グループウェアで経費精算するメリット・デメリット｜効率化する秘訣

グループウェアで経費精算をするメリット

グループウェアを活用した経費精算の効率化には、さまざまなメリットがあります。ここでは代表的なメリットを4つ、詳しくみていきましょう。

申請・承認フローが明確になる

グループウェアを用いて、経費精算の申請・承認フローをオンライン化することにより、リアルタイムで進捗状況を確認することが可能になります。

申請書類を回覧しながら承認や手続きを進める経費精算では、申請後、手続きの進行中は、誰が書類を持っているのか、フローのどの段階まで進んでいるのかの確認が困難でした。グループウェアの導入により、申請から承認、そして精算までの一連の状況は、システム上でいつでも確認できるようになります。

そのため、急を要する申請であれば、決裁者に早めの確認を依頼するコミュニケーションを取るなど、状況に応じた対応もしやすくなります。

▷グループウェアとワークフローの違いとは？特徴や活用方法

円滑な情報共有が実現する

経費精算をグループウェアで行うことにより、情報が一元化されるため、過去の履歴や手続き中の申請を一覧で閲覧できるのもメリットの一つです。

書類による回覧や申請は、関係者間での書類受け渡しの手間が発生します。また、当然ながら書類が手元になければ内容は確認できません。そのため、承認者の外出が続けば、手続きが止まってしまう、情報が共有されないなどの課題も発生してしまいます。

しかし、グループウェアを利用することで、閲覧権限者や承認者には、リアルタイムで同じ情報が共有されます。また、クラウド型のグループウェアであれば、外出先からも内容を確認し、承認することも可能となるでしょう。共有性やアクセス性の高さは、情報共有を円滑にし、経費精算業務の迅速化にも役立つのです。

入力ミスが減少する

グループウェアを利用した経費精算は、多くの手作業を自動化することができ、入力ミスのリスクを大きく低減させます。

従来の手書きやエクセルベースの経費精算では、手作業がベースとなるため、計算ミスや入力ミスが起きやすくなっていました。しかし、経費精算システムには、証憑書類のスキャンデータからOCR機能を使ってテキスト情報が自動入力されるものもあり、これらの人為的なミスを低減することが可能です。

さらには、整合性のないデータをエラー通知してくれる機能など、負担を軽減しながら経費精算の正確性を高めることができます。

ペーパーレス化を推進できる

グループウェアの導入により、経費精算の過程がデジタル化されることで、ペーパーレス化も推進できます。

経費精算では、領収書をはじめとした多くの証憑書類を扱いますが、それら書類の回収・保存・管理には、受け渡しやファイリングなどの物理的な手間が発生します。

しかし、グループウェアの利用により、各種書類の電子化が進められるため、作業が効率化されるだけでなく、テレワークにも対応可能です。そのほかにも、保管スペースの削減や検索性の向上など、ペーパーレス化の恩恵は多岐にわたります。

▷グループウェアの導入はペーパーレス化につながる？導入事例や活用方法

グループウェアを用いた経費精算のデメリット

グループウェアによる経費精算にも、一定の課題やデメリットが存在します。デメリットについても事前に把握しておき、導入後のミスマッチを防ぎましょう。

必要としている機能の選別が難しい

グループウェアには、サービスにより機能やオプションに幅広い違いがあります。

機能性の高さは、使いこなすことで業務の効率化を拡大できる一方で、使いこなせなければ、ランニングコスト増や、操作性の難易度を上げてしまう要因になってしまいます。

経費精算の機能が自社の目的にフィットするかはもちろん、過不足なく最適な機能を搭載したグループウェア選びは、コストの最適化や運用の負担減につながるため、慎重に検討するようにしましょう。

グループウェアを使いこなせるまでに時間がかかってしまう

グループウェアに限らず、新しいツールの導入時は、初期の学習コストや適応期間が必要となる点は避けられません。

とりわけグループウェアのような、日々の業務の基盤となるシステムの導入では、導入直後は一時的に生産性が下がってしまうこともあるでしょう。導入時の混乱や適応期間を短縮するためにも、直感的なUIを持つツールを選ぶ、視覚的にわかりやすいマニュアルを準備しておく、といった工夫が求められます。

▷グループウェアの移行に失敗しない秘訣｜注意点や移行するメリット

経費精算におすすめのグループウェア

最後に、経費精算にも活用できる機能を搭載した、グループウェアを3つ紹介します。

desknet's NEO

desknet's NEOは、スケジュール管理やタスク管理、メールやファイル共有など、多様な業務サポート機能を備えたグループウェアです。

経費精算に関しては、経費申請をオンライン化できるワークフローや仮払精算などの機能を標準搭載し、追加オプションの交通費・経費精算機能を利用することで、交通費や経費の管理も一元的に行えます。

ジョブマネ

ジョブマネは、主に経費精算業務の効率化を目的に設計されたクラウド型のグループウェアです。

経費精算の申請・承認・精算までの一連のフローがシステム上でワンストップで行えるほか、デジタル領収書の取り込みや自動計算、経費の分類や集計など、経理業務の効率化を追求した多様な機能が装備されています。

また、直感的なインターフェースにより、操作に慣れるまでの期間を大幅に削減できるのも大きな特長といえるでしょう。

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、先進的なクラウド技術を基盤に、経費精算を含む多岐にわたるビジネスプロセスの効率化をサポートしてくれるグループウェアです。

交通費、出張費、会議費、交際費など、社内で発生するあらゆる経費の申請から承認、精算処理までのフローをオンライン化することで、効率化とプロセスの可視化を実現します。さらにマルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからも経費の申請が行える機能は、経費精算の多い営業職などにおいても、移動中や出先での隙間時間を使っての申請が可能です。

経費精算にグループウェアを導入して業務の効率化を図ろう

経費精算は、企業活動を行ううえで、必ず発生するバックオフィス業務の一つです。

しかし、毎月膨大な業務量が発生することや、月末や月初など業務が短期間に集中することなどから、経理担当者の負担やヒューマンエラーによって起きるミスが、常に課題となっていました。

グループウェアの経費精算機能による、精算フローのデジタル化は、多くの手作業の自動化を促進し、生産性や正確性を向上させるだけでなく、業務の透明性も飛躍的に改善されます。

ぜひ自社の目的に合う機能を搭載したグループウェアの導入により、業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。