【中小企業向け】おすすめの経費精算システム13選比較！選び方や導入の重要性も解説

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• 経費精算書類はまとめてペーパーレス化
• 最小限の確認作業でミスを防止
• 申請から承認までオンラインで完結

• AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
• アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
• シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！

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中小企業で経費精算システムを導入すべき理由

中小企業の経費精算では、紙ベースで領収書や申請書を提出したり、立て替えた経費を現金で手渡ししたりするなど、アナログな手法で運用しているケースが少なくありません。

アナログな手法で経費精算を行うことで、中小企業は以下のような課題を抱えているケースが多いです。

• 経理担当者の負担が大きい
• 稟議に時間がかかる
• 入力ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい
• 領収書の保管スペースの確保が必要　など

また、人員が少ない中小企業であれば、経理専門の担当者がいない場合もあります。担当者が経理業務を兼務している場合は、より負担が大きくなるでしょう。

上記の課題は、経費精算システムの導入によって解決できます。さまざまな経費をシステム上で一元管理できるため業務が効率化され、担当者と申請者双方の負担を軽減することが可能です。

また、領収書などを自動で読み取る機能が備わっているシステムであれば、入力ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーが発生することもありません。

中小企業が経費精算システムを導入するメリット

中小企業が経費精算システムを導入することで、ヒューマンエラーの防止や業務の負担軽減など、さまざまなメリットが得られます。ここからは、具体的なメリットを4つ紹介します。

ヒューマンエラーを防止できる

経費精算業務では、経費に関するデータを誤入力してしまったり、書類を添付し忘れたりするなどのヒューマンエラーが発生するケースが多いです。書類の枚数が膨大になると、紛失してしまう恐れもあるでしょう。

経費精算システムを導入することで、データの転記が自動化できるため入力ミスなどのヒューマンエラーを予防できます。また、書類はシステム上で一元管理できるので、紛失する心配もありません。

経費精算業務の負担を軽減できる

アナログな手法で経費精算業務を行う場合、担当者は経費申請の内容を一つひとつ手作業で確認する必要があります。差し戻しが発生した場合も、不備を指摘したり書類の添付を指示したりしなければならないなど、手間がかかるうえに時間も取られる点がデメリットです。

また、申請者も申請書を記入したり領収書を添付したりする手間がかかるため、双方の負担が大きいといえます。

しかし、経費精算システムを導入すればアップロードされた申請内容を迅速に確認できるため、業務を大幅に効率化することが可能です。差し戻しを行う場合も、コメントを残してシステム上で手続きを行うだけなのでプロセスが簡略化されます。

また、申請者も領収書をスキャンしてアップロードするだけで申請が完了するため、経費精算業務の負担を大幅に軽減できます。

経費申請の不正や不備を防止できる

経費申請は基本的に自己申告のため、不正が行われる可能性があります。例えば、交通費をかさましして請求するケースなどが考えられるでしょう。

経費精算システムの中には、交通系ICカードと連携して定期区間を控除した交通費を自動的に計算してくれるものもあります。このような機能の活用は、交通費をかさ増しして請求するといった不正の防止に役立つ点がメリットです。

また、エラーのチェック機能が備わったシステムであれば、申請前に不備を検出して修正を求めることが可能です。

経費申請の時間短縮ができる

紙ベースの経費精算業務は、申請書の作成や領収書の添付などに大きな時間が取られます。申請数が多い場合は、一つひとつ手作業で申請を行う必要があるため、多くの時間を費やす必要があるでしょう。

経費精算システムであれば、オンライン上で簡単に申請できるため経費申請の時間を短縮できます。テレワーク中や外出中など、申請者の都合に合わせて時間や場所を選ばずいつでも経費申請が行えるようになる点もメリットです。

従業員としても経費申請の業務負担が軽減され、自身の業務に集中できるようになるでしょう。

経費精算システムの選び方

ここからは、経費精算システムの選び方を紹介します。選ぶ際のポイントを踏まえて、自社に合った経費精算システムを導入しましょう。

自社の経理業務効率化に必要な機能が搭載されているか

経費精算システムを選ぶ際に大切なのは、自社の経理業務効率化に必要な機能を備えているかという点です。まずは自社の課題を洗い出して、課題解決につながる必要な機能を備えたシステムを選びましょう。

例えば、経費精算システムには以下のような機能が備わっており、うまく活用することで経理業務の大幅な効率化が可能です。

スマートフォンで経費申請〜承認ができるか

スマホアプリでの操作が可能であれば、オフィス外でも気軽に経費精算ができます。申請者にとっても、移動中などのスキマ時間を使って経費申請ができるようになるため、利便性が向上します。

申請する側の利便性が高まることにより、毎月期限ギリギリまで申請されず、締切間際に大量の経費精算が申請されるといった業務の偏りの解消にも役立つでしょう。また、経理担当者もスマホから手軽に承認​作業が行えるため、負担を減らしつつ業務を効率化できます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

