グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや共同作業を円滑にし、業務の効率化を実現するアプリケーションソフトウェアの総称です。

組織内において、複数人で業務やプロジェクトを遂行するにあたり、スムーズな情報共有や意思疎通が不可欠です。しかし、組織規模が大きくなるほど個人間・部署間でのやり取りが難しくなるのは避けようがありません。

近年ではテレワークに代表される新しい働き方の必要性も叫ばれており、組織内での連携はさらに難しいものになってきています。従来のメールや電話といった手法だけでは、円滑なやり取りが困難な時代になりました。

このような問題を多方面から解決してくれるのがグループウェアです。グループウェアであればリアルタイムに情報共有ができ、社内交流の活性化や業務の合理化を促すでしょう。

グループウェアの基本的な仕組み

グループウェアには、組織内の情報共有や生産性を後押しするさまざまな機能が搭載されています。チャットで手軽にメッセージを残したり、掲示板で必要な情報を全員に通知したりする仕組みが例です。いずれも共有の手間を短縮し、的確に情報交換をする仕組みとなります。

また、タスク管理機能を活用すれば今やるべきことや手の足りていない作業が一目瞭然になり、スケジュール管理機能とあわせて使用すれば、より効率的に業務進捗を管理できるでしょう。

このようにグループウェアの機能には、情報共有や業務効率に役立つものが複数備わっています。包括的な機能構造のおかげで、多彩なシーンにて活躍するツールなのです。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

グループウェアの導入形態の種類

グループウェアの導入形態は、「オンプレミスタイプ」と「クラウドタイプ」の2種類に大別されます。各タイプの特徴を知り、自社に合うか種類はどちらかを確認しましょう。

オンプレミスタイプ

オンプレミスタイプとは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする導入形式です。

社内ネットワークとして使うため、外部のインターネット環境に左右されません。システム構築から行うのでカスタマイズ性に優れ、自社に合わせた機能を組めます。ネットワーク範囲が限定的なことから不正アクセスの恐れが低く、セキュリティ性も優秀です。

一方で、自社ですべてのインフラを用意・構築する必要があるため、導入コストが高い傾向にあります。保守管理などもすべて自社で行わなければならず、技術者の確保も必須です。

導入・運営に手間はかかりますが、長い目で見れば経済的なのもオンプレミス型グループウェアならではといえます。

▷オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選｜クラウド型のとの違いを解説

クラウドタイプ

クラウドタイプとは、オンラインで提供しているソフトをインターネット上で利用する方式です。端末へのインストールは必要ありません。

導入コストの安さがメリットの一つで、保守や更新といった運用管理も提供元が行うため、維持する手間も省けます。月額課金制や従量課金制のプランを採用するグループウェアが多く、少人数からでも利用しやすいでしょう。オンライン環境であれば社外でも使え、出先からの使用やリモートワークにも対応します。

クラウドタイプで注意すべきなのは、カスタマイズやセキュリティの面でオンプレミスタイプに劣る点です。インターネット接続が必須なため、サイバー攻撃などへの対策を強固に行わなくてはなりません。カスタマイズは用意された機能しか利用できずオンプレミスと比べて限定的です。

クラウド型のグループウェアを選ぶ際は、利用規模に応じた料金プランや機能の見極めが必要となります。

▷クラウド型のグループウェア5選比較｜選び方や機能・無料版を紹介

グループウェアが搭載している主な機能

グループウェアが搭載している基本的な機能を6つ紹介します。基本機能を把握し、グループウェアによって何がどう変わるかをイメージしておきましょう。

ファイルの管理と共有機能

グループウェアでは、ファイルサーバーなどを使わずにファイルの管理と共有が可能です。

テキスト・画像・動画などをグループウェア内のフォルダに格納するだけで、メンバーはいつでもアクセスできます。閲覧の権限設定を行える製品なら、フォルダやファイル単位で制限をかけることで機密性を担保できるでしょう。

