中小企業におすすめの経費精算システム14選！選び方や導入の重要性も解説

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請および承認、支払いなどを効率化するITシステムのこと。経費精算システムを導入すると、これまでアナログで処理していた事務作業を自動化できるので、経費精算が格段に楽になります。

また、領収書の紛失や経費の不正計上など、経費精算に関するさまざまなリスク防止にも役立つのが特徴です。

経費精算における中小企業の課題や重要性

従来の方法で経費精算を行っている中小企業は、さまざまな課題を抱えています。ここでは、中小企業が抱える課題と経費精算システムの重要性について見ていきましょう。

1.中小企業は未だアナログで経費精算をしている

中小企業の多くは、未だに経費精算をアナログで処理しています。

よくある精算方法としては、経費の立て替えをした従業員が経費精算を上長に申請、承認後、経理担当が領収書をチェックし、その内容をエクセルなどに打ち込んで必要書類を作成し、精算するという流れをマニュアル化している企業です。

なかには立替払いや小口精算などの処理を現金の手渡しで行っている中小企業もあり、その都度、一連の作業を行う経理担当にとっては、相当な負担となっています。

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2.申告書類等を期限内にもらえず処理ができない

従業員が経費精算とその期限についての重要性を理解していない場合、その手続きはついつい後回しにされてしまいがちです。その結果、経費精算の申告書類が期限内に提出されないという困った問題が頻繁に発生してしまうのです。

さらに、期限を守らずに提出された経費精算を行なった場合、月次報告書の修正など、本来であれば発生しないはずの作業が発生することもあり、経理担当者の日常業務にも支障をきたしてしまうのです。

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3.コストや時間を経費処理に割くことができない

中小企業の中には、そもそも経理専門の部署がなく、経理業務を総務や労務担当者が兼任しているというケースも少なくありません。

この場合、担当者において、経費精算の業務を集中して行う時間を取ることが難しく、処理しきれない経費がどんどん溜まってしまい、精算が遅れるということもあるのです。

当然、従業員にとって、立て替えたお金が速やかに精算されないのは、気持ちのいいものではありません。場合によっては、会社に対する不信感にもつながってしまうでしょう。

また、溜め込んだ書類を期限内に処理しようと慌てて、人的ミスが起こりやすくなるリスクも生じてしまいます。

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経費精算システムの基本的な機能

経費精算システムは経費の申請や支払いを効率化できるシステムだと前述しましたが、具体的にどのような機能があるのでしょうか。

ここでは、経費精算システムの基本的な機能を3つご紹介します。

機能1:経費申請

経費精算システムを導入すると、スマートフォンやPCから手軽に経費申請ができるようになります。

さらに、承認機能が備わっているシステムを選ぶことで、申請と承認の一連の流れを、システム上でスピーディーに完結することも可能です。申請者と承認者、両者の手間や負担が軽減できるでしょう。

機能2:自動入力機能

経費精算システムの中には、スマートフォンのカメラで領収書を撮影すると支払い日や金額などの必要事項が自動的に入力されるものも少なくありません。

この自動入力機能は、入力作業を軽減してくれるだけでなく、記入漏れや見間違いの予防など、不正防止にも一役買ってくれます。

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機能3:会計システムとの連携機能

経費精算システムの多くは、会計システムと連携することが可能です。

経費精算システムと会計ソフトを連携すると、経費精算システムで申請したデータは自動で仕訳されるので、仕訳データを改めて入力する手間がなくなり、勘定科目を決める必要もありません。

中小企業が経費精算システムを導入するメリット

経費申請や自動入力など、経費精算システムには便利な機能が多く搭載されています。

ここからは、中小企業が経費申請システムを導入するメリットを6つ見ていきましょう。

メリット1:デジタル化により経費精算全般の業務を軽減

中小企業が経費精算システムを導入する1つ目のメリットは、デジタル化によって経費精算の業務負担を軽減できる点です。

経費精算は申請書の作成や承認、領収書の確認など、精算までの工程が多い業務です。加えて、経費を支払った本人とその上長、そして、経理担当者と、精算の過程で関わる人も多いため、タイムラグが発生しやすいのも課題のひとつでした。

