大企業におすすめのグループウェア7選｜大企業で導入するメリットや選び方

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内でのコミュニケーションや業務プロセスを効率化するためのソフトウェアです。

特に大企業では、多くの部署やチームが存在し、情報の共有やコミュニケーションが至る所で行われます。しかし、人数や部署が多くなるほど円滑なコミュニケーションは困難となります。

そこで、グループウェアを活用することで、業務効率の向上やコミュニケーションの円滑化が期待できるのです。

最近では、自社のサーバーに設置するオンプレミス型から、ネット環境があればどこでも利用できるクラウド型へのシフトが進んでおり、セキュリティやアクセシビリティにおいても優れた製品が増えています。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

グループウェアの機能

グループウェアは多岐にわたる機能を搭載しており、大企業の組織運営において多大な貢献を果たします。主な機能は以下の通りです。

• スケジュール管理
• ファイル共有
• プロジェクト管理
• 設備予約
• コミュニケーション（メール・チャットなど）
• ワークフロー機能
• タスク管理

まずスケジュール管理やプロジェクト管理機能は、会議やプロジェクトの進行を一元的に把握・調整できます。

次に、ファイル共有機能は業務関連の文書やデータを、安全かつ効率的に管理・共有できます。特に大企業においては、多数の部署やチーム間でのデータの受け渡しが多いため、ファイル共有機能で適切に管理することが極めて重要です。

このようにグループウェアは多機能であり、それぞれの機能が連携して働くことで、大企業の業務効率と情報管理を格段に向上させることができます。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

大企業向けのグループウェア導入のメリット

ここからは、大企業向けのグループウェア導入のメリットを3つ紹介します。

コストの削減が見込める

大企業でグループウェアを導入することでコスト削減が可能です。

まず、業務プロセスの自動化によって人件費の節約が期待できます。日々の報告作業や承認フローを自動化することで、社員はより高付加価値な業務に専念できるでしょう。

また、ファイル共有機能を活用することで、物理的な書類の保管や複製にかかるコストも大幅に削減されます。さらに、高度なセキュリティ対策が施されているグループウェアは、情報漏洩による損害発生の防止にも有効です。

大企業でのグループウェア導入は、中長期的に見ても多角的なコスト削減が実現できるといえるでしょう。

情報共有やコミュニケーションの円滑化が期待できる

大企業で働くビジネスパーソンにとって、情報共有とコミュニケーションは業務の効率と品質に直結する重要な要素です。グループウェアの導入は、大企業における情報共有やコミュニケーションの円滑化が期待できます。

まず、コミュニケーション機能やスケジュール管理機能を活用することで、社内外でのコミュニケーションやスケジュール調整が格段に容易になります。即時性と正確性が求められるビジネス環境において、極めて価値のあるメリットです。

次に、ファイル共有機能が情報の一元管理とアクセス制御を可能にします。必要な情報を適切なタイミングと形式で共有でき、ミスや情報共有の遅延を大幅に減らせるでしょう。

情報共有やコミュニケーションの円滑化によって、チームメンバー間での認識のズレを防ぎ、より効果的な業務遂行を実現します。

リモートワークの推進につながる

大企業が直面する課題の一つが、リモートワーク環境の構築と維持です。グループウェアの導入は、リモートワーク推進の課題に対する有効な解決策となり得ます。

具体的には、コミュニケーション機能やビデオ会議ツールの整備により、社員がオフィスにいなくても円滑なコミュニケーションを実現可能です。また、ファイル共有機能によってリモート環境下でもセキュリティの高いデータアクセスが行えます。

さらに、多くのグループウェアではタスク管理機能によって各社員が自分の役割とタスクを明確に把握できるため、リモート環境でも業務効率は確保されるでしょう。

リモートワークの需要が高い昨今において、グループウェアの重要性はますます高まっています。

▷テレワークにおけるグループウェアの必要性｜主な機能やおすすめ製品を紹介

グループウェアを大企業で導入するデメリット

大企業におけるグループウェア導入には多くのメリットがありますが、一定のデメリットも存在します。ここからは、デメリットについて解説します。

導入〜運用にコストがかかる

グループウェアの導入には、初期費用だけではなく運用にも一定のコストが必要です。

特に大企業の場合、多数のユーザーをサポートする必要があり、ライセンス料金がかさむ可能性があります。オンプレミス型であれば、自社サーバーの維持費も発生します。

また、導入後の社員教育やトレーニングにも時間と費用がかかる場合が多いです。さらに、ソフトウェアの定期的なアップデートやセキュリティ対策も継続的な運用コストとして計上されます。

グループウェアの導入と運用にはコストがかかるため、しっかり予算計画を立てましょう。

社内に浸透させるためには対策が必要

グループウェアの効果を最大限に引き出すためには、全社員が利用に慣れることが不可欠です。しかし、大企業において新しいツールを全面的に浸透させるのは容易なことではありません。