スケジュール管理機能

グループウェアでは、個人やチーム、部署内でスケジュールの共有・管理ができる機能も備わっています。

組織内でスケジュールを共有すれば、予定通りの業務進行に役立ち、納期遵守につながります。予定変更もグループウェアから一括通知でき、柔軟な対応が可能です。チームとしてはもちろん、個人レベルにおけるスケジュール管理の強化も図れるでしょう。

クラウド型のグループウェアなら、テレワークスタッフの予定も簡単に共有できます。

チャット機能

グループウェアのチャット機能を使うと、報告・連絡・相談が気軽かつ即時に行えます。ビジネスにおいてスピード感が求められるシーンは多く、チャットでの素早いやり取りは不可欠です。チームや部署でルームを作れば、限定的な交流の場としても活用できます。

設備の予約機能

グループウェアでは、施設や備品の使用予約ができる機能も搭載されています。会議室や応接室、プロジェクターなどを適切に管理可能です。

利用状況や空き状況が確認できるため、施設や備品のバッティングがなくなります。アナログな管理手法では予約や確認の手間が大きくなりがちですが、グループウェアならシステムから一括で行えるのです。設備・備品の管理プロセス削減につながり、コア業務へのリソースを拡大できるでしょう。

ワークフロー機能

グループウェアには、必要な情報を入力・添付するだけでワークフローを進められる機能があります。承認者にアラートで知らせるといった仕組みもあるほか、製品によってはスマホからの確認もでき、直接申請する作業を削減し、承認者不在による業務の停滞も予防可能です。

煩雑なワークフローをグループウェア上で完結できるので、業務の大幅な効率化が見込めるでしょう。

▷グループウェアとワークフローの違いとは？特徴や活用方法

掲示板や回覧板の作成機能

さまざまな情報をグループウェア内で発信・共有できるのが掲示板・回覧板機能です。社内通達や軽微な連絡事項まで、幅広い情報の共有手段として使えます。

公開範囲・日時・閲覧権限を指定できるものもあるため、必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで届けるといった使い方も可能です。紙とは違い、遠方のメンバーにも情報をオンタイムで届けられます。個別に送信する手間がないのも利点です。

グループウェア導入によるメリット

グループウェアを導入することで、業務やコミュニケーションに多大なるメリットをもたらします。代表的な4つのメリットを解説します。

情報共有の円滑化・効率化が見込める

グループウェアを導入する大きなメリットは、情報共有の円滑化・効率化が見込めることです。

チャットでの伝達やファイル共有など、グループウェアには情報のやり取りをスムーズにする機能が多彩にあります。紙やメールよりも圧倒的に素早く、多くのデータを的確に共有可能です。共有の範囲も制御できる点から、情報を安全に伝えあうこともできるでしょう。

グループウェアによって情報伝達における負担やロスを大幅に削減し、円滑な共有が実現できます。

コミュニケーションを活性化できる

グループウェアはコミュニケーションの活性化が期待でき、社内環境の改善にも役立ちます。

これまでメールや電話で行っていた連絡も、チャット機能に置き換えることでリアルタイムな交流が可能です。タイムラグのないコミュニケーションは意思疎通を促し、社員同士の関係構築にも寄与するでしょう。メッセージを送るまでの手間が少ないためハードルが低く、より気軽に報告や相談が行えます。

グループウェアを用いてコミュニケーションが活性化すれば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。

柔軟な働き方が実現する

テレワークをはじめとする柔軟な働き方にも、グループウェアが役立ちます。オンラインで使える製品なら場所を問わないため、労働の多様化を促すでしょう。

スケジュール管理機能で離れた場所にいるスタッフの予定がわかり、複数人でチャットを使えば簡易的なミーティングも可能です。掲示板・回覧板機能を使えば、遠隔地やテレワークのメンバーにも遅延なく情報を届けられます。

