グループウェアとCRMの違い｜特徴や向いている企業を解説

グループウェアとは？

グループウェアとは、コミュニケーション、情報共有・管理、ワークフローなどの業務の円滑化・効率化を目的としたシステムです。

主にスケジュール管理、メール、掲示板、文書管理などの機能を持ち、タイムラグのない情報共有や複数メンバーによる文書管理が効率的に行えるほか、社内外のコミュニケーションをスムーズにすることができます。

特に、大規模な企業やプロジェクトでは、組織やチーム内の情報管理やコミュニケーションが、生産性を左右する大きな要素にもなることから、グループウェアの導入による効率化が一般的となっています。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

グループウェアの機能

グループウェアには、業務の効率化と情報共有を支える多様な機能が備わっています。主な機能一覧は以下の通りです。

• Webメール
• チャット
• 社内SNS
• 掲示板
• スケジュール管理
• ファイル共有
• プロジェクト管理
• タスク管理
• アンケート
• オンラインストレージ
• ワークフロー
• 勤怠管理
• 施設予約
• 日報　など

グループウェアは、業種や担当業務に関係なく、日常業務のあらゆる場面で使用できる機能を備えており、組織全体の情報共有と業務効率の向上が期待できるのです。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入する最大のメリットは、組織内の情報共有と業務効率の大幅な向上です。

グループウェア上で管理される文書や情報は、メンバー全員が、リアルタイムで同じ情報を閲覧できるようになります。別途、共有の連絡をする必要はなく、随時、最新情報が共有される環境は、組織全体の意思決定の確度と速度、両方を上げる効果が期待できるでしょう。

また、文書の一元管理は、組織内の情報格差の発生を防止するとともに、一貫したルールのもと文書を管理することで、情報管理の安全性も強化しやすくなります。

そのほか、タスク管理機能では、タスク状況がチーム全体に共有されるため、業務の属人化防止やリソースの最適化が実現できるでしょう。グループウェアには、組織・チームとしての生産性や業務の正確性、安全性を高められる数々の機能が搭載されているのです。

▷【2023年最新】グループウェアのおすすめ14選を比較！選び方や機能を紹介

▷グループウェアの導入を成功させる手順｜導入する際の注意点

CRMとは？

CRM(Customer Relationship Management)は、顧客との関係を管理し最適化するための戦略や手法のことであり、近年では、顧客管理業務を効率化できるソフトウェアやシステムを指す言葉として使われることもあります。

CRMの導入により、購買履歴や購入頻度、問い合わせ履歴などの顧客情報が一元化されるため、顧客のニーズや嗜好をより正確に把握したマーケティングやアプローチができるようになります。客観的なデータの収集・分析により、売上や需要の予測精度も高められることから、より効果的なビジネス戦略も立てやすくなるでしょう。

CRMは、顧客との長期的な関係を築き、高い顧客満足度とロイヤリティを実現するだけでなく、持続的な事業成長を遂げるためにも重要なツールとなっています。

CRMの機能

CRMシステムは、顧客関係の管理と最適化を支援する多岐にわたる機能を有しています。主要な機能は以下の通りです。

• 顧客情報管理
• 人脈管理
• 顧客分析
• マーケティング・プロモーション支援　など

マーケティング支援など、さまざまな機能を搭載していますが、なかでも、顧客の個人情報や購入履歴、問い合わせ内容などを一元的に管理できる顧客情報管理の機能は、そのほかの機能が効果を発揮するための根幹となる機能です。

CRMを導入するメリット

CRMを導入する最大のメリットは、顧客の興味関心に基づいた戦略を効果的に実行できる点にあります。

具体的には、購入履歴を分析し、セットや追加で購入される傾向のある商品を紹介する、過去の購入タイミングのスパンに合わせてメルマガを配信するなど、パーソナライズされたアプローチによる購買促進が図れるようになるのです。

また、メルマガの開封率やクリック率を測定する機能も搭載するなど、「勘」に頼らない、客観的なデータによる的確なマーケティング活動ができるようになります。

そのほかにも、営業部門においては、クライアントとの商談状況や見込み客の情報をリアルタイムで共有することで、営業効率の改善が期待できるなど、収益向上に直結する多くのメリットがあります。

▷CRMにはどんな種類がある？種類別の利用目的や特徴を簡単に解説

グループウェアとCRMの違い

グループウェアとCRMは、ビジネスプロセスをサポートするツールとして広く利用されていますが、目的と機能には顕著な違いがあります。

グループウェアは、組織内の情報共有や業務効率の向上を目的とし、スケジュール管理、メール、文書管理などの機能を中心に提供します。一方、CRMは顧客関係の管理と最適化を目的としており、顧客情報の一元管理やセールスプロセスの効率化、マーケティング活動の最適化などが主要な機能です。

グループウェアは組織内のコミュニケーションと業務効率化に重点を置くのに対し、CRMは顧客との関係を深化させることを中心に設計されています。

これらのツールはそれぞれ異なる目的で開発されており、組織のニーズに応じて選択することが求められます。

グループウェアの導入が向いている企業

グループウェアは、特に組織内の情報共有や業務効率の向上を求める企業に適しています。

とりわけグループウェアの情報共有性の高さは、複数の拠点や支店のある企業やテレワークを実施している企業など、物理的に情報共有がしにくくなった組織で、より効果を発揮します。そのほか、外回りの営業担当が多い企業など、リアルタイムでの連絡がしにくい組織においても、社員がどこにいても情報共有が行えるため業務効率を落とすことなく生産性を高められるでしょう。

また、急激に業務量が増えてきた成長企業や、業務フローの標準化を図りたい中規模の企業にもおすすめです。

▷【2023年最新】グループウェアのおすすめ14選を比較！選び方や機能を紹介

CRMの導入が向いている企業

CRMは顧客関係を最適化し、売上や利益を向上させることを目指すすべての企業に対して有益です。特に、BtoCやBtoBのビジネスモデルを持ち、顧客との長期的な関係が重要となる企業にとって大きなメリットとなるはずです。

製品のライフサイクルが長い、または高額な商品・サービスを提供している企業では、既存顧客との関係維持やリピート購入を促すリテンションマーケティングが非常に重要となります。顧客データを有効活用し、的確なマーケティング施策を展開するうえでは、CRMの導入は不可欠ともいえるでしょう。

さらに、セールスプロセスの効率化や標準化を求める企業、顧客サポートの品質向上を目指す企業も、CRMにより目的を達成する手助けが得られるはずです。

▷【最新】おすすめCRM(顧客管理システム)22選！機能や料金を徹底比較！

おすすめのグループウェア3選

ここからは、おすすめのグループウェア3選を紹介します。

1.kintone

kintoneは、高いカスタマイズ性を持つグループウェアとして、数多くの企業で採用されています。

最大の特徴は、プログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で企業固有の業務フローやニーズに合わせたアプリケーションを作成・カスタマイズできる点です。

また、情報管理や組織内のコミュニケーションを促進する機能も豊富に備えており、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。セキュリティ面でも、多層的な安全対策が施されているため安心です。

2.Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供する高機能グループウェアとして、国内の多くの企業に幅広く利用されています。

スケジュール管理やワークフローなどのグループウェアの基本機能を網羅的に搭載。さらに顧客情報管理もできるなど、充実した機能が特長です。共有範囲や細かい権限の使い分けなど、高度なアクセス権設定が可能なため、情報管理のセキュリティも強化できます。

Garoonの豊富な機能と高いセキュリティ性能は、中大企業や情報管理が厳格な組織に特に推奨されるでしょう。

3.desknet's NEO

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが開発・提供する中小企業から官公庁まで利用できるグループウェアです。スケジュール管理、文書管理、ワークフロー、Webメールなど、日常的な業務を効率的にサポートする機能が一通り揃っています。

また、情報セキュリティの観点から、通信の暗号化や接続元IPアドレス制限などの機能も備わっており、大事なデータをしっかりと保護できます。

おすすめのCRMシステム3選

ここからは、おすすめのCRMシステム3選を紹介します。

1.Zoho CRM

Zoho CRMは、世界的に多くの企業が採用するCRMシステムの一つです。

豊富な機能ながら、直感的な操作が可能なインターフェースを通して、リード管理から営業・マーケティング活動、顧客対応まで、ビジネスのあらゆるステージをサポートします。

また、AIアシスタント「Zia」のデータ解析を基にした予測や提案を自動的に行ってくれる機能も搭載。多言語対応やカスタマイズの自由度の高さなど、企業のあらゆるニーズに対応できる機能と柔軟性を兼ね備えたCRMシステムです。

2.eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、シンプルな操作性と国内のビジネス環境に合わせた機能設計が魅力のCRMシステムです。

営業活動を中心に、顧客情報の一元管理やアポイントメント管理、商談の進捗管理など、日常の業務フローを効率化する機能が詰め込まれています。

日本特有の商習慣を理解した設計は、まさに「かゆいところに手が届く」利便性の高さを実感できるでしょう。

3.Synergy!

高度なカスタマイズ性と堅牢なセキュリティを備えたSynergyは、特に、BtoB領域の事業を展開する企業においてより真価を発揮します。

顧客情報や取引履歴、進捗などのデータの一元管理は、情報共有の効率化や迅速な意思決定を可能にするでしょう。さらに、セキュリティ面でも高い評価を受けており、企業情報を安心して管理できる環境が提供されています。中核的なCRMシステムとして、組織の業績向上と顧客関係の強化をサポートします。

グループウェアとCRMの違いを理解しよう

グループウェアは、組織内の情報共有や業務効率化を目的としたシステムです。一方、CRMシステムは、顧客との関係を最適化し、ビジネスの成長をサポートするためのツールとして機能するものです。

それぞれに異なる機能や目的を持つシステムですが、いずれも適切に導入・活用することで業務改善や利益の向上が見込めます。今回ご紹介したおすすめのグループウェアとCRMシステムを参考に、ぜひ自社への導入を検討してみてください。