経費精算の領収書は電子化で効率化!方法やメリット・注意点を解説

2022/2/25 2022/06/03

経費精算システム

電子化される大量の書類

領収書による経費精算といえば、以前は、紙でやり取りをし、保存しておくことが原則でした。しかし、近年の法改正により、現在は、電子データでの保存が認められています。これにより経費精算業務の飛躍的な効率化が実現しました。この記事では、領収書を電子化するメリット・デメリット、電子化する方法と注意点、おすすめのシステムもご紹介します。

経費精算の領収書は以前から電子化OKだった

領収書の電子化は、2005年の改正により、以前より、スキャナ保存による電子化が認められていました。しかし、3万円以上の領収書は認められない、実物大のカラースキャンでなければならないなど、いくつかの厳しい要件が定められていたため、実際には、電子化に踏み切る企業が少なかったのです。

しかし、業務全体のデジタル化の波とクラウドシステムの急速な普及に押され、2015年以降は、これらの要件も次々と緩和されいきます。ここでは、電子帳簿保存法の緩和の背景と、領収書のデータ保管の変遷について解説します。

(1)デジタル化の波による電子帳簿保存法の緩和が背景

電子帳簿保存法は、1998年の施行以降、何度か時代に合わせた見直しがされています。以下に、それぞれの改正のポイントについて簡単にまとめてみました。

1998年 国税関係の帳簿や書類の電子保存を認める「電子帳簿保存法」が施行
2005年 「e-文書法」の施行に伴い、スキャナ保存制度として、国税関係書類の一部電子化が認められる。ただし、3万円未満かつ要電子署名などの条件あり
2015年 金額(3万円)の上限が撤廃され電子署名も不要になる
2016年 デジカメやスマホで撮影したデータでの保存も認められるようになる
2019年 過去の書類も税務署に届出をすることで対象に
2020年 条件を満たすキャッシュレス決済の場合は領収書が不要
(キャッシュレス決済の利用履歴データは領収書として代用可能)
2022年 税務署への電子化に関する事前承認手続きの廃止、タイムスタンプや検索の要件緩和。スキャナ保存後の書面原本の廃棄が可能になったほか、電子取引データで受領した書類の紙での保管は原則不可となる(猶予期間および条件あり)。

このように、領収書をはじめとする経費精算に関わる書類の電子化については、社会のデジタル化を受けて、電子帳簿保存法が見直され、次々に改正されてきました。さらに今後も、こういった要件の緩和や変更といった改正は続くとみられています

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(2)スキャンに限らずスマホの利用も認可

経費精算の際に、すべての領収書をスキャナでPDFデータに落としていくためには、かなりの労力を要します。

従来は、領収書のデータ保管にあたって「原稿台と一体型のスキャナ」を使って実物大のデータを保管しなければなりませんでした。しかし、前述のとおり、2016年の電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件改正により、この2つの要件が撤廃されたのです。

これにより、領収書を受領した本人が外出先や自宅でのリモートワーク中に、スマートフォンやタブレットで領収書の電子化作業が可能になりました。

経費精算の領収書を電子化するメリット

「金額が違う」「日付が違う」「項目が間違えている」などといった個々の内容だけでなく、「計算が合わない」というトラブルも発生するなど、経費精算にあたっては、間違いがないかどうか神経を使います。

中でも、経理担当者が日常的にかなりの労力を割いているのは、経費精算の領収書の処理です。では、領収書を電子化することにより、経理業務の効率はどのように改善されるのでしょうか。ここでは、領収書の電子化と経費精算システムを導入するメリットについて解説します。

(1)経理業務が効率化する

業務上必要となった費用、経費を処理する作業は、経理担当者にとって負担の大きい作業です。日数が経過してから領収書が提出されたり、必要事項の記載漏れがあったりすると、経費処理までに時間や手間がかかってしまうでしょう。

経費精算の領収書を電子化し、社員が自分でシステムにアップロードできるようにすることで、領収書の原本が経理担当者の手元に届くまでのタイムラグがなくなり、入力などのミスをすぐにチェックすることが可能になるでしょう。また、保管のファイリングも不要になるので、経理業務が大幅に効率化されます。

(2)紛失などのリスクの回避ができる

領収書を経費として提出する前に失くしてしまったり、大小さまざまな領収書の精算作業中に小さな領収書が見当たらなくなったりして、業務の生産性が低下するのは珍しいことではありません。

また、経費の精算を行った後も領収書は7年間保管しなければならない決まりになっているため、ファイリングといった保管作業が大変なだけでなく、感熱紙を利用している領収書などでは劣化して読み取れなくなる可能性もあります。

