中小企業におすすめの経費精算システム12選!選び方や導入の重要性も解説

2022/3/3 2022/03/09

経費精算システム

領収証をスマホで撮影

リモートワークの導入に伴い、勤怠管理や経費精算といったバックオフィス業務の改革を求められる中小企業は少なくありません。なかには、経費精算のためだけに従業員や経理担当者が出社するというケースもあるなど、生産性や効率の点には、多くの課題が存在しています。そこで本記事では、中小企業の課題解決におすすめの経費精算システムについて解説します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請および承認、支払いなどを効率化するITシステムのこと。経費精算システムを導入すると、これまでアナログで処理していた事務作業を自動化できるので、経費精算が格段に楽になります

また、領収書の紛失や経費の不正計上など、経費精算に関するさまざまなリスク防止にも役立つのが特徴です。

経費精算における中小企業の課題や重要性

従来の方法で経費精算を行っている中小企業は、さまざまな課題を抱えています。ここでは、中小企業が抱える課題と経費精算システムの重要性について見ていきましょう。

1.経費精算は未だアナログでの処理が多い

中小企業の多くは、未だに経費精算をアナログで処理しています。よくある精算方法としては、経費の立て替えをした従業員が経費精算を上長に申請、承認後、経理担当が領収書をチェックし、その内容をエクセルなどに打ち込んで必要書類を作成し、精算するという流れをマニュアル化している企業です。

なかには立替払いや小口精算などの処理を現金の手渡しで行っている中小企業もあり、その都度、一連の作業を行う経理担当にとっては、相当な負担となっています。

2.申告書類等を期限内にもらえず処理ができない

従業員が経費精算とその期限についての重要性を理解していない場合、その手続きはついつい後回しにされてしまいがちです。その結果、経費精算の申告書類が期限内に提出されないという困った問題が頻繁に発生してしまうのです。

さらに、期限を守らずに提出された経費精算を行なった場合、月次報告書の修正など、本来であれば発生しないはずの作業が発生することもあり、経理担当者の日常業務にも支障をきたしてしまうのです。

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3.コストや時間を経費処理に割くことができない

中小企業の中には、そもそも経理専門の部署がなく、経理業務を総務や労務担当者が兼任しているというケースも少なくありません。この場合、担当者において、経費精算の業務を集中して行う時間を取ることが難しく、処理しきれない経費がどんどん溜まってしまい、精算が遅れるということもあるのです。

当然、従業員にとって、立て替えたお金が速やかに精算されないのは、気持ちのいいものではありません。場合によっては、会社に対する不信感にもつながってしまうでしょう。また、溜め込んだ書類を期限内に処理しようと慌てて、人的ミスが起こりやすくなるリスクも生じてしまいます。

経費精算システムの基本的な機能

経費精算システムは経費の申請や支払いを効率化できるシステムだと前述しましたが、具体的にどのような機能があるのでしょうか。ここでは、経費精算システムの基本的な機能を3つご紹介します。

機能1:経費申請

経費精算システムを導入すると、スマートフォンやPCから手軽に経費申請ができるようになります。さらに、承認機能が備わっているシステムを選ぶことで、申請と承認の一連の流れを、システム上でスピーディーに完結することも可能です。申請者と承認者、両者の手間や負担が軽減できるでしょう。

機能2:自動入力機能

経費精算システムの中には、スマートフォンのカメラで領収書を撮影すると支払い日や金額などの必要事項が自動的に入力されるものも少なくありません。この自動入力機能は、入力作業を軽減してくれるだけでなく、記入漏れや見間違いの予防など、不正防止にも一役買ってくれます。

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機能3:会計システムとの連携機能

経費精算システムの多くは、会計システムと連携することが可能です。経費精算システムと会計ソフトを連携すると、経費精算システムで申請したデータは自動で仕訳されるので、仕訳データを改めて入力する手間がなくなり、勘定科目を決める必要もありません。

経費精算システムを中小企業で導入するメリット

経費申請や自動入力など、経費精算システムには便利な機能が多く搭載されています。ここからは、中小企業が経費申請システムを導入するメリットを6つ見ていきましょう。

メリット1:デジタル化により経費精算全般の業務を軽減

中小企業が経費精算システムを導入する1つ目のメリットは、デジタル化によって経費精算の業務負担を軽減できる点です。

経費精算は申請書の作成や承認、領収書の確認など、精算までの工程が多い業務です。加えて、経費を支払った本人とその上長、そして、経理担当者と、精算の過程で関わる人も多いため、タイムラグが発生しやすいのも課題のひとつでした。