法改正された電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか、という点も重要なポイントです。

電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、自動的にタイムスタンプが付与されて領収書電子化の要件を満たせます。インボイス対応が必要な企業は、インボイス制度対応のシステムを選ぶことで適切な記帳や書類の保存が可能です。

法改正にもシステムの自動アップデートで対応できるため、気づかないうちにルールを破ったりペナルティを課せられたりする心配もないでしょう。

導入〜運用のサポート体制が整っているか

​経費精算システムを選ぶ際は、サポート体制の充実度も確認しておきたいポイントです。

初めて経費精算システムを導入する場合、自社に適したシステムの設計や運用が行えない可能性があります。しかし、サポート体制が整っていれば、導入や運用に不安がある場合でも親身なサポートが受けられるため安心です。

特に専任の担当者から伴走支援を受けられるシステムであれば、自社に合った導入方法や運用方法をサポートしてもらえるでしょう。

事業規模や従業員数にコストが見合っているか

経費精算システムを導入するには、初期費用や月額費用がかかります。基本的には、搭載された機能が豊富であるほどコストも高くなる傾向があります。

そのため、自社のスケールに対応できる必要最低限の機能が備わっているシステムを選ぶのがおすすめです。

また、月額費用は利用するユーザー数で変動するケースが多いです。例えば、少人数の中小企業の場合は、1ユーザーあたりの料金が安く設定されているシステムを選ぶとコストを抑えられます。費用面と機能面のどちらも考慮することで、より自社に最適なシステムを選べます。

既存システムと連携できるか

現在使用している既存システムと、導入を検討している経費精算システムとの連携についても確認しておく必要があります。

例えば、経費精算システムを導入したものの、使用中の会計システムと連携できないとなれば、業務効率化のメリットを最大限に享受することができません。

勤怠管理システムや労務管理システムなど、連携したい既存のシステムがある場合は、必ず連携可能かどうかだけではなく、連携方法についても確認しておきましょう。

入力補助機能が搭載されているか

経費申請は、システムに入力補助機能が搭載されていれば申請が楽に行えるようになります。例えば、文字をデータとして取り込むOCRが備わっていれば、スマホで領収書を撮影してシステムにアップロードするだけで自動的に内容が入力されます。

ほかにも、交通系ICカードとの連携機能があれば、利用明細から交通費の内訳や金額などを自動で入力することが可能です。

このように、入力補助機能が搭載された経費精算システムを利用すれば、業務を大幅に効率化できます。

【中小企業向け】おすすめの経費精算システム13選

ここからは、おすすめの経費精算システム13選を比較しながら紹介します。特徴や料金などを参考にして、自社に最適なシステムを選んでみてください。

バクラク経費精算

バクラク経費精算は、AI処理の機能を備えた経費精算システムです。高度な処理能力で、100枚の領収書も迅速に処理が可能です。

領収書は、スマホアプリからスキャンが行えます。スキャン時には、スキャナ保存要件の適合を自動判定する機能や領収書の使いまわしの自動判定機能などが働き、ミスや不正を予防できます。

経理担当者もスマホアプリから迅速に承認を行うことが可能です。電子帳簿保存法にも対応しており、法改正があった場合でも自動でアップデートされるため安心です。

ジンジャー経費

ジンジャー経費は、スマホやパソコンから利用できる経費精算システムです。

電子帳簿保存法に対応し、タイムスタンプの付与が行えます。領収書は自動で読み取りができるため、入力ミスや転記ミスが発生する心配もありません。

自動仕訳や会計システムに応じたデータ出力にも対応しており、作業の工数を削減できる点もメリットです。誰でも簡単に操作できるようにUIにこだわっていて、ITツールの操作に慣れていない方もすぐに操作できるようになるでしょう。

楽楽精算

楽楽精算は、15,000社以上の企業に導入されている経費精算システムです。

経費の申請内容は​自動仕訳され、入力工数を大幅に削減できます。また、会計システム用の仕訳データもワンクリックで生成できるため、既存システムとの連携性も優れています。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、25万社以上に導入されている経費精算システムです。

交通費明細・乗換案内連携やICカード読み取り、仕訳データ・FBデータ作成や承認経路分岐・作成など豊富な機能を備えています。ユーザーアンケートによると、これらの機能を活用して経費精算業務にかかる時間を約1/10まで削減できます。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、中小企業から大企業まで幅広い規模の企業に導入できる経費精算システムです。

領収書の読み取りや入力や自動化が可能で、交通系ICカードやクレジットカードの明細を取り込んで経費登録も行えます。また、チャット機能が備わっており、万が一申請内容に不備があった場合や確認が必要な場合は、チャット上で申請者と承認者がやりとりをすることが可能です。

freee会計

freee会計は、会計業務全般を効率化できるシステムです。

経費精算業務はもちろんのこと、請求・支払業務から会計帳簿・決算書の作成まで幅広い会計業務を自動化・効率化できます。経費精算機能では、申請経路の設定機能を備えています。自社の状況に合わせて、柔軟に申請経路を作成することが可能です。