手元にある領収書をその場でデータ化すれば、紛失や劣化の心配もなく、確実な経費の処理を行うことが可能です。

(3)保管のスペース・コストが削減できる

領収書を紙ベースで保管する際には、大きさが異なる領収書をA4の台紙に張り付けてファイリングしていくというやり方が多いのではないでしょうか。

この方法だと、領収書と台紙の厚さでファイルの厚みは倍になってしまいます。7年分の領収書ファイルを保管するとなると、企業の規模によっては、かなりのスペースが必要となるため、そのためのコストを要することもあるでしょう。

領収書を電子化すれば、保管スペースが不要になり、年度末の整理にかかる人件費などといった管理コストを削減できます。

(4)領収書の検索や閲覧が簡単になる

ファイリングしてあったとしても、膨大な紙ベースのファイルの中から特定の領収書を見つけることは容易ではありません。厚くて重いファイルを引っ張り出して、予算科目や日時などを確認しながら探さなければならないでしょう。

経費処理や領収書を電子化すれば、パソコンや電子化された経費システムの検索機能を使って、簡単に目的の領収書を見つけ出すことが可能です。監査が入った際なども山のようなファイルを並べる必要がなくなります。

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経費精算の領収書を電子化するデメリット・注意点

経費申請の電子化だけでなく、新しい仕組みを導入する際には、担当者や全従業員の理解が必要です。また、新しいルールを社内に浸透させるまでには、時間もかかることでしょう。

経費精算の領収書を電子化するにあたっては、経理担当の部署だけでなく、全従業員に影響することになるため、経費精算の領収書を電子化する前に、デメリットや注意点を把握しておきましょう。

(1)システム導入に費用が必要である

経費精算に使用する領収書をデータ化する際には、「とにかくスキャナやカメラでデータ化するだけでOK」というわけにはいきません。経費精算全体のシステム化と、そのシステムで扱えるデータ形式、ならびに税務署へ届けたファイル形式でなければならないからです。

また、経費精算システムを電子化するためのソフトやアプリケーション、領収書を保存するハードディスクやクラウドを用意する費用も必要となります。

(2)業務フローの変更・周知をしなければいけない

経理の業務の中でも領収書の電子化にあたっては、担当部署の処理手順だけでなく、実際に、従業員が経費を申請する際の業務フロー全体を変更することになります。そのため、どのように手順が変わるのかを社内にアナウンスし、正確に運用されるまでは、周知し続けなければなりません。

業務フローを策定するためには、経費申請のために行われている業務や手順の棚卸を行い、全体を把握してから効率的なフローを構築していくことが不可欠です。事業規模にもよりますが、おおむね3か月〜1年程度の期間が必要でしょう。

(3)全ての書類が電子化できるわけではない

経費申請に必要な書類の多くは電子化が認められていますが、契約書や重要な説明に使う書類などの中には電子化が認められていない書類もあるため注意しなければなりません。

一方、改正された電子帳簿保存法が、2022年1月に施行開始されたことにより、取引情報の授受をデータで行う電子取引において、受け取った領収書などをプリントアウトして紙ベースで保管することは認められなくなりました。このように、帳簿と書類によって、電子保存の可否が異なるため、必要な書類まで廃棄してしまわないよう注意が必要です。

(4)領収書データの分類を決める必要がある

経費精算を電子化する際、電子データの領収書には、紙の領収書を画像データで保存したものと、電子メールなどで受領した領収書をエクスポートしたものがあります。紙の領収書をデータで保存する際には、領収書のデータ分類を決め、閲覧しやすいようにしておかなければなりません。

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経費精算の領収書を電子化する方法

領収書の電子化を実現するまでには、社内の環境構築以外にもさまざまな準備を行わなければなりません。ここでは、経費精算の領収書を電子化して管理するまでの手順を解説します。

(1)領収書の電子化ができるシステムの決定

領収書を電子化するためのシステムは大きく分けて2つのタイプに分けることが可能です。まずひとつ目が、領収書を電子化・経費精算まで可能な「経費精算システム」、そして、もうひとつがシステム内であらゆる書類を管理可能で法令遵守まで考えられている「e-文書ソリューション」です。

領収書を電子化するシステムを選ぶ際には、まず文書電子化システムと、e-文書ソリューショのどちらのタイプのシステムにするのかを考えた上で、製品を絞ってから決めていくと良いでしょう。

#1: 経費精算システムの導入

自社で領収書を電子化し、さらにそのまま経費精算まで可能な「経費精算システム」は、スマホの撮影で入力するスキャン機能やそのままファイルをアップロードする機能で経費精算が可能になります。

必要な申請から承認までのワークフローも設定が可能で、クラウド型のシステムが主流となった昨今では、テレワークや移動先での経費精算も非常に簡単になり、多くの企業で導入が進められています。