その点、経費精算システムを導入することで、システム上ですべての業務を完了することができ、作業の負担を軽減することができます。また、モバイル端末対応のシステムを選べば、場所を選ばずに経費の申請や承認が行えるようになるため、経費精算の流れがよりスムーズになるでしょう。

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メリット2:経理担当者の業務効率化とコスト削減

従来の経費精算の方法においては、以下の課題が多く見受けられ、経理担当者の大きな負担となっていました。

  • 従業員による申請が後回しにされがちで期限間際に処理業務が集中する
  • 書類の不備による差し戻しが多い
  • 関連書類の管理業務に時間を取られる

しかし、経費精算システムの導入により、申請作業が簡素化されるだけでなく、出先での申請も可能になるため、これらの業務がスムーズになります。また、書類は電子データによって保存されるため、書類による管理がなくなり、紙代ちゃ印刷代のような消耗品にかかるコストカットも実現できるでしょう。

システムによっては、入力に不備がある場合は、自動で申請をブロックする機能が付いているものもあります。このようなシステムを選ぶことで、経理部門にとって、生産性を下げる原因となっていた課題を解決することができます。

メリット3:社内外いつでもどこでも申請や承認が可能

先にお伝えしたとおり、経費精算システムを導入すると、社員はスマートフォンやPCからいつでもどこでも経費申請・承認ができます

中小企業の中には、リモートワークを導入しているにもかかわらず、経費精算のためにオフィスへの出社を必要とする企業もあり、移動時間やその都度かかる交通費などのコストの無駄などが課題となっていましたが、そうした問題も経費精算システムの導入でクリアになるでしょう。

メリット4:生産性の向上

経費精算システムの多くは会計システムと連携できるので、いわゆる二度手間となっていた入力業務の一元化が可能です。システムの導入により、手作業での入力業務を極力なくすことで、それに伴う、確認作業を軽減することもできます。業務の効率化や工数の削減ができれば、労働生産性の向上も期待できるでしょう。

メリット5:入力ミスや申請不備などの不正防止が可能

中小企業が経費精算システムを導入する代表的なメリットともいえるのが、入力ミスや申請不備を防止できる点です。

また、経費精算システムの中には、交通系ICカードと連携し、定期区間を控除した交通費を自動的に計算してくれるものもあります。このような連携機能の活用は、交通費をかさ増しして請求するといった不正防止にも役立ちます。

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メリット6:外部サービス連携による経理業務全体の省力化

会計システムや交通系ICカードとの連携のほか、給与システムと連携することで、経費精算の内容を反映した給与計算を行うことも可能です。それぞれのシステムに個別で入力する必要がなくなれば、それらを照らし合わせて確認するといった作業もなくなります。

バックオフィス業務を包括的に省力化できるのは、担当者が、経理業務だけでなく総務、労務業務を兼任するケースの多い中小企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。

【中小企業向け】おすすめの経費精算システム14選

ここまで、経費精算システムの機能や導入メリットをお伝えしてきました。続いて、経費精算システムを導入する中小企業に向けて、おすすめの経費精算システムをご紹介します。

全部で14つのシステムをピックアップしますので、自社に合った経費精算システムを見つけてみてはいかがでしょうか。

おすすめの経費精算システム13選

まずは、おすすめの経費精算システムを13つをご紹介します。それぞれの特徴や料金をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

1. 楽楽精算

楽楽精算は、9,000社以上が導入している国内導入数No.1(※)の経費精算システム。経費精算に必要な機能や、あれば便利な機能を網羅しているので、中小企業から大企業まで企業規模を問わずおすすめです。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号)より

【特徴】

  • 国内導入数No.1の実績
  • 領収書読み取り機能や会計ソフト連携など、あらゆる機能を網羅している
  • 操作ボタンや項目などを自由にカスタマイズできる

【料金プラン】

  • 初期費用:100,000万円
  • 月額費用:30,000円〜
    ※無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 多くの企業で導入されている実績ある経費精算システムを利用したい企業

