グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

グループウェアとは？

グループウェアは、組織内の情報共有や業務効率化を目的としたソフトウェアの総称です。ビジネスの現場では、複数人でチームを編成し、プロジェクトを遂行するというケースが多くみられます。

プロジェクトを成功させるためには、メンバー間の意思疎通が欠かせません。しかし、メンバーが増えれば増えるほどコミュニケーションが取りにくくなり、プロジェクトの停滞や遅延だけでなく、トラブルを招く可能性もあります。

そこで、チーム間のコミュニケーションをスムーズにし、業務の進捗や情報をリアルタイムで共有するためのツールとして、グループウェアが利用されるようになりました。

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グループウェアの仕組み

グループウェアの仕組みは、オンプレミス型とクラウド型の大きく2つに分けることができます。

自社のサーバーにグループウェアのソフトをインストールするのがオンプレミス型、インターネット上のサーバーに用意されたソフトウェアを利用するのが、クラウド式です。

機能に大きな違いはありませんが、近年では、クラウド型のグループウェアも増え、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスして業務を進めることが可能となっています。

ソフトウェアには、プロジェクトを効率的に進めるための多彩な機能が搭載されています。例えば、メールやチャット、掲示板などのコミュニケーション機能、個人やプロジェクトの動きを管理するスケジュール管理機能やプロジェクト管理機能、ファイル共有機能、ワークフローなどです。

グループウェアの利用者は、ログインすることで、自分に与えられた権限に応じた情報へのアクセスや操作が可能となります。

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グループウェアの活用方法・使い方

グループウェアは、組織内の情報共有や業務効率化を実現するための多機能ツールです。以下に、主な使い方とその活用方法を紹介していきます。

社員のスケジュールを確認・把握

グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、社員のスケジュールを一元的に確認・把握することが可能です。これにより、業務や会議の調整が効率的に行えるでしょう。

また、ほかの社員の空き時間や外出情報をリアルタイムで知ることで、スムーズなコミュニケーションが図れるようになり、業務の齟齬を防ぐこともできます。中でもリモートワークの多い現場では、この機能の需要はいっそう高まっているといえるでしょう。

重要書類や更新した情報の共有

グループウェアの文書管理機能や掲示板機能は、組織内の情報共有を効率化する手段です。これらを使用することで、重要な書類や最新情報のほか、顧客情報、個人が収集した資料などのナレッジなども、迅速に全メンバーで共有できます。

情報を一元管理すれば、必要なデータの検索や取得も容易です。バージョン管理機能を活用して、常に最新の情報を保存することもできます。

データの記録に関しては更新履歴も残せるので、不正な書き換え、削除などの心配も不要です。

電話のメモとして活用

グループウェアには、不在中に電話がかかってきた場合、メモの機能が備わっています。

画面上に通知が表示されるだけでなく、連携したスマートフォンへの通知、確認も可能です。この機能があれば、外出中でも速やかな対応ができます。外回りの多い社員にとっては、便利なツールといえるでしょう。

業務の進捗度合・進捗状況の確認

グループウェアのタスク管理やプロジェクト管理機能は、業務の進捗度合いや状況をリアルタイムで把握できるツールです。特に、複数のチームや部門が関与する大規模なプロジェクトでは、全体の進捗を一元的に管理し、必要なアクションや調整を迅速に行うことが求められます。グループウェアがあれば、複雑に絡んだ業務やプロジェクトの進行状況、達成度、期限なども一覧化が可能です。

そのほか、進捗の遅れや問題点を早期に発見し、対応策を立てることにも役立ちます。この機能を活用することで、業務の効率化と品質向上が期待できるでしょう。

会議室・設備の予約

グループウェアには、会議室や設備を予約できる機能も備わっています。この機能を使用することで、会議室や設備の利用状況をリアルタイムで確認し、その場で予約手続きを行うことが可能です。予約の変更、キャンセルもできるので、柔軟なスケジュール調整ができます。

過去の業務工程の振り返り

グループウェアの履歴管理やアーカイブ機能により、過去の業務工程や取り決めを効率的に振り返ることも可能です。過去のプロジェクトやタスクの詳細、関連文書、コミュニケーションのログなどを簡単に参照することができます。

同様の業務を再度行う際の参考にもなりますし、過去の判断基準を確認する際にも役立つ機能です。顧客への営業記録があれば、担当者が変わってもスムーズに状況が把握できます。

またこの機能は、業務の品質向上や効率化のための改善点を洗い出す際のデータとしても利用が可能です。

▷グループウェアの導入を成功させる手順｜導入する際の注意点

グループウェアを活用する上で失敗しないためのポイント

グループウェアは、組織の業務効率化や情報共有を促進する強力なツールですが、導入や運用の際には、注意したいことがあります。活用で失敗しないためのポイントを見ていきましょう。

グループウェアの運用規則を策定する

グループウェアには、さまざまな機能が搭載されています。グループウェアの効果的な運用のためには、その使い方に関して、明確な運用規則やガイドラインの策定が必要です。

例えば個人が収集した資料を登録する際、ファイルの命名方法がばらばらでは、いちいち内容を確認しなければなりません。結局、誰も閲覧しないということもあるでしょう。

情報の整理や共有方法、アクセス権限など、組織全体で運用ルールを策定すれば、利用者全員にとっての使いやすさを実現できます。

禁止事項があれば、その点を運用規則に明記することもポイントです。

▷グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

少人数・最少機能で導入をスタートさせる

導入にあたっては、全機能の利用を目指すのではなく、必要最低限の機能を少人数で運用することから始めましょう。これにより、使い勝手やシステムの適応状況、問題点が洗い出しやすくなります。そういった確認をしてから導入範囲を広げれば、スムーズな運用が可能です。

最初から全社で導入しようとして現場が混乱すると、業務に支障が出ることも考えられます。そうなれば、対応する担当者の負担も増すでしょう。

少人数・小規模でスタートは、このような事態の回避にもつながります。

必要な機能を厳選する

グループウェアには多岐にわたる機能が搭載されていますが、全ての機能が組織にとって必要とは限りません。業務の特性や目的に合わせて、必要な機能のみを選定・導入することも、効率的な運用のポイントです。

操作性の高い製品を導入する

どんなに高機能な製品でも、使い方が難しくては活用につながりません。グループウェアの操作がストレスになってしまっては、本末転倒です。

そのようなことのないよう、誰もが直感的に操作できるインターフェースの製品を選択しましょう。グループウェアの活用促進にあたっては、外せないポイントともいえます。

グループウェアの使い方を理解し最大限に活用しよう

グループウェアは、組織内の情報共有や業務効率化を実現する強力なツールです。機能を最大限に活用するためにも、どのように使えば業務に役立つかの理解を深めておきましょう。

また、導入にあたっては、適切な運用規則の策定、必要な機能の厳選、スモールスタート、そして操作性の高い製品の選定が成功の鍵となります。組織全体での一貫した利用を促進し、業務の質と効率を向上させましょう。