社員によっては新しいシステムに対する抵抗感があり、従来のやり方にこだわるあまり導入したグループウェアが十分に活用されないケースも考えられるでしょう。

特に多様な部署や役職、世代が在籍する大企業の環境では、トップが率先してグループウェアを活用し、必要に応じて研修会を開くなど、対策を講じる必要があります。

▷グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

大企業向けグループウェアの選び方・選定ポイント

グループウェアにはさまざまな種類があるため、「何を基準に選べばよいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

そこで、ここからは大企業向けグループウェアの選び方・選定ポイントを4つ紹介します。

コストと費用対効果

大企業においてグループウェアを選定する際、一つの重要な指標がコストと費用対効果です。

初期費用はもちろん、継続的な運用コストも考慮しなければなりません。具体的には、ライセンス料やサーバー維持費、教育トレーニング費用や運用に必要な人件費などが含まれます。

一方で、業務効率の向上や人件費の削減、情報漏洩リスクの軽減など、多角的な観点から費用対効果の評価が必要です。

選定するグループウェアが自社の業務フローにどれだけ適合するか、そしてどれだけの経済的価値をもたらすかを考慮しながら選ぶようにしましょう。

既存ツールとの連携性

大企業では、すでに各種ビジネスツールやシステムが導入されていることがほとんどです。このような環境で新たにグループウェアを導入する場合、既存ツールとの連携性は重要な選定ポイントとなります。

具体的には、CRMやERP、各種データベースといった既存のシステムとのデータ連携がスムーズに行えるかを確認しましょう。APIが提供されているか、カスタム開発が容易であるかなど、柔軟な拡張性も求められます。

既存ツールとの連携性を考慮しないと、後から多くの調整やカスタマイズが必要になり、余計なコストと時間を要する場合があります。

▷グループウェアとCRMの違い｜特徴や向いている企業を解説

モバイルデバイスへの対応可否

昨今のビジネス環境において、モバイルデバイスへの対応は必須となっています。

大企業においても、多くの社員が外出先やリモート環境で業務を遂行する場面が増えています。そのため、グループウェアを選定する際は、スマートフォンやタブレットでの利用が可能かどうかを確認することが重要です。

具体的には、モバイル専用のアプリケーションが提供されているか、ブラウザベースでのアクセスが可能か、アクセス時のUIが使いやすいかなどを評価します。加えて、モバイルデバイスでの利用においても、セキュリティがしっかりと確保されているかを確認しなければなりません。

モバイル対応が不十分なグループウェアは、業務の効率性や柔軟性に影響を与える可能性が高いため注意しましょう。

規模に合わせた対応の柔軟性

大企業においては、組織の規模や業務内容が多様であり、規模に応じてグループウェアも柔軟に対応できる必要があります。たとえば、ユーザー数が増加した場合や新しい部署が設立された場合、簡単にシステムをスケールアップできるかどうかを確認しましょう。

また、部署やプロジェクトによっては特有の業務フローが存在するため、それに合わせてカスタマイズが容易であるのかも評価ポイントです。カスタマイズが困難であれば、多くの場合で業務効率は低下してしまいます。

さらに、グローバル化を進めている企業の場合、多言語対応や各地域の法的要件に対応する柔軟性も求められます。大企業特有の複雑かつ多様なニーズに応えられるようなグループウェアを選定することが、長期的な成功につながるでしょう。

▷グループウェアの導入事例！成功事例から導入するメリットを紹介

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大企業におすすめのグループウェア7選

大企業に最適なグループウェアは多数存在しますが、それぞれの特色と強みが異なります。

以下で紹介する7つのグループウェアは、大企業が抱えるさまざまな課題に対応できる選択肢となるでしょう。

1.Garoon

Garoonは、日本国内で広く利用されているグループウェアの一つです。特に大企業においては、多機能性と拡張性が高く評価されています。

主な機能はスケジュール管理、会議室予約、ワークフロー自動化、プロジェクト管理などで、多数のユーザーをサポートする能力と既存のビジネスシステムとの連携性が高い点も特長といえます。

セキュリティ面も優れており、大企業が抱える情報漏洩リスクへの対策も万全。また、オンプレミスからクラウドまで、導入形態の選択肢も豊富に用意されています。

Garoonは、大企業の多様なニーズに対応できる汎用性の高いグループウェアといえるでしょう。

2.desknet's NEO

desknet's NEOは、特に日本国内の大企業に多く採用されているグループウェアです。強みは、豊富な機能と高いカスタマイズ性にあります。

基本的なスケジュール管理やWebメール、ファイル共有のほか、業務フローの自動化やCRMとの連携など、多角的な業務対応が可能です。また、オンプレミスはもとよりクラウド対応もしているため、企業のIT環境に応じて柔軟に導入できます。