2.Concur Expense

Concur Expense(コンカー・エクスペンス)は、ペーパーレス・キャッシュレス・承認レス・管理業務レスの4つのレスで経費を管理する経費精算システム。グッドデザイン賞や財務・会計部門受賞をはじめとする数々の賞を受賞し、多方面から高い評価を受けています。

【特徴】

  • QRコード決済アプリを連携できるので、現金で経費を決済せずに済む
  • スタンダード版なら初期費用無料で始められる
  • 国内シェア7年連続トップシェアを獲得
  • スマートフォン対応や電子帳簿保存法にいち早く取り組んできた経費精算システムのパイオニア的存在

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:29,000円~

【こんな中小企業におすすめ】

  • 経費精算をキャッシュレスで済ませたい企業
  • 大手・有名企業での導入実績が豊富な経費精算システムを探している企業

3.ジンジャー経費

ジンジャー経費は、jinjer株式会社が提供する経費精算システム。13,000社以上の導入実績を誇るジンジャー経費は、数ある経費精算システムの中でも定番です。

【特徴】

  • 経費精算システム初心者でも使いやすいシンプルな画面
  • サポート担当が設定支援をしてくれるので安心して導入できる
  • 人事管理や勤怠管理ができるサービスと一緒に使うことで人事業務を集約できる

【料金プラン】

  • 初期費用:300,000円~
  • 月額費用:500円/ユーザー
    ※無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 始めて経費精算システムを導入する企業
  • 人事業務を集約して効率化を図りたい企業

4.経費BankⅡ

経費BankⅡは、iPhone・Andoroid・Windows・Mac OSなどマルチデバイスに対応した経費精算システム。データのバックアップやセキュリティ環境の確保、メンテナンスまで担ってくれるので、システム担当者の負担を軽減できます。

【特徴】

  • データサーバーのメンテナンスをすべて任せられる
  • 申請書のレイアウトをカスタマイズできる
  • 英語対応が標準プランに含まれている

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:3,300円~(10ID単位)
    ※1ヶ月間無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 初期費用無料で始めたい企業
  • システム担当者の負担を軽減したい企業
  • 英語対応プランを利用したい企業

5.ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、初期費用無料の経費精算システム。また、月額400円/ユーザーという業界最安クラスの料金も魅力のひとつです。

【特徴】

  • 初期費用無料、月額400円/ユーザーという業界最安クラスの料金設定
  • 「ジョブカンワークフロー」と一緒に利用すると、1ユーザーあたり月額100円安くなる
  • 電子帳簿保存法対応で完全ペーパーレス化が可能

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:400円/ユーザー(最低利用料金、月額5,000円)
  • タイムスタンプオプション:100円/1ユーザ
    ※30日間の無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • とにかく安い経費精算システムを探している企業

6.マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、ユーザーに支持された製品を讃える「ITreview Grid Award 2021 Spring」において経費部門で9期連続Leaderを獲得している経費精算システム。知名度も満足度も高く、東証マザーズ上場会社である株式会社マネーフォワードが運営しているので信頼性もあるといえるでしょう。

【特徴】

  • マネーフォワード クラウド会計や、マネーフォワードが提供する勤怠管理や給与計算などのサービスと連携できる
  • エンタープライズプランではオペレーターによる領収書代理入力機能が使い放題(その他のプランでは1件ごと有料)

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:
    マネーフォワードクラウド基本料金:スモールビジネス3,980円、ビジネス5,980円
    マネーフォワードクラウド経理:ビジネスプラン無料、コーポレートプラン200円/人、エンタープライズプラン400円/人
    ※1ヶ月間無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】
・信頼度できる経費精算システムを導入したい企業

7.freee会計

数あるクラウド会計ソフトの中でも有名なfreee会計は、もちろん経費精算機能も搭載しています。スマートフォンとPCのどちらでも経費精算処理ができ、承認者や管理者は承認や差戻し時にコメントを投稿できます。

【特徴】

  • Amazonやsuicaなど4,000種以上のサービスと連携できる
  • チャットや電話で疑問を解消できるので、経理初心者でも利用できる

【料金プラン】

  • 月額費用:1,980円〜
    ※30日間の無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 会計システムの導入を検討している企業
  • 経理に関する専門知識を持つ人がいない企業

