勤怠管理機能を搭載したグループウェア7選！主な機能やメリット・デメリット

勤怠管理機能を搭載したグループウェア7選

勤怠機能を搭載したおすすめのグループウェアをみていきましょう。

1.Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供する、高い知名度と多機能性が魅力のクラウド型グループウェアです。

打刻機能による出退社の記録は、月ごとに閲覧や変更、印刷が行え、CSVファイルに書き出すことも可能。また、ほかの業務ツールとの連携も容易です。たとえば、ファイブクリック合同会社の「FCL勤怠管理システム for サイボウズ ガルーン」と連携することで複雑な勤務環境にも対応できるようになります。

2.サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、約70,000社が導入する実績を持つ中小企業向けのグループウェアです。カスタムアプリの「勤怠管理パック」を利用することで、効率的に勤怠管理が行えます。

パックには休暇管理・打刻機能・休暇日数マスタ(休暇の種別登録)の3つのアプリが入っており、基本的な勤怠の管理が可能です。タイムカードの打刻機能では、サイボウズofficeを開くことで自動打刻される機能により、打刻もれを防いでくれます。

3.desknet's NEO

desknet's NEOは、使いやすさと高いカスタマイズ性が特徴のグループウェアです。

タイムカード機能では、出勤や退勤、休憩時間の自動記録や休日・休暇の管理など、勤怠管理に必要な機能を網羅的に搭載。社員ごとの勤務体系の設定も可能です。

さらに、豊富な連携機能も備えているため、さまざまな業務をグループウェアに集約することができ、組織全体の効率化を促進します。

4.J-MOTTO

J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。

J-MOTTOの「Web勤怠」は、マルチデバイス対応のシンプルな操作性と高い機能性を併せ持つ勤怠管理機能です。外出先や在宅勤務時もスムーズな打刻ができ、休暇や残業の申請、承認作業も簡単に行えます。

5.rakumo キンタイ

Google Workspace （旧 G Suite）の拡張機能として利用できる「rakumo キンタイ」は、シンプルな機能ながら勤怠にかかわる全ての業務をツール内で完結できるサービスです。

フレックスタイム制や裁量労働制、シフト制など多様な働き方に対応し、独自の勤務形態も設定できます。労働時間や休暇申請などの情報は、見やすい出勤簿で一元管理でき、打刻もれのチェックや締め作業が行いやすいのも特徴です。

また、勤怠データは、CSVファイルでの出力ができるため、給与システムへのデータ取り込みや社労士への共有も楽に行えるでしょう。

6.クロジカ

クロジカは、一般的なグループウェアの機能を超え、ビジネスの効率化を追求したソフトウェアとして知られています。特に勤怠管理機能は、多様な業務環境に合わせて柔軟に対応できる点が強みです。

タイムカード機能を利用することで、労働時間の記録や残業時間の自動集計、データのエクスポートなどが簡単に行え、雇用形態別に集計ルールを設定することも可能です。

7.GroupSession

オープンソースのグループウェアとして知られるGroupSessionの最大の特徴は、コストパフォーマンスの高さとカスタマイズの自由度にあります。

勤怠管理機能も含め、機能拡張により、業務フローに合わせた独自のカスタマイズがしやすく、日々の出退勤の記録から休暇や遅刻の管理まで、幅広いニーズに対応しています。

さらに、ほかの機能との連携も円滑で、情報共有や業務の効率化を実現するうえで、高い評価を得ているツールです。

グループウェアに搭載される主な勤怠管理機能

ここからは、グループウェアに搭載される主な勤怠管理機能3つを紹介します。

出退社時の打刻機能

出社・退社の打刻機能は、勤怠管理の基本となる機能です。

マルチデバイス対応のクラウド型のグループウェアでは、PCだけではなく、スマートフォンやタブレットからも手軽に打刻が行え、外出先からも打刻ができるようになることで、より正確な勤怠管理が実現します。

さらに、打刻エラーや所定の勤務時間に満たない勤怠などが自動検知される機能は、組織全体の勤怠管理の効率と透明性の向上に役立つでしょう。

勤務表の管理機能

日々の勤務時間や残業時間、休暇などの勤怠情報を一元的に管理できる勤務表(出勤簿)の管理もできます。

また、勤務表管理機能を備えたグループウェアでは、社員ごとの月毎の労働時間の集計も自動で行われるため、労務業務の効率化や正確性の向上に大きく貢献します。

勤務状況に関する通知機能

グループウェアの勤務状況に関する通知機能も、リアルタイムで勤務状況を確認できる重要な機能です。

たとえば、残業時間の超過や有給の未取得、遅刻・早退回数が一定数を超えた場合の通知などがあげられます。具体的には、通知設定した事項が発生した際に、管理者や本人に自動的に通知が送られる仕組みになっており、労務管理の正確性と透明性を高める役割を果たします。

勤怠管理機能を搭載したグループウェアのメリット

勤怠管理機能を持つグループウェアは、企業の労務管理に多大なメリットをもたらします。

ここからは、勤怠管理機能を搭載したグループウェアのメリットを3つ紹介します。

社員のスケジュールを把握しやすい

勤怠管理機能を搭載したグループウェアには、スケジュール管理機能が備わっていることがほとんどです。そのため、休暇などの勤怠情報に基づいてタスクの配分を決定したり、ミーティングの予定を立てたりすることが可能です。

勤怠情報とともに各社員のスケジュールも瞬時に把握でき、複数人で業務が必要な場合も予定を立てやすくなります。

勤怠情報をどこでも簡単に確認できる

クラウド上で管理される勤怠情報は、オフィス在席時だけではなく、外出先や在宅勤務時もアクセス可能です。

スマートフォンやタブレット、PCなどのデバイスを通じて、リアルタイムでのデータの確認や更新ができるため、万が一締め日直前に入力ミスが発覚した場合でも、スピーディな修正対応ができます。

勤怠に関するデータを集計・分析しやすい

勤怠データの自動集計や分析機能も、業務効率化や正確性の確保に役立つ機能の一つです。

手作業による集計が不要となり、社員一人ひとりの勤怠状況の把握がスムーズに行えるほか、月別・部署別の勤怠状況、特定期間の労働時間の推移なども簡単に可視化できます。

データの集計・分析がしやすくなることで、労務の偏りや過重な状況を早期に察知し、適切な人員配置や業務改善策を実施するための客観的な指標として活用できるでしょう。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

▷【2023年最新】グループウェアのおすすめ14選を比較！選び方や機能を紹介

勤怠管理機能を搭載したグループウェアのデメリット

勤怠管理の効率化や適切な労働環境の構築に役立つグループウェアの勤怠管理機能ですが、導入を検討するにあたっては、考慮しておきたいデメリットもあります。

導入や運用にコストが必要になる

勤怠管理機能を搭載したグループウェアを導入する際、初期費用やランニングコストが発生します。その内訳は、初期費用・月額または年額の利用料、サポート費用、アップデート時の追加費用などですが、クラウド型の場合、サポート費用やアップデート時の追加費用は不要というサービスも少なくありません。

ランニングコストの料金設定も、グループウェアによってさまざまなため、使用目的や予算に合わせて検討する必要があります。

機能が定着するまで時間がかかる

新たに勤怠管理機能を持つグループウェアを導入する場合、社員が操作方法や機能の利用に慣れるまでには一定の適応期間が必要です。導入直後は、不慣れなことから操作ミスが発生する可能性が高く、社員全員がシステムを効果的に利用する習慣が付くまでには継続的な研修やフォローアップが必要となるでしょう。

適応期間中は、運用効率が一時的に低下するため、グループウェア導入の理由やメリットを伝え、目的を持って活用できる環境を整えましょう。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

勤怠管理機能を搭載したグループウェアの選び方

効果的な勤怠管理のためには、適切なグループウェア選びが重要です。

勤怠管理機能を搭載したグループウェアの選び方についても確認しておきましょう。

クラウド型・オンプレミス型のどちらか

グループウェアは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する方式で、初期費用が安く、バージョンアップなどもベンダーによって自動で実行されます。オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを設置して運用する方式で、データの保管やセキュリティ面での細かなカスタマイズが可能です。

「初期費用を抑えたい」「細かなカスタマイズをしたい」など、自社のニーズや財務状況に応じて、適切な形態を選定することが求められます。

▷クラウド型のグループウェア5選比較｜選び方や機能・無料版を紹介

▷オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選｜クラウド型のとの違いを解説

コストがどの程度かかるのか

グループウェアの利用にかかるコストは、初期費用や継続して発生する利用料、アップデートやサポート費用など、さまざまな要素から構成されます。一部のクラウド型サービスでは、ユーザー数に応じて料金が変動する従量課金制のプランになっていることもあるでしょう。

全体のコストを把握するためには、実際の利用シーンを想定し、長期的な視点での総額を計算することが必要です。また、隠れたコストや追加料金が発生しないかを契約前に確認しましょう。

▷無料のグループウェア9選比較を比較！無料製品のメリットや注意点

操作性が高いか

勤怠管理機能は日常的に多くの社員が利用するため、直感的で使いやすかという視点は非常に重要です。

操作しにくい場合、社員が積極的に活用できずに導入が無駄になるケースも考えられるでしょう。特にITツールに慣れていない社員が多ければ、直感的に操作できるグループウェアの導入が必要です。

デモ版や無料のお試し期間などがあれば、積極的に利用し、使用感を確かめたうえで導入を決めるようにしましょう。

グループウェアの勤怠管理機能は業務効率を良くする

グループウェアの勤怠管理機能は、現代のビジネス環境において企業の業務効率を向上させる強力なツールとなります。また、労務管理が効率化されるだけでなく、勤怠状況の迅速かつ正確な把握は、労働環境の改善にも役立つでしょう。

しかし、その効果を最大限に引き出すためには、企業のニーズや財務状況を踏まえた適切なグループウェアの選定が欠かせません。適切な導入と運用を行うことで、グループウェアの勤怠管理機能は業務の質と効率を高める貴重なパートナーとなるはずです。