グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

グループウェアの運用ルールを策定する重要性とは？

グループウェアは、企業内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。グループウェアを効果的に活用するためには、全社員が使いこなす必要があります。運用ルールが明確であれば、社員が間違った使い方をしたり、独断で操作したりといったことを防げ、業務効率が向上するでしょう。

グループウェアの導入を検討した担当者や経営陣は、その機能やメリットを熟知しているかもしれません。しかし、ほかの社員にとっては未知のツールです。お互いの齟齬を生まないためにも、運用ルールの策定は必要不可欠といえます。

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グループウェアの運用ルールを策定するメリット

グループウェアの運用ルールを策定することには、以下のようなメリットがあります。

グループウェアが社内に早く浸透する

運用ルールを策定し、グループウェアの使い方が明確になれば、使用にあたって社員も迷うことがありません。結果的にグループウェアが社内に早く浸透し、その効果を早期に発揮できるでしょう。

また、グループウェアの社内への浸透は、部署にとらわれない情報共有やコミュニケーションを可能にします。社内での人事異動があった場合でも、混乱のないスムーズな対応が可能です。グループウェアの浸透は、組織の強化にも役立ちます。

情報共有をスムーズにできる

業務を効率よく進めるためには、関係する社員が同じように情報共有をすることが必要不可欠ですが、情報の伝え方が統一されていないと、連絡漏れ、見落とし、誤解などが生じかねません。

しかし、運用ルールが明確であれば、情報の入力方法や共有方法が統一できます。情報共有がスムーズに行えれば、業務効率の向上につながるでしょう。

不正や勝手な使い方を防止できる

グループウェアには、さまざまな機能が搭載されています。運用ルールが策定されていない場合、個々人の裁量で使うということになりかねません。管理が大変になるだけでなく、不正使用につながることも考えられます。

しかし、運用ルールを策定することにより、情報漏えいや業務の混乱防止にもつながるでしょう。

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グループウェアの運用ルールに必要な6項目

グループウェアの運用ルールを策定する際には、以下の6つの項目を考慮することが重要です。

グループウェアの責任者・担当者

導入後の混乱を招かないためにも、グループウェアの運用にあたっては、必ず責任者や担当者を置きましょう。役割は、運用ルールの策定や遵守の徹底、問題が発生した際の対応などです。責任者や担当者がいれば、社員の疑問、フィードバックを集約し、運用ルールの改善につなげることもできます。

スケジュールやタスク管理時のルール

スケジュールやタスク管理は、グループウェアの主要な機能の一つです。関係者が理解・把握をしやすいように、これらの機能をどのように使用するか、どのように情報を共有するかのルールを設定しましょう。

例えば、「タスクには必ず担当者名と期限を明記する」「スケジュールは把握しやすいように色分けする」などが考えられます。

スケジュールやタスクの乱立による混乱を防ぐためには、入力してはならないことをルール化することも有効です。

連絡上のルール

グループウェアには、社内のコミュニケーションを円滑にする機能が搭載されています。メール、チャットなど、それぞれの機能の良さを生かしたルールを作っておきましょう。関連業務の担当者をグループ分けしておくと、情報の整理や振り返りがしやすくなります。

ただし、ルールを細かくしすぎると、かえって使いにくくなることもあるので、注意が必要です。「社内での情報共有はチャット」「社外関係者への連絡はメール」など、ルールは大枠に絞り、適宜、必要なルールを追加していくとよいでしょう。

データ共有時のルール

データ共有も、グループウェアの重要な機能の一つです。データを活用しやすくするためにも、どのようなデータをどのように共有するかのルールを決めておきましょう。

具体的には、データの保管期間や保管方法、保管場所などが該当します。そのほか、「データ共有時はチャットで連絡する」「データの格納場所はわかりやすい名前をつける」など運用ルールも設定することも重要です。

禁止事項

グループウェアの利用が不利益につながることのないよう、運用ルールには禁止事項も明記しておきましょう。

例えば、情報やデータの改ざん、特定個人への誹謗中傷、虚偽情報の登録などが挙げられます。同時にチェック体制を構築し、禁止事項が発覚した場合の対応を明確にしておくことも大切です。

グループウェアの運用ルールを浸透させる秘訣

グループウェアの運用ルールを浸透させるためのポイントを3点、確認しておきましょう。

ルールはなるべくシンプルにする

複雑なルールを設定してしまうと、従業員が利用する上で逆に負担になってしまうリスクもあるため、できるだけシンプルなルールを設定しましょう。セキュリティに関することなど、まずは社員に徹底したい必要最低限のルールを決め、運用をスタートさせましょう。その後、必要があれば、ルールを追加してください。

現場の声や意見を積極的に聞く

実際にグループウェアを運用している現場の声や意見を積極的に聞くことも、ポイントです。

最初から完璧なルールを作ることはできません。ルールが現場では、運用の妨げとなっていることもあるでしょう。そのため、現場からの具体的なフィードバックをルールに反映させることで、より効果的な運用が可能となります。

運用ルールは「守らせるためのもの」ではなく、「グループウェアを活用するためのもの」であることを常に意識しておきましょう。

経営層や管理者が率先して使用する

経営層や管理者が率先してグループウェアを使用することも一つのポイントです。

その姿勢を社員が目の当たりにすれば、グループウェア導入の重要性が伝わり、運用ルール遵守の意識も高まります。現場の声を理解する上でも役立つはずです。

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グループウェアの運用ルールを策定して浸透を早めよう

グループウェアの運用ルールを策定することは、その効果を最大限に引き出すために重要です。ただし、ルールはシンプルで理解しやすく設定することを意識しましょう。

経営層や管理者が率先して使用することで、適切な使用方法が浸透しやすくなります。さらに、運用しながら現場の声を反映させることも大切です。これらのポイントを押さえ、運用ルールを策定し、グループウェアの浸透を早めていきましょう。