グループウェアの移行に失敗しない秘訣｜注意点や移行するメリット

グループウェアを移行する前の確認事項

グループウェアへの業務の移行を検討する理由には、主に以下のような状況が挙げられます。

• オンプレミス型からクラウド型への移行など種類の変更
• アナログ業務をデジタル化するためのグループウェアの導入
• 自社により最適なツールへの入れ替え

いずれの理由にしても、グループウェアの移行は、多くの手間やコストを要するものです。

事前準備として、移行の目的や必要性、新しいグループウェアに求める機能を明確にしておくことは、ツール選定および導入後のミスマッチの軽減につながるでしょう。

移行する必要性を確認する

グループウェアの移行は、資源やコスト、時間を要する大きなプロジェクトです。

現行のグループウェアではビジネス要件を満たすことができない、使い勝手が悪い、さらなる効率化を目指すうえでの機能が不足しているなど、移行を検討する背景はさまざまです。

それぞれの問題が業務上、どの程度のリスクがあるのか、移行することで課題が確実に解消されるのかを踏まえて必要性をしっかり確認しましょう。

必要な機能を確認する

移行するための新しいグループウェアを選定する前の準備として、必要な機能のリストアップは欠かせません。

自社の目的に合わせた必要な機能の洗い出しや、機能の活用による効率や生産性などへの貢献度を明確にすることで、最適なグループウェアの選定が可能となります。あわせて初期費用やランニングコストなどの実質的なコストを含めた費用対効果を見極めましょう。

グループウェアを移行するメリット

自社の業務や目的に合ったグループウェアへの移行は、業務効率化や組織全体の情報管理の改善など、多くのメリットがあります。

ここでは、ビジネスシーンにおいて不可欠なツールとなりつつある、クラウド型グループウェアへの移行について、注目すべきメリットを詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス化の促進につながる

近年、テレワークなどの働き方の多様化や環境への配慮などから、多くの企業やサービスにおいてペーパーレス化が進んでいます。

クラウド型のグループウェアへの移行は、多くの業務をオンライン化できることから、書類の電子化を容易にし、ペーパーレス化をさらに促進します。

▷グループウェアの導入はペーパーレス化につながる？導入事例や活用方法

スムーズに情報共有ができる

インターネット環境と端末さえあれば、いつでもどこでもアクセスできるのが、クラウド型の最大の強みでもあります。

グループウェアの移行により、外出先からも情報の閲覧が可能となるだけでなく、グループウェアで一元管理された情報は、リアルタイム性や共有性にも優れているため、迅速かつスムーズに情報共有できる環境が整います。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

グループウェアの移行に失敗しないための注意点

グループウェアの移行を失敗しないためには、主にコストや機能、使用感、サポートの4点の比較と見極めが重要です。移行時の注意点を事前に確認しておきましょう。

移行費用はどのくらいか確認する

グループウェアの移行時にかかる費用の内訳は、主に次の4つの項目が挙げられます。

• 新システムのライセンス費
• 初期設置やカスタマイズ費
• データ移行作業費
• 従業員への研修費

また、クラウド型は、毎月(もしくは毎年)定額料金を支払うサブスクリプション型の料金形態となっているため、ランニングコストも考慮しなければなりません。これらのコストを見積もり、移行時の負担だけでなく、ランニングコストと移行による効果やメリットなどを比較検討しましょう。

必要な機能が備わっているか確認する

グループウェアを選定する際には、自社が求めている機能が搭載されているかチェックしておきましょう。

グループウェアの機能はツールによりさまざまですが、一般的には多機能なツールほど、コストも上がる傾向にあります。そのため、予算によっては、希望する機能を網羅したグループウェアの導入は難しい場合もあるでしょう。

そのような場合は、課題と課題解消を実現したときのインパクト、反対に解消できなかったときのリスクを整理し、必要な機能に優先順位をつけることで、迅速かつ正確な判断ができるようになります。

▷グループウェアの使い方｜仕組みや最大限に活用する方法

使用感・操作性は良いか確認する

グループウェアの使用感と操作性は、日常の業務効率や従業員のモチベーションに直接影響します。

複雑な操作や直感的でないインターフェースは、業務の遅延やミスを招く可能性があります。無料お試し期間のサービスやデモ版などの提供がある場合は、必ず実際に使ってみて操作性を確かめるようにしましょう。