これまで対面でなければできなかったことが、グループウェアの導入で容易に実現でき、働き方に柔軟性をもたらすでしょう。

▷グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

ペーパーレス化の促進につながる

会議資料や議事録などをグループウェアで電子化すると、印刷する必要がなくなります。また、見積書や稟議書もワークフロー機能を使えば紙は一切不要です。

紙代や印刷代の削減に加えて保管スペースの縮小にもつながり、書類の整理にかかっていた人件費もカットできるなど、ペーパーレス化のあらゆる恩恵を享受できるでしょう。

▷グループウェアの導入はペーパーレス化につながる？導入事例や活用方法

グループウェア導入によるデメリット

非常に便利なグループウェアですが、デメリットも存在します。グループウェアに潜むデメリットを知れば、事前に対応策を講じることが可能です。

導入・運用にあたってコストがかかる

グループウェアの導入・運用には相応のコストがかかります。

特にオンプレミスタイプは自社サーバーの準備やシステム構築を伴うため、余裕をもって導入コストを試算すべきです。クラウドタイプは運用に際するランニングコストが必須であり、人数に応じて変動する可能性もあります。

製品によって導入・運用コストが大きく変わることから、自社の規模や予算に応じて見極めなくてはなりません。無料製品を使うのも一手ですが、機能や利用人数が制限されているものも多く、実務に不向きな面もあります。

導入・運用コストを抑えるためには、自社で抱えている課題や解決したいことを明確にし、必要な機能を備えたグループウェアを選定することが重要でしょう。

社員への周知や共有作業が必要となる

グループウェアの利用を浸透させるには、全社員への周知やサポートなどの作業が発生します。

操作方法やメリットを端的に伝えなくてはならないほか、状況次第ではマニュアルの整備や勉強会の開催なども必要です。教育の手間がかかる点は否めず、新たな業務の発生が社員の負担となる懸念もあるでしょう。

さまざまなメリットがあるグループウェアですが、活用できなければ宝の持ち腐れになってしまいます。導入当初の周知が円滑に進むよう、あらかじめ対策を練っておくのが理想です。

導入しても効果を実感できない可能性がある

優れた機能を持つグループウェアでも、効果を実感できない可能性があることを把握すべきです。製品そのものだけでなく、自社の業務内容や社風との相性に左右される場合があります。

デジタル化に不向きな業務が多いなど、作業にうまく組み込めなければ本来のメリットを活かしきれません。「便利そうだから」「多機能だから」といった曖昧な理由で選んでしまうと、期待した効果を感じられないリスクが高まるでしょう。

グループウェアの導入にあたっては、自社の業務への適合性や課題解消に役立つかを判断することで、優れた効果を感じやすくなります。

グループウェアを選ぶ際に注目したいポイント

グループウェアを選定する際に注目したい比較ポイントを5つ解説します。適切な製品を選ぶ目安ともいえるので、参考にしてください。

搭載している機能の種類を比較する

グループウェアを選ぶ際は、搭載している機能の種類を念入りに比較する必要があります。自社に必要な機能をあらかじめ明確にしておき、その情報を元に各グループウェアの機能を照らし合わせるのが良いでしょう。

グループウェアは、単に多機能であれば良いものではありません。機能が充実すればそのぶんコストも上がり、使わない機能ばかりでは無駄なコストを払うことになります。

費用対効果を高めるためにも、必要な機能の種類を比べて選定することが重要です。

料金プランを比較する

グループウェアの導入にはイニシャルコストとランニングコストがかかるため、どちらも含めて料金プランを比較する必要があります。

特にクラウドタイプのグループウェアは、料金プランによって費用が変動しやすいのです。人数に応じて加算されるのか、一定人数までは固定料金なのかでコストが変わります。事前に社内での利用範囲を決めておくことが重要です。