その点、経費精算システムを導入することで、システム上ですべての業務を完了することができ、作業の負担を軽減することができます。また、モバイル端末対応のシステムを選べば、場所を選ばずに経費の申請や承認が行えるようになるため、経費精算の流れがよりスムーズになるでしょう。

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メリット2:経理担当者の業務効率化とコスト削減

従来の経費精算の方法においては、以下の課題が多く見受けられ、経理担当者の大きな負担となっていました。

• 従業員による申請が後回しにされがちで期限間際に処理業務が集中する
• 書類の不備による差し戻しが多い
• 関連書類の管理業務に時間を取られる

しかし、経費精算システムの導入により、申請作業が簡素化されるだけでなく、出先での申請も可能になるため、これらの業務がスムーズになります。

また、書類は電子データによって保存されるため、書類による管理がなくなり、紙代ちゃ印刷代のような消耗品にかかるコストカットも実現できるでしょう。

システムによっては、入力に不備がある場合は、自動で申請をブロックする機能が付いているものもあります。このようなシステムを選ぶことで、経理部門にとって、生産性を下げる原因となっていた課題を解決することができます。

メリット3:社内外いつでもどこでも申請や承認が可能

先にお伝えしたとおり、経費精算システムを導入すると、社員はスマートフォンやPCからいつでもどこでも経費申請・承認ができます。

中小企業の中には、リモートワークを導入しているにもかかわらず、経費精算のためにオフィスへの出社を必要とする企業もあり、移動時間やその都度かかる交通費などのコストの無駄などが課題となっていましたが、そうした問題も経費精算システムの導入でクリアになるでしょう。

メリット4:生産性の向上

経費精算システムの多くは会計システムと連携できるので、いわゆる二度手間となっていた入力業務の一元化が可能です。

システムの導入により、手作業での入力業務を極力なくすことで、それに伴う、確認作業を軽減することもできます。業務の効率化や工数の削減ができれば、労働生産性の向上も期待できるでしょう。

メリット5:入力ミスや申請不備などの不正防止が可能

中小企業が経費精算システムを導入する代表的なメリットともいえるのが、入力ミスや申請不備を防止できる点です。

また、経費精算システムの中には、交通系ICカードと連携し、定期区間を控除した交通費を自動的に計算してくれるものもあります。このような連携機能の活用は、交通費をかさ増しして請求するといった不正防止にも役立ちます。

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メリット6:外部サービス連携による経理業務全体の省力化

会計システムや交通系ICカードとの連携のほか、給与システムと連携することで、経費精算の内容を反映した給与計算を行うことも可能です。

それぞれのシステムに個別で入力する必要がなくなれば、それらを照らし合わせて確認するといった作業もなくなります。

バックオフィス業務を包括的に省力化できるのは、担当者が、経理業務だけでなく総務、労務業務を兼任するケースの多い中小企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。

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【中小企業向け】おすすめの経費精算システム13選

ここまで、経費精算システムの機能や導入メリットをお伝えしてきました。続いて、経費精算システムを導入する中小企業に向けて、おすすめの経費精算システムをご紹介します。

それぞれの特徴や料金をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

1. 楽楽精算

楽楽精算は、9,000社以上が導入している国内導入数No.1（※）の経費精算システム。経費精算に必要な機能や、あれば便利な機能を網羅しているので、中小企業から大企業まで企業規模を問わずおすすめです。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2021年6月号）より

2.Concur Expense

Concur Expense（コンカー・エクスペンス）は、ペーパーレス・キャッシュレス・承認レス・管理業務レスの4つのレスで経費を管理する経費精算システム。グッドデザイン賞や財務・会計部門受賞をはじめとする数々の賞を受賞し、多方面から高い評価を受けています。

3.ジンジャー経費

ジンジャー経費は、jinjer株式会社が提供する経費精算システム。13,000社以上の導入実績を誇るジンジャー経費は、数ある経費精算システムの中でも定番です。

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4.経費BankⅡ

経費BankⅡは、iPhone・Andoroid・Windows・Mac OSなどマルチデバイスに対応した経費精算システム。データのバックアップやセキュリティ環境の確保、メンテナンスまで担ってくれるので、システム担当者の負担を軽減できます。

