グループウェアとメールの違いとは？特徴や使い分け方を紹介

グループウェアとは？

複数の人が属する組織やプロジェクトの業務遂行にあたっては、メンバー間で意思の疎通を図ることが必要不可欠です。しかし、人数が増えれば増えるほどコミュニケーションは取りにくくなります。情報共有や進行管理など、組織運営に問題が生じることもあるでしょう。

グループウェアとは、そのような困難を排し、情報共有やコミュニケーションの円滑化を目的としたソフトウェアで、さまざまな機能を搭載しています。

グループウェアを導入すれば、全員でスムーズな情報共有、進行管理が可能となり、効率的な業務運営ができるでしょう。離れた場所にいるメンバーともリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、テレワークやリモートワークの推進にも役立ちます。

グループウェアの機能

グループウェアには様々な機能が搭載されており、主な機能は下記の通りです。

• スケジュール管理
• タスク管理
• 文書、ファイル管理
• コミュニケーション機能
• ワークフロー管理

上記以外にもグループウェアには豊富な機能が搭載されており、ビジネスシーンの様々な場面で役立てることができます。

グループウェアとメールの違い

グループウェアとメールは、ともにコミュニケーションや情報共有のツールですが、その機能と使用目的には明確な違いがあります。

まず、メールは一対一、または一対多の情報交換を目的としたツールです。基本的な機能は、テキストメッセージを送受信することです。文書や画像のファイル添付もできますが、一人ひとりに宛てて送信しなければならず、整理や管理も個人に委ねられます。

一方のグループウェアは、組織全体で情報を共有し、管理することが可能です。そのほか、メッセージング、スケジュール管理、タスク管理、プロジェクト管理など多岐にわたる機能を備えています。この点がメールとの大きな違いです。

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グループウェアとメールを使い分ける方法

グループウェアとメールには、それぞれ異なる特性と機能、メリットがあります。これらの違いを理解し、適切な状況で使い分けることが、業務の効率化につながります。その2つの方法をご紹介しましょう。

搭載機能ごとに使い分ける

ひとつは、搭載機能によって使い分けるという方法です。

メールは基本的に一対一または一対多のメッセージの送受信が主な機能です。したがって、シンプルな情報伝達や直接的なコミュニケーションに向いています。ファイルも、特定のメンバーとだけ共有したいのであれば、メールがよいでしょう。

一方のグループウェアは、スケジュール管理、タスク管理、ファイル管理、プロジェクト管理など、幅広い機能を持っています。これらの機能は、チームや組織全体の動き、情報共有に役立つでしょう。

社内と社外で使い分ける

グループウェアは主に、複数人が所属する組織やプロジェクトの業務効率化を目的としたツールです。時には、外部に流出させたくない情報を共有することもあるでしょう。

その観点でいうと、社内の連絡にはグループウェア、社外の連絡はメールというように、使い分けることも方法のひとつといえます。

一般的に外部とのフォーマルなコミュニケーションや公式な連絡にはメールが使われることも、理由のひとつです。

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グループウェアを導入するメリット

さまざまな機能を持つグループウェアの導入には、多くのメリットがあります。主な3つのメリットを見てみましょう。

情報共有の円滑化につながる

グループウェアを利用すると、組織内での情報共有がスムーズにできます。

例えば、グループウェアのファイル管理機能を利用すれば、重要な文書や資料の一元的な管理が可能です。メンバー全員が自由にアクセスして閲覧できます。

もちろん、メールのファイル添付機能を利用すれば情報共有は可能でが、管理は個人でしなければなりません。ファイル更新なども各々で対応しなければならず、どこかで齟齬が生じることも懸念されます。

しかし、グループウェアを導入すれば常に最新情報を全員で共有できます。組織としても透明性が増し、誤解や混乱を防ぐ助けとなるでしょう。

コミュニケーションが活性化する

グループウェアに搭載されたチャットや掲示板などの機能により、メンバー間のコミュニケーションが活発になることもメリットといえます。

例えば、誰に相談すればよいのかわからないことも、掲示板に書き込めば、複数の人の目に留まります。そこから、解決策や新たなアイデアが生まれることもあるでしょう。

また、リモートワークでは、時間や場所を問わずコミュニケーションが取れます。グループウェアがあれば、顔を合わせなくても、チームの連携が強化できるでしょう。

業務効率化につながる

グループウェアのタスク管理やスケジュール管理機能により、業務効率化が実現することもメリットです。

例えばワークフロー管理を利用すれば、有給休暇の申請や物品購入の決裁など面倒な手続きも、オンラインで完結します。タスク管理で進行状況を把握できれば、デッドラインを共有するといったことも可能です。

業務の無駄を省き、効率化できる点も、グループウェアのメリットといえます。

グループウェアを導入する際の比較ポイント

自社にグループウェアを導入する際に、押さえておきたいポイントを3つ紹介していきます。

自社に適した機能が搭載されているか

まずは、自社の導入目的に合った機能が搭載されているかどうかです。

部署をまたいだコミュニケーションを活性化させたいなら、充実した掲示板機能があるとよいかもしれません。頻繁なスケジュール変更を全員に周知したいのであれば、スケジュール管理に自動通知機能が付加されていると便利です。

コミュニケーションの活性化、スケジュール管理の効率化など、何を強化したいかは組織によって異なります。そのためにも、グループウェアの導入で解決したい課題や状況をしっかり洗い出してみましょう。

費用が自社の予算内に収まるか

グループウェアは、長期的に利用することで効果が得られるツールです。どんなに便利な機能を備えていても、費用が払えず途中で解約することになったのでは、導入した意味がありません。

長期にわたり、予算内で運用できるかどうかも、必ず確認しておきましょう。

直感的に操作しやすいか

グループウェアの操作性の高さもあらかじめ確認しておきたいポイントです。

豊富な機能が搭載されていても、操作方法が難しかったり時間がかかったりするのでは、便利なシステムとは言えません。便利に使えなければ、利用の定着も図れないでしょう。

誰もがストレスを感じずに扱えることは、その後の運用を左右するポイントともいえます。

グループウェアとメールの違いを把握して上手に使い分けよう

グループウェアとメールは、どちらもコミュニケーションツールですが、その利用目的や機能には違いがあります。

グループウェアは、情報共有、タスク管理、スケジュール調整など、チームでの作業効率化を支える多くの機能を有しています。一方のメールは、外部の人々とのコミュニケーションにも利用されるなど、直接的なやり取りに適したツールです。

それぞれの特徴を理解し、状況に応じて適切に使い分けることが、業務の効率化のカギともいえます。複数人数の管理やコミュニケーションや管理がメールでうまくいかないのであれば、ぜひグループウェアの利用を検討してみてください。