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、経費精算業務を90.1%削減できるシステムです。

申請者は、領収書を撮影して専用の回収ポストに投函します。その後、承認者がオンライン上で撮影された領収書のデータを確認して承認すれば、経費精算は完了です。領収書原本の回収や保管はTOKIUMが代行するため、自社で保管しておく必要はありません。

rakumo ケイヒ

rakumo ケイヒは、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応している経費精算システムです。

交通費の経費精算に特化しており、NAVITIMEとの連携で交通費の自動計算が行えます。定期区間の自動控除もできるため、計算ミスが発生する心配もありません。

Google Workspaceとの連携も可能で、アカウント管理や権限設定、申請経路の変更などを効率的に行えます。作成した​経費データ​はCSVやTSV形式で出力して、会計システムに取り込むことが可能です。

ハーモス経費

ハーモス経費は、税理士法人監修の経費精算システムです。毎年のように行われる法改正にも万全に対応できるため、安心して利用できます。

経費の申請や承認は、パソコンもしくはスマホから簡単に行えます。また仕訳やFBは自動化して、入力や転記の手間を削減することが可能です。電子帳簿保存法やインボイス制度対応で、豊富な機能を備えながらも初期費用が無料でコストパフォーマンスが高い点が魅力です。

経費BANK

経費BANKは、月額1,650円(税込)から利用できる経費精算システムです。リーズナブルな価格設定のため、従業員数が少ない中小企業でも導入しやすいといえます。

AI-OCRが備わっており、紙やPDFの文字を読み取って自動で経費申請が行えます。インボイス制度に対応しているため、登録番号を自動で読み取って適切な処理を行うことが可能です。最新の電子帳簿保存法にも対応しており、領収書の電子化の要件を問題なく満たせます。

Concur Expense

Concur Expenseは、経費精算業務にかかる無駄な時間やコストを削減できる経費精算システムです。

クレジットカードやバーコード決済などの電子明細を取り込んで、経費申請を行うことが可能です。そのため、キャッシュレス化とペーパーレス化を同時に実現できます。

また、システム管理やレポート作成、利用方法がわからない従業員からの問い合わせはBPOで対応が可能です。そのため、繁忙期などは経理担当者が余計な時間を割かれることがなく、自身の業務に専念できます。

SmartGo Staple

SmartGo Stapleは、スマートな経費申請を実現できる経費精算システムです。

交通費の経費精算を行う場合は、モバイルSuicaで改札を通るだけで完了します。申請内容を入力したり、明細書を撮影して申請する必要もありません。

また、法人プリペイドカードのStapleカードを利用すれば、そのほかの経費申請についても支払い後にアプリのボタンを押すだけで完了します。申請内容や金額はデータ連携されているため、経費申請業務の大幅な効率化が可能です。

J'sNAVI NEO

J'sNAVI NEOは、ユーザー数が100万人を超える経費精算システムです。

法人カードや交通系ICカードと連携し、自動で経費を申請できます。会計システムとの連携を行えば転記も自動化されるため、入力ミスを防止することが可能です。また、出張の手配を法人一括請求で行える出張手配機能を利用すれば、従業員が経費を立て替えることなく出張に行けるので、従業員の負担も軽減できます。

中小企業で経費精算システムを導入する際の注意点

経費精算システムにはさまざまなメリットがありますが、いくつかの注意点もあります。ここからは、中小企業で経費精算システムを導入する際の注意点を2つ紹介します。

導入〜運用にまとまったコストが発生する

経費精算システムの導入〜運用にあたっては、まとまったコストが発生する点に注意が必要です。

まず、多くの経費精算システムでは導入時に数万円程度の初期費用がかかります。月額費用はユーザー1人あたりの人数で計算される場合が多く、利用する従業員数が増えれば増えるほどコストがかさむ点に注意しましょう。

導入前には予算を算出して、予算の範囲内に収まるシステムを選ぶのがおすすめです。また、ベンダーに見積もりを依頼すると実際にかかる料金を算出してもらえます。

スモールスタートで導入する

中小企業の場合、なるべく費用をかけずに経費精算システムを導入したいケースもあるでしょう。その場合は、初期費用がかからないシステムを選ぶとスモールスタートで導入できます。

また、1ユーザーあたりの利用料金が低めに設定されているシステムを選ぶことも大切です。経費精算を実際に行う従業員のみがユーザー登録をすることで、さらにコストを抑えてスモールスタートを実現できます。

また、ベンダーのサポートは無料なのか、有料の場合はどれだけの費用がかかるかという点も確認しておきたいポイントです。

中小企業に適した経費精算システムを導入しよう

経費精算システムを導入すると、経費の申請・承認、支払いなどを効率化できます。また、領収書の紛失や経費の不正計上といったリスク防止にも役立つため、積極的に取り入れましょう。

中小企業におすすめの経費精算システムは多数あり、それぞれ特徴や料金が異なります。本記事でご紹介した選び方を基に、自社に合ったシステムを導入し、経費精算業務の負担軽減を目指してみてはいかがでしょうか。