クラウド型のグループウェア5選比較｜選び方や機能・無料版を紹介

クラウド型グループウェアとは？

クラウド型グループウェアは、インターネット上のサーバーを利用して情報を保存・管理するビジネス用のコラボレーションツールです。

社内の物理的なサーバーにデータを保存する、従来のオンプレミス型に比べ、クラウド型は、物理的な制約を受けることなく、場所を選ばずアクセスできる利便性や閲覧性の高さを特徴としています。

社内にサーバーを持つ必要がないため、導入時の初期費用や手間を大幅に削減できるとともに、運用中のシステム更新や拡張が容易となります。また、データのバックアップやセキュリティ対策もクラウドサービス提供者であるベンダーが行ってくれるため、企業側の運用負担が軽減されるというメリットがあります。

▷オンプレミス型のグループウェアおすすめ6選｜クラウド型のとの違いを解説

グループウェアの主な機能

グループウェアには、情報共有、タスク管理、コミュニケーションの最適化など、日常の業務をスムーズに進めるためのサポートを目的とした、企業や組織の業務効率を向上させるための多様な機能が搭載されています。

グループウェアの主要な機能について、詳しく見ていきましょう。

チャット機能

チャットは、利便性の高さのほか、会話のようなやり取りができることから、メールに代わるコミュニケーション手段として、導入する企業が増えているツールの一つです。

従来のメールとは異なり、リアルタイム性の高い情報交換や質問、確認が可能となり、業務の効率化に寄与します。特に、リモートワークや複数の拠点での業務を行う際には、このチャット機能がコミュニケーションの中心的なツールとなっている企業も少なくありません。

また、履歴の保存や検索機能も充実しており、過去の会話内容を遡って確認しやすいのも大きな特長と言えます。

Webメール機能

グループウェアには、その多くにメール機能が搭載されているため、別途専用のメールソフトをインストールすることなく、情報を一元管理できます。

メール機能では、情報漏えいリスクを低減するセキュリティ対策が講じられているほか、共有アドレス帳やフィルタリング機能、自動応答設定など、ビジネスシーンで求められる多様な機能が備わっており、効率的なメールコミュニケーションをサポートします。

社内向けSNS機能

グループウェアには、組織内のコミュニケーションを活性化させるための社内向けSNS機能が搭載されているものもあります。

従業員同士が自由に情報共有や意見交換を行えるプラットフォームとして設計されており、フォーラムやタイムライン形式での投稿方法もツールによってさまざまあるなど、活用することで部署間の壁を越えたコミュニケーションが促進されます。

また、プロジェクトの進捗報告や業務上のノウハウ共有など、多岐にわたる情報が一元的に管理・共有されるため、業務効率の向上も期待できます。

掲示板機能

組織内の情報発信や意見交換の場として、掲示板機能を備えているグループウェアもあります。特定のテーマやプロジェクトに関する情報などを投稿・共有することができ、コメントや返信を通じて多方向のコミュニケーションが実現します。

重要なお知らせや変更点など、社内に浸透を図りたい情報の発信に掲示板を活用するのも良いでしょう。また、検索機能やカテゴリ分けにより、必要な情報を迅速に探し出すことも可能です。

タスク管理機能

タスク管理を日常業務で必ず目にするグループウェアに一元化することで、タスクの見落としや進捗状況の確認漏れによる遅延といったミスのリスクが軽減されます。

タスク管理機能では、個人やチームのタスクを可視化し、期限や優先度を付与して進捗状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、複数のメンバー間でのタスクのアサインや再配分も簡単に行えるため、業務の効率化やボトルネックの解消にも大いに役立つでしょう。

ワークフロー機能

グループウェアのワークフロー機能は、業務プロセスの自動化や承認フローの管理をサポートする機能です。

特定の業務手続きや承認フローをシステム上で設定・実行することができ、手間や時間の削減をサポートしてくれます。

たとえば、経費精算や休暇申請などの日常的な手続きも、オフィス外からアクセスできるグループウェアを活用することで、場所を問わずに作業できます。また、申請されたことを知らせる自動通知機能は、承認者や関連部署の業務の遅滞を防ぐとともに、透明性の向上やミスの低減にもつながるでしょう。

勤怠管理機能

グループウェアのなかには、打刻機能を搭載した勤怠管理ができるものもあり、別の勤怠管理ソフトを開くことなく、グループウェアのインターフェースやアプリを通じて、出勤・退勤時間、遅刻、早退勤などの勤怠情報を入力・確認できます。

さらに1ヶ月の勤務状況を集計し、可視化する機能を備えたツールでは、管理者や人事部門における勤務状況の把握にかかる手間を大きく低減してくれるでしょう。集計データは、労働環境の分析、月次の給与計算の基盤として利用することができ、休暇申請や代休取得などの手続きもデジタル上で行えるため、紙ベースの手続きに比べて大幅な効率化が期待できます。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