#2: e-文書ソリューションを導入

e-文書法や電子帳簿保存法に対応した製品を「e-文書ソリューション」といい、特に法令を遵守した文書の電子化や保管を意識して構築された電子文書の管理システム製品を指します。

管理する書類の種類によって、それぞれに関連する法令が求める要件を満たすことができるように、弁護士などの法律の専門家が加わってシステムが構築されている点がメリットです。

(2)社内フローの改定と周知を行う

経費精算は、多くの従業員に関係する業務なので、社内の業務フローの改定、または策定は重要なポイントです。領収書を電子化するのは誰なのか、どのような方法で行うのか、いつ開始するのかというアナウンスを事前にしっかりと行いましょう。

また、運用前に基本的なルールを決めることが肝心です。紙の領収書の撮影の仕方、データの送付・登録方法など、詳細な手順も決めておくと間違いがありません。誰にでもわかる業務フローを策定することで、社内への周知と浸透がスムーズになります。

(3)領収書を電子化して保管する

システムを選定して、社内フローを作って社内に周知したら、いよいよ領収書を電子化して保管できるようになります。ここまでの準備がしっかりされていれば、領収書の電子化とその保管がスムーズです。

領収書の電子化におすすめの経費精算・領収書管理システム

ここでは、企業で多く導入されているシステムについて、経費精算システムとe-文書ソリューションのタイプ別に、おすすめのシステムを3つご紹介します。

(1)経費精算システム

経費精算システムでは、いかに操作が簡易に行えるかが重要です。また操作や処理についてのサポートにも注目しましょう。

#1: RECEIPT POST

株式会社TOKIUMが提供する、ペーパーレス経費精算「TOKIUM経費精算」は、申請内容の入力ミスをチェックしてくれる機能が付いているのが特徴です。領収書の写真を撮り、システム内の「ポスト投函」をするだけの2ステップのスマートな経費精算システムです。

#2: ジンジャー経費

jinjer株式会社が提供する「ジンジャー経費」は、シンプルなデザインで操作性が抜群のクラウド型経費精算システムです。ジンジャーシリーズでは、人事管理・給与計算・勤怠管理などのバックオフィス業務をまとめてパッケージ提供しており、従業員情報を一元管理することで業務の効率化を大きく推進させることが可能です。

#3: 楽楽精算

株式会社ラクスが提供している「楽楽精算」は多くの導入実績を誇る人気のクラウド型の経費精算システムです。スマホで撮影した領収書の記載内容が、自動で取り込まれる文字認識機能など、 経費を申請する側の利便性にも配慮した機能を搭載しています。

また、電子帳簿保存法に対応したソフトとして 公的に認められている点も大きなポイントです。 設定の自由度が高いので、自社に合ったレイアウトの実現が可能になるでしょう。

(2)e-文書ソリューション

社外にデータを保管するe-文書ソリューションでは、操作やサポートに加えてセキュリティの高さもチェックしましょう。

#1: SPA

大塚商会が提供している「SPA」は、紙の書類をデータ化して、管理番号以外でも帳票名や顧客名で確実な自動振り分けを実現したシステムです。ユーザごとのアクセス権限や暗号化などセキュリティも高く、法令順守のためのタイムスタンプやマスク機能も実装しています。

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#2: @Tovas

コクヨ株式会社が提供している「@Tovas」は、領収書の電子化だけでなく、請求書や注文書など、業務に関わる多種多様な書類の配信を自動で行うことができるシステム。暗号化とウイルスチェックはもちろん、履歴を蓄積し、必要時には追跡して第三者機関が証明する「情報トレーサビリティ」があるのが特徴です。

▼ サービス公式サイトはこちら ▼

#3: ReportFiling

NECソリューションイノベータが提供している「ReportFiling」では、顧客対応業務で発生する帳票・書類を一括管理し、一気に社内のペーパーレス化を実現できるシステムです。保存した帳票や書類は、権限をつけて公開することが可能。法的要件も満たした運用が叶う上に、利用人数制限もないため、エンドユーザーの使い勝手を優先したシステムになっています。

▼ サービス公式サイトはこちら ▼

領収書を電子化して経費精算の効率を上げましょう!

電子帳簿保存法によって、経費精算の領収書の電子化が認められ、さらに、法改正による要件の緩和によりスマートフォンで領収書をデータ化することも可能となりました。領収書の電子化は、経理業務の効率化だけでなく、書類保管のためのスペース確保や管理の手間など、管理面のコストも削減できます。

確実、かつスピーディーな領収書の処理ができ、コスト削減にもつながるなど、多くのメリットが得られる領収証の電子化。ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。

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