5.ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、初期費用無料の経費精算システム。また、月額400円/ユーザーという業界最安クラスの料金も魅力のひとつです。

6.マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、ユーザーに支持された製品を讃える「ITreview Grid Award 2021 Spring」において経費部門で9期連続Leaderを獲得している経費精算システム。知名度も満足度も高く、東証マザーズ上場会社である株式会社マネーフォワードが運営しているので信頼性もあるといえるでしょう。

7.freee会計

数あるクラウド会計ソフトの中でも有名なfreee会計は、もちろん経費精算機能も搭載しています。スマートフォンとPCのどちらでも経費精算処理ができ、承認者や管理者は承認や差戻し時にコメントを投稿できます。

8.SmartGo Staple

SmartGo Stapleは、モバイルSuicaとプリペイド式の法人カードStapleカードが一体型になった新しいタイプの経費精算システム。StapleカードをモバイルSuicaに登録しておけば、改札を通るだけで交通費の申請が完了します。

9.RECEIPT POST

RECEIPT POST（レシートポスト）は、スマートフォンで領収書を撮影するだけで経費申請が完了するシステム。多くの中小企業が使用している主要会計ソフトに対応しており、ソフトを選ばず導入できるのがメリットです。

10.J’sNAVI NEO

J’sNAVI NEOは、中小企業から大手企業まで600社以上が導入している経費精算システム。JTBが開発したシステムであり、一般経費や交通費はもちろん出張時の立替・仮払い・突き合わせ作業が不要になります。

11.TeamSpirit

TeamSpiritは、経理精算だけでなく勤怠管理・社員情報管理・プロジェクト原価管理などを一括管理できるシステムです。経路検索機能との連携が標準装備されており、交通系ICカードや経路検索機能を使って申請された交通費は、ひと目で正確な交通費であることがわかる仕様になっています。

12.rakumo ケイヒ

rakumo ケイヒは、スケジューラーと連携することで交通費の申請作業の手間を削減できることが特徴の経費精算システム。NAVITIMEと連携でき、出発駅と到着駅を入力するだけで運賃が自動計算されます。

13.eKeihi

eKeihiは、8年連続シェアNo,1（※）を誇る経費精算システム。20年の実績があり、これまで培ってきたノウハウをもとにした使いやすさとコストパフォーマンスに定評があります。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所株式会社「DX&ニューノーマル対応で拡大するERP

フロントソリューション市場の実態と展望2021年度版（経費精算パッケージ部門）」

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トライアル期間なしで完全無料で使える経費精算システム

最後にご紹介するのは、無料で利用できる経費精算システムです。こちらのシステムは、有料版に比べると、搭載機能や利便性の面で劣る部分もありますが、経費精算のコストをとことん削減したい、もしくは、まずはシステム化を試してみたい、という企業におすすめです。

1.ビズトラ

2019年5月にリリースされたビズトラは、完全無料で利用できる経費精算システム。一般経費や交通費などの経費精算が可能で、初期費用・月額費用ともに無料でありながら、分かりやすく使いやすい点が特徴です。

▷無料で使える経費精算システム10選徹底比較！無料トライアルや低価格サービスも！

経費精算システムを導入する際の選び方

最近はさまざまな経費精算システムが登場しており、どれを選ぶべきか分からず導入を先送りにしている中小企業も多いのではないでしょうか。

ここからは、経費精算システムを導入する際の選び方をご紹介します。

1.自社に合う機能が揃っているか

経費精算システムの選び方として重要なのは、企業に合う機能を備えているかどうかです。機能は経費精算システムによって異なるので、求める機能を明確にしたうえで最適なシステムを選びましょう。

▷経費精算をキャッシュレス化するメリットと進め方！小口現金を廃止しよう！

2.経費精算システムの提供形態

一口に経費精算システムといっても、自社でシステムを開発・運用するオンプレミス型とインターネット上に構築されたサービスを利用するクラウド型があります。

どちらにも、それぞれにメリットやデメリットがありますが、近年では、サーバー不要、かつ低コストで導入が可能なクラウド型が人気です。クラウド型は、リモートワークをしている従業員の経費精算にも対応できるため、その点も、人気の理由のひとつといえるでしょう。

