精算システムを導入する

経費精算システムには、効率化を実践するさまざまな機能が搭載されているため、経費精算業務の自動化・効率化を図りたいのであれば、システムの導入が必須とも言えます。

システムの導入には費用がかかりますが、導入により業務負担を大きく減らすことができ、経費精算業務の抜本的な改善が期待できることを考慮した場合、その費用対効果は決して低くはありません。

4.交通費は経路検索やICカードとの連携で自動計算

交通費精算は、特に、精算の発生頻度が高い経費です。さらに、最安運賃の割り出しや定期区間の控除など、金額の計算や確認にも手間を要するため、自動化によるメリットが最も大きい経費精算ともいえます。

交通費の精算は、経路検索やICカードの利用履歴と経費精算システムを連携させることにより、運賃が自動で算出されるだけでなく、あらかじめ定期区間を設定しておけば、定期区間を控除した運賃の自動算出も可能になります。

さらに、このような連携機能の導入は、交通費の水増し請求やカラ出張の申請といった経費の不正請求の防止にも役立つでしょう。

これらを活用することで、交通費精算は、申請者と経理担当者の双方において、作業時間が大幅に削減できるようになるのです。

交通費の経費精算ガイド!基本の流れから注意点や効率化する方法まで解説

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5.精算業務フローを簡略化する

精算手続きを効率的にするためには、フロー全体の簡略化を図ることも重要です。この簡略化においても、経費精算システムの導入が役立つでしょう。

申請から承認、精算までをシステムによって、オンライン上で行うフローに移行することで、申請者は申請書類の作成や印刷の必要がなくなり、承認者は、外出先でも申請内容の確認と承認ができるようになります。

また、OCR機能が搭載されたシステムを使用していれば、領収書の情報を入力する手間も減ることになるでしょう。経費精算の業務における各工程が、それぞれ簡略化されたり、利便性が高まることで、総合的な業務のスピードアップが図れるようになるのです。

6.外部ツールとの連携を行う

外部ツールとの連携も、業務効率化においては欠かせない要素の1つです。

たとえば、経理業務における課題には、経費精算情報を、再度、会計システムへと反映させる、いわば「二度手間」が挙げられます。例えば、経費管理ファイルから会計システムへと、同じ情報を一から入力し直すようでは、担当者のリソースを必要以上に割くことになり、賢明なマネジメントとは言えないのです。

そこで活用したいのが、会計ソフトと連携できる経費精算システムです。入力事項を自動的に会計ソフトに反映できれば、担当者の業務負荷は大きく軽減されます。また、人的ミスの削減にもつながるでしょう。

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効率化に最適なおすすめ経費精算システム5選

経費精算業務を効率化することにおいて要ともいえるのが、経費精算システムの活用です。ここからは、おすすめの経費精算システムを5つ厳選してご紹介します。

1.ジンジャー経費

「ジンジャー経費」は、1万5,000社もの企業への導入実績がある経費精算システムです。社労士や専属のスタッフがサポートしてくれるオプションがあり、導入後の安心感は非常に高いと言えるでしょう。2019年10月末時点でサポート満足度91.6%、契約継続率99.4%を誇ります。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 初回契約時のみ:330,000円(税込)
料金プラン 経費精算:一人あたり550円(税込)
他プランの料金とサポート料金が加算
導入企業数 1万5,000社以上(シリーズ累計)
主な機能・特徴
  • 多くの関連サービスと連携できる
  • 社労士や専属のスタッフによるサポートオプションあり

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2.楽楽精算

「楽楽精算」は、幅広い企業に利用されているシステムです。サポート体制の手厚さから、顧客満足度や累計導入社数など、さまざまな指標で高い評価と実績を獲得しています。幅広い業種、規模の企業に対応できるため、どの企業にとっても有力な選択肢となるでしょう。

提供元 株式会社ラクス
初期費用 10万円(税抜)
料金プラン 月額33,000円(税込)~
導入企業数 約9,000社(2021年11月時点)
主な機能・特徴
  • 顧客満足度94%(自社調べ)
  • 累計導入社数ナンバー1(2021年11月時点)※
  • 電子帳簿保存法対応社数ナンバー1(2021年11月時点)※
URL サービスの詳細はこちら

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号)より

3.マネーフォワード クラウド経費

「マネーフォワード クラウド経費」は、会計システムなどの製品と組み合わせることでバックヤード業務を一元管理できるサービスです。基本料金を支払うことで、会計や請求書、勤怠システムなど全てのサービスが利用できます。導入することで業務負担が80%減ったという導入事例もあり、業務効率化を第一の目的としている企業におすすめです。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 無料
料金プラン ■30名以下の法人の場合
月額プラン:4,378円(税込)/月~
年額プラン:39,336円(税込)/年、3,278円(税込)/月~■31名以上の法人の場合
要お問い合わせ
導入企業数 正確な数値の公表なし
主な機能・特徴
  • 会計システムをはじめとした自社製品とのパックプランがある
  • スマホで経費申請から承認までを完結できる
URL サービスの詳細はこちら

4.Concur Expense

「Concur Expense」は、世界中で7,500万人ものユーザーが利用している世界的な知名度と実績を持つ経費精算システムです。

PayPayやS.RIDEなどのサービスとも連携でき、経費精算業務にかかる手間や時間を削減できます。ユーザーコミュニティによる限定情報やイベントもあり、導入後も安心して利用できるでしょう。

提供元 株式会社コンカー
初期費用 Expense Standard Only:無料
Expense Standardエントリー以上:要お問い合わせ
料金プラン Expense Standard Only:2万9,000円/月~
Expense Standardエントリー以上:要お問い合わせ
導入企業数 約4万8,000社(SAP Concur 全体)
主な機能・特徴
  • 国際的な導入実績が豊富
  • 会社規模に合わせて中小~大企業まで利用可能
  • ユーザーコミュニティによる限定情報やイベントもあり
URL サービスの詳細はこちら

5.ジョブカン経費精算

「ジョブカン経費精算」は、1ユーザー440円〜利用できる、非常にリーズナブルな経費精算システムです。シンプルでわかりやすい操作性に定評があり、従業員の利便性が高いのも特徴的です。ジョブカンワークフローなど、ジョブカンシリーズとも連携可能で、さまざまな業務を一元管理できる点も魅力といえます。

提供元 株式会社 DONUTS
初期費用 無料
料金プラン 中小企業:440円(税込)/1ユーザー
大企業:要お問い合わせ
導入企業数 シリーズ累計12万社以上
主な機能・特徴
  • シンプルで使いやすいデザイン
  • コストパフォーマンスが非常に高い
URL サービスの詳細はこちら

経費精算システムを導入して業務の効率化しよう!

経費精算は、発生頻度の高い経理業務であるため、自動化や効率化がもたらす生産性向上の効果は非常に大きいでしょう。経費精算の自動化・効率化を進めるにはさまざまな施策が考えられますが、中でも効果が期待できるのが経費システムの導入です。ビジネスを加速させるためにも、経費精算システムの導入をご検討されてみることをおすすめいたします。

経費精算に必要な領収書の原本は保管すべき?コピーや電子化データはOK?

電子帳簿保存法の経費精算に対する影響は?対応要件やシステム選定のポイント

【最新】おすすめ経費精算アプリ13選比較!【iPhone・Android対応】

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