8.SmartGo Staple

SmartGo Stapleは、モバイルSuicaとプリペイド式の法人カードStapleカードが一体型になった新しいタイプの経費精算システム。StapleカードをモバイルSuicaに登録しておけば、改札を通るだけで交通費の申請が完了します。

【特徴】

  • JR東日本から公式にデータを取得しているので、改札を通過するだけで交通費の申請が完了する
  • スマートフォンからワンタッチでカードを無効化できる(セキュリティ対策が万全)
  • 母体がNTTコミュニケーションズなので安心感がある

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:1,000円/1ID
  • 1枚あたり165円のStapleカード発行手数料

【こんな中小企業におすすめ】

  • リモートワークとオフィス勤務が混在し、通勤費が複雑化している企業

9.RECEIPT POST

RECEIPT POST(レシートポスト)は、スマートフォンで領収書を撮影するだけで経費申請が完了するシステム。多くの中小企業が使用している主要会計ソフトに対応しており、ソフトを選ばず導入できるのがメリットです。

【特徴】

  • オペレーターが領収書のデータを代行入力してくれるので、入力精度が99.9%と非常に高い(AIよりも高い)

【料金プラン】

  • 初期費用:300,000円
  • 月額費用:30,000円~
    ※紙の領収書枚数に応じた従量課金制、登録ユーザー数や電車交通費データは無料

【こんな中小企業におすすめ】

  • 入力ミスによる生産性の低下を防ぎたい企業
  • 入力のみなどの単純作業は外注を検討している企業

10.J’sNAVI NEO

J’sNAVI NEOは、中小企業から大手企業まで600社以上が導入している経費精算システム。JTBが開発したシステムであり、一般経費や交通費はもちろん出張時の立替・仮払い・突き合わせ作業が不要になります。

【特徴】

  • J’sNAVI NEOを介して新幹線や飛行機のチケットを手配できるので、社員の立替が不要になる

【料金プラン】

  • 初期費用:0円~
  • 月額費用:30,000円~
    ※1ヶ月の無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 社員の出張が多い企業
  • カラ出張やチケットの不正手配などの不正を防止したい企業

11.TeamSpirit

TeamSpiritは、経理精算だけでなく勤怠管理・社員情報管理・プロジェクト原価管理などを一括管理できるシステムです。経路検索機能との連携が標準装備されており、交通系ICカードや経路検索機能を使って申請された交通費は、ひと目で正確な交通費であることがわかる仕様になっています。

【特徴】

  • 面倒な交通費精算を一気に効率化できる
  • 勤怠や工数などを細かく入力できる
  • 2022年1月施行の電子帳簿保存法に対応

【料金プラン】

  • 初期費用:150,000円~
  • 月額費用:600円/1人~
    ※無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 毎月膨大に発生する交通費の精算を効率化したい
  • 働き方改革をして生産性を向上したい

12.rakumo ケイヒ

rakumo ケイヒは、スケジューラーと連携することで交通費の申請作業の手間を削減できることが特徴の経費精算システム。NAVITIMEと連携でき、出発駅と到着駅を入力するだけで運賃が自動計算されます。

【特徴】

  • スケジューラーと連携できるため交通費精算の申請忘れなどを減らせる
  • NAVITIMEと連携でき、乗り換え情報や運賃を調べる手間が省ける

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:300円~
    ※2週間無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 交通費の申請を効率化したい企業

13.eKeihi

eKeihiは、8年連続シェアNo,1(※)を誇る経費精算システム。20年の実績があり、これまで培ってきたノウハウをもとにした使いやすさとコストパフォーマンスに定評があります。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所株式会社「DX&ニューノーマル対応で拡大するERP
フロントソリューション市場の実態と展望2021年度版(経費精算パッケージ部門)」

【特徴】

  • 20年の実績・ノウハウがある
  • 直感的で使いやすい
  • 60種以上の会計ソフトと連携できる

【料金プラン】

  • 初期費用:無料
  • 月額費用:29,000円~
    ※1ヶ月の無料トライアルあり

【こんな中小企業におすすめ】

  • 実績ある経費精算システムを導入したい企業

無料で使える経費精算システム

最後にご紹介するのは、無料で利用できる経費精算システムです。こちらのシステムは、有料版に比べると、搭載機能や利便性の面で劣る部分もありますが、経費精算のコストをとことん削減したい、もしくは、まずはシステム化を試してみたい、という企業におすすめです。

1.ビズトラ

2019年5月にリリースされたビズトラは、完全無料で利用できる経費精算システム。一般経費や交通費などの経費精算が可能で、初期費用・月額費用ともに無料でありながら、分かりやすく使いやすい点が特徴です。

【特徴】

  • 誰でも使いやすいシンプル設計にこだわっている
  • 利用ユーザー数無制限

【料金プラン】

  • 無料

【こんな中小企業におすすめ】

  • 経費精算のシステム化にコストをかけたくない企業

経費精算システムを導入する際の選び方

最近はさまざまな経費精算システムが登場しており、どれを選ぶべきか分からず導入を先送りにしている中小企業も多いのではないでしょうか。ここからは、経費精算システムを導入する際の選び方をご紹介します。

1.自社に合う機能が揃っているか

経費精算システムの選び方として重要なのは、企業に合う機能を備えているかどうかです。機能は経費精算システムによって異なるので、求める機能を明確にしたうえで最適なシステムを選びましょう。

2.経費精算システムの提供形態

一口に経費精算システムといっても、自社でシステムを開発・運用するオンプレミス型とインターネット上に構築されたサービスを利用するクラウド型があります。どちらにも、それぞれにメリットやデメリットがありますが、近年では、サーバー不要、かつ低コストで導入が可能なクラウド型が人気です。クラウド型は、リモートワークをしている従業員の経費精算にも対応できるため、その点も、人気の理由のひとつといえるでしょう。

3.各サービスの費用対効果

経費精算システムを導入するにあたって重要なのは、費用対効果が得られるかどうかです。ぜひ複数のシステムを比較し、総コストを算出してみましょう。

4.無料トライアルの有無

経費精算システムの中には、初期費用が必要なものもあるので、コスト面のハードルが導入を躊躇する要因になってしまっている中小企業も少なくありません。その点、無料トライアルを実施しているシステムであれば気軽に始められる上に、実際に試してみることで、コストに見合ったメリットがあるのかどうかの検証もできるはずです。無料トライアルは、ぜひ積極的に利用してみましょう。

5.カスタマイズができるか

入力画面の設定や細かな項目など、レイアウトやデザインをカスタマイズできる経費精算システムもあります。経費精算システムはそのままでも十分便利ですが、とくに経費精算システムを初めて導入する中小企業には、より使いやすくカスタマイズできるシステムがおすすめです。

6.既存サービスとの連携は可能か

現在使用している会計ソフトと、導入を検討している経費精算システムとの連携についても確認しておく必要があります。経費精算システムを導入したものの、使用中の会計ソフトと連携できないとなれば、業務効率化のメリットを最大限に享受することができません。

連携したい既存のシステムがある場合は、必ず連携可能かどうかだけでなく、連携の方法についても確認しましょう。

7.運用後のトラブル対応やサポート体制があるか

経費精算システムを選ぶ際は、アフターフォローの充実度やサポートの有無も重要なポイントになります。初めて経費精算システムを導入する場合は、料金の安さよりもサポートの手厚さを重視した方が業務の効率化を図れるでしょう。

8.スマホアプリで操作可能か

スマホアプリでの操作が可能であれば、オフィス外でも気軽に経費精算ができます。経費を申請する側にとっても、移動中などのスキマ時間を使って経費申請ができるようになるため、とても便利です。申請する側の利便性が上がることにより、毎月期限ギリギリまで申請されず、締切間際に大量の経費精算が申請されるといった、業務の偏りの解消にも役立つでしょう。

経費精算システムを導入して業務改善をしよう

経費精算システムを導入すると、経費の申請・承認、支払いなどを効率化できます。また、領収書の紛失や経費の不正計上といったリスク防止にも役立つので、積極的に取り入れたいところです。

中小企業におすすめの経費精算システムは多数あり、それぞれ特徴や料金が異なります。本記事でご紹介した選び方をもとに、自社に合ったシステムを導入し、経費精算業務の負担軽減を目指してみてはいかがでしょうか。

経費精算の不正防止に効果的な5つの対策とは?よくある原因と事例も解説

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