使用感が良く、直感的に操作できるシステムを選択することで、導入後の適応期間を短縮し、組織内でのツールの浸透を早めることも可能です。

移行に関するサポートが得られるか確認する

グループウェアの移行は、専門的な知識を持つ人材によるサポートにより、移行時の負担を大幅に軽減することも可能です。

移行に関連したサポートサービスは、主に以下のようなものが挙げられますが、これらのサポートが提供されているかどうかは、ベンダーによって異なります。

• コンサルティング
• インフラの整備
• データ移行支援
• セットアップ
• 従業員へのトレーニング

また、導入後のアフターサポートについても、体制や内容はベンダーによって異なるため、事前の確認を忘れずに行いましょう。

データの移行が問題なくできるか

グループウェアの移行では、多くの場合、膨大かつ重要なデータを移行する作業も発生します。そのため、グループウェアのツールの入れ替えなどによる移行の場合は、データの移行方法のほか、データ移行のサポートなどが受けられるのかを確認しましょう。

▷グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

▷【2023年最新】グループウェアのおすすめ14選を比較！選び方や機能を紹介

移行におすすめのグループウェアツール

最後に、移行を検討中の企業におすすめのクラウド型グループウェアツールをいくつか紹介します。

desknet's NEO

desknet's NEOは、スケジュール管理、タスク管理、文書管理などの基礎機能を網羅的に搭載し、さらには高度なカスタマイズが可能なグループウェアとして知られています。

安全性の高いセキュリティ対策のほか、シンプルで直感的に利用できるインターフェースも評価されており、既存システムからの移行はもちろん、グループウェアをはじめて導入する企業にもおすすめです。

kintone

kintoneは、サイボウズが提供する、あらゆる業務改善が実現できるクラウド型のプラットフォームです。

プログラミング知識がなくても、簡単操作で案件管理やタスク管理などの業務アプリケーションをカスタマイズできるため、自社に最適のグループウェアシステムを構築することが可能。また、APIを利用した他ツールやシステムとの連携がスムーズに行える点も、幅広い領域の業務効率化を図るグループウェアとして大きなメリットとなるでしょう。

Garoon

Garoonは、ユーザー間でのスケジュール共有、会議室や設備の予約、タスクの進捗管理など、業務効率化を支援する機能の豊富さが特徴のグループウェアです。

外部システムとの連携機能も強化されているため、既存システムとの互換性や連携が気になる場合は、一度検討してみると良いでしょう。セキュリティ対策にも力を入れており、企業情報を安全に管理できるのも大きなメリットです。

Stock

Stockは、情報の一元管理と共有に特化したグループウェアです。強力な検索機能とアクセス性の高さにより、企業内の情報資産を効率的に活用できる環境が整います。

タグやカテゴリ機能を使用することで、情報を整理・分類し、必要なデータを迅速に見つけ出せるでしょう。管理されたコンテンツは、リアルタイム編集ができるほか、編集履歴も保存されるため、共同作業をサポートするだけでなく情報管理の安全性も保たれます。企業の知識資産を最大限に活用したい組織におすすめのツールといえるでしょう。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、国産グループウェアとしての実績と高い信頼性から多くの国内企業で利用されています。

スケジュール管理、掲示板、文書管理など、ビジネスに不可欠な基本機能を包括的に搭載。ユーザーが直感的で理解しやすい操作性は、組織の業務効率化を迅速にサポートします。クラウド版とオンプレミス版が提供されており、企業のニーズや規模に応じた選択が可能です。

注意点をおさえグループウェアの移行を成功させよう

グループウェアの移行は、業務効率化と情報管理の最適化を目指す大切なステップですが、多くの場合、大掛かりな移行作業が伴います。

明確な目的・目標の設定をもとにしたツールの選定や、事前確認・準備などを十分に行わず、移行を実行してしまった場合、データの損失や業務の遅延・停滞といったリスクに発展してしまうこともあるでしょう。

今回ご紹介した注意点を踏まえたうえで計画的に進め、グループウェアの移行を成功させましょう。