また、プラン内容にサポートが含まれるのかどうかや、オプション料金についても調査・比較するのが良いでしょう。

▷無料のグループウェア9選比較を比較！無料製品のメリットや注意点

操作性を比較する

グループウェアは操作性も非常に重要で、使い勝手が悪いとせっかく導入しても社内に浸透しません。

企業のIT化の状況や年齢などによって従業員のITリテラシーにはばらつきがあるため、社内の誰もが直感的に操作できるものを選びましょう。

操作性は導入後の教育やサポートの手間にも大きく影響するため、重視すべき比較ポイントといえます。無料トライアルで実際の使用感を確認するのも有効です。

セキュリティ対策を比較する

グループウェアでは、個人情報や顧客情報、人事や経理にまつわるデータなどの機密情報が多く含まれるため、セキュリティ対策のレベルも十分比較する必要があります。

アクセス制限やマルウェアに対する堅牢さ、データの暗号化ができるかなどをしっかり確認しましょう。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

自社の業務に適しているか比較する

自社の業務フローや既存システムに適しているかも、比較すべきポイントです。

グループウェアの機能にあわせて業務フローを変えるのは効率が悪いため、現在の業務フローのままで機能を活かせるかが重要です。また、営業職や作業員など社外で業務を行う従業員が多い場合は、専用アプリの有無で利便性が大きく異なります。

既存システムとの連携ができないと別々に操作する手間が増え、効率低下を招きかねません。業務内容や既存システムとの相性をチェックし、ストレスなく導入できるものを選ぶことが重要です。

▷グループウェアの導入を成功させる手順｜導入する際の注意点

導入におすすめの人気グループウェア

おすすめのグループウェアを厳選し、4つ紹介します。グループウェアごとの機能や料金プランを比べ、選定に役立ててください。

Microsoft 365

Microsoft 365は、WordやExcelなどを提供していた旧Microsoft officeを包括した後継サービスで、クラウドタイプのグループウェアです。

使い慣れたデザインで操作ができ、同社のソフトで制作したファイルの共有もスムーズです1か月の無料お試しが可能なので、仮導入で使用感を確かめてみるのも良いでしょう。

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアで、多くの人が日常的に使用しているGmailのほか、ドライブやカレンダーも備えています。ビジネス向けのさまざまな機能を業務に活用でき、情報共有を促せるでしょう。。リアルタイムで共同編集が可能なドキュメントやスプレッドシートは、テレワークとの相性も抜群です。

コミュニケーションの活性化はもとより、業務効率を大幅に高める機能が多く揃っています。1か月の無料トライアルで、優れた性能を確かめてみてください。

kintone

kintoneは、国内グループウェアのパイオニアであるサイボウズが提供するクラウドタイプの製品です。数々の受賞歴があり、実績・信頼性ともに高水準のグループウェアといえます。

一人ひとりが自由にアプリやコミュニケーションスペースを追加することで、柔軟なカスタマイズが可能です。ノーコードで約200種類のサービスと連携でき、自社に最適なグループウェアの構築が目指せるでしょう。また、契約更新は1か月ごととコンパクトなため、導入ハードルが低いのもポイントです。

GRIDY

GRIDYは、23種類の機能を無料で利用できるクラウドタイプのグループウェアです。

無料でありながらユーザー数無制限、メンテナンス不要、煩わしい広告もなしと至れり尽くせりの仕様です。一般的なグループウェアに搭載されている基本機能も一通り揃っており、情報共有や交流の促進に寄与します。グループウェアを初めて導入する企業や、リアルな導入効果を知りたい場合などにもおすすめです。

グループウェアとは業務効率化を実現するためのソフトウェア

グループウェアは社内のさまざまな業務を一元管理し、組織全体の業務効率化を実現できる非常に有用なツールです。社員同士の交流にも役立つため、関係構築や連携強化といった働きも期待できます。

自社にあったグループウェアを導入して、煩雑な業務を一気に効率化していきましょう。