3.各サービスの費用対効果

経費精算システムを導入するにあたって重要なのは、費用対効果が得られるかどうかです。ぜひ複数のシステムを比較し、総コストを算出してみましょう。

4.無料トライアルの有無

経費精算システムの中には、初期費用が必要なものもあるので、コスト面のハードルが導入を躊躇する要因になってしまっている中小企業も少なくありません。

その点、無料トライアルを実施しているシステムであれば気軽に始められる上に、実際に試してみることで、コストに見合ったメリットがあるのかどうかの検証もできるはずです。無料トライアルは、ぜひ積極的に利用してみましょう。

5.カスタマイズができるか

入力画面の設定や細かな項目など、レイアウトやデザインをカスタマイズできる経費精算システムもあります。

経費精算システムはそのままでも十分便利ですが、とくに経費精算システムを初めて導入する中小企業には、より使いやすくカスタマイズできるシステムがおすすめです。

6.既存サービスとの連携は可能か

現在使用している会計ソフトと、導入を検討している経費精算システムとの連携についても確認しておく必要があります。

経費精算システムを導入したものの、使用中の会計ソフトと連携できないとなれば、業務効率化のメリットを最大限に享受することができません。

連携したい既存のシステムがある場合は、必ず連携可能かどうかだけでなく、連携の方法についても確認しましょう。

7.運用後のトラブル対応やサポート体制があるか

経費精算システムを選ぶ際は、アフターフォローの充実度やサポートの有無も重要なポイントになります。

初めて経費精算システムを導入する場合は、料金の安さよりもサポートの手厚さを重視した方が業務の効率化を図れるでしょう。

8.スマホアプリで操作可能か

スマホアプリでの操作が可能であれば、オフィス外でも気軽に経費精算ができます。経費を申請する側にとっても、移動中などのスキマ時間を使って経費申請ができるようになるため、とても便利です。

申請する側の利便性が上がることにより、毎月期限ギリギリまで申請されず、締切間際に大量の経費精算が申請されるといった、業務の偏りの解消にも役立つでしょう。

中小企業向けの経費精算システムを導入するデメリット

中小企業が経費精算システムを導入するにあたってはメリットだけではなく、デメリットもあります。

• 様々な機能を利用する場合はコストがかかる
• 導入時のナレッジ共有に負担がかかる

様々な機能を利用する場合はコストがかかる

経費精算システムを利用する上では、初期費用や月額料金だけではなく、利用人数や追加オプションなどで追加のコストがかかります。

利用していく中で計画していた以上に費用がかさんでしまうケースもあるので十分に注意が必要です。

導入してからコスト面が負担にならないようにするには、費用を概算して大まかな予算をたてておきましょう。

導入時のナレッジ共有に負担がかかる

これまでに紙でアナログ手法で経費精算をしている企業の場合、導入する際のナレッジを共有するのが非常に大変です。

マニュアル作成や承認フローの浸透、従業員一人一人へのバックアップなどを行わなけえればなりません。

場合によってはシステムが浸透せず、従来の経費精算のやり方に戻ってしまうケースも考えられます。

しっかりとしたマニュアルを作成し、都度ペアワークをして従業員にやり方を共有していきましょう。

▷経費精算ルールは必須！マニュアルの作成手順や注意すべきポイントを解説

経費精算システムを導入して業務改善をしよう

経費精算システムを導入すると、経費の申請・承認、支払いなどを効率化できます。また、領収書の紛失や経費の不正計上といったリスク防止にも役立つので、積極的に取り入れたいところです。

中小企業におすすめの経費精算システムは多数あり、それぞれ特徴や料金が異なります。本記事でご紹介した選び方をもとに、自社に合ったシステムを導入し、経費精算業務の負担軽減を目指してみてはいかがでしょうか。

▷経費精算の不正防止に効果的な5つの対策とは？よくある原因と事例も解説