セキュリティ面でも多層の対策が施されており、大企業が抱えるセキュリティリスクにも対応しています。

3.Qast

Qastは、コミュニケーションと情報共有に強みを持つグループウェアです。

大企業は、分散したチームや部署間の円滑なコミュニケーションが求められるケースが多いため、Qastのような高機能なコミュニケーション機能とファイル共有機能が重宝されます。具体的には、リアルタイムのチャットやタスク管理など一通りの機能を備えています。

また、各種ビジネスツールとの連携も容易であり、既存の業務環境にスムーズに組み込むことが可能。セキュリティ面でも、データの暗号化やアクセス制御がしっかりと施されています。

Qastはコミュニケーションと情報共有の効率化に注力したグループウェアであり、大企業における多様なコミュニケーションニーズに対応できます。

4.WaWaOffice

WaWaOfficeは、中小企業から大企業まで幅広く利用されているグループウェアです。

特徴として、ユーザーフレンドリーなインターフェースと幅広い機能があげられます。基本的なスケジュール管理、タスク管理、ファイル共有などの一般的な機能に加え、有料のワークフロー自動化機能も備えています。

WaWaOfficeはクラウドベースで提供されており、導入コストを抑えつつ短期間で稼働が可能です。また、ほかのビジネスツールとの連携も簡単に行えます。

セキュリティ面においても、SSL暗号化や侵入検知などの機能が採用されており、安全にデータを管理できます。

5.NI Collabo 360

NI Collabo 360は、経営や業務を可視化できるグループウェアです。

大企業においては、複数のプロジェクトが同時進行するケースが多く、そのような状況下でNI Collabo 360が力を発揮します。プロジェクトの進捗状況の一元管理、タスク割り当て、ドキュメントの集中管理など、プロジェクトの進行に必要な各種機能が集約されています。

セキュリティ面では、権限管理が細かく設定できるため、大企業においても安心して利用可能です。

6.INSUITE

INSUITEは、組織内の知識管理と業務効率化を重視したグループウェアです。ディスカッションやノウハウ集など、大企業特有の情報の断片化やシロ化を解消するための多彩な機能が搭載されています。

自社の環境に合わせてオンプレミス型とクラウド型のどちらかを選択可能で、高い拡張性とカスタマイズ性を有しています。そのため、特定の部署やプロジェクトに合わせて柔軟にシステムを設定可能です。

セキュリティ面では、高度なアクセス制御やデータ暗号化が実施されており、大企業が求める厳格なセキュリティ要件にも対応しています。

7.mitoco

mitocoは、特にリモートワーク環境に対応したグループウェアです。ビデオ会議、チャット、タスク管理など、リモートワークに必要な各種機能を一元管理できるように設計されています。

また、mitocoはクラウド型であり、どこからでもアクセスできます。そのため、多地点からの業務遂行にも非常に便利です。セキュリティ面では、高度なデータ暗号化技術とアクセス制限機能が搭載されており、安全な業務遂行を支援します。

リモートワーク環境に特化した機能と高いセキュリティ対策で、大企業においても効用を発揮する優れたグループウェアといえるでしょう。

大企業がグループウェアの導入に失敗しないための秘訣

ここからは、大企業がグループウェアを効果的に導入し、最大限に活用するために重要なポイントを解説します。

セキュリティ対策を徹底する

大企業において、グループウェア導入の際に最も重要なのがセキュリティ対策です。グループウェアは多数の社員がアクセスし、機密情報が集約される場所であるため、情報漏洩リスクが非常に高く注意しなければなりません。

具体的には、データ暗号化や二要素認証、アクセス制限などの基本的なセキュリティ機能は必須です。

さらに、定期的なセキュリティ監査を行い、脆弱性を早期に発見・修正する体制も整えましょう。また、社員に対するセキュリティ教育も不可欠であり、安全なパスワードの設定や不正アクセスの兆候に気づいた場合の報告ルートを明確にするなど、組織全体での対策も必要です。

セキュリティ対策を徹底することで、大企業においてもグループウェアの安心・安全な運用が可能となります。

導入前に目的を周知・浸透させる

グループウェアの導入は、組織全体の業務効率化や情報共有の質を向上させるための重要なステップです。そのため、導入前には導入目的と具体的な利点を全社員に周知・浸透させましょう。

明確な目的が共有されることで、社員一人ひとりがどのようにシステムを活用するか、具体的なイメージを持つことができます。また、目的が明確であれば、導入後の運用フェーズでも方向性がブレることなく、効果的にシステムを利用することが可能です。

目的の周知・浸透は、導入後に生じがちな混乱や無駄なコストを大きく抑制するとともに、グループウェアを最大限に活用する土壌が整います。

自社に最適なグループウェアの導入を実現しよう

本記事では、大企業がグループウェアを導入する際のポイントや、おすすめグループウェア7選を紹介しました。

セキュリティ対策の徹底や導入目的の周知・浸透など、導入の成功には前段階での準備が必要です。そして、それぞれの大企業に合った最適なグループウェアを選定することで、業務効率化や情報共有の質向上を実現できます。

自社に最適なグループウェアを導入し、さらにビジネスを加速させましょう。