グループウェアの選び方

グループウェアは、その多様な機能性から、多くの企業で導入が進められています。

しかし、機能やサービス内容は、ツールにより大きく異なることから、自社のニーズを的確に把握したうえでのツールの選定が業務効率化を実現する鍵となるでしょう。

ここからは、グループウェアを選定する際のポイントや考慮すべき要素について詳しく解説します。

必要としている機能が搭載されているか

グループウェアとひと口に言っても、全てのグループウェアが同じ機能を持つわけではありません。そのため、選定における前提となるのが、自社のニーズを満たす機能が搭載されているかどうかです。

必要な機能が欠けていると、当然ながら望む業務の効率化やコミュニケーションの最適化が困難となります。したがって、導入前に自社の目的や抱える課題を明確にし、それに見合った機能がツールに含まれているかを詳細にチェックすることが不可欠です。

コストパフォーマンスに優れているか

グループウェアの導入を検討する際、単に機能の充実度だけでなく、その費用対効果も重要な判断基準となります。

導入時の費用や月額利用料、追加機能のコストなど、総合的な費用を考慮しつつ、そのコストに見合った価値が得られるかを評価することが必要です。コストパフォーマンスに優れたツールを選ぶことで、効果的な業務改善を実現しつつ、経済的な負担を最小限に抑えることができます。

セキュリティ性に優れているか

グループウェアには、組織の機密情報を含む、あらゆる情報が集約されるため、不正アクセスやデータ漏えいといった情報セキュリティリスクを最小限に抑える必要があります。

セキュリティ性が高い製品は、強固な暗号化技術、二要素認証、アクセスログの監視機能などを備えています。また、定期的なセキュリティアップデートやパッチの提供も欠かせません。導入を検討する際は、これらのセキュリティ機能や対策がしっかりと施されているツールを選ぶことで、安心して業務を遂行することができます。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

既存システムとの連携ができるか

既存の業務システムやツールとの連携が可能かどうかも重要な判断基準となります。

例えば、勤怠管理機能はグループウェア自体に打刻機能が搭載されているものもあれば、別の勤怠管理ソフトと連携して、グループウェアのインターフェース内で打刻や管理ができるようになるものもあります。

そのほかにも、既存システムとのスムーズな連携が実現できると、データの一元管理や業務フローの自動化が進み、業務効率の大幅な向上が期待できます。また、二重入力の手間が省かれ、データの整合性も保たれるため、ヒューマンエラーといったミスの低減にも貢献するでしょう。このようなメリットを活用するためには、APIなど拡張性に富んだツールの選定が重要となります。

▷グループウェアの導入を成功させる手順｜導入する際の注意点

クラウド型のおすすめグループウェア比較

クラウド型グループウェアは多数存在しますが、その中でも特に注目される4つの製品をピックアップし、その特徴と機能を比較的に紹介します。

Garoon

「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型グループウェアの一つです。多機能かつ高い拡張性を持ち、スケジュール管理から業務フロー、社内外のコミュニケーションの一元管理まで幅広い業務をサポート。

その使いやすさと機能の豊富さから、多くの企業や組織で導入が進められています。さらにカスタマイズ性にも優れており、企業のニーズに合わせた運用が実現できる点が大きな特長です。

サイボウズ Office

「サイボウズ Office」は、サイボウズ株式会社が提供する中小企業向けのグループウェアソリューションです。スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有など、日常の業務を効率的にサポートする機能を搭載し、使いやすさと機能の充実度に定評があります。

機能制限なく無料お試し利用ができるため、まずは使用感を確かめられるのもうれしいポイントです。

desknet’s NEO

「desknet’s NEO」は、株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。統合型の情報共有プラットフォームとして、スケジュール、メール、掲示板などの基本機能から、ワークフローやファイル管理などの高度な機能までを網羅しています。

シンプルな操作性と高いカスタマイズ性を持ち合わせており、中小企業から大企業まで幅広い規模の組織で導入されています。

RiNK

「RiNK」は、株式会社NovelSeedが提供する、低価格から利用できる豊富な料金プランが特徴のグループウェアです。

ユーザーフレンドリーなインターフェースに、チャット、スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有などの基本的な機能を網羅的に搭載。加えて、顧客管理やデータ分析のほか、社内アンケートの収集・集計もできるなど高度なコミュニケーション機能も装備しています。

【無料版】クラウド型のおすすめグループウェア

続いて、無料で利用可能なクラウド型グループウェアを紹介します。

R-GROUP

「R-GROUP」は、Rグループ株式会社が提供する無料のクラウド型グループウェアです。スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有などの機能を始め、シンプルな操作性を持ちながらも、ビジネスニーズに応じた多様な機能を提供しています。

費用対効果の高いツールとして、コストを抑えつつ、幅広い範囲の業務改善を図りたい企業におすすめのツールと言えるでしょう。

グループウェアを比較し最適な製品を導入しよう

グループウェアの導入は、組織の業務効率化やコミュニケーションの最適化を実現するための重要なステップです。

ただし、グループウェアは、それぞれ異なる特徴や機能を持っており、組織のニーズや予算に応じて選ばなければなりません。そのため、まずは無料のグループウェアを使ってみて、その効果を検証してみるのもおすすめです。また、本格導入する際は、使用感だけでなく導入後のサポートやセキュリティ面も考慮し、総合的な視点で最適なグループウェアを選び、業務の効率化を図りましょう。