テレワークにおけるグループウェアの必要性｜主な機能やおすすめ製品を紹介

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織やチーム内での情報共有やコミュニケーションを支援するためのソフトウェアです。

メールやチャットなどの単独ツールとは違い、タスク管理やカレンダー共有、文書管理など、情報管理や業務連携をスムーズにするための各種機能が搭載されていることが特徴です。

グループウェアには、自社のサーバーに設置するオンプレミス型と、ネット環境さえあればどこでも利用可能なクラウド型の2種類があり、特に近年は、テレワークの普及に伴い、クラウド型のグループウェアを導入する企業が増えています。

▷クラウド型のグループウェア5選比較｜選び方や機能・無料版を紹介

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テレワークにおけるグループウェアの必要性とは？

テレワークは物理的な距離が生じるため、コミュニケーションや情報共有のハードルが高くなりがちです。

世界的なパンデミックの影響を受け加速したテレワークの導入ですが、それ以前にもオフィスコストの削減や働き方改革、BCP対策などの観点から、一部の企業では、すでに導入が進められてきました。

グループウェアは、テレワーク環境下でも、オンライン上でリアルタイムに情報が更新されるため、物理的な距離が情報共有の障壁になることはありません。そのため、活用することで、タスクの進捗確認やスケジュール共有などがスムーズに行え、テレワーク時も生産性や効率を下げることなく業務が遂行できるようになるのです。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

グループウェアの主な機能

グループウェアには、​主に「コミュニケーション・情報共有・業務の効率化」​の3つに役立つ機能が搭載されています。

ここからは、それぞれの機能の特徴を詳しく紹介します。

コミュニケーションを円滑にする機能

組織内の円滑なコミュニケーションは、業務の効率化や情報共有の向上に直結します。グループウェアには、コミュニケーションを円滑にするための機能が多く備わっています。

コミュニケーションを円滑にする機能の一例を見てみましょう。

情報共有を円滑にする機能

業務における円滑な情報共有は、情報格差をなくし、効率の向上やミスの削減につながります。以下は、グループウェアに搭載されている情報共有を円滑にする機能の一例です。

▷タスク管理はグループウェアで効率化｜おすすめのグループウェアを紹介

業務の効率化に役立つ機能

組織の業務効率化は、生産性向上やコスト削減につながり、組織の競争力を高める要因となります。グループウェアは、業務の効率化実現のための多様な機能を提供しています。

以下は、業務の効率化に役立つ機能の一例です。

▷グループウェアとワークフローの違いとは？特徴や活用方法

テレワークにグループウェアを導入することで得られる効果

テレワークは、柔軟な働き方として普及が拡大する一方で、コミュニケーション不足や生産性の低下など、さまざまな課題も生じています。

グループウェアの導入は、それらの課題解消に有効なツールの一つとされていますが、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。テレワークにグループウェアを導入することで得られる効果を3つ紹介します。

意思疎通の機会を設けられる

オフィス勤務時は、オフィス内の移動中や業務の合間などにちょっとした雑談をする機会があるものの、テレワークでは、従業員同士の偶発的なコミュニケーション機会が減少してしまいます。

そのため、意図して意思疎通の機会を設けたり、増やしたりする必要があるでしょう。グループウェアには、掲示板やチャット、ビデオ会議など、多岐にわたるコミュニケーション機能が備えられています。これにより状況や目的に合った機能を利用しての意思疎通がしやすくなるため、コミュニケーションが活性化されるのです。

必要な情報をタイムリーに共有できる

オフィス勤務と違い、お互いの状況が見えないテレワークでは、情報共有に対する高い意識が求められます。その一方で、情報共有しなければいけない手間が生産性を下げてしまうこともあるでしょう。

グループウェアでは、同一データを複数人で編集し、閲覧できるため、更新の都度、最新のファイルを共有するなどの手間はかかりません。タイムリーな共有は、業務中の誤解やミスを減少させ、業務のスピードと精度の向上に大いに役立つでしょう。

お互いの業務進捗を確認できる

お互いの状況がテレワークにおいて、進行状況の共有が適切に行われていなければ、業務効率が下がり、ミスも起きやすくなります。

グループウェアには、タスク管理やスケジュール管理機能が充実しており、それぞれのメンバーが、どの業務に取り組んでいるのか、その完了予定時期や進捗状況を一覧で確認可能です。

また、タスク状況の見える化や一元管理は、重複業務の排除や人的リソースの見直しにも役立ちます。

各メンバーが自らの責任範囲と他者の進捗を把握することで、効果的なコミュニケーションや業務の優先順位付けが可能となり、組織全体の業務品質と効率を高められるのです。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

テレワークにおすすめのグループウェア

テレワーク環境下では、効果的なコミュニケーションや情報共有を効率化するためのツールの利用が不可欠です。ここからは、テレワークにおすすめのグループウェアを3つ紹介します。

1.desknet's NEO

desknet's NEOは、スケジュール管理、情報共有、掲示板、ワークフロー機能など、あらゆる業務ニーズに対応できる多機能さと、使いやすいインターフェースが特徴のグループウェアです。

特にテレワーク環境下では、リモートでの業務進行や情報共有の手段として、日常業務の効率化を支援してくれます。また堅牢なセキュリティ体制により、安全な情報管理が可能です。

2.サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、日本国内において非常に高いシェアを誇るグループウェアです。

直感的な操作が可能なユーザーインターフェースのほか、総合的な機能群は、スケジュールの共有からタスク管理、ファイル共有、掲示板など多岐にわたります。

セキュリティの面では、パスワードの有効期間の設定や2要素認証などの機能を搭載。企業データの保護に重点を置いた機能が豊富に取り揃えられており、情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。

3.kintone

kintoneは、業務アプリケーションを簡単に作成・カスタマイズできるクラウドサービスです。ドラッグ&ドロップの操作性により、非エンジニアでも手軽にオリジナルの業務アプリを構築できます。

タスク管理やプロジェクトの進行状況、データベースの管理など多様な業務ニーズに応じたアプリケーションが作成可能で、柔軟にビジネスの変化に対応。独自にカスタマイズしたアプリにより、業務の効率化を図ることができます。

IPアドレス制限や2要素認証、接続できる端末を制限する機能などによってセキュリティ強度も高く、ビジネス情報を安全に管理できます。

テレワークにおすすめのグループウェアの選び方

最後に、テレワークに役立つグループウェアの選び方についても紹介します。

テレワークの課題を解決できる機能は搭載されているか

テレワークでは、コミュニケーション機能の豊富さや、マルチデバイス対応といったアクセス性の高さが求められます。

たとえ多機能なグループウェアを選んだとしても、課題解決につながらなければ意味がありません。チャット機能やビデオ会議機能、リアルタイムの情報共有やタスク管理機能など、テレワークの課題を解決できる機能がグループウェアに搭載されているかを確認することが重要です。

また、セキュリティ面も考慮し、外部からの不正アクセスを防ぐためのセキュリティ機能が十分に搭載されているかもチェックポイントとなります。

現在使用しているシステムとの相性は良いか

既存のシステムやツールがあれば、連携可能かどうかも重要な基準となります。

たとえば、グループウェアの勤怠機能を使用する場合、給与システムとのデータ連携が容易であれば、労務管理や給与計算の手間が大幅に削減されます。

導入前に、APIの提供や拡張性の高さを確認し、複数のツールを効率的に連携できるかを検証しましょう。

慣れていない従業員でも直感的に操作できるか

グループウェアで業務効率化を図るには、すべての従業員がツールを使いこなせなければなりません。ITリテラシーの差に関係なく使えるグループウェアであれば、操作を理解し、適応するまでの時間や手間を削減することもできるでしょう。

グループウェアにおいて、誰でも直感的に使える操作性は、業務効率や組織でのツールの活用を後押しする重要なファクターとなるのです。

▷グループウェアの導入を成功させる手順｜導入する際の注意点

快適なテレワーク環境の構築にはグループウェアが必要

テレワークでも、高い生産性や効率、齟齬のない意思疎通を維持するには、グループウェアを初めとした各種クラウドツールの活用は必須となるでしょう。

なかでも、グループウェアは、スムーズなコミュニケーション、情報共有、タスク管理による業務状況の可視化など、テレワークのおける代表的な課題の多くを解消へと導く機能が多数搭載されています。

自社の状況に合ったグループウェアを活用し、テレワークでも高い業務効率や生産性を実現できる